Groetjes van onze Kenny ….

Presentatie over: "Groetjes van onze Kenny …."— Transcript van de presentatie:

1 E-mail en e-mailetiquette

2 Groetjes van onze Kenny ….
en etiquette

3 Competentiegerichte doelstellingen
De student kan op een foutloze, vlotte en bedrijfsgerichte manier mondeling en schriftelijk/elektronisch communiceren in het Nederlands. De student kan op een communicatief goede manier werken met MS Word en MS PowerPoint en courante mailprogramma's.

4 Overzicht Inleiding Structuur Tien tips Spelling en taalgebruik
Voor- en nadelen Opmaak Kenmerken mail Zakelijke s schrijven Schrijfprincipes Oefenen - verbeteropdrachten “Aan” “CC” en “BCC” Onderwerp Bijlagen en etiquette

5 1 Inleiding UHasselt geeft eerstejaars een cursus etiquette
Het Nieuwsblad 14 september 2012 en etiquette

6 HASSELT - Eerstejaarsstudenten van de Universiteit Hasselt krijgen bij de start van het academiejaar een cursus etiquette. Etiquette bij het mailverkeer welteverstaan. 'Tijdens de introductiedagen, van 17 tot 20 september, maken we telkens een half uur vrij voor etiquette, netiquette dus', zegt Melanie Hoeyberghs, één van de experts. Weten dat je een professor in een beter niet aanspreekt met ‘yo’ is namelijk net zo belangrijk als weten waar je college moet volgen, vindt de universiteit. en etiquette

7 In dertig minuten tijd krijgen de eerstejaarsstudenten de do’s en don’ts van en met professoren en stafleden voorgeschoteld. 'Docenten blijken zich nogal te ergeren aan de mails van jonge studenten. Vooral het sms- of chattaaltje dat daarin gebruikt wordt, werkt vaak op de zenuwen', zegt Melanie Hoeyberghs, stafmedewerker onderwijskunde. De cursus probeert studenten aan de hand van voorbeelden en tips duidelijk te maken wat kan en niet kan. 'Een professor aanspreken met ‘yo’ of een tje aan een docent afsluiten met ‘de ballen’ is bijvoorbeeld geen goed idee. Dat lijkt een heel vanzelfsprekend iets, maar dat is het dus niet. Achttienjarigen passen hun communicatie vaak niet aan hun publiek aan.' De Hasseltse universiteit biedt de cursus aan tijdens de introductiedagen, wanneer de nieuwe studenten mekaar en hun docenten leren kennen. Verplicht is de cursus niet, maar het is natuurlijk wel beleefder om aanwezig te zijn.. en etiquette

8 DUS… Schriftelijke (en mondelinge)communicatie Doelgroep Aanspreking
Structuur Lay-out en typografie en etiquette

9 2 Tien tips Kies een betekenisvol onderwerp voor elke e- mail
Personaliseer je s Besteed aandacht aan de toon van de Controleer de spelling en grammatica van e- mails Hou de  beknopt en bondig en etiquette

10 Forward geen e-mails zonder toestemming Onderteken je e-mails
Verwacht geen onmiddellijk antwoord Eindig met het adres van de ontvanger Denk niet dat niemand anders je s leest en etiquette

11 3 Voor- en nadelen e-mail
Makkelijk Te gemakkelijk Snel Te emotioneel Betrouwbaar Vrij asociaal Goedkoop Geen privacygarantie Bedenktijd Geen ondertekening en etiquette

12 4 Kenmerken mail volledige mail = 1 beeldscherm = 23 regels
1 tekstblok is (maximum) 1/3 van beeldscherm tussen elke paragraaf 2 of 3 witregels alinea = maximum 5 regels tussen elke alinea 1 witregel 1 zin is max. 2 regels = 20 tot 25 woorden 1 regel = 75 karakters (spaties inbegrepen) en etiquette

13 Denk eraan - mails die niet worden geopend
Het onderwerp ontbreekt of is te vaag  ontvanger selecteert steeds vaker op onderwerp De afzender is onbekend en etiquette

