Verbruiksartikelen inkopen SAP Best Practices

©2013 SAP AG. All rights reserved.2 Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen Doel  Verwerving van verbruiksartikelen of services Voordelen  Mogelijkheid tot snelle, eenmalige aankopen: artikelverbruik wordt direct geboekt, geen boeking naar magazijn  Gebruik van service-invoerformulieren als controleverslag voor uitgevoerde services Belangrijke Processtappen  Bestelling voor verbruiksartikelen creëren  Bestellingen voor verbruiksartikelen goedkeuren  Ontvangst van verbruiksartikelen  Bestelling voor services creëren  Service-invoerformulier creëren  Service-invoerformulier goedkeuren  Factuurontvangst per post  Periode-einde vestiging

©2013 SAP AG. All rights reserved.3 Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen Vereiste SAP Toepassingen  Enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0 Gebruikersrollen  Inkoper  Hoofd inkoop  Magazijnmedewerker  Servicemedewerker  Medewerker crediteurenadministratie

©2013 SAP AG. All rights reserved.4 Gedetailleerde Procesbeschrijving Verbruiksartikelen inkopen In dit scenario worden de activiteiten beschreven voor het creëren van een bestelling tijdens het verwervingsproces. Verder worden hier de extra processtappen beschreven voor goedkeuring van een bestelling, ontvangst van verbruiksartikelen, goedkeuring van service-invoerformulieren en factuurontvangst per post. In het proces wordt ook de gerelateerde verwerking behandeld van uitgaande betalingen, periode-einde van de vestiging en periodeafsluiting. Verbruiksartikelen (goederen of services) worden ingevoerd zonder artikelnummer, maar met een korte tekstuele beschrijving als hoofdkenmerk. De bestelling moet worden goedgekeurd op basis van vooraf gedefinieerde parameters voordat de bestelling aan de leverancier wordt afgegeven. Voor verbruiksartikelen bestaat geen voorraad in het systeem. Door een goederenontvangst te boeken wordt de waarde van de goederen geboekt naar een kostenplaats of een andere kostensoort. Bij verwerving van een verbruiksservice wordt hetzelfde algemene proces gevolgd. Het verschil is dat de verbruiksservice niet wordt geboekt met een goederenontvangst, maar met een service-invoerformulier. De factuur volgt in beide gevallen dezelfde regels.

©2013 SAP AG. All rights reserved.5 Procesflowdiagram Verbruiksartikelen inkopen Hoofd inkoop Controller (maandafsl uiting) AP- supervisor Medewerkercrediteuren- administratie Gebeur- tenis GR/IR = goederenontvangst/factuurontvangst, PPV = inkoopprijsafwijking Magazijn- medewerker Servi ce voor item? AP = Accounts Payable (158) Bestelling voor verbruiksgoe- deren/service Aanvraag voor verbruiksgoe- deren/service Bestelling afdrukken GR/IR PPV leverancier Artikelen ontvangen aan de poort Inkomende crediteur- factuur Bestel- ling goed- keuren Goed- keuring van bestel- ling vereist Cor- rect? Goederen- ontvangst Bestelling bijwerken Factuur- ontvangst GR/IR PPV voorraad Periodeafsluiting Financiële boekhouding (159) Goederenont- vangstbon afdrukken Inkoper Nee Ja Nee Ja Nee Ja Nee Service- invoerformu- lier creëren / goedkeuren

©2013 SAP AG. All rights reserved.6 Legenda SymboolOmschrijvingOpmerkingen over gebruik Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol. De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario. Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen. Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden. Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario. Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen. Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen. Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt. Komt niet overeen met een taakstap in het document. Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in. Komt overeen met een taakstap in het document. Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant. Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt. SymboolOmschrijvingOpmerkingen over gebruik Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram. Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina. Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt. Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen. Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd. Bedrijfsactivi- teit/event Eenheidsp ro-ces Subproces -referentie Proces- beslis- sing Extern naar SAP Processo unit à Afdruk/docu- ment Werkelijke financi ë n Budgetplan- ning Handm a-tig proces Bestaande versie/ gegevens Systee m- beslis- sing geslaag d/misluk t Diagramver binding

©2013 SAP AG. All rights reserved.7 No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifications may vary. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices.