WG archiveringVAC Brugge 17/01/2012

26 juli Op te volgen afspraken Aanduiden van coördinatoren per entiteit Contact opnemen met de beleidsdomeinarchivarissen Opstellen informatiebeheersplannen en selectielijsten Inrichten groepsklassement en maken van afsprakenkader

Archief Beschouwen dit zeer ruim, cf. definitie van archiefdocument in Archiefdecreet: alle documenten die ongeacht hun datum, vorm, ontwikkelingsstadium of drager naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de zorgdrager die ze heeft ontvangen, verworven of opgemaakt uit hoofde van zijn activiteiten of taken of ter handhaving van zijn rechten; Dus: –Zowel document- als archiefbeheer –Zowel digitaal als analoog

Archief onder controle? Zorg voor: –Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement? –Zorg voor de nodige middelen Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, overdrachtslijsten, … Groepsklassement voor maximale informatiedeling –Zorg voor de nodige procedures Raadpleging en bruikleen Beheer en selectie van het archief …

Aandachtspunten Goed archiefbeheer voor zowel digitaal als analoog archief tijdens alle levensfasen Vernietig archief volgens de wettelijke voorschriften en procedures

26 juli Gebruik groepsklassement Afspraken maken: –over plaatsing van stukken, dossiers, bestanden in de structuur –over classicifatiecodes –over sjablonen (papier en digitaal) => gestructureerde archiefvorming –over naamgeving ook digitaal: vb _Syllabus_archiefbeheer_v1.pdf

26 juli Meer digitaal werken Voordelen: –faciliteert plaatsonafhankelijk werken –automatisering van werkstromen –efficiëntere ontsluiting (vb. OCR) –goedkope opslagruimte in vgl. met papier Nadelen: –vergt ernstige voorbereiding –niet alles kan gedigitaliseerd worden –digitaliseringsproces zelf kan duur zijn –op middellange termijn veel duurder dan beheer van papieren archieven  Stappenplan digitalisering: site Digitalisering - Adviezen

Beheer archiefruimten VAC Zorg voor duidelijke afspraken tussen de verschillende gebruikers –Toelichting afsprakenkader VAC Leuven –Advies: implementatie in VAC Brugge –Betrek zeker de Beleidsdomeinarchivarissen! Zorg voor plaatsingslijsten, depotlijsten, … –Zorgen voor exhaustief overzicht Zorg voor goeie materiële omstandigheden

Implementatie Zorg voor vaste contactpersonen en duidelijke afspraken mbt toegang, gebruik van het archief, beheer van het depot, … Zorg ervoor dat je beschikt over de nodige instrumenten voor een goed archiefbeheer Betrek steeds de beleidsdomeinarchivarissen. Zij kunnen gerichte ondersteuning geven hierbij. Expliciteer de afspraken in een afsprakenkader en laat dit valideren.

Aandachtspunten Toegang mag enkel mogelijk zijn voor medewerkers van de (sub-)entiteiten die gebruik maken van de archiefruimte en dan pas na melding bij de verantwoordelijke van zijn of haar (sub-)entiteit. Het is niet voldoende om het archief over te dragen naar de archiefruimte. Het archief dient ter plaatse verder te worden beheerd, zowel op inhoudelijk als materieel vlak.

Vilvoorde Op dit moment oplossing voor Vlaamse ministeries –Voor richtlijnen voor overdracht zie website Agentschappen met rechtspersoon –Nota VR in voorbereiding die uitbreiding doelgroep regelt 26 juli

26 juli Contactgegevens Dries Vandaele Tel Website : –Internet: