Efficiënt omgaan met e-mail ISB vzw juni 2014.

Presentatie over: "Efficiënt omgaan met e-mail ISB vzw juni 2014."— Transcript van de presentatie:

1 Efficiënt omgaan met e-mail
ISB vzw juni 2014

2 Kennismaking Hanneke Buyens Egitura Individuele werkplekorganisatie

3 Programma Test jezelf Top 5 e-mailtijdvreters
Wat is informatieoverload? Houdbaarheidsdatum van Hoe je Inbox leeghouden? Kort door de bocht

4 2. Test jezelf

5 2. Test jezelf Meer dan 20 keer ja: Proficiat, je hebt het onder de knie! 7-20 keer ja: Dat kan beter! 0-6 keer ja: Aan de slag!

6 3. Top 5 e-mailtijdvreters
Hoe verlies je tijd wanneer je s behandeld?

7 3. Top 5 e-mailtijdvreters
1. je bezig houden met onbelangrijke berichten 2. van bericht naar bericht springen 3. vergeten s te verwijderen of archiveren 4. te veel leeswerk bewaren 5. mogelijkheden van je programma onbenut laten

8 4. Wat is informatieoverload?

9 4. Wat is informatieoverload?
= gat tussen eigen kennis en de hoeveelheid beschikbare ongelezen informatie wens om dit gat te dichten => stress => minder kwaliteit => onproductief Alles lezen is niet haalbaar => waar vind ik de info als ik ze nodig heb?

10 5. De houdbaarheidsdatum van E-mail
Belangrijke s worden behandeld De rest blijft staan: “als ik ooit tijd heb…” Mailbox loopt vol (met onbelangrijke s) Voller… Probleem!

11 6. Hoe je inbox leeghouden?
Oplossing in 6 eenvoudige stappen: 1. Creëer een mappenstructuur 2. Maak je inbox leeg 3. Leer een nieuwe werkgewoonte aan 4. Maak het behandelen van je een routine 5. Onderhoud je systeem 6. Beperk inkomende s

12 6. Hoe je inbox leeghouden?
1. Scheiden van werkstromen Creëer een mappenstructuur: Af te handelen/Te Doen/To Do 2 In afwachting 3 Lezen 4 Archief ofwel andere mappen: klanten, projecten, privé,…

13 6. Hoe je inbox leeghouden?
2. Maak je inbox leeg Inbox = brievenbus

14 6. Hoe je inbox leeghouden?
Sorteer per afzender bekijk de berichten één per één Stel de volgende vragen:

15 6. Hoe je inbox leeghouden?
-Is het een actie? <5 min.? => doe het nu >5 min.? => op To Do-lijst in agenda

16 6. Hoe je inbox leeghouden?
-Moet je een antwoord krijgen? => In het map ‘In afwachting’ (bekijk 3x/week) Is het iets dat je moet lezen? => In mapje ‘Lezen’ (plan in 2x/week)

17 6. Hoe je inbox leeghouden?
-Bijhouden ter referentie? => Bewaar in CRM-systeem of mappenstructuur Geen van de vorige vragen van toepassing?

18 6. Hoe je inbox leeghouden?
3. Leer een nieuwe werkgewoonte aan: Beslis nu! => One touch only

19 6. Hoe je inbox leeghouden?
4. routine:

20 6. Hoe je inbox leeghouden?
-plan in -op vaste tijdstippen (2-3x/dag) -sluit je mailbox de rest van de tijd -zet de melding voor nieuwe uit

21 6. Hoe je inbox leeghouden?
5. Onderhoud je systeem: -Creëer nieuwe mappen Ad Hoc -Bekijk 2-3x/jaar je archief en ruim het op

22 6. Hoe je inbox leeghouden?
6. Beperk inkomende s -Schrijf je uit voor nieuwsbrieven -Stel regels in -Stel je out of office in -Bij overleg met meerdere collega’s: via andere kanalen

23 6. Hoe je inbox leeghouden?

24 Kort door de bocht Gouden tips voor efficiënt e-mail gebruik:
Beschouw je inbox als een brievenbus Plan het afhandelen van binnenkomende in Beslis onmiddellijk over elke Gebruik een takenlijst Gebruik een mappenstructuur

25 Kort door de bocht Beperk je mappenstructuur
Plan tijd in voor je verschillende werkstromen beperk binnenkomende s

26 Vragen?

27 Schrijf je in op de nieuwsbrief van Egitura: www.egitura.be
Succes! Meer info? Schrijf je in op de nieuwsbrief van Egitura: