MIC 2011 Aanbestedingen huidige situatie en verwachtingen omtrent aanbesteden van leermiddelen in het voortgezet onderwijs Resultaten online onderzoek.

Presentatie over: "MIC 2011 Aanbestedingen huidige situatie en verwachtingen omtrent aanbesteden van leermiddelen in het voortgezet onderwijs Resultaten online onderzoek."— Transcript van de presentatie:

1 MIC 2011 Aanbestedingen huidige situatie en verwachtingen omtrent aanbesteden van leermiddelen in het voortgezet onderwijs Resultaten online onderzoek Februari 2012 MIC / Babette Kralendonk Opdrachtgever: VO/ Allard Felderhoff, Mart van der Linden ThiemeMeulenhoff

2 Inhoud MIC 2011 Inleiding 3 Samenvatting 4 Aanbeveling 8 Resultaten 9
Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 2 Inhoud Inleiding 3 Samenvatting 4 Aanbeveling 8 Resultaten 9 Huidige aanbesteding 15 Toekomstige aanbesteding 27 Scholen die (nog) niet aanbesteden 29 Informatie 31 ThiemeMeulenhoff

3 MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 3 Inleiding Scholen zijn verplicht om aanschaf van leermiddelen aan te besteden door een veranderende financiering van de leermiddelen. Daardoor zijn scholen prijsbewuster en mogelijk op zoek naar efficiëntere inkoopmethode buiten de tussenhandel om. Momenteel hebben niet of nauwelijks zicht op het moment dat scholen gaan aanbesteden. Om tijdig marktbewerking te kunnen doen om op die manier nog invloed uit te oefenen op de keuze van scholen is het van cruciaal belang om voor de daadwerkelijk aanbesteding invloed uit te oefenen. Daarnaast vermoeden we een verschuiving van een traditionele manier van aanbesteden naar een dynamisch model waarbij rechtstreeks door ons kan worden ingeschreven. Om een inschatting te kunnen maken wat er op ons af komt is onderzoek naar deze trend noodzakelijk. De kernvraag van het onderzoek is hoe een aanbesteding is ingericht door een rol, welke ondersteuning zij daarbij nodig hebben en in welke fase van aanbesteden ze op dit moment zitten.  ThiemeMeulenhoff

4 MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 4 Inleiding Voor het onderzoek zijn 2202 schoolmanagers, boekenfondscoördinatoren, coördinatoren aanbesteding, sector en afdelingshoofden uitgenodigd om deel te nemen aan het onderzoek over aanbesteding. De doelgroep bestond uit de personen die op een school betrokken zijn bij de aanbesteding. In totaal hebben 146 genodigden deelgenomen aan het onderzoek (6,7%). 66 werken op een school waar Europees is of wordt aanbesteed en spelen daar zelf een rol bij. 17 geven aan dat hun school niet aanbesteedt of gaat aanbesteden, zij hebben enkel de vragen over informatie behoefte beantwoord. Het onderzoek is uitgevoerd tussen 11 januari en 3 februari 2012. Voor elke deelnemer wordt 5 euro overgemaakt naar stichting Thembalethu. Samen met het vorige onderzoek is inmiddels 975 euro voor de stichting verdiend door de schoolmanagers. ThiemeMeulenhoff

5 MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 5 Samenvatting (1/3) Aan het onderzoek hebben voornamelijk boekenfondscoördinatoren en directeuren deelgenomen. De helft van de boekenfondscoördinatoren die deelnam aan het onderzoek, heeft geen rol bij de aanbesteding. 7% van de directeuren heeft geen rol. Ook hebben er docenten deelgenomen die een rol spelen bij de aanbesteding. De rol van boekenfondscoördinator is voornamelijk inhoudelijk betrokken of adviserend. De directeur en de financieel directeur hebben naast een adviserende rol ook een beslissende rol. De volgende vragen zijn enkel gesteld aan de deelnemers die een rol hebben bij de aanbesteding en waar momenteel aanbesteed is (45% van de totale groep deelnemers). Deelnemers van scholen waar niet wordt aanbesteed hebben enkel de vragen over de toekomstige aanbesteding gesteld (12% van de totale groep). Bijna driekwart geeft aan dat de leermiddelen op dit moment zijn aanbesteed, 5% is bezig met een traject. De directeur is in de meeste gevallen eindverantwoordelijk (44%). Bij 21% van de deelnemers is de financieel directeur beslissend. Een kwart van de scholen heeft geen externe partij die hen begeleidt bij de aanbeveling, 59% heeft dit wel. IXion en Loyalis worden het meest genoemd. Huidige aanschaf leermiddelen De meeste scholen besteden aan op basis van een intern boekenfonds (39%) of een extern boekenfonds (42%). Slechts 2% gebruikt een licentiemodel.  De houding tegenover het aanbesteden voor leermiddelen is vrij negatief: 30% is negatief en slechts 26% is positief. Wanneer gevraagd wordt naar de voordelen weet 17% geen voordeel te noemen. Andere noemen meestal het financiële voordeel of dat ze nog maar met één leverancier te maken hebben. Nadelen zijn dat er weinig concurrentie is (veel zien alleen Van Dijk en Iddink als mogelijke partijen) en verwachten ze dat daardoor de prijzen omhoog gaan. Ook kost de aanbesteding veel tijd. ThiemeMeulenhoff

6 Samenvatting (2/3) MIC 2011 Criteria aanbesteding leermiddelen
Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 6 Samenvatting (2/3) Criteria aanbesteding leermiddelen Prijs blijkt het belangrijkst criterium bij een aanbesteding. Ook kwaliteit en service worden veel genoemd. Aanbesteden in delen 30% van de deelnemers geeft aan dat de school een deel buiten de aanbesteding te houden. Dit gaat voornamelijk om digitaal lesmateriaal of middelen (bijv. iPads). Driekwart besteedt de leermiddelen in één keer aan, 15% besteedt in delen aan. De helft van de scholen besteedt met andere scholen aan. Fase in traject 35% van de deelnemende scholen zit op dit moment in een aanbestedingstraject, waarvan 13% zich aan het voorbereiden is. Scholen die zich nu aan het voorbereiden zijn, willen voornamelijk vanaf 2013/2014 leermiddelen geleverd hebben. Scholen die een aanbesteding hebben uitstaan of zojuist hebben gegund willen overwegend in 2012/2013 geleverd hebben. De looptijd voor het nieuwe contract wordt in de meeste gevallen 4 jaar. Scholen die op dit moment een contract hebben lopen, geven aan dat dit in 2009 (44%) of 2010 (38%) is gestart. De looptijd van dit contract is voornamelijk 4 jaar (38%) of 5 jaar (18%). Toekomstige aanbesteding De meeste scholen verwachten op dezelfde manier te gaan aanbesteden als de eerdere aanbesteding. Er is echter een lichte stijging voor het licentiemodel (van 2 naar 7%). Dit zijn scholen met een extern boekenfonds die over wensen te stappen naar een licentiemodel. ThiemeMeulenhoff

7 Samenvatting (3/3) MIC 2011 Scholen die nog niet aanbesteden
Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 7 Samenvatting (3/3) Scholen die nog niet aanbesteden Van de scholen die aangegeven hebben dat ze nog niet aanbesteden of dit niet weten (14%) geeft 35% aan dat de school wel gaat aanbesteden, 30% verwacht dit niet. De voorkeur van deze scholen gaat uit naar een intern of extern boekenfonds. Informatie De VO-raad is de meest gebruikte informatiebron voor informatie over aanbesteden van leermiddelen (53%). Ook adviesbureaus worden veel gebruikt (43%). Een kwart haalt zijn informatie bij een educatieve uitgeverij. 41% zou echter wel informatie van een educatieve uitgeverij willen ontvangen: over inhoud, kosten en digitale mogelijkheden. Ze willen deze informatie voornamelijk digitaal ontvangen, maar ook voor een persoonlijk gesprek en een bijeenkomst is animo. ThiemeMeulenhoff

8 Aanbevelingen MIC 2011 Welke personen benaderen?
Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 8 Aanbevelingen Welke personen benaderen? De directeur en de financieel directeur zijn over het algemeen de beslissers in het aanbestedingstraject, daarom is het belangrijk deze groep te laten weten wat de mogelijkheden zijn binnen het aanbesteden. Een belangrijke rol is weggelegd voor de coördinator aanbesteding, maar deze komt niet vaak voor. De helft van de boekenfondscoördinatoren speelt een rol (voornamelijk adviserend). Ook deze groep zou op de hoogte gehouden moeten worden van wat ThiemeMeulenhoff kan bieden omtrent aanbesteden en wat de mogelijkheden zijn. Het aanbesteden van leermiddelen wordt door de meeste deelnemers niet als prettig ervaren, ze zien vooral nadelen. Door te informeren over de voordelen (bijv over licentiemodellen die nog weinig gebruikt worden) kunnen we wellicht deze negatieve houding verbeteren. Scholen beginnen ongeveer 2 schooljaren van te voren met de voorbereidingen voor een aanbesteding. Een contract loopt voor 4 á 5 jaar en de meeste scholen zijn in 2009 of 2010 met het contract gestart. Deze scholen starten dus vanaf schooljaar weer met de voorbereidingen voor de contracten die vanaf 2013 gaan lopen. Er is interesse voor informatie vanuit ThiemeMeulenhoff over aanbesteden, al geldt dit niet voor iedereen. Het opzetten van bijeenkomsten en een goede informatievoorziening kan dus interessant zijn. ThiemeMeulenhoff

9 Resultaten MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 9
ThiemeMeulenhoff

10 MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 10 Deelnemers Aan de deelnemers die een rol spelen bij de aanbesteding of waarvan de school nog niet aanbesteedt is gevraagd naar leeftijd en sekse. 15% van de deelnemers is jonger dan 45 jaar, 46% is ouder dan 55 jaar. De meerderheid van de deelnemers is man (69%). ThiemeMeulenhoff

11 MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 11 Functie In de bovenste diagram staan de functies van alle deelnemers. Ruim de helft van de deelnemers is boekenfondscoördinator. 31% heeft een andere functie dan in de lijst staat. Dit zijn onder andere adjunct-directeuren, administratieve medewerkers, docenten of teamleiders. Bij 76% van de deelnemers wordt de aanschaf van leermiddelen Europees aanbesteed of zijn ze daarmee bezig. Bij 20% wordt er niet Europees aanbesteed en worden verder enkel vragen gesteld over informatiebehoefte. Deze groep is niet gevraagd naar de rol die ze spelen bij de aanbesteding. ThiemeMeulenhoff

12 Rol bij aanbesteding MIC 2011
Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 12 Rol bij aanbesteding In de tabel staat per functie aangegeven welke rollen vervult worden in het aanbestedingsproces. Over de totale groep heeft 51% een rol in het aanbestedingstraject. De boekenfondscoördinator het in 47% van de gevallen een rol, voornamelijk inhoudelijk adviserend. De coördinator aanbesteding is in alle drie de gevallen inhoudelijk beslissend. 93% van de directeuren heeft een rol; voornamelijk inhoudelijk betrokken en relatief vaak inhoudelijk beslissend en financieel beslissend. Alle financieel directeuren zijn betrokken en zijn (logischerwijs) vooral financieel beslissend. Een aantal adviseert en beslist ook over de inhoud. De helft van de sectordirecteuren hebben een rol (2). De overige functies die een rol spelen zijn docenten, hoofd financiën, bestuurder of manager. Totaal (n=129) Boekenfonds-cöordinator (n=80) Coördinator aanbesteding (n=3) Directeur (n=14) Financieel directeur (n=5) Sector directeur (n=4) Anders, namelijk (n=40) Inhoudelijk betrokken/adviserend 31% 35% 67% 50% 60% 25% 23% Inhoudelijk beslissend 15% 13% 100% 36% 0% Financieel beslissend 9% 5% 33% 29% 80% Randvoorwaardelijk beslissend 11% 8% 7% 40% 18% Anders 6% 20% Geen rol 49% 53% N= ThiemeMeulenhoff

