Inkoopcontract SAP Best Practices

Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen Dit scenario heeft betrekking op het gebruik van contracten bij inkoopactiviteiten Voordelen Lagere verwervingskosten Veiligstelling van benodigdheden Transparantie van overeenkomsten met leveranciers Belangrijke Processtappen Basisovereenkomst (hoeveelheidscontract) creëren Aanvraag tot bestellen creëren Aanvraag tot bestellen toewijzen en bestelling creëren Bestellingen goedkeuren Contract controleren Goederenontvangst Factuurontvangst per post Uitgaande betaling

Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen Enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0 Gebruikersrollen Hoofd inkoop Inkoper Magazijnmedewerker Medewerker crediteurenadministratie

Gedetailleerde Procesbeschrijving Inkoopcontract Dit scenario heeft betrekking op het gebruik van contracten bij inkoopactiviteiten. Contracten zijn overeenkomsten met de leverancier voor de levering van artikelen of services onder afgesproken voorwaarden en binnen een bepaalde periode. Contracten worden als volgt onderverdeeld: Hoeveelheidscontract: een overeenkomst dat een klant een bepaalde hoeveelheid van een product bestelt binnen een gespecificeerde periode. Waardecontract: een contract waarin de aanschaf van goederen of services tot een totaalwaarde is afgesproken. Bij aanschafbronbetaling vervangen contracten de inkoopinforecords en kunnen deze worden toegewezen aan de bronlijst als de vaste bron voor MRP. Doelgroepen zijn inkoopmanagers en inkopers Aanvragen tot bestellen en bestellingen worden na het contract gecreëerd, als deze nog niet bestaan.

Process Flow Diagram Inkoopcontract Gebeurtenis Aankoper Door MRP gegenereerde verwervings-behoeften Behoefte aan contract Behoefte aan artikel wordt vastgesteld Aankomst artikelen aan de poort van de vestiging Aankoper Inkoopcontract creëren Aanvraag tot bestellen Aanvraag tot bestellen toewijzen aan contract en bestelling creëren Contracten bewaken Waarde van rapport met hoeveelheids-contracten Inkoopcontract Totale nettobestel-waarde > drempel (bijv. EUR 500) Vrijgegeven PO Nee Hoofd aankoper Ja Vrijgegeven PO Bestelling goedkeuren Magazijnmedewerker Goederenontvangsten met verwijzing naar bestellingen Medewerker crediteurenadministratie GR/IR PPV leverancier Factuur-ontvangst AP = Accounts Payable (158) MRP = Material Requirements Planning, PO = Purchase Order

Bestaande versie/ gegevens Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt Legenda Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol. De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario. Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen. Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden. Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario. Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen. Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen. Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt. Komt niet overeen met een taakstap in het document. Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in. Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in. Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant. Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt. Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram. Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina. Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer. Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer. Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt. Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen. Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd. Diagramverbinding <Functie> Afdruk/docu-ment Extern naar SAP Werkelijke financiën Bedrijfsactivi-teit/event Budgetplan-ning Processo unità Handma-tig proces Eenheidspro-ces Bestaande versie/ gegevens Subproces-referentie Proces-beslis-sing Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt