Limburg 23 maart 2016 Boy Gerrits Arjan Kloosterboer Peter Bakker Theo Weusten André Plat Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)

Presentatie over: "Limburg 23 maart 2016 Boy Gerrits Arjan Kloosterboer Peter Bakker Theo Weusten André Plat Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)"— Transcript van de presentatie:

1 Limburg 23 maart 2016 Boy Gerrits Arjan Kloosterboer Peter Bakker Theo Weusten André Plat Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)

2 Agenda Welkom Toelichting TMLO en de toepassing daarvan TMLO in de praktijk Vingeroefening metadateren (incl. pauze) En nu aan de slag … Vragen en afsluiting

3 De 7 W’s  Wat (is metadatering)?  Waarom (metadateren)?  Welke (wijze metadateren we)?  Wie (metadateert)?  Wanneer (metadateren we)?  Waar (metadateren we)?  Waarmee (metadateren we)?

4 Metadateren “Voorzien van metagegevens” Metagegevens: gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven (Bron: NEN-ISO 15489-1)

5 Waarom metadateren Richtlijn metagegevens Standaard TMLO, TP Rijk ‘Eigen’ profielen Art. 19 AR

6 Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; o mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); o transparant en openbaar maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar het moet; o beheren en weer representeren van (digitale) overheidsinformatie.

7 Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; o mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); o transparant en openbaar maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar het moet; o beheren en weer representeren van (digitale) overheidsinformatie. Informatie is duurzaam toegankelijk Vindbaar Interpreteerbaar Uitwisselbaar Betrouwbaar Beheersbaar Zolang als nodig

8 Metagegevens: waarvan? VERGUNNING BELEIDSPLAN UITKERING- BRIEFJE BEZWAAR- SCHRIFT..... ZAAK KAART.. INFORMATIESET (record)

9 Metagegevens: welke?

10 Metagegevens: waarvan? Identificaties Duiding Tijd en plaats Gebruik Bestandskenmerken Ontstaan Beheer Proces Wie Relaties ARCHIEF SERIE DOSSIER ARCHIEFSTUK bestand

11

12 DYNAMISCHE FASEAFGERONDE FASESTATISCHE FASE Levensduur dossier en document P A PPPP AAAAAAAA Metadatering: wanneer en wie? - ‘huidige’ situatie - REGIE VANUIT PROCES REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING

13 DYNAMISCHE FASEAFGERONDE FASESTATISCHE FASE Levensduur dossier en ‘document’ P A PPPP DADD P A PP AAAAAAAAA Metadatering: wanneer en wie? - beoogde situatie - REGIE VANUIT PROCES REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING

14 Metadatering: waarmee en waar ZAKEN- BEHEER DOCUMENTEN- BEHEER ARCHIEF- BEHEER PROJECTEN- BEHEER e-Depot

15 Vragen?

16 TMLO IN DE PRAKTIJK

17 TMLO in de praktijk Peter Bakker (RHCL): Metadatering volgens TMLO in de e-Depot pilot met de gemeente Maastricht Theo Weusten (gemeente Maastricht): Leercurve TMLO in de praktijk

18 VINGEROEFENING METADATEREN

19 Case: metadateren vergunning Vergunning-document –Vergunningtekst (.pdf) –Situatietekening (.jpg) Bepaal de waarde van enkele metadata-elementen

20 EN NU AAN DE SLAG …

21 Toepassingsgebied ALLE applicaties die duurzaam toegankelijk te houden informatie bevatten DMS Website CAD en GIS Zaaksysteem 3D-applicatie(s)...

22 - Maak duidelijk: waarom? Aan de slag DAAROM! DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem

23  Leg het toepassingsprofiel naast het datamodel van een applicatie (indien beschikbaar)  Map elementen uit het datamodel naar elementen uit het toepassingsprofiel = Fit/Gap analyse Metadata mappen

24 Mapping (voorbeeld)  Gap: prioriteit ligt bij verplichte elementen  Hoe meer velden gevuld, hoe meer het bijdraagt aan het doel van metadatering

25 - Maak duidelijk: waarom? Aan de slag DAAROM! DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN AFSPRAKEN BEHEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem - Maak afspraken over toepassing TMLO - Koppel aan het proces - Richt beheerorganisatie in - I.h.b. relatie proces / documentair informatiebeheer

26 VRAGEN EN AFSLUITING

27 Meer informatie  Google op “TMLO” voor versie 1.1! https://www.archief2020.nl/nieuws/toepassingsprofiel-metadatering-lokale-overheden  BREED Netwerk voor vragen en discussie http://www.breednetwerk.nl/group/archief2020  Pleio voor best practices en instrumenten https://informatie2020.pleio.nl/  KING voor relatie tot RGBZ en ImZTC http://www.gemmaonline.nl/index.php/Metadateren_van_zaakdossiers_conform_het_TMLO  Adviseurs digitale informatie RHC’s in de regio  Websites koepelorganisaties (KING, UvW, IPO e.d.) Bijvoorbeeld: www.gemmaonline.nl/index.php/Zaakgericht_werken_in_de_praktijk  info@archief2020.nl en @Archief2020

28 TMLO Roadshow 2015 - 2016 Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)