13 Eindverantwoordelijk bij aanbesteding
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 13 Eindverantwoordelijk bij aanbesteding De directeur (44%) en de financieel directeur (21%) zijn in de meeste gevallen eindverantwoordelijk bij de aanbesteding van leermiddelen. Op 9% van de scholen is dit de boekenfondscoördinator, bij 6% de coördinator aanbesteding. Het is niet duidelijk of dit lage percentage komt doordat weinig scholen een coördinator aanbesteding hebben of dat deze niet vaak een beslissende rol heeft. ThiemeMeulenhoff

14 Meerderheid begeleiding externe partij
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 14 Meerderheid begeleiding externe partij 59% van de deelnemers geeft aan dat de school begeleid wordt door een externe partij bij de aanbesteding. Dat is ongeveer twee keer zoveel als scholen die het zelf doen (27%). De deelnemers noemen als begeleidende partijen onder andere IXion en Loyalis genoemd. ThiemeMeulenhoff

15 Huidige aanbesteding MIC 2011
Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 15 Huidige aanbesteding ThiemeMeulenhoff

16 Intern en extern boekenfonds meest gebruikt
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 16 Intern en extern boekenfonds meest gebruikt 42% van de deelnemers heeft een intern boekenfonds, 39% heeft een extern boekenfonds. Slechts 2% (één deelnemer) maakt gebruik van licenties. Andere manieren die worden genoemd zijn voornamelijk combinaties tussen een intern en extern boekenfonds. ThiemeMeulenhoff

17 Vaker negatief dan positief over aanbesteden
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 17 Vaker negatief dan positief over aanbesteden 26% staat positief tegenover het aanbesteden van leermiddelen en 30% staat hier negatief tegenover (waarvan 10% zeer negatief). Deelnemers die negatief zijn geven aan dat ze minder keuze hebben en de keuze is afgenomen (er blijven maar twee aanbieders over). Daarnaast kost het veel tijd en levert het administratieve rompslomp op. Deelnemers die positief zijn geven aan een goede korting te hebben gekregen en dat het je prijsbewuster maakt. ThiemeMeulenhoff

18 Voordelen: één leverancier en financieel
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 18 Voordelen: één leverancier en financieel planmatiger werken: financieel meer verantwoord bezig zijn dwingt meer tot nadenken over aanschaf. intern wordt de keuze van middelen meer verantwoord 17% geeft aan geen voordeel te zien in het aanbesteden van leermiddelen. Voordelen die genoemd worden zijn dat alles bij een aanbieder ligt, waardoor je daar goede afspraken mee kan maken en het financiële voordeel. Hooguit een tijdelijk prijsvoordeel je krijgt de beste leverancier op je eigen wensen nu hogere korting. Door opdelen van de markt onder vier grote partijen verwacht ik, dat kortingen lager worden ThiemeMeulenhoff

19 Nadelen: weinig concurrentie en hoge prijzen
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 19 Nadelen: weinig concurrentie en hoge prijzen markt dichtgeklapt, monopolie Iddink/Van Dijk Het meest genoemde nadeel is dat er eigenlijk maar twee partijen overblijven: Van Dijk en Iddink. Dit beperkt de keuze van de school. Ook hebben de deelnemers het idee dat de prijzen daardoor hoger zijn. Ook kost een aanbesteding veel tijd. prijsopdrijving doordat er maar 2 gegadigden op de markt zijn Het systeem bepaalt, maatwerk is lastig Aanbesteding is erg complex Mbt de ouders zijn we afhankelijk van de wijze waarop de leverancier met vragen of klachten omgaat. vrijheid en flexibiliteit ontbreken ThiemeMeulenhoff

20 Prijs belangrijkste criterium bij aanbesteding
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 20 Prijs belangrijkste criterium bij aanbesteding Van de criteria die genoemd worden, wordt prijs het meest genoemd. Na prijs wordt kwaliteit en service veel genoemd. Ook de betrouwbaarheid van de levering en of de partij alles kan leveren naar wens van de school worden genoemd. ThiemeMeulenhoff

21 30% houdt deel buiten aanbesteding
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 21 30% houdt deel buiten aanbesteding 30% van de deelnemers geeft aan dat hun gebruik maakt van de mogelijkheid om maximaal euro buiten de aanbesteding te houden. 27% weet dit niet. De grootste groep geeft aan alle leermiddelen aan te besteden. Wanneer we de groep die niet weet hoe hun school hiermee omgaat buiten beschouwing laten, zou 58% alle leermiddelen aanbesteden en 42% een deel buiten de aanbesteding houden. Materialen die buiten de aanbesteding worden gehouden zijn onder andere digitaal materiaal, middelen zoals iPads en rekenmachines en eigen materiaal. ThiemeMeulenhoff

22 Driekwart besteedt leermiddelen in één keer aan
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 22 Driekwart besteedt leermiddelen in één keer aan De ruime meerderheid van de deelnemers geeft aan dat de school alle leermiddelen in één keer aanbesteedt. Een klein deel van de deelnemers geeft aan dat de school in delen/percelen aanbesteedt. Andere mogelijkheden die genoemd worden zijn dat de school alleen klassensets apart besteld, met andere scholen besteld of havo/vwo en vmbo apart. ThiemeMeulenhoff

23 Helft besteedt met andere scholen aan
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 23 Helft besteedt met andere scholen aan 55% geeft aan met andere scholen aan te besteden, 44% besteedt alleen voor de eigen school aan. ThiemeMeulenhoff

24 Helft scholen geen lopende aanbesteding
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 24 Helft scholen geen lopende aanbesteding De meerderheid van de scholen (52%) heeft op dit moment een contract lopen en is niet bezig met een aanbesteding. 11% van de scholen zit nog in de fase voorafgaand aan de marktconsultatie (zoeken naar begeleidende partij 3%; voorbereiding op aanbesteding 8%). 2% is bezig met een marktconsultatie. 11% heeft op dit moment een aanbesteding uitstaan en eveneens 11% heeft zojuist een aanbesteding gegund. Bij de optie ‘anders’ wordt meestal aangegeven dat de aanbesteding al enige tijd geleden is afgerond of dat ze het niet precies weten. ThiemeMeulenhoff

25 Voor 2013/2014 zijn scholen nu aan het voorbereiden
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 25 Voor 2013/2014 zijn scholen nu aan het voorbereiden Let op dat sommige cijfers gebaseerd zijn op lage aantallen De scholen die zich nu aan het voorbereiden zijn op de aanbesteding willen vanaf 2013/2014 het contract in laten gaan. Scholen die in 2012/2013 het contract in willen laten gaan hebben nu een aanbesteding uitstaan of hebben deze al gegund. Het aantal jaren dat een contract duurt (nieuwe contract) varieert van 1 (1x genoemd) tot 5 jaar. De meeste deelnemers geven aan dat het een contract voor 4 jaar is (gemiddeld 3,7 jaar). 53% weet niet hoe lang het contract duurt. Een derde van de deelnemers geeft aan dat het contract 4 jaar loopt. ThiemeMeulenhoff

26 Meeste contracten gestart in 2009 of 2010
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 26 Meeste contracten gestart in 2009 of 2010 Van de scholen die aangegeven hebben dat ze een contract hebben lopen geven de meeste aan dat het contract 2009 (44%) of 2010 (38%) gestart is. De duur van de contracten die scholen op dit moment hebben lopen varieert van 2 tot 6 jaar (gemiddeld 4 jaar). 29% weet niet hoe lang het contract duurt. De meeste scholen hebben een contract van 4 jaar. Wanneer we de deelnemers die het niet weten buiten beschouwing laten, geeft 54% een looptijd van 4 jaar, 25% van 5 jaar, 4% van 6 jaar. 16% geeft aan dat de looptijd 2 of 3 jaar is. ThiemeMeulenhoff

27 Toekomstige aanbesteding
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 27 Toekomstige aanbesteding ThiemeMeulenhoff

28 Helft wil op zelfde manier aanbesteden
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 28 Helft wil op zelfde manier aanbesteden Ondanks dat de deelnemers niet erg positief staan tegenover aanbesteden van leermiddelen, verwacht de meerderheid toch opnieuw op dezelfde manier aan te besteden. Vooral scholen met een intern boekenfonds kiezen opnieuw voor deze invulling (61%), voor scholen met een extern boekenfonds zou 54% opnieuw op deze manier leermiddelen afnemen. De scholen met een extern boekenfonds zijn wel eerder geneigd om met een licentiemodel te gaan werken (12%) dan de andere scholen. 35% weet nog niet hoe ze een volgende gaat aanbesteding. Bij anders, namelijk’ wordt vooral genoemd dat ze het nog niet weten. Om een goede vergelijking te kunnen maken zijn in de rechter diagram deelnemers die het niet weten weggelaten. Het licentiemodel wint iets aan voorkeur, maar omdat het weinig waarnemingen zijn is dit niet representatief (van 1 naar 3 deelnemers). ThiemeMeulenhoff

29 Scholen die (nog) niet aanbesteden
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 29 Scholen die (nog) niet aanbesteden ThiemeMeulenhoff

30 Scholen die niet aanbesteden: 30% wel van plan
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 30 Scholen die niet aanbesteden: 30% wel van plan Deelnemers aan het onderzoek die niet weten of de school op dit moment aanbesteedt of aangeven dat dit niet het geval is, is gevraagd of ze verwachten dat hun school dit gaat doen. Een derde van deze deelnemers verwacht dat dit gaat gebeuren. Één van hen start dit jaar met de voorbereidingen, het merendeel start hier in 2012/2013 mee. Deze scholen kiezen voornamelijk voor een extern boekenfonds (43%) of een intern boekenfonds (29%) ! Let op het lage aantal respondenten bij deze vraag ThiemeMeulenhoff

31 Informatie MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 31
ThiemeMeulenhoff

32 VO-raad en adviesbureau voornaamste bronnen
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 32 VO-raad en adviesbureau voornaamste bronnen 53% haalt informatie over aanbesteden van leermiddelen bij de VO-raad, 46% bij een adviesbureau. Ruim een kwart verkrijgt informatie bij een educatieve uitgeverij, dat is iets dan bij een schoolboekhandel (21%). DUO/CFI is voor 16% een bron van informatie en de GEU voor 13%. 17% heeft een andere bron, onder andere het bestuur van de school en pianoo worden genoemd. 17% geeft aan geen informatiebron te hebben. 41% geeft aan informatie van een educatieve uitgeverij te willen ontvangen, het gaat dan voornamelijk over inhoudelijke informatie, kosten en digitale mogelijkheden. Een complete lijst met vragen wordt in een aparte bijlage verzonden. ThiemeMeulenhoff

33 Digitale informatie heeft de voorkeur
MIC 2011 Schoolmanagement - aanbesteden van leermiddelen 33 Digitale informatie heeft de voorkeur 88% geeft aan de informatie digitaal te willen ontvangen. Een derde zou graag (ook) persoonlijk contact willen. Een kwart zou (ook) bijeenkomsten willen. Andere mogelijkheden die worden genoemd zijn ‘op papier’ of via een nieuwsbrief. ThiemeMeulenhoff