Webinar SharePoint Standaard Werkstromen

Presentatie over: "Webinar SharePoint Standaard Werkstromen"— Transcript van de presentatie:

1 Webinar SharePoint Standaard Werkstromen
We starten om 10:00 Webinar SharePoint Standaard Werkstromen In de Private en Public cloud

2 Jan Pintelon Moderator
Even voorstellen Geert de Kooter Presentator Jan Pintelon Moderator

3 Spelregels Tijdens de presentatie staat uw micro af, ik kan u dus niet horen Tijdens de presentatie kunt u vragen stellen via de Q&A aan de moderator, deze worden live beantwoord U kunt de presentatie downloaden via de optie bijlagen in het scherm menu

4 Programma Wat zijn werkstromen Werkstromen gebruiken
Werkstromen activeren Werkstromen aanmaken Werkstromen beheren Achtergrond informatie

5 Vraag: Huidige situatie
In welke mate heb je al werkstromen gebruikt? Niet Werkstroom taken ontvangen Werkstromen gestart Werkstromen aangemaakt

6 SharePoint Werkstromen

7 Wat zijn werkstromen Werkstromen zijn vooraf geprogrammeerde minitoepassingen Werkstromen automatiseren bestaande organisatieprocessen Werkstromen starten Handmatig Automatisch (via een trigger) Werkstromen bestaan op bibliotheek- of siteverzamelingsniveau Werkstromen in SharePoint zijn de technische uitwerking van beslissingsdiagrammen (zie volgende dia)

8 Stroomdiagram Document creatie Start Revisie Eerste Revisie Afgekeurd
Document Afgewezen Goedgekeurd Tweede Revisie Afgekeurd Goedgekeurd Document Goedgekeurd

9 Werkstromen in SharePoint
Supergebruikers stellen werkstromen in Op basis van 5 standaard sjablonen Gebruikers starten ingestelde werkstroom Iedere gestarte werkstroom kan individueel worden opgevolgd. Taken worden verstuurd per mail Outlook heeft een aparte knop om taken te openen De historiek blijft 60 dagen beschikbaar De gebruiker die moet reageren hoeft vaak Outlook (& Word) niet te verlaten

10 De 5 standaard sjablonen
Goedkeuring  Feedback verzamelen Handtekeningen verzamelen Drie statuswaarden Publicatie goedkeuren

11 Werkstromen gebruiken
Voorbeeld: Feedback vragen

12 Cyclus Initiëren Reageren Controleren Corrigeren

13 Initiëren Doel: Feedback van collega’s verzamelen
Selecteer het bestand BESTANDEN/ Werkstromen Details toevoegen Klik op Begin Iedereen krijgt een mail

14

15 Reageren Klik op de link naar het bestand
Na de revisie, klik je op Deze taak openen Voeg een opmerking toe en klik op Feedback verzenden Of Klik op Wijziging aanvragen Of delegeer de taak via Taak opnieuw toewijzen

16 Open het bestand Klik op de link in het ontvangen bestand

17 Afsluiten/Controleren
60 dagen beschikbaar

18 Standaard werkstromen Activeren

19 Sjablonen beschikbaar maken
Niet alle sjablonen zijn standaard geactiveerd Ga naar Siteverzameling Instellingen/ Site-instellingen Beheer van de siteverzameling/ Onderdelen van de siteverzameling

20 Sjablonen beschikbaar maken
Zoek SharePoint 2007-werkstromen [ Klik ] Ook voor:

21 Werkstromen aanmaken

22 Werkstromen ontwerpen
Maak een schema Ga naar de bibliotheek BIBLIOTHEEK/ Werkstromen/ Een werkstroom toevoegen Kies het type werkstroom Kies een unieke naam Kies een locatie voor de taken Kies een locatie voor de geschiedenis Kies een “Starter” …

23 Werkstromen ontwerpen
Bepaal wie er een taak moet krijgen Parallel Serieel Creëer verschillende fasen Start bericht Stel een tijdslimiet in Licht andere gebruikers in (zonder taak) … Beëindigen bij documentwijziging … (afhankelijk van het type werkstroom)

24 Voorbeeld: Feedback vragen
Doel: Feedback aan collega’s vragen m.b.t. het verslag Type: Feedback verzamelen – SharePoint 2010 Naam: Feedback vergaderingsverslag Starten: Handmatig

25 Details Revisoren Verschillende fases met meerdere personen kunnen worden aangemaakt Groepen uitvouwen Voor elke opgegeven groep een taak toewijzen aan elk afzonderlijk lid en elke groep dat het bevat. Dwz: indien de taak aan een SharePoint groep is toegekend, krijgt de groep dan 1 taak, of alle individuele leden

26 Voorbeeld: Goedkeuring
DOEL: Het publiceren van documenten overlaten aan een beperkte groep van Goedkeurders Type: Goedkeuring – SharePoint 2010 Naam: Goedkeuring van handleidingen (bijvoorbeeld) Handmatig starten Verzenden naar Geert en Jan Stoppen bij eerste afwijzing Stoppen bij wijziging document

27 Taken & werkstromen beheren

28 Taken beheren Klik op de huidige status van de werkstroom
Wijzig individuele taken Of Alle taken in één keer

29 Werkstromen beheren BIBLIOTHEEK/ Werkstroominstellingen/ Werkstroominstellingen Pas een werkstroom aan of Verwijderen, blokkeren of herstellen van een werkstroom

30 Extra informatie

31 Extra achtergrond informatie
SharePoint 2010 Werkstromen ≠ SharePoint 2013 werkstromen SharePoint Server 2010 SharePoint Server 2013 Werkstroom manager Werkstromen Werkstromen

32 Aangepaste werkstromen
Waarom Indien de standaard werkstromen niet voldoen Hoe Worden aangemaakt en gepubliceerd met SharePoint Designer 2013 Wie SharePoint Ontwikkelaars

33 Documentatie Er is heel veel documentatie beschikbaar op de site van Microsoft Start hier: van-SharePoint-d74fcceb-3a64-40fb-9904-cc33ca49da56 Maar zoeken op “Werkstromen van SharePoint” geeft ook direct het juiste resultaat.

34 Vraag en antwoord