Verwerving zonder kwaliteitsbeheer SAP Best Practices

Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen Verwerving zonder kwaliteitsbeheer Voordelen Gebruik van geïntegreerde gegevenssets zoals inkoopinforecords Verwerking van rolspecifieke werklijsten mogelijk Belangrijke Processtappen Bestellingen tot aanvragen weergeven en toewijzen Toegewezen aanvragen tot bestellen omzetten in bestellingen / handmatig bestellingen creëren Bestelling wijzigen Bestelling goedkeuren Bestelling afdrukken Goederen ontvangen van leverancier Factuurontvangst per post Uitgaande betaling

Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen Enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0 Gebruikersrollen Hoofd inkoop Inkoper Magazijnmedewerker Medewerker crediteurenadministratie

Gedetailleerde Procesbeschrijving Verwerving zonder kwaliteitsbeheer Dit inkoopproces gebruikt aanvragen tot bestellen die worden gegenereerd via het proces voor materiaalbehoefteplanning (MRP) of handmatig door een aanvrager. Een beheerder inkoop controleert of de bestelaanvraag correct is en zet deze om in een bestelling. Als alternatief kunnen de bestellingen ook handmatig worden gegenereerd. De bestelling moet worden goedgekeurd op basis van een vooraf gedefinieerd bedrag voordat de bestelling aan de leverancier wordt afgegeven.

Verwerving zonder kwaliteitsbeheer Procesflowdiagram Verwerving zonder kwaliteitsbeheer Gebeur-tenis Door MRP gegenereerde verwervings-behoeften MRP Control-ler Aanvraag tot bestellen creëren Ja Bestelling goedkeuren Pur-chasing Manager Nee Ja Inkoper Cor-rect? Bestelling wijