WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

Presentatie over: "WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom"— Transcript van de presentatie:

1 WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom
29 Maart, 2018 V1.0 Paul Beelen WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

2 Even voorstellen - Paul Beelen
Sinds Oktober 2017 Programma Manager Liberty Global 12+ jaar van ervaring in project management portfolio en onderliggende processen zoals PMO’s, Clarity Diverse opdracht- en werkgevers o.a. Rabobank, Ministerie van Economische zaken, Heineken, Tata Steel Voorzitter beroepsvereniging project portfolio management (BVPPM) WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

3 Agenda Wat is Project Portfolio Management
Waarom Project Portfolio Management Waar begin je Hoe wordt je meer volwassen met PPM OGSM Keuze onderwerpen: 6.1 Prioritering 6.2 Resource management & portfolio management 6.3 Sturen van de Portfolio obv Rapportage of… 6.4 PMO & Portfolio management WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

4 1. Wat is Project Portfolio Management?
What are the “right things”? (Strategy) Are we doing the "right things”? (Demand management) Are we doing enough of the ”right things”? (Portfolio management) Are we doing things the "right way"? (Project management) WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom Wie kent dit plaatje en wie niet? Steek je hand op als je het al kent. Het doel van PPM is het selecteren en prioriteren van die projecten die optimaal bijdragen aan de bedrijfsstrategie gebaseerd op de beschikbare resources (budget, mensen etc). Daarbij moet de portfolio geoptimaliseerd blijven onder invloed van veranderingen in de organisatie en projecten dit door: Goede business cases Transparant proces voor prioritering (phase-gates) Helder overzicht status huidige project & overzicht van nieuwe projecten WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

5 1. Wat is Project Portfolio Management?
No. 5 Portfolio Level (Strategic) Portfolio Management Product Strategy and Metrics Demand Management Portfolio Level (Tactical) Portfolio management Financial management Pipeline (Capacity) Management Multi-project Management Project Level (Operational) Project Management Resource Management Project Collaboration Forecasting and Costing Financial Reporting Financial Input Business Input Demand Management Project Resource Registration Planning & Tracking Allocation Portfolio Capacity WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom 5

6 1. Wat is Project Portfolio Management? Liberty Global
Demand Management Forum (GDO, Verticals, Country DM) Project Brief IIA Project structure/ Milestone Plan Connect. CHAT Project Manager assigned Budget allocated and released Delivery approach agreed Resources committed Demand owner Demand Managers (GDO, Global Function, GDO RDL) Project Manager Definition OK Global Product Global Functions Regional Entertain. B2B Technology IT Access VM DE CEE Core Mobile NL BE Entry checkpoint Demand checkpoint Scope CEX Arch Steer Demand Owner: The person who submits the demand. They represent the demand sponsor and are responsible for driving the demand to approval, delivery and implementation Demand Manager: The person who links the demand owner with other impacted teams. They are responsible for the quality of the demand submission, and facilitate the evaluation and prioritization of proposed demand WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom 6 WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

7 1. Wat is Project Portfolio Management? Liberty Global
Waterfall Demand Management Delivery Management Foundation Implementation Closure Definition Detailed Design Build & Test Deployment • Idea Charter (incl benefits) • Scope (Business/Product) • Initial Impact Assessment (Incl Arch Steer) • Delivery Structure & Approach • Initial Business Case E2E Requirements & Traceability Matrix Architecture Solution Design Process Designs Technical Designs Test & Deployment Plans Readiness Criteria Training & Communication Criteria Business Case Impact Assessment Business Process Flows Training & Communication Material Service Specification Document Business Readiness Checklist Go/No go • Go-to-market • Operational Handover • Go-Live Warranty Closure Report • Lessons Learned • Closing Procedure Delivery Confidence DC Low EC Low Medium FC High Agile Demand Management Delivery Management Definition Iteration 1 Iteration “N” Deployment Closure • Initial Impact Assessment (Incl Arch Steer) • Initial Business Case • Delivery Structure & Approach • MVP: Prioritised Story Backlog • Architecture impact • Detailed Business case • Compliancy assessment • Architecture documentation • Technical Design (LLD) • Testing activities • Retrospectives Lessons Learned Idem iteration 1 Idem iteration 1 plus: • Deployment Plans • Training & Communication Material • Operational Handover • Go-Live • Closing procedure DC EC FC1 FC2 FC’N’ Continuous Delivery Delivery Management Iteration Q1 Iteration Q2 Iteration Q3 Iteration Q4 QC QC QC QC WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom 7

8 2. Waarom portfolio management
Verbetering van besluitvorming* Effectief gebruik van budget: kosten per project (verminderd met 37%) * Prioritering van initiatieven om strategische doelen te bereiken* Effectief gebruik van resources: de productiviteit van het resources steeg met 14% * Verbeterd projectsucces: mislukte projecten daalde met 59%* Successful: on time, within budget and with all the functionalities as initially defined Challenged: too late, outside budget and/or with less functionalities as initially defined Failed: prematurely terminated or completed, but never used Grafiek: Standish Group/Chaos Report *Source: Gartner Return on PPM investment = 7.4 maanden WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

9 3. Waar begin je met PPM Dit ligt volledig aan de behoefte organisatie, voorbeelden: Prioritering van projecten Beter financiële grip op projecten Resource te kort Overzicht status project Of…. Kort aanstippen en in detail oppakken in de voorbeelden WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

10 3. Waar begin je met PPM - Tata Steel
10 3. Waar begin je met PPM - Tata Steel Initial situation Challenge Analysis Design Execution Sustain Results Amount of projects implementation Successful Analysis Design Execution Sustain Result Successful implementations Amount of Projects Too many projects finished too late. Results not secured in the organisation We need projects to improve The first impulse is to implement a tool Improve project results Standardize the project processes In much tougher market conditions And implement Clarity Wat is het probleem en de oorzaak? Om je een goed beeld van het probleem te schetsen nemen we je in drie slides mee van TSE niveau naar jouw eigen afdeling. Al jaren zien we dat …..[punten slide doornemen] [plaatjes bespreken:] En dit wordt ondersteund door de resultaten uit een audit die in ons bedrijf is gedaan (het TBEM-assessment voor hen die dit kennen). Er worden heel veel goede projecten opgestart maar daar halen we niet het volledige potentieel uit en dat is enorm zonde. Daar hebben we als bedrijf geen tijd en geen geld meer voor en voor jullie/onszelf als projectleiders/medewerkers is het óók niet leuk wanneer de tijd en energie, die je ergens in hebt gestoken, niet het maximale effect oplevert dat je vooraf had bedacht of dat mogelijk was geweest. Dit is waar ons bedrijf op TSE niveau mee te maken heeft en het manifesteert zich in de organisatie als volgt <next slide> WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom 10

11 3. Waar begin je met PPM - AgentschapNL
11 3. Waar begin je met PPM - AgentschapNL Vanwege de crisis moesten in 2008 veel subsidies snel worden geïmplementeerd Autosloop regeling Zonnepanelen Innovatiebeursplatform Digitalisering van wetenschappelijke subsidieaanvragen Etc. Maar: Welke projecten eerste komen? Hoe bewaken de voortgang? Selecteren Project Executie WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom 11

12 3. Waar begin je met PPM - Liberty global
Liberty Global is ontstaan uit verschillende onafhankelijke kabelbedrijven Hoe centraliseren we de innovatie; die nu decentraal in de alle landen plaats vindt Hoe kunnen we de implementatie van nieuwe producten centraal volgen, bijvoorbeeld nieuwe Wi-Fi- routers Hoe prioriteer & rangschik je de projecten WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

13 4. Hoe wordt je meer volwassen - Groeimodel
Meeste organisatie in Nederland op Level 2 Level 5 Optimalisatie Level 4 Managen Strategisch ondernemend en meer Level 3 Definiëren Vergroten Efficiëntie Level 2 Ontwikkeling Eerste Integratie Level 1 Eerste Opkomende Discipline Level 0 Geen Reagerend Ad Hoc Volwassenheid: Mensen Processen Tools & Support Ontwikkeling Groei pad van PPM op basis van CMMi Start je bij: Top down of button up (vanuit de strategie of bij inzicht/overzicht)? Hoe meten je volwassenheid, en bepalen we het gewenste volwassenheidsniveau? Hoe bepalen je dan volgende stap(pen) om te groeien? Hoe hangt de volwassenheid van PPM samen met de onderliggende processen (zoals project-, resource-, demand- en programma management Vraagt de strategie/dynamiek in jouw portfolio om versnelde ontwikkeling op een specifiek onderdeel? Groeit gedrag/cultuur in dezelfde snelheid mee als de instrumentatie? Volwassenheid in projectmanagement vs volwassenheid in portfoliomanagement WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

14 4. Hoe wordt je meer volwassen met PPM – PPM is niet in maand gerealiseerd
Project management Portfolio rapportage Management Programma/ management 2019 Time management Portfolio rapportage Management Programma/ Project/ Capaciteit management 2008 2014 Time management Portfolio rapportage Management Programma/ Project/ Capaciteit management ? Projectmanagement Portfolio rapportage Management Programma/ Capaciteit management 2008 ? WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

15 4. Hoe wordt je meer volwassen met PPM – Roadmap
WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

16 4. Hoe wordt je meer volwassen met PPM - Roadmap
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Clarity improvements & Clarity Lean Requirement gathering with JIRA (phase 1) Integration Jira/Agile and Clarity (phase 2) Budget process support / improvements Dependencies Management - Pilot Dependencies Management - Roll out Financial management - T&I and Countries Program management (process & governance) Portfolio management Prioritization R4. Multiple CLD/TRD Guideline & Reporting R1. T&I Delivery Dashboard / Pilot R1. Stakeholder Rollout  R1. Continuous Development R8 GDO Performance Metrics Definition R8. GDO Performance Metrics Baselining R2. Program/Portfolio Status Reporting / R.3 Project Status Reporting R.6 Report Automation / Interlock R.7 Weekly Domain Status Report Weekly GDO Roadmap Delivery Report Global Functions On Boarding &Refresh Tool Process/Governance Reporting On Boarding WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

17 5. OGSM OGSM  Business plan op 1 A4 Programs Projects Strategy Goals
Doorvertalen van strategie en meten van KPI’s OGSM  Business plan op 1 A4 Programs Projects Strategy Goals Benefits Goals Benefits WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

18 5OGSM Tata Steel WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom
Visuele weergave van het niveau waarop strategieën en projecten besproken dienen te worden. WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

19 5 OGSM Tata Steel What? Who? O1 G2 S3 M4 Plant manager Project manager
Level 4; Workunit/ Department Mainproject (level 4) Hoofdproject Clarity Hoofdproject Clarity Plant manager Subproject 1 (level 5) Project manager Subproject 2 (level 5) Project manager Subproject 3 (level 5) Project manager WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

20 6. Keuze onderwerp: Keuze onderwerp: 6.1 Prioritering
6.2 Resource management & portfolio management 6.3 Sturen van de Portfolio obv Rapportage of… 6.4 PMO & Portfolio management WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

21 6.1 Prioritering WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

22 6.1 Prioritering - Hoe Welke projecten selecteren we?
Hoe maak je het onafhankelijk van andere interesses (wie heeft de meeste vrienden in het bedrijf, wie roept het hardst, etc.)? Hoe verbind je de projecten met je strategie? WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

23 Welke catogories zijn belanrijk in jou organisatie:
6.1 Prioritering - Buckets Welke catogories zijn belanrijk in jou organisatie: Categorie 1: Compliance, wetgeving, bedrijfsbeleid Vraag waarom dit echt waar is. Er zijn vele miljoenen geïnvesteerd, terwijl achteraf de boete misschien maar een klein deel van dat bedrag was. Categorie 2 : Houd de lichten aan / bedrijfscontinuïteit Vraag of dit echt nodig is (wat gebeurt er als we dit niet doen)? Categorie 3: Strategische investeringen Vraag hoe dit bijdraagt aan de strategie, groei, klantervaring, innovatie etc Categorie 4 : Efficiency Vraag hoe deze vermindering tot stand komt zoals:, kosten, energiebesparing, etc WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

24 6.1 Prioritering - Buckets
Volgende stap: prioritering binnen de buckets Cat.1 & 2 – Risk van compliance, outages systems, etc. Cat. 3 & 4 – Financials zoals; NPV, Ebita uplift, etc. – Strategie waarde(gebaseerd op groei customer experience, innovatie etc.) – Technisch haalbaar/complexiteit: De eenvoudigste manier om prioriteiten te stellen is gebaseerd op financiën, deze zijn zwart wit Meer van hetzelfde of iets geheel nieuws? Complexiteit van de oplossing; hoeveel impact op verschillende systemen? Technische kloof; hoe groot is de ruimte die we nodig hebben om te vullen. Technologische vaardigheden behoren tot de volgende stap; wat kunnen we doen? Gevolgen voor het bedrijf (hoeveel landen, etc.) WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

25 6.2 PMO & Portfolio management
WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

26 6.2 PMO & Portfolio management
Hoe meer de organisatie stuurt of informatie hoe meer administratie en gecreëerd wordt. Hierdoor stijgt de vraag van PMO voor overzicht en ondersteuning Scenario planning Benifit Mgnt Scenario planning Complexiteit & administratie Project Mgnt Financieel Mgnt Project selectie Portfolio selectie Plannen Resource Mgnt Portfolio Mgmt Time Aantal PPM processen WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

27 6.2 PMO & Portfolio management
PMO bijdrage per laag Project Programma Portfolio Doel Product opleveren Verandering realiseren Continuïteit Primaire driver Producten Verandering Bedrijfsstrategie Visie, Strategie Nee Ja Business benefits Indirect Organisatie- verandering Tijd, Kosten Te managen Minder zeker Prioriteiten WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

28 6.2 PMO & Portfolio management
PMO competenties per laag Groeipad op elk niveau: Coachend PMO Management PMO Sturend PMO Focus op het leveren van aan de informatie voor het management en de organisatie Strategisch Tactisch De focus ligt op het optimaliseren van het resource gebruik en de rapportages werkt over projecten heen Operationeel Deze taak is als het ware het ‘managen’ van één project. De focus ligt op het reduceren van bedrijfsrisico’s en administratie Coachend PMO (mee helpen opzetten en inrichten PPM) Management PMO (ondersteunt bij het volgen van de PPM processen) Sturend PMO PMO stuurt op de PPM processen en rapporteert hierover naast ondersteuning Methodiek P3O WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

29 Professionalization Knowledge Assurance Communicatie & Rapportage
6.2 PMO & Portfolio management PMO aandachtsgebieden voor een portfolio office PMO Portfolio Demand Scenario’s Tool & Support Project/ Program Management Quality& Control Professionalization Knowledge Assurance Resource Management Communicatie & Rapportage WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

30 6.3 Sturen van de Portfolio obv Rapportage of…
WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

31 Wat is een goede portfolio rapportage…..
6.3 Sturen van de Portfolio obv Rapportage of… Wat is een goede portfolio rapportage….. WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

32 Hoe stuurt een portfolio manager
interpretatie 6.3 Sturen van de Portfolio obv Rapportage of… 6 4 Hoe stuurt een portfolio manager met wat? informatie interventie 5 1 3 2 Citaten over portfolio manager: Hij typeert zijn positie wel als “achter de schermen”. Hij heeft wel invloed maar staat niet direct naast de personen die de beslissingen nemen “je moet als portfoliomanager de dilemma’s kennen van de mensen Hij is er van overtuigd dat een dergelijke werkwijze geaccepteerd zal gaan worden. Iedereen is er van doordrongen dat de projecten op een objectieve manier met elkaar vergeleken dienen te worden om zo de investeringen zo goed mogelijk te laten renderen. Naast de vaste overleggen heeft de portfoliomanager veel informeel overleg met diverse stakeholders van de portfolio. Om zo een goed gevoel bij de status van de portfolio te krijgen en de ontwikkelingen die er spelen Voordat hij de rol van portfoliomanager op zich nam heeft hij als projectleider gewerkt. De omvang en complexiteit van de projecten waar hij leiding aangaf namen met de jaren toe. Als projectmanager vond hij het belangrijk om alle stakeholders te kennen Data can tell numbers, but a good portfolio manager should be able to translate it into insights. Maybe people should work in teams complementing competences of each other – data management and insights / analytics. Naast de maandelijkse rapportage is er tweewekelijkse bespreking tussen de opdrachtgever, de portfoliomanager en de projectleider om het project door te nemen. Hiernaast praat hij ad hoc met de opdrachtgever, ingenieurs en andere stakeholders om de status van project te controleren. Hierdoor kent hij alle facetten van project en komt hij niet snel voor verassingen te staan WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom 39 WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

33 6.4 Resource Management & Portfolio management
WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

34 6.4 Resource & Portfolio management
Doel Het kwalitatief en kwantitatief op elkaar afstemmen van de vraag naar en het aanbod van benodigde resources Inzicht in benodigde en beschikbare expertise Resource management Overzicht contracten en inhuur externen Overzicht verhouding lijn vs project activiteiten Overzicht drukte afdeling Forecasten op de langere termijn (wat komt er op ons af?) Resourceoverzicht – bv wie zit waar? Relatie met externe / interne leveranciers Relatie met externe / interne leveranciers Interne leveranciers: Bijvoorbeeld testers vanuit de business. Geplande inzet gaat van normale productie af. Dus inzicht in wanneer een grote groep mensen nodig is, is van belang. Wat zijn resources? - Mensen - Middelen: projectruimtes, pc’s, applicaties, serverruimte, etc. WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

35 6.4 Resource & Portfolio management
Ad Hoc Structuur Identifying needs Offer & contract PL Select Candidate 4 RM Proces step Proces phase Choie moment Processtep in the system 1,2,4, 6 assess capacity request Employee 5 accept role Mail to PL Release available resources 1 Submit 2 reject request 3 Yes No 6 Finsh request Mail naar RM Project Manager Plannen Team lid Activiteiten uitvoeren Capaciteit Manager Benodigde Capaciteit Beschikbare Capaciteit Opdrachtgevers Project prioriteit Project coördinator Plannen van activiteiten en middelen WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

36 6.4 Resource & Portfolio management
WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom

37 Q&A   Paul.Beelen@gmail.com +316-155 056 64
nl.linkedin.com/in/pbeelen  WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom WIN EVENT - Portfolio Management Hoe en Waarom