Opslag documenten in Office 365

Presentatie over: "Opslag documenten in Office 365"— Transcript van de presentatie:

1 Opslag documenten in Office 365
Enkele voorbeelden en ervaringen

2 Frank ten Hove ROC van Amsterdam | ROC van Flevoland Dienst ICT Team Functioneel Beheer & Innovatie Inleiding Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

3 Samenwerken Digitaal Archief Digisafe OPSLAG Documenten in Office 365
CO! > Ervaringen! Met een DRIE tal projecten die actueel zijn Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

4 Samenwerken

5 Office 365 50.000 actieve licenties Medewerkers en studenten
Cloud eerst! Lokale bestanden bestaan niet meer Eigen verantwoordelijkheid Maximaal profiteren van nieuwe ontwikkelingen Vangnet Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

6 OneDrive SharePoint Teams Persoonlijk
Vakantiefoto’s en persoonlijke documenten SharePoint Onderwijs, projecten of andere samenwerkingsverbanden Backup voorziening (ransomware, etc) Teams Conversaties Bestanden via SharePoint Geen OneDrive, maar samenwerken! Teams Medewerkers maken sites aan en kunnen studenten uitnodigen Extern delen mogelijk Classificatie standaard! Alleen in projecten Retention is ingesteld Soort informatie> onderwijs, samenwerkingsdocumenten UITDAGING: sync client > Files on Demand Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

7 Actieve gebruikers en actieve bestanden
OneDrive 15.176 8,5 mln SharePoint 33.816 3,7 mln Teams 2.473 Ervaringen: enthousiast, maar adoptie van Teams; stevige implementatie Naamconventie! Blijft een uitdaging Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

8 Digitaal Archief

9 Formeel Digitaal Archief
Archiefsites Formeel Digitaal Archief Vergaderapp Vergaderen Raad van Bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Kenmerken: Audit - commissie Eigenaar Archiefdatum Enz. Raad van Toezicht Bewaren Content-type Raad van Bestuur Juridische Zaken Raad van Toezicht Record management (formeel archief) Voldoet aan de archiefwet Ervaringen: Techniek niet direct de bottleneck, veel interne afspraken; positief ‘is dit alles’? Interne afspraken: DSP en PDF-A bestanden Medezeggenschap Juridische Zaken Beheer archiefsites Bestuursdienst Centraal archiefbeheer Bestuursdienst Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

10 DigiSafe

11 Digitale examenkluis voor keuzedelen
Extern delen niet mogelijk Multi-factor authentication (MFA) Information Rights Management (IRM) Vanuit het programma Keuzedelen hebben de MBO colleges samen met de diensten DOI en ICT medio 2017 een oplossing geïmplementeerd voor het centraal opslaan van examens keuzedelen. In het project is gezamenlijk een risico-analyse uitgevoerd waarin de uitkomst was dat de data (examens keuzedelen) dusdanig fraudegevoelig is, dat voor het veilig kunnen werken (opslaan, bekijken, wijzigen, kopiëren, verwijderen van gegevens) MFA/2FA en IRM ten sterkste werden geadviseerd. De dienst ICT heeft toentertijd een oplossing ontwikkeld in Office365 met Microsoft MFA Microsoft IRM (Information Rights Management) > controle op bestanden Ervaringen: MFA van Microsoft > gebruikersonvriendelijk > VOOR HEEL Office 365! > Gebruikers hadden sterk de wens om dit uit te schakelen. Onderzoek alternatieven IRM PDF werken niet met alle ‘PDF readers’. Foxit PDF is bij ons uitgerold. Daarnaast werd lang niet alles als fraude gevoelig gemarkeerd. Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

12 Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

13 Tot slot

14 Office 365 Security & Compliance centre
Office 365 Auditlog 3rd party back-up voorzieningen Uitdagingen Uitdagingen: Classificatie op alle documenten Retention policies Vooral nu reactief! We missen REGIE! SAVE links in OUTLOOK! Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland

15 Opslag documenten in Office 365 | ROC van Amsterdam en ROC van Flevoland