Periodeafsluiting Financiële boekhouding SAP Best Practices

Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen De module afsluitingsvoorbereiding helpt u om de activiteiten voor de dag-, maand- en jaarafsluiting voor te bereiden en uit te voeren. Hiervoor biedt het systeem een aantal standaardrapporten die u kunt gebruiken om direct vanuit alle geboekte rekeningsaldi evaluaties en analyses te genereren. Voordelen Het systeem helpt u bij: het aanmaken van balansen en verlies- en winstrekeningen het documenteren van boekingsgegevens Belangrijke Processtappen Dagafsluiting Maandafsluiting Jaarafsluiting

Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen SAP enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0 Gebruikersrollen Hoofd grootboekadministratie Hoofd grootboekadministratie België Grootboekaccountant Medewerker crediteurenadministratie Medewerker debiteurenadministratie IT-beheer

Gedetailleerde Procesbeschrijving Dagafsluiting Financiële boekhouding Wisselkoersen actualiseren Hiaten in de documentnummertoekenning Dubbel gebruikte factuurnummers Compact documentjournaal weergeven

Gedetailleerde Procesbeschrijving Maandafsluiting Financiële boekhouding (I) Wisselkoersen actualiseren Hiaten in de documentnummertoekenning Dubbel gebruikte factuurnummers Boekingsperiodes openen en sluiten Doorlopende boekingen ingeven Doorlopende boekingen boeken Batchinputmap uitvoeren Automatisch vereffenen van GO/FO-rekening GO/FO-verrekeningsrekeningen analyseren Correctieboekingen boeken

Gedetailleerde Procesbeschrijving Maandafsluiting Financiële boekhouding (II) Herwaardering van vreemde valuta’s Te betalen BTW boeken Vooraangifte omzetbelasting ICT opgave Jaarlijkse klantenlijst Bronbelastingrapport Betalingsbalans Vergelijking documenten/ transactiecijfers Vorige boekingsperiode sluiten Renteberekening over saldo Documentjournaal weergeven Resultaatrekening

Gedetailleerde Procesbeschrijving Jaarafsluiting Financiële boekhouding Aanmaken van een vestigingskalender voor het nieuwe jaar Saldotransport debiteur- en crediteurrekeningen Saldotransport grootboekrekeningen Hergroeperen crediteuren en debiteuren Dubieuze vorderingen Saldobevestiging debiteuren Saldobevestiging crediteuren Uiteindelijke afsluiting en vrijgeven financiële rapporten Vorige boekingsperiode sluiten Documentjournaal weergeven

Proces 1: Dagafsluiting Procesflowdiagram Proces 1: Dagafsluiting Gebeur-tenis Actualisering Evaluatie Rapportage Financieel manager Grootboek-accountant Wisselkoersen actualiseren Compact documentjour-naal weergeven Proces-beslissing Hiaten in de documentnummer-toekenning Dubbel gebruikte factuurnummers

Proces 2: Maandafsluiting (I) Procesflowdiagram Proces 2: Maandafsluiting (I) Gebeur-tenis Actualisering Evaluatie Boeking Financieel manager Proces-beslissing Proces-beslissing Proces-beslissing 3 Wisselkoersen actualiseren Hiaten in de documentnum-mertoekenning Correctieboekingen boeken Doorlopende boekingen ingeven Boekingsperiodes openen en sluiten Dubbel gebruikte factuur-nummers Herwaardering van vreemde valuta’s Doorlopende boekingen boeken Vorige boekingsperiode sluiten Vergelijking documenten/ transactiecijfers Te betalen btw boeken Batchinput-map uitvoeren 2 Vooraangifte omzet belasting 6 Rentebere-kening over saldo 5 4

Proces 2: Maandafsluiting (II) Procesflowdiagram Proces 2: Maandafsluiting (II) Gebeur-tenis Vereffening Rapportage Financieel manager 4 6 GO/FO-verrekenings-rekening analyseren ICT opgave Document-journaal weergeven Automatisch vereffenen van GO/FO-rekening Jaarlijkse klantenlijst Resultaten-rekening 3 Bronbelas-tingrapport Betalings-balans 2 5 Medewerker crediteuren-administratie Automatisch vereffenen van GO/FO-rekening speciaal proces

Proces 3: Jaarafsluiting Procesflowdiagram Proces 3: Jaarafsluiting Gebeur-tenis Actualisering Rapportage Financieel manager Financieel manager Proces-beslissing Creatie van een vestigingskalender voor het nieuwe jaar Grootboekaccountant Saldotransport debiteur- en crediteur-rekeningen Saldotransport grootboek-rekeningen Uiteindelijke afsluiting en vrijgeven financiële reporting Vorderingen / verplichtingen herindelen Dubieuze vorderingen Sluit vorige boekings-periode Documentjournaal weergeven Manager debiteuren Saldobevestiging debiteuren Manager crediteuren Saldobevestiging crediteuren GL = General Ledger, grootboek

Bestaande versie/ gegevens Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt Legenda Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol. De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario. Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen. Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden. Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario. Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen. Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen. Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt. Komt niet overeen met een taakstap in het document. Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in. Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in. Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant. Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt. Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram. Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina. Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer. Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer. Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt. Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen. Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd. Diagramverbinding <Functie> Afdruk/docu-ment Extern naar SAP Werkelijke financiën Bedrijfsactivi-teit/event Budgetplan-ning Processo unità Handma-tig proces Eenheidspro-ces Bestaande versie/ gegevens Subproces-referentie Proces-beslis-sing Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt