Evaluatie van de werkvolume van een eerstelijns sociale dienst van een OCMW Botton Jean-Claude MW Diensthoofd OCMW Ciney Directeur van de VZW A L’Ovradge,

Presentatie over: "Evaluatie van de werkvolume van een eerstelijns sociale dienst van een OCMW Botton Jean-Claude MW Diensthoofd OCMW Ciney Directeur van de VZW A L’Ovradge,"— Transcript van de presentatie:

1 Evaluatie van de werkvolume van een eerstelijns sociale dienst van een OCMW Botton Jean-Claude MW Diensthoofd OCMW Ciney Directeur van de VZW A L’Ovradge, EFT Schatbewaarder van de VZW Féwasc

2 De evolutie in de sector sinds 20 jaar Meerderjarigheid op 18 jaar Sociale coördinatie Socioprofessionele herinschakeling LOI Wet van 2002 Schuldbemiddeling Energiebegeleiding Sociale inschakeling LOI IDESS Enz.

3 Ciney, geen dorp, geen grote stad In 20 jaar, + 2500 inwoners 15500 inw. in 2012 Algemene sociale dienst Herinschakeling Sociale coördinatie VZW A L’Ovradge (EFT) Schuldbemiddeling Dienst familiehulp Dienst huishoudhulp Maaltijdbedeling IDESS Sociale energiebegeleiding Hulp in het dagelijks leven Project "Pré-caution" 90 appartementen P.A.

4 Evolutie van het aantal maatschappelijk werkers en adminstratief medewerkers 1988  3 voltijdse maatschappelijk werkers  3 administratief medewerkers voor 2,5 VTE  1 voltijds reizend medewerker 2013 15 maatschappelijk werkers voor ongeveer 13 VTE 7 administratief medewerkers voor 6,3 VTE 1 voltijds reizend medewerker

5 Effecten van deze ontwikkeling Talrijke interne evenwichten Moeilijk te bereiken cohesie Verdeling van het werk in voortdurende evolutie Aanpassing van de bureaus Informaticamateriaal Aangepaste software -

6 Vanaf het begin van de jaren 2000  Verlies van professionele aanknopingspunten  Teveel interne vergaderingen  Neiging om het arbeidsvolume te vergelijken met uiteenlopende criteria  Er bestond nog geen functie van diensthoofd op korte of middellange termijn Begin van het verslechteren van de relaties tussen sommige leden van de sociale dienst van individuele gevallen, terwijl het team toen bestond uit 4-5 personen Dat had rechtstreeks of onrechtstreeks een weerslag op de andere diensten

7 Begin 2006  Naar aanleiding van een verslechtering van het interne klimaat, dat onhoudbaar was geworden, werd een vergadering samengeroepen van de maatschappelijk werkers en de administratief medewerkers  Resultaat: invoering van interne vergaderingen van een halve dag om de twee weken om te antwoorden op de problemen en zich beter te organiseren. De reactie van de OCMW- secretaris, Personeels- chef

8 ARBEIDSVOLUM E  Het aantal dossiers is een ontoereikend criterium: eenparigheid  Arbeidstijd hangt af van de complexiteit van het dossier  Vaststelling: iedereen voert gelijkaardige handelingen uit Nadenken samen met de eerstelijns sociale dienst

9 ARBEIDSVOLUM E  Voorstel om een systeem in te voeren door een extern MW bij de eerstelijnsdienst  Identificatie en keuze van gelijkaardige criteria  Akkoord over een middellange termijn om ze uit te voeren  Maandelijkse statistieken Akkoord van de eerstelijns sociale dienst

10 Tabel maandelijkse statistieken 2006 CANVAS – INFORMATIE VOOR DE BEREKENING VAN HET ARBEIDSVOLUME VAN DE MW Inlichtingen vergaard van 01/04/2006 tot 31/03/2007 Naam van de MW: ……………………………………. CriteriaVerklaringDetailTotale aantal Beheersrekening per MWMaandelijkse som van het aantal rekeningen (bijv.: 12+14+...) Dossiers voorgelegd aan de Raad door MW Som van het aantal voorgelegde dossiers Bijstandsdossiers per MWSom van het aantal voorgelegde dossiers 2 x per jaar (juni en december) Dossiers LL of equivalent LLMaandelijkse som van de dossiers LL (bijv.: 30+28+31...) Niet LL dossiersIdem Personen ontvangen aan de permanentie Maandelijkse som van het aantal personen ontvangen tijdens de permanentie

11 CriteriaVerklaringDetailTotale aantal HuisbezoekenMaandelijkse som van het aantal huisbezoeken PostMaandelijkse som van het aantal opgestelde en verstuurde post Verslag RechtbankMaandelijkse som van het aantal verslagen Integratie-overeenkomstMaandelijkse som van het aantal opgestelde overeenkomsten voor de nieuwe dossiers RondvraagIdentificatie van de verantwoordelijkheid en raming van de tijd die dit zal kosten gedurende een jaar voor de totale case Rondvraag

12 Verklaring van het plan Maandelijkse statistieken die gedurende 6 maanden moeten worden uitgevoerd Op het einde van de periode, verwerking van de arbeidstijd in eenheden van arbeidsvolume: toevoeging van de tijd in minuten x 2 (een jaar) en teruggaan tot twee decimalen. Gemeenschappelijke definitie van een actief dossier Boeken van het totale aantal actieve dossiers Definitie van het gemiddelde arbeidsvolume van een dossier (regel van drie) Onderscheid met een dossier dat een GPMI bevat

13 Opstart van het systeem  Bij het begin van elke maand worden de statistieken en het totale aantal nieuwe dossiers, gearchiveerde dossiers en dossiers die werden heropgestart per MW ingediend.  Om de 4 maanden wordt het systeem volledig bijgewerkt door de gegevens over te nemen van de laatste vergadering bijstand. De respectieve maatschappelijk werkers (- en + 25 jaar) wiens arbeidsvolume lager was dan de andere werden aangeduid om de nieuwe toestand over te nemen vanaf de volgende maand.

14 Definitie van het begrip archivering Na zes maanden zonder aanvraag (controle) Na een maand, bij verhuis Na drie maanden bij overlijden, behalve bij een moeilijke toestand Na drie maanden wanneer de persoon een arbeidsovereenkomst heeft gesloten Drie maanden na afloop van een overeenkomst art. 60 of 61, wanneer de situatie duidelijk is.

15 Starttabel van het arbeidsvolume MW IN MINUTEN Berheer srekeni ng X 20 Dos CAS X 15 Dos SEC X 45 Dos LL X 60 Dos Niet LL X 60 Aantal Pers Perm. X 15 Bezoek en Huis X 45 Post X 5 Versl ag Rech tb. X 90 Contr. Int. X 240 Div. MW 1 (Voltijds) 103125 259 5180 390 5850 48 2160 694 41640 470 28200 787 11805 56 2520 974 4870 2 180 0000 Subs. cult. 720 0 MW 2 (Voltijds) 130020 528 10560 492 7380 81 3645 377 22620 1048 62880 1097 16455 35 1575 609 3045 2 180 0000 Vergade ring arr. 960 Art. 27 720 MW 3 (Voltijds) -25 94930 88 1760 372 5580 7 315 986 53760 128 7680 496 7440 28 1260 624 3120 0000 56 13430 Nieu we Doss. 585 MW 4 (halftijds) - 25 46005 24 480 213 3195 75 3375 342 20520 63 3780 285 4275 18 810 519 2595 0000 27 6480 Nieu we Doss. 405 Circus 90 MW 5 (Voltijds) 79800 264 5280 528 7920 54 2430 240 14400 528 31680 954 14310 30 1350 450 2250 2 180 0000 0 MW 6 (Voltijds) 78280 112 2240 353 5295 22 990 148 8880 724 43440 496 7441 42 1890 1258 6290 1 90 0000 Nieu we Doss. 1725

16 Voorbeeld van tabel maandelijkse statistieken NAAM EN VOORNAAM MW: MW 1 + 25 JAAR MAART 2011 VORIG ARBEIDSVOLUME: 957,5 HUIDIG ARBEIDSVOLUME: 1024 DagenPost Huisbezo eken Permane ntie of afsprake n Budgetbehe er Integra tie- overee nkomst en Dos LL of equivale nt LL Dos niet LL Dos bijstand (juni/sept. ) Versl. Recht b. Dos CAS Andere (aantal uren, vb.: 1.30 uur = 1,5) Identificatie andere 1 2 3 … 31 TOTAA L: 22807725116550001,5 Aantal heropgestarte dossiers: 3 (NAMEN: dhr. A, dhr. B,...) Aantal gearchiveerde dossiers: 3 (NAMEN: dhr. A, dhr. B,...) Aantal nieuwe dossiers: 5 (NAMEN: dhr. X, dhr. Y,…)

17 Berekening van de gemiddelde tijd voor een dossier Beheersrekening: ( totale aantal beheersrekeningen x 20 min. / totaal aantal dossiers LL en niet LL) Dossiers voorgelegd aan de HRW: (totale aantal voorgelegde dossiers x 15 min. / totale aantal dossiers LL en niet LL) Dossiers bijstand: (totale aantal dossiers voorgelegd door iedereen x 45 min. / totale aantal dossiers LL en niet LL) Dossiers LL: (totale aantal dossiers LL / totale aantal dossiers LL en niet LL) x 60 Dossiers niet LL: (totale aantal dossiers niet LL / totale aantal dossiers LL en niet LL) x 60 Totale aantal personen in permanentie: (totale aantal pers. ontvangen in perm./ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 15 Huisbezoeken: (totale aantal bezoeken/ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 45 Brieven: (totale aantal brieven/ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 5 Verslagen rechtbanken: (totale aantal verslagen / totale aantal dossiers voorgelegd aan HRW) x 90 Integratie-overeenkomsten: (totale aantal nieuwe overeenkomsten op een jaar/ totale aantal dossiers LL) x 240 Divers: te bekijken volgens MW Totale aantal dossiers LL en niet LL per MW + algemeen totaal: MW 2MW 1MW 5MW 6MW 3 (- 25) MW 4 (- 25) LL377694240148986342 Niet LL104847052872412863 TOTAAL142511647688721114405 ALGEMEEN TOTAAL DOSSIERS LL EN NIET LL:

18 GEMIDDELDE TIJD VOOR EEN DOSSIER: 1) Totaal rekening beheer voor iedereen: 1275 x 20 = 25500 / 5748 = 4,4 2) Dossiers HRW: 2348 x 15 = 35220 / 5748 = 6,13 3) Totaal dossiers bijstand: 287 x 45 = 12915 / 5748 = 2,25 4) Dossiers LL: 2787 / 5748 = 0,4849 x 60 = 29,09 5) Dossiers niet LL = 2961 / 5748 = 0,5151 x 60 = 30,91 6) Permanenties: 4115 / 5748 = 0,7159 x 15 = 10,74 7) Bezoeken: 209 / 5748 = 0,0363 x 45 = 1,63 8) Post: 4434 / 5748 = 0,7714 x 5 = 3,86 9) Verslag Rechtbank: 7 / 5748 = 0,0012 x 90 = 0,11 10) Integratiecontracten: 83 / 1328 = 0,0625 x 240 = 15 BESLUIT: Dossier + 25 jaar: 4+6,13+2,25+29,09+30,91+10,74+1,63+3,86+0,11 = 88,72 minuten Dossier – 25 jaar: 88,72 min. + 15 min. = 103,72 min. Voorstel: dossier – 25 jaar = 103,72 min. x 12 = 1244,74 min. dossier + 25 jaar = 88,72 min. x 12 = 1064,64 min.

19 Voorbeeld van maandelijks bijgewerkte tabel update van het arbeidsvolume van de MW op 4 april (09/10 - 03/11) 2011 MWstartnieuw Gearchi- veerd Herop- gestart Verschil Nieuwe toestand Recht- zetting 04/11 MW 1957,55 (+1)33 + 5 x 10,5 = + 52,5 (52,5 x 5/4 ) + 957,5 = 1023 10241115,5 MW 21007015+ 4 x 10,5 = + 4210491124 MW 3 (- 25 jaar) 741,53 (+0,5)64 + 1 x 12,5 = +12,5 ( 12,5 x5/4) + 741,5 = 757 757,5759,5 MW 4 (- 25 jaar) 4675 (+1)10 + 4 x 12,5 = + 50 ( 50 x 5/3,5) + 467 = 538 539,5607 MW 5976,5155+ 1 x 10,5 = + 10,5987877 MW 6863,56 (+1)30+ 3 x 10,5 = + 31,5896829,5 NB: Omgezette waarde voor MW 1: 1115,5 en voor MW 3: 759,5 voor MW 4: 607 MW 4 neemt de nieuwe dossiers - 25 jaar en MW 6 neemt de nieuwe dossiers + 25 jaar en bij problemen, MW 5

20 Voorbeeld van algemene update MW: 6 Oude toestand: 896 Nieuwe toestand begin april 2011: 829,5 MaandPost Bezoe- ken Perma- nenties Reke- ningen beheer Integra tie contrac ten LL of equiva- lent LL Niet LL Dossiers HRW bijstand Versl. Recht b. Rond- vraag Totaal 01/20114984780196032001,5 02/201110306980186032017,5 03/201110135890216122002 09/20105727980194727002,45 10/20104703880194824002,5 11/201010035480186219006 12/201095078811863461700 TOTAAL5521642357113240120217121,950 TOTAAL x min. aantal 2760 (X 5) 720 (x 45) 6345 (x 15) 1140 (x 20) 240 (x 240) 7920 (x 60) 24060 (x 60) 3030 (x 15) 765 (x 45) 90 (x 90) 1317 (x 60) 48387 48387/7 maanden = 6912,43 x 12 maanden = 82949 (jaarlijkse waarde)

21 Effecten van het systeem Nieuwe motivatie door een collectieve herstructurering Het vertrouwen van de groep terugwinnen en in zijn vermogen om samen te werken Nadenken over de samenwerking met de andere diensten Informatie-aanvragen van externe structuren Aanvragen tot opleidingen Nadenken over de steun Gezond en regelmatig beheer van de dossiers

22 Evolutie van het systeem Aanvraag tot aanpassing in verband met de arbeidstijd (4/5 Analyse van de cijfers "in time" want bij updat om de 4 maanden, niet in real time  Een opleiding gevolgd  Deelgenomen aan een vergadering  De tijd genomen om een stagiaire te helpen  ……

23 Systeem momenteel nog steeds in gebruik  Hier nog aan toevoegen dat dit systeem gebaseerd is op het vertrouwen dat aan de medewerkers moet gegeven worden.  (controles mogelijk van de statistieke door het diensthoofd)  Momenteel heeft nog geen controle plaatsgevonden (geen 1 ste lijns diensthoofd) Naar aanleiding van de laatste wijziging heeft de ganse groep beslist om de statistieken te blijven opstellen en om de archiveringen, reactiveringen en nieuwe aanvragen aan te duiden.

24 Factoren die het project vereenvoudigen en afremmen Vaststelling van bepaalde interne en externe evoluties in de omgeving tijdens de ontwikkeling van het systeem van het arbeidsvolume

25 Gebrekkige hiërarchische structurering Herinnering aan de inhoud van de omzendbrief van Minister Taminiaux (23/5/1996) bijlage

26 Gebrekkige hiërarchische structurering Verwarring tussen de functie van verantwoordelijke en van hoofd sociale dienst Aantal diensthoofden en nut van de functie van specifieke bureauchef A1 Van het belang om een diensthoofd te hebben en van de eventuele moeilijkheid om er een (of meer) te tellen Van de reden om een specifieke bureauchef A1 te hebben Het financieel belang om een hoofd sociale dienst en/of een bureauchef A1 te hebben Impact op het werk van de OCMW-secretarissen Impact op het werk van de OCMW-ontvangers Impact op het werk van de Voorzit(s)ter Besluiten

27 Diverse factoren Huisbezoeken beoordeeld als ontspanningsmomenten door een andere dienst Om de zes jaar, zelfs meer, moet het werk van MW opnieuw worden uitgelegd. Deontologie, ethiek,…, want risico's dat het uit de hand loopt (rechtbank, controle, onderzoeken,...) Belangrijke rol van de Secretaris die een sterke, correcte, rechtvaardige, coherente rol moet uitoefenen en die geschikt is voor de goede ontwikkeling van de persoonlijkheden op elk moment Regels voor de start van een prikklok en secundaire effecten (bijv.: mobiliteit) Ingewikkeldheid beroep (artikel OCMW + reactie studenten)

28 Effecten van de factoren die het project vereenvoudigen en afremmen Gebrek aan en verlies van aanknopingspunten zonder diensthoofd Gebrek aan zelfvertrouwen en vastberadenheid Demotivatie om het OCMW te "verlaten" Verstarde sociale dienst door een onevenwicht tussen een veelheid aan managementbeslissingen (alle niveaus: Federaal, WG, gemeentelijk, intern, …) nood aan een minimum aan vrijheid op het vlak van kritische geest en het nemen van initiatieven om dit beroep uit te oefenen. Moeilijk om het beroep van MW van een OCMW te aanvaarden in vergelijking met andere sociale sectoren, omdat het complexer is

29 BESLUITEN Het systeem voor de berekening van het arbeidsvolume functioneert en zal blijven functioneren. Het is evolutief, constructief en vereist het akkoord en het vertrouwen van iedereen om zijn geloofwaardigheid te behouden. Dit systeem is des te meer nodig wanneer de hiërarchische structuur gebrekkig is en de rollen of functies te weinig gedetailleerd zijn. Ongetwijfeld werkpistes om de toestand te verbeteren... !!!