14 5 Schrijfprincipes Schrijf duidelijk
snel leesbaar kort en helder techniek w-vragen Spreek je lezer aan: u of jij-vorm Schrijf correct en etiquette

15 6 ‘Aan’, ‘cc’, ‘bcc’ Aan vul hier het adres van je lezer in of dubbelklik ‘aan’ om het adresboek te openen CC staat voor ‘carbon copy’ deze lezers ontvangen een kopie BCC staat voor ‘blind carbon copy’ deze lezers krijgen een ‘geheime’ kopie en etiquette

16 7 Onderwerp Duidelijk Dus niet: “Verslag”, maar: “Verslag teamvergadering 25 oktober”. Vermeld ‘dringend’ indien nodig Geen uitroeptekens (spamfilters) Vlag moet lading dekken en etiquette

17 8 Bijlagen Niet naar te veel ontvangers tegelijk overbelasting servers verwijs liever naar bvb. website, intranet Gebruik standaardextensies .doc of .docx .ppt of .pptx .xls of .xlsx .pdf Vermijd grote bijlagen lange wachttijd = irritatie en etiquette

18 9 Structuur Aanleiding kort (bvb. antwoord op vorige mail)
Kern kom onmiddellijk ter zake Toelichting indien nodig extra uitleg bij kern Afsluiting kort, geen klassieke eindformules en etiquette

19 10 Spelling en taalgebruik
Correct spellen, geen afkortingen Geen emoticons of smileys Niet zo formeel als zakelijke brief aanspreking: goedemorgen mevrouw X slotformule: met vriendelijke groeten, tot kijk Verschillende registers persoonlijk > vrienden > kennissen zakelijk > collega’s > klanten en etiquette

20 11 Opmaak Hou het sober! Vermijd storende achtergrondkleuren
Vet en onderlijnd kan wel Cursief leest niet zo prettig Niet elk mailprogramma ondersteunt html-techniek (jouw opmaak vs. opmaak lezer !!!) en etiquette

21 Zakelijke e-mails schrijven
en etiquette

22 Richtlijnen (1) Arteveldemailadres versus privéadres onderwerp/subject
witregel identificeer (vermeld opleiding/jaar + groep!) alinea’s Afsluiter // aanspreking emoticons hoofdletters en leestekens, spelling u versus je/jij afkortingen (asap, ajb) en fonetisch spellen (ff) als bijlage zonder tekst (onbeleefd/lui) en etiquette

23 Richtlijnen (2) lezersgericht ga niet uit van wat JIJ wil vertellen, maar wat de lezer wil weten U hebt vast vragen. In de informatiemap vindt u de antwoorden. schrijversgericht (wij) positief schrijven opties negatieve woorden negaties en etiquette

24 Aanspreking Geen komma
Beste/geachte + mevrouw/heer + fam.naam (persoonlijk) Vb. Beste/Geachte mevrouw Rosiers Als je de familienaam of het geslacht niet kent Geachte heer of mevrouw Geachte heer, geachte mevrouw Geachte heer, mevrouw Geachte collega Geachte lezer Geen komma en etiquette

25 Moderne schrijfstijl - verbeter
Met betrekking tot uw schrijven van 20 maart 2010 heb ik het genoegen u te kunnen mededelen dat wij instemming verlenen aan uw bouwaanvraag Het gemeentebestuur heeft uw bouwaanvraag goedgekeurd Hopende u hiermede van dienst te kunnen zijn (…) We hopen dat u met deze oplossing geholpen bent en etiquette

26 Slotgroet Met vriendelijke groeten Hoogachtend (heel formeel) NIET:
Mvg Groeten Groetjes en etiquette

27 Positief formuleren Zou u de vraag kunnen toelichten?
Zou u de verklaring kunnen controleren? U kunt de taak van economie in de bijlage vinden. Indien u niet reageert voor …, zijn we genoodzaakt uw dossier over te maken aan onze juridische dienst. Je zal waarschijnlijk stage moeten volgen in het 2de semester. U hebt goed gehandeld. en etiquette