Charge terugroepen SAP Best Practices

Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen Het is gebleken dat een bepaalde charge gebreken vertoont. De charge moet daarom worden teruggeroepen bij de klanten en prospects die deze hebben ontvangen. Voordelen Geïntegreerd vervolgproces voor een eerder geleverde charge Retourvoorraad apart van de rest van uw voorraad beheerd Belangrijke Processtappen Directe mailing naar de klant wordt gecreëerd Vervolgproces voorbereiden voor de retour van de charge Geretourneerde charge in de retourstock ontvangen Beslissen over verder gebruik van de geretourneerde voorraad Creditnota voor klant creëren

Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen Enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0 Gebruikersrollen Verkoopbeheerder Magazijnmedewerker Hoofd Debiteurenadministratie Facturatiebeheerder IT-beheerder (specialist)

Gedetailleerde Procesbeschrijving Charge terugroepen Er wordt een programma uitgevoerd om alle klanten te identificeren die een charge met gebreken hebben ontvangen. Vervolgens kiest u de adressen van de betrokken contactpersonen en drukt u voor elke klant een standaardbrief af waarin u deze maatregel toelicht. De daaropvolgende activiteiten worden per klant in het systeem opgeslagen. Ook retourleveringen worden zo nodig ingevoerd en gedocumenteerd. Om er zeker van te zijn dat u contact opneemt met alle klanten die een charge met gebreken hebben ontvangen, moet u nagaan of de charge met gebreken van invloed is geweest op opvolgende charges. U kunt hiervoor de standaardsysteemfunctie "chargegebruiksinformatie" gebruiken die gedetailleerd beschreven staat in de SAP ERP-standaarddocumentatie. In dit scenario wordt een charge voor een gereed product of een groothandelsproduct teruggeroepen. U kunt dus eenvoudig alle klanten achterhalen die deze producten hebben ontvangen. Het is echter ook mogelijk dat een leverancier meldt dat bepaalde grondstoffen, halffabricaten, handelsgoederen of andere materialen die bij de zijn productie gebruikt niet voldoen aan de kwaliteitsnormen. In dat geval moet u bepalen in welke eindproducten of handelsartikelen deze charges met gebreken zijn verwerkt.

Procesflowdiagram Charge terugroepen Gebeur-tenis Klant Klantorder-afhandeling: verkoop uit voorraad (109) Charge met gebreken moet worden terug-geroepen Debiteuren (157) Verkoop: periodeafslui-tingsactivitei-ten (203) Klant Brieven Klant Klant retourneert artikel Verkoop beheerder Mailingactie – bsisgegevens creëren Vervolgactivi-teiten voor verkoop genereren Retourorder Creditnota Factuur financiële boekhouding resultaatrekening Adressenbe-stand van klanten die charge hebben ontvangen Proces vervolgcontacten voor elke klant Retourorder creëren Facturatie-beheerder Release Billing Documents for Accounting Creditnota vrijgeven voor facturatie Facturatie Magazijnmedewerker/Debiteuren Admin. Retourlevering (Optional) Rework Processing (Stock-Manuf. Material)(151) (Optional) Stock Usage Blocking and Scrapping (131) Charges toewijzen Serienummers toewijzen Goederenont-vangst boeken (Optional) Return to Vendor (136)

Bestaande versie/ gegevens Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt Legenda Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol. De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario. Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen. Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden. Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario. Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen. Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen. Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt. Komt niet overeen met een taakstap in het document. Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in. Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in. Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant. Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt. Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram. Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina. Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer. Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer. Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt. Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen. Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd. Diagramverbinding <Functie> Afdruk/docu-ment Extern naar SAP Werkelijke financiën Bedrijfsactivi-teit/event Budgetplan-ning Processo unità Handma-tig proces Eenheidspro-ces Bestaande versie/ gegevens Subproces-referentie Proces-beslis-sing Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt