Infosessie declaraties

Overzicht Declaratiedossier Voortgangs- / eindverslag Aanvraag cofinanciering Kosten- en betalingsbewijzen Subsidiabiliteit Controle en uitbetaling Communicatieverplichtingen

1. Declaratiedossier Wat: Documenten: Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken stand van zaken project Documenten: voortgangs- of eindverslag Aanvraag cofinanciering Kosten- en betalingsbewijzen

Deadline: 15 januari – 15 juli www.hagelandplus.be > Documenten Digitaal en hard copy Handtekeningen! Deadline: 15 januari – 15 juli www.hagelandplus.be > Documenten Handtekeningen: op alle documenten waar vereist, én juiste handtekeningen: gemn en steden: burgem en secret; verenigingen: voorzitter of zoals bepaald in de statuten

2. Voortgangs- of eindverslag Vul sjabloon in  op website onder declaratie Keuze voortgangs- of eindverslag Inhoud: Gegevens project en promotor Projectvoortgang Financiering Afwijkings- of wijzigingsverzoeken Verschuiving: indien >10% van de kostenrubriek OF nieuwe rubriek wordt aangesneden Verlenging: N+2 Inhoudelijke wijzigingen: aanvraag bij PG Verhoging budget of nieuwe projectaanvraag: aanvraag bij PG Verschuiving: een kostenrubriek zoals opgegeven en goedgekeurd in financieringstabel mag met max 10% overschreven worden zn projectaanpassing nodig is. Vb: stel € 2000 investeringskosten opgegeven in PF, dan is er voor overschrijdingen tot 200 gn projectwijziging nodig. Igv nieuwe kostenrubriek bv in pf gn promotiekosten gevraagd, maar nu ineens wel => verschuiving nodig Verlenging: projecten worden voor een bepaalde periode goedgekeurd, maar kunnen in principe lopen tot 2.5 j na GK mits instemming PG. Bv GK op 01-01-2012 dan max verlenging PG: 30-06-2014 = verzoek via voortgangsverslag. Daarna nog verlenging nodig loopt via VLM

Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop Extra documentatie: Opleidingen, studiemomenten,…: namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht Nota: bij publieks- en/of persevents: 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM sturen Persartikels, foto's,... Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop

Aandachtspunten: Volledigheid Projectcode: goedkeuringsbrief Afwijkings- of wijzigingsverzoek: duidelijkheid: data, bedragen, kostenrubrieken, motivatie ALTIJD in te dienen, ook indien geen kosten gemaakt in de betrokken periode

3. Aanvraag cofinanciering Excelbestand (sjabloon op website) met 3 tabbladen: in te vullen voorblad facturen en kosten gedetailleerde personeelskosten

Voorblad Voorblad: Gegevens project en promotor, handtekening dus verder niet bij blijven stilstaan

Facturen en kosten Aandachtspunten: Kosten gemaakt in goedgekeurde projectperiode enkel projectgerelateerde kosten DUS geen reguliere kosten Enkel kosten van (co)promotoren Vraag stellen of de kost behoort tot de reguliere werking. Zo ja, niet aanvaarden Enkele voorbeelden: personeelsfeest, nieuwjaarsfeest, aanmaak kalender, publicatie Belgisch Staatsblad, afwasmachine, koelkast, milieubelasting, ophaling huisvuil, huur en ledigen containers Zo niet, kijken of het opgenomen is in het financieringsplan in de projectfiche

BTW Enkel privaatrechtelijke personen die niet BTW-plichtig zijn mogen BTW inbrengen Publiekrechtelijke instanties kunnen geen BTW indienen: gemeente- en stadsbesturen, OCMW's, kerkraden, publiekrechterlijke vzw’s (ook al zijn ze niet BTW-plichtig) In de projectfiche en bij declaraties moet dan ook steeds het juridische statuut (publiek-/privaatrechtelijk) en het geldende BTW-statuut van de projectpromotor vermeld worden. Gemengd BTW-statuut: meedelen welk percentage van de BTW voor het project terugvorderbaar is. Indien de BTW wel recupereerbaar is, mag deze niet ingediend worden ter cofinanciering. copromotoren verschillende soorten rechtspersonen: elk individueel voldoen aan de BTW richtlijn. Als bijvoorbeeld een gemeente hoofdpromotor is en een vzw copromotor mag de copromotor zijn BTW inbrengen en de gemeente niet.

Hoe invullen? Per kostenrubriek, oplopend (selectievakjes) Facturen per kostenrubriek: chronologisch 1 lijn per factuur Dus ook bv. personeelskosten: per loonfiche (dus per maand) Volgnummers: doorlopend vanaf 1 (herbeginnen bij elke declaratie) Kostenrubriek:1. investeringen, 2. personeelskosten, 3. werkingskosten, 4. overheadkosten, 5. externe prestaties, 6. Promotie & publiciteit, 7. Bijdrage in natura, 8. inkomsten. Moet voor elke factuur wel worden aangeduid Facturen per kostenrubriek: chronologisch ~factuurdatum Volgnrs: telkens herbeginnen bij declaraties, niet doorlopen

Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld Overige gegevens aanvullen: leverancier, onderwerp factuur, factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings% Opmerking: cofinancieringspercentage Hageland+ max. 60% Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld Paraferen

Detail personeelskosten

Apart tabblad voor gedetailleerde opgave personeelskosten per maand en per persoon zelfde bedragen loonfiche Tijdsregistratie in bijlage! Belangrijk dat wij het kunnen terugvinden Enkel tijd die persoon gewerkt heeft voor project Tijdsregistratie: per halve dag

ingeven en aanduiden op loonfiche: brutosalarissen van de projectwerkers wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen vakantiegeld (gewogen!) eindejaarspremie (gewogen!) andere kosten zoals het woon- en wegverkeer, de arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie extra – legale voordelen zoals maaltijdcheques Vakantiegeld en eindejaarspremie moeten worden omgerekend naar aantal maanden die voor project worden ingegeven. bv. eindejaarspremie: als iemand in een jaar 5 maanden voor het project gewerkt heeft, mag 5/12 van de eindejaarspremie ingebracht worden

Kopie van officiële loonfiche Loonstaat sociaal secretariaat = kostenbewijs + betaalbewijs Eindejaars-premie of vakantiegeld mag maandelijks a rato ingebracht worden

4. Kosten- en betaalbewijzen Elke ingegeven kost: factuur en rekeninguittreksel, of gelijkwaardig volgorde "Aanvraag cofinanciering" Factuur en rekeninguittreksel samennieten en nummeren (zelfde volgnummer Aanvraag cofinanciering) Kopieën Cash: kasticket (met daarop leverancier, datum, prijs en gekochte goederen) geldt dus zowel als een kosten- als betaalbewijs Originelen zijn zelf bij te houden tot 5 jaar na de laatste uitbetaling

Volgende zaken worden in fluo aangeduid: datum op zowel kosten- als betaalbewijs totaalbedrag dat in rekening gebracht wordt voor het project, al dan niet incl. BTW (eventueel de gebruikte verdeelsleutel erbij voegen en de berekening op het kostenbewijs maken) bedrag op het betaalbewijs aanduiden loonfiches: alle kosten die worden ingebracht in de detailtabel van de personeelkost (vb. RSZ werkgever, brutoloon, enz ..) Voor ons belangrijk: bedrag dat in de Aanvraag cofinanciering vermeld staat terug te vinden in de kosten- en betaalbewijzen

Volgnummer Gemeente: bedrag excl. BTW!! Fluo: Datum Totaalbedrag

Volgnummer Fluo: Totaal bedrag

Uitleg + berekening

5. Subsidiabiliteit Welke kosten zijn subsidiabel centrale vraag: wat is goedgekeurd in projectfiche project gerelateerd: geen kosten die behoren tot de reguliere werking van de promotor Welke kosten kunnen worden ingediend? belangrijk is wat werd opgelijst in de goedgekeurde financieringstabel van de projectfiche. Enkele voorbeelden: personeelsfeest, nieuwjaarsfeest, aanmaak kalender, publicatie Belgisch Staatsblad, afwasmachine, koelkast, milieubelasting, ophaling huisvuil, huur en ledigen containers

Investeringskosten Aankoop van grond: komt niet in aanmerking voor cofinanciering Gebouwen: afbraak: niet verwerving: niet oprichting, renovatie en inrichting: wel Opnieuw: ~pf: indien bv voorzien was in pf om een gebouw te renoveren, dan kan de inrichting van dat gebouw nog steeds niet worden ingediend, omdat het niet in de pf stond

Installaties, machines en uitrusting: ondergrondse leidingen bij infrastructuurwerken: niet, tenzij ze kaderen binnen de algemene inrichting van een gebouw dorpskernvernieuwing: onderfundering en fundering, lijnvormige elementen, verhardingen, signalisatie, groenaanleg, regiewerken, materieel en straatmeubilair: wel ondergrondse leidingen: bv nutsleidingen

Rollend materieel: niet, behalve gespecialiseerd rollend materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project Levend materiaal: aankoop van dieren: niet aankoop en planten van zaai- en pootgoed van jaarlijkse landbouwgewassen: niet huur van dieren en planten: wel b.v. een toeristentrein. In dat geval zijn ook de bijkomende kosten (vb. verzekering, onderhoud, wegentaks, kentekens) subsidiabel. huur van dieren: bv voor een evenement

Leasing: een door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs (netto-aankoop): wel uitzondering: leasingwagens/bedrijfswagens, en afschrijving: niet rollend materiaal algemeen: niet andere met de lease-overeenkomst-gemoeide kosten, zoals belasting: niet

Personeelskosten Loonkosten van de rechtstreeks bij het project betrokken personeelsleden, niet van supervisie → bewijs 1: kopie van loonfiche Enkel voor de tijd aan het project besteed → bewijs 2: tijdsregistratie per halve dag Vrijwilligerswerk hoort niet in deze rubriek: betaald: werkingskosten onbetaald: bijdragen in natura Supervisie: coördinatie van een organisatie, opvolging van werken door een technische dienst van een gemeente <-> Supervisie in de zorgsector in de zin van rechtstreekse begeleiding van zorgbehoevenden kan wel.

Werkingskosten Project gerelateerde kosten die er niet zouden zijn zonder het project (projectfiche!)

Aanvaard als werkingskosten: de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen, ...) Betaald vrijwilligerswerk

aankoop van een computer en een printer specifiek voor project: afschrijving op 3 jaar :per jaar maximaal 1/3 van de aankoopprijs huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur tankbeurten en kilometervergoedingen als het vervoer essentieel is voor het project opm: computer aangekocht in het verleden => overhead Andere afschrijvingen niet toegelaten!

betaald vrijwilligerswerk, verantwoord met een onkostennota (naam, dag(en), plaats en geleverde werk) en een betalingsbewijs geen combinatie van forfaitaire en reële kostenvergoedingen (kilometervergoeding) kosten die gemaakt worden ten aanzien van deze vrijwilligers (bv. een attentie voor het geleverde werk) kunnen ondergebracht worden als werkingskost

verzekering specifiek voor het project Kosten die gemaakt worden door een particulier: onkostennota en betalingsbewijs kan ook onder externe prestaties verzekering specifiek voor het project

Niet aanvaard als werkingskosten afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur computerkosten voor occasioneel gebruik: = overheadkosten uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame (promotie en publiciteit) verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening) Bestaande infrastructuur:gebouwen, materieel, installaties, meubilair en rollend materieel, ... verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening): dit is het aanrekenen van een huurprijs voor het ter beschikking stellen van een gebouw en infrastructuur, waarvan de promotor reeds eigenaar of huurder is voor het uitoefenen van activiteiten die geen betrekking hebben op het project. Dit geldt ook als de eigenaar of de huurder een belangrijke participatie (meer dan 50%) heeft in de onderneming, die promotor is;

Overhead Kosten die ook bestaan zonder project want verbonden aan dagdagelijkse activiteiten Overheadkosten die niet specifiek aan het project verbonden zijn: verdeelsleutel Max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten Verdeelsleutel moet door promotor vermeld en gemotiveerd worden, bijvoorbeeld op basis van het aantal personeelsleden die aan het project werken ten opzichte van het totaal aantal personeelsleden.

