Doelstellingenmanagement 5 februari 2015 4de ronde tafel

Intro Opstart werking aanspreekpunten (okt 2014) Grote lijnen project Rol van de aanspreekpunten Concrete opdracht aanspreekpunten (jan 2015) Implementatietraject tool Procesafstemming Communicatie Uitvoering van de opdracht: lerend netwerk (5 feb 2015)

AGENDA 1/ Stand van zaken uitrol TRAJECT 2/ Interactie: 3/ Vragen Uitwisseling ‘aanpak’ binnen eigen beleidsdomein Uitwisseling ‘aanpak’ tussen beleidsdomeinen 3/ Vragen

1/STAND VAN ZAKEN

Projectteam i.s.m. aanspreekpunten Uitrol Doel: De entiteiten gebruiken TRAJECT Uitrol vergt implementatietraject: TRAJECT is operationeel Rolverdeling binnen entiteit Gebruikersopleiding Procesafstemming Communicatie Projectteam i.s.m. aanspreekpunten

Rolverdeling doelstellingenmanagement Projectteam (entiteitoverschrijdend: DAR-BZ-WVG) Trekken van de verschillende werkpakketten binnen project DM, afstemming met stuurgroep en VZC Aanspreekpunt (per entiteit) Verspreider van informatie over het project in zn totaliteit binnen het beleidsdomein/entiteit Coördinator van de implementatie en het gebruik van TRAJECT binnen het beleidsdomein/entiteit Motivator om te komen tot een meer resultaatgericht management binnen de Vlaamse overheid Helpdesk (per entiteit) Eerste lijnshulp Trainers (VO-brede pool) Verspreiden kennis gebruik TRAJECT

Rollen binnen TRAJECT Functioneel beheerder Gebruiker Enkele medewerkers per entiteit Nieuwe objecten aanmaken en toewijzen, inactiveren, objecten koppelen om zo een doelstellingencascade uit te bouwen Gebruiker Alle medewerkers van de Vlaamse overheid Leesrecht voor de objecten van de eigen entiteit Voor de op naam toegewezen objecten: verder documenteren in de tool, periodiek de status rapporteren, rapporten draaien

Planning van het implementatietraject Operationele Tool Testdagen 15&22/01 Akkoord: 30/01 Release 1: 2/02 Rolverdeling binnen entiteit Verdelen rollen en verantwoordelijk-heden Opleiding Train de trainer Opleidingsaanbod AGO: februari Beheerders Gebruikers Handleiding Procesafstemming Afspraken over: Planning Rapportering Tussentijdse opvolging Bijsturing Invoer en beheer van data Rationalisatie bestaande processen en tools Communicatie Toelichting DM op MC’s (feb-mrt) Vernieuwde website Basispresentatie Informeren medewerkers entiteit

! ! ! 50% 50% 50% Stand van zaken Operationele Tool Testdagen 15&22/01 Akkoord: 30/01 Release 1: 2/02 Rolverdeling binnen entiteit Verdelen rollen en verantwoordelijk-heden Opleiding Train de trainer Opleidingsaanbod AGO: februari Beheerders Gebruikers Handleiding Procesafstemming Afspraken over: Planning Rapportering Tussentijdse opvolging Bijsturing Invoer en beheer van data Rationalisatie bestaande processen en tools Communicatie Toelichting DM op MC’s (feb-mrt) Vernieuwde website Basispresentatie Informeren medewerkers entiteit 50% ! ! 50% 50% !

Lancering TRAJECT (1) Rol aanspreekpunten bij: Rolverdeling binnen de entiteit Procesafstemming rond planning/monitoring/rapportering Communicatie => FOCUS van VANDAAG

Lancering TRAJECT (2) Inladen informatie uit andere bronnen Personeelsgegevens Vlimpers => ok Niet Vlimpers => zie instructies Processen Wegwijs processen => ok voor de processen uit de ingediende kerntakenplannen Organisatie Wegwijs organisatie => ok

Functioneel beheerder Lancering TRAJECT (3) 2 februari: TRAJECT beschikbaar voor VO Login: email Generiek paswoord: Traject01 (zelf aan te passen) Cascadesysteem voor start gebruik binnen entiteit: Aanspreekpunt Ronde tafels Functioneel beheerder Opleiding Gebruiker Toelichting

Opleiding (1 dag) Functioneel beheerders: Woensdag 11 februari lokaal 2B43 Vrijdag 13 februari lokaal 2B43 Maandag 16 februari lokaal 2B44 Dinsdag 17 februari lokaal 2B43 Donderdag 19 februari lokaal 2B43 Vrijdag 20 februari lokaal 2B43 Maandag 23 februari lokaal 2B44 Dinsdag 24 februari lokaal 2B43 Woensdag 25 februari lokaal 2B44 Vrijdag 27 februari lokaal 2B44 Inschrijven via vormingsweb AgO

Toelichting (2 uur) Gebruikers Brussel Boudewijn – 16 maart lokaal 2B41 Brussel Boudewijn – 23 maart lokaal 2B41 VAC Gent – 30 maart – zaal Philippus Lamsbergen VAC Leuven – 31 maart – lokaal VER05A VAC Hasselt – 2 april – zaal 0A54 Herckenrode VAC Antwerpen – 20 april – zaal 2.16 Jordaens VAC Brugge – 21 april – lokaal 2B29 Ovis Extra toelichting: Brussel Boudewijngebouw - 23 april - Lokaal: 0B2

Helpdesk TRAJECT 1. ENTITEIT rol helpdesk 2. VLAAMSE OVERHEID helpdeskTRAJECT @vlaanderen.be 3. LEVERANCIER ticket-systeem

Ondersteunend materiaal Sjabloon met verplichte invulvelden (zie website) Basispresentatie (in opmaak) Handleiding (in opmaak)

Toelichting managementcomités Beleidsdomein Uitgenodigd op EWI 6 februari – 10 uur DAR + BZ 9 februari – 10 uur WVG 9 februari – 11 uur MOW 10 februari – 10 uur LNE 10 februari – 14 uur LV 10 maart – 9 uur WSE / iV ? RWO FB OV CJSM

2/INTERACTIE

Reflectie en inspiratie Gesprek per tafel (~ per beleidsdomein) Coördinerend aanspreekpunt = moderator Op basis van 2 stroomdiagrammen en inspiratiekaarten Vragen mbt rollen en verantwoordelijkheden (30’) Vragen mbt procesafstemming (30’) PAUZE

Reflectie en inspiratie Uitwisseling tussen beleidsdomeinen (20’) Coördinerend aanspreekpunt blijft aan eigen tafel Andere aanspreekpunten kiezen nieuwe tafel

3/VRAGEN

Vragen Hoe operationele doelstellingen beleidsnota's managen die meerdere processen/projecten van meerdere entiteiten omvatten? Graag wat voorbeelden van beheersdoelstellingen …?