Onthaal van nieuwe medewerkers bij lokale besturen Goed begonnen is half gewonnen Streekplatform+ Meetjesland - 27 april 2006

Situering en inhoud Sectorconvenant lokale besturen Clusterplan diversiteit Inhoud van deze sessie waarom onthaalbeleid? typologie en mythes rond onthaalbeleid het onthaaltraject: onthaalbrochure, onthaaldag(en), peter- en meterprojecten uitwisseling tussen besturen Meetjesland

Bronmateriaal Welkom! Het onthaal van nieuwe medewerkers - A. Moreels, Kluwer, 2005 www.kluwer.be (typ onthaal in zoekmachine) Joost Ardts, Introductiebeleid, vorm geven aan de ontdekkingsreis van nieuwe medewerkers, Van Gorcum, 2003 Documenten besturen, praktijkvoorbeelden op www.vvsg.be P&O in lokale besturen, hfd. 13 onthaal

Waarom onthaalbeleid ? Goed en samenhangend personeelsbeleid: Medewerkers worden sneller productief Nieuwe medewerkers brengen nieuwe inzichten Hogere motivatie en minder verzuim Goed onthaalbeleid = retentiebeleid (vroegtijdig verloop minimaliseren) Troeven lokale bestuur in de kijker zetten

Kosten baten analyse (J. Ardts)

Onthaal “Alle activiteiten die door een organisatie worden ondernomen om de wederzijdse aanpassing van de nieuweling en de organisatie te bevorderen” Informatieverschaffing Netwerkuitbouw VTO Geen wondermiddel: andere factoren zijn minstens zo bepalend - werkorganisatie, stijl leidinggeven, houding nieuwe medewerker,…

Vijf mythes rond onthaalbeleid

Mythe 1: zelfredzaamheid Nieuwkomers kunnen wel voor zichzelf zorgen goede selectie = weinig nood aan onthaal informatie is vaak aanwezig binnen het bestuur domme vragen bestaan niet

Mythe 2: de informatielawine Geef massa’s informatie. Daarin vinden ze alles wat ze nodig hebben want het leven is meer dan lezen alleen evenwicht tussen informatie en netwerking

Mythe 3: oppervlakkigheid Een oppervlakkige introductie volstaat overdosis gezichten mensen maken op eigen initiatief kennis

Mythe 4: begin gemakkelijk De eerste opdrachten moeten beperkt en gemakkelijk zijn gemakkelijke opdrachten leiden tot isolement brede projectteams

Mythe 5: de mentor-tovenaar Het inschakelen van uitsluitend een mentor is de beste manier om nieuwkomers te integreren peter/meter versus een mentor directe collega?

Besluit: onthaal is IN! Onthaal is informatie (I) onthaalbrochure, reglementen, omzendbrieven, nota’s… (informatieve benadering) Onthaal is netwerking (N) Welke collega’s, medewerkers, sleutelfiguren, leidinggevenden moet mijn nieuwe medewerker zeker kennen? (relationele benadering)

Het onthaaltraject “psychologisch contract” – Luc Sels KUL Je scoort door dingen correct te doen exitgesprekken

Typologie van onthaal Gedeelde verantwoordelijkheid Goed werkgeverschap versus beperkte capaciteit personeelsdienst, andere prioriteiten,…

3 types – 3 niveaus Type 1: sink-or-swim beleid Type 2: hoe kan ik faciliteren/sturen? Type 3: zo doen wij het hier Onthaal op 3 niveaus: organisatie – dienst - functie

Onthaal op drie niveaus Niveau 1: kennismaking met de organisatie Historiek, missie/visie, doelstellingen, competenties Organogram, organisatiecultuur,de omgeving waarbinnen de organisatie werkt, sociale partners, maatschappelijk verantwoord ondernemen Praktische zaken, procedures

Onthaal op drie niveaus Tips Uiteenzetting door secretaris zelf Onthaalmail naar elke nieuwkomer Visueel maken : foto’s Op maat gemaakte telefoonlijst

Onthaal op drie niveaus Niveau 2: kennismaking met de dienst Leidinggevende, collega’s, (eventuele) ondergeschikten Hypothekeer de start niet!

Onthaal op drie niveaus Tips Zorg dat onthaal op niveau 1en 2 mooi aansluiten op elkaar Er bestaan geen domme vragen Collega’s moeten betrokken zijn Een nieuwe baas is altijd iets speciaal

Onthaal op drie niveaus Niveau 3: kennismaking met de eigen job Wegwijs in een berg informatie Meestal van eenvoudige naar complexere opdrachten

Onthaal op drie niveaus Tips Geef taken die een “uitzoekhouding” vereisen Geef enkel informatie die direct bruikbaar is in het werk Herhaal

Onthaal: ook voor… ? Contractanten van bepaalde, korte duur Projecten, art. 60§7, jobstudenten,… Personeelsleden die wijzigen van functie of van dienst, langdurig zieken

Het onthaaltraject Selectie Onthaaldag(en) Onthaalbrochure Peter/Meter of mentor

Selectie Onthaal = vanaf het eerste contact tot het einde van de proefperiode Realisme : maak geen beloftes die je niet kan waarmaken Missie en waarden moeten blijken uit het handelen Passend rekruterings- en selectietraject

Selectie Tips: Één persoon verzorgt het ganse traject Werk met een directe persoonlijk gerichte brief

Onthaaldag(en) Individueel of collectief? Beter spreiding over halve dagen Ruimte voor informele ontmoeting Ruimte voor vraagstelling

Scenario onthaaldag Voormiddag voorstelling deelnemers (9u-9u15) werking van de stad (9u15 tot 10uur) veiligheid (10.15-11u) diversiteit (11u-12u) Namiddag voorstelling diensten ( 13u-14.00) statuut, functionele loopbaan, vorming (14u00 –15.30) voorstelling vakbonden (15u45 – 16u00) duurzaamheid (16u00-16u15) onthaalbrochure + intranet (16u15-16u30) vragenronde (16u30-17u00)

Onthaalbrochure: algemeen Voor wie? Eén algemene brochure of doelgroepen (vb. stagiairs) Gepersonaliseerde brochure? Lancering: voor alle personeel of enkel voor nieuw personeel Langdurig afwezig personeel

Onthaalbrochure: inhoud Inhoud algemeen Welkomstwoord Historiek en huidige situatie (aantal werknemers) Missie, visie en strategie Organisatiecultuur Structuur, organogram, wie is wie Waar gelegen, bereikbaarheid Informatie over 1e werkdag Informatie over intranet, opleiding en training Jaarlijkse events Praktische zaken/wetenswaardigheden

Onthaalbrochure: inhoud Inhoud algemeen Specifieke woordjes/taal in de organisatie Informatie over loon en fiscaliteit Informatie over loopbaan- en ontwikkelingsvoorwaarden Verwijzing naar personeelsblad Veiligheid, gezondheid en preventie Informatie van de sociale partners Vraag naar feedback onthaal Personeels-documenten …

Onthaalbrochure: inhoud Hoofdstuk I: Bestuur en structuur (missie, structuur en begrippen, organogrammen, locaties stadsdiensten) Hoofdstuk II: Dienstgericht onthaal (decentraal) (werken op ……. dienst, voorstelling structuur van de dienst en uit te voeren taken, peter/meterschap Hoofdstuk III: Services voor het personeel (personeelsdienst, sociale dienst stadspersoneel, vertrouwensperso(o)nen,verzekeringen,veiligheid en welzijn op het werk Hoofdstuk IV: Reglementen (arbeidsreglement, vormingsreglement, evaluatiereglement, ICT-reglement, huisstijl, huishoudelijk reglement)

Onthaalbrochure: inhoud Collectieve hospitalisatieverzekering Maaltijdcheques Woon-werkverkeer GSD Vakantie Personeelskring DATS-tankkaart Nuttige infobronnen Nuttige publicaties Tijdregistratie en glijdende uurregeling BIJLAGEN: -formulieren fietspremie -aanvraag lidkaart personeelskring

Onthaalbrochure: inhoud Tips inhoudelijk Kijk eens over de muur (Gemeente/OCMW) Maak een evaluatie van je huidig onthaalbeleid Schrijf de onthaalbrochure vanuit het oogpunt van de nieuweling. Wat is relevant? Stuur voortdurend bij vanuit navraag bij de nieuwkomer: welke onderdelen van onthaalbrochure hebben ze (niet) gelezen? Welke informatie misten ze? Of was overbodig? Wat kan in de toekomst anders aangepakt worden… Let op met informatie die regelmatig upgedate moet worden Reglementen opnemen in de onthaalbrochure?

Onthaalbrochure: vorm Onthaalbrochure als visitekaartje Een samenraapsel of duidelijke structuur? Huisstijl Sober of flashy? Werk met eenvoudige taal Papier of electronisch?

Onthaalbrochure: vorm Tips vorm Werk met fotomateriaal Werk met symbolen Werk met vraag en antwoordlijsten Katernen versus vaste brochure Nuttig voor u versus extra voor u

Sober of flashy?

Symbolen – V&A

Onthaalbrochure: voorbeelden computers Het geïnstalleerde computernetwerk is enkel bestemd voor verrichtingen in verband met de u opgelegde taken. Indien wordt vastgesteld dat het wordt gebruikt voor andere doeleinden (vb. computerspelletjes, e–mail,…) zullen onmiddellijk de nodige sancties getroffen worden. contact met het publiek Wij vragen u om in het contact met de bevolking steeds hoffelijk en correct te blijven. Bovendien verwachten wij van u dat: de aanvragen om inlichtingen of documenten vlot en volledig behandeld worden. de wetgeving over het taalgebruik in de Vlaamse gemeenten correct wordt toegepast. databank verenigingen De cultuurdienst zorgt voor de updating en beheer. De andere diensten krijgen de lijst ter info bij wijzigingen. diensthoofdenvergadering 1 x per maand, op de laatste maandag van de maand om 14.00 uur, voorgezeten door de secretaris. Aanwezigheid op de vergadering is gewenst en vereist om de interne werking te bestendigen en een continuïteit van informatie aan personeelsleden toe te verzekeren. Gelieve uw punten voor de dagorde door te mailen aan de informatiedienst. De 3de week van de maand ontvangen de diensthoofden een mail met de vraag of er nog agendapunten zijn voor de diensthoofden en/ of de gemeenteraad

Onthaalbrochure: tips Vermijd het overdonderen met informatie! Maak iemand centraal verantwoordelijk voor het onthaal en werk een “draaiboek” en checklists uit. Zorg voor een centraal aanspreekpunt: het is op dit moment belangrijker dat medewerkers weten bij wie ze met vragen terecht kunnen, dan alle vragen op te lossen voor ze gesteld zijn! Bezorg de onthaalbrochure voor de eerste werkdag

Peter/meter of mentor? Peter/Meter Evidente vragen Gevoelige vragen Mensgerichte ondersteuning Geen element van evaluatie

Peter/meter of mentor? Mentor Verschil? Technische ondersteuning Begeleiding loopbaanontwikkeling Verschil? Het onderscheid tussen p/m en mentor is eerder theoretisch

Peter/meter of mentor? Voordelen voor de nieuwe medewerker Voordelen voor de peter/meter! Voordelen voor het bestuur Valkuilen bij het peter/meterschap Vermijd vermenging van begeleiding en beoordeling!

Checklist peter/meter: voorbeeld

Checklist peter/meter: voorbeeld

Besluit en tips Ondersteun je nieuwe medewerker bij het uitbouwen van een netwerk Spreid de informatie in de tijd Zorg voor een mix van informatie, introductie, opleiding Onthaal vraagt emotionele intelligentie

Besluit en tips Zorg voor formele en informele momenten Geef duidelijke en objectieve feedback Hou het simpel!

Contact Sectorconsulenten Meer info? Kris Dehamers: kris.dehamers@vvsg.be 02/211.55.33 of via sectorconsulenten@vvsg.be