Enkel deze kosten vallen onder overhead: Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen In deze rubriek dat reeds aangekochte pc kan w ingebracht, op vwde gebruikt voor project. Dit kan enkel voor het deel van de afschrijvingsperiode die binnen de projectperiode valt en met een boekhoudkundige verklaring als bewijs. Als een computer slechts occasioneel binnen het project gebruikt wordt, moet een verdeelsleutel toegepast worden (vb. halftijds: de helft van de afschrijvingskost binnen de projectperiode kan worden ingebracht). Kosten die in principe ook onder werkingskosten kunnen: ~ gebruik specifiek en exclusief voor project of niet

Externe prestaties Kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd Bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus Onderzoeksopdrachten en studies: enkel indien deel van een concreet project Km-vergoeding: als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert Geen interne prestatie De kilometervergoeding kan dus zowel onder personeel, werkingskosten, overhead als externe prestaties ingebracht worden

Promotie en publiciteit enkel indien opgenomen in aparte rubriek projectfiche worden enkel in aanmerking genomen indien alle logo's en slagzin aanwezig Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Logo's = ook op

Bijdragen in natura enkel als onbetaald vrijwilligerswerk tastbare output project relatie met goederen waarvan kosten gedeclareerd bv. schilderwerken kan als verf ingebracht als kost moet in rubriek in projectfiche voorzien zijn max. tarief: € 20 per uur opmerking: inzet vrijwilligers moet op voorhand gemeld worden aan de PG-coördinator via sjabloon: de datum en uur van de werken, de locatie, het aantal werkkrachten en hun namen en tenslotte een beschrijving van de werkzaamheden. Ten laatste twee dagen (minimum 48 uur) vóór het begin van de werkzaamheden dient de coördinator op de hoogte gebracht te worden, zoniet kan de bijdrage geweigerd worden. Bij een fax is er automatisch een bewijs van zending. Bij het e-mailverkeer dient men ter bewijs een weerkerende mail te ontvangen. Controle ter plaatse mogelijk Geen factuur nodig, wel overeenkomst tss promotor en vrijwilliger

Inkomsten Inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit het project en tijdens de projectperiode Negatief getal: min-teken Ook 60% in rekening brengen

Voorbeeld 1: Project = organiseren evenement => inkomgeld moet in vermindering gebracht worden Voorbeeld 2: dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is

6. Controle en uitbetaling Leader : Controle door de coördinator iov PG Controle door de VLM Uitbetaling Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan: Agentschap voor Landbouw en Visserij Procesondersteuning Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping Koning Albert II laan 35, bus 41, 1030 Brussel Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71

Bekendmaking financiering Waarom : openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling Hoe : publicatie op website Naam promotor Postcode en gemeente Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar http://www.belpa.be http://ec.europa.eu/agriculture/funding/index_nl.htm. hagelandplus

Na afloop project Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden: Projectdocumenten Resultaten Constructies …

7. Communicatie Regels voor: Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s Vermelden van de slagzin van ELFPO: Europees Landbouwfonds voor PlattelandsOntwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen

Gebruik logo’s en slogan Algemene richtlijnen Bij alle communicatie- en promotiemateriaal Op titelpagina van publicaties (boeken, brochures, folders, uitnodigingen, nieuwsbrieven...) de logo's en slogan, gegroepeerd Bij publicaties: ook verwijzen naar instantie verantwoordelijk voor informatie-inh Op de homepage van websites, bij mailings, databases, audiovisueel materiaal... Op affiches, posters,... Op ander materiaal (bijv. zakjes, balpennen,…) Bij alle informatie- en publiciteitsacties uitz: te klein materiaal om op te drukken

Specifieke richtlijnen: Fysieke investering Totale kost (cofinanciering + eigen bijdrage)= < € 50.000 => algemene richtlijnen volgen > € 50.000 => gedenkplaat (klein infobord) > € 500.000 => werfplaat (groot infobord) Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein. Informatieborden: beschrijving van het project en/of de concrete actie slagzin en logo’s (min. 25% van de oppervlakte van het informatiebord) 50.000= investeringen 500.000= infrastructuurwerken

Voorbeelden slagzin Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord Logo’s

- Verplichte logo's en slagzin - 25% van het totale oppervlak bord

Naast de logo’s ook de slagzin Voorbeeld van LEADER-project: 4 logo’s + slagzin