VAC Brugge Opstart WG Archivering

Presentatie over: "VAC Brugge Opstart WG Archivering"— Transcript van de presentatie:

1 VAC Brugge Opstart WG Archivering
15 september 2010

2 Kennisnetwerk archiefbeheer
Coördinerende archiefdienst VO beleidsvoorbereiding inzake archief- en documentbeheer Beleidsdomeinarchivaris: 10 op 13 beleidsdomeinen hebben al iemand CJSM, LNE en WSE niet omzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3 22 september 2018

3 Stappenplan Aanduiden verantwoordelijken
In kaart brengen omvang en inhoud van het te verhuizen archief (zowel dynamisch als semistatisch) Opstellen Selectielijst Organisatie selectie, bv. door trashday 22 september 2018

4 Selectie van archief Twee mogelijkheden: Schoning: Vernietiging:
verwijderen van blanco’s, dubbels, onafgewerkte documenten geen toestemming nodig Vernietiging: vernietigen van officiële, originele stukken toestemming van ARA nodig (grondwet, art. 32) versnipperen of verbranden via extern ‘archiveringsbedrijf’ 22 september 2018

5 Opmaak selectielijst Een selectielijst:
is een lijst van alle archiefbestanddelen die door de entiteit worden gevormd of ontvangen bij het uitvoeren van haar taken. een verkorte vorm van het archiefbeheersplan heeft dezelfde structuur als het archiefbeheersplan taakgebaseerde indeling niet persoonsgebonden of onderwerpsgebonden indeling Werkinstrument voor gewettigd vernietigen van archief 22 september 2018

6 Voorbeeld 22 september 2018

7 Bewaartermijnen en definitieve bestemming
Verantwoording van de bewaartermijn: wettelijke bewaartermijn ofwel expliciet in wetgeving opgenomen ofwel impliciet, wegens aansprakelijkheidsredenen administratieve bewaartermijn ter ondersteuning van de eigen werking Zo veel mogelijk gestandaardiseerd Gelijksoortige documenten hebben gelijke bewaartermijnen Zo veel mogelijk hergebruik Definitieve bestemming (in te vullen door het ARA): B (Bewaren) (en op termijn overdragen naar ARA) V (Vernietigen) 22 september 2018

8 Validering Goedkeuring Hergebruik
door Algemeen Rijksarchivaris ( eventueel via de Coördinerende archiefdienst Hergebruik breng a.u.b. ons op de hoogte van de goedkeuring stimulering van hergebruik en kennisdeling 22 september 2018

9 Beheer archiefruimte Zorg voor goed archiefbeheer voor zowel dynamisch en semistatisch archief Afsprakenkader Verantwoordelijkheden Overdracht naar Vilvoorde: Enkel van semistatisch archief Enkel van Vlaamse ministeries Overdracht naar extern bedrijf: goede afspraken nodig vb. Kind & Gezin 22 september 2018

10 Verhuis Plan de operatie zorgvuldig Stel verhuiscoördinatoren aan
Per subentiteit en per cel Leg hun taken en verantwoordelijkheden vast Plan de operatie zorgvuldig Stappenplan: 22 september 2018

11 Verhoging informatiedeling en -toegankelijkheid
Anders Werken heeft sterke impact op informatiebeheer Openheid in kantoorlandschap = openheid in informatiestructuur delen van informatie met collega’s Opmaak groepsklassement geen individuele klassementen meer (kast, HD) generieke structuur voor papier en digitaal procesgebonden structuur (cf. selectielijst) 22 september 2018

12 22 september 2018

13 Gebruik groepsklassement
Afspraken maken: over plaatsing van stukken, dossiers, bestanden in de structuur over classicifatiecodes over sjablonen (papier en digitaal) => gestructureerde archiefvorming over naamgeving ook digitaal: vb _Syllabus_archiefbeheer_v1.pdf 22 september 2018

14 Meer digitaal werken Voordelen: Nadelen:
faciliteert plaatsonafhankelijk werken automatisering van werkstromen efficiëntere ontsluiting (vb. OCR) goedkope opslagruimte in vgl. met papier Nadelen: vergt ernstige voorbereiding niet alles kan gedigitaliseerd worden digitaliseringsproces zelf kan duur zijn op middellange termijn veel duurder dan beheer van papieren archieven  Stappenplan digitalisering: site Digitalisering - Adviezen 22 september 2018

15 Rol van de CA Aanreiken methodologie:
Selectielijsten Materieel archiefbeheer Richtlijnen opmaak groepsklassement Organisatie trashdays, … Contact met ARA voor goedkeuring selectielijsten 22 september 2018

16 Afspraken Aanduiden van coördinatoren per entiteit
Contact opnemen met de beleidsdomeinarchivarissen Opstellen selectielijsten In kaart brengen Inrichten groepsklassement en maken van afsprakenkader 22 september 2018

17 Vragen? 22 september 2018

18 Contactgegevens Dries Vandaele Bart Severi Isabel Vandecandelaere
Tel of Bart Severi Tel of Isabel Vandecandelaere Tel of Website: Intranet: Internet: 22 september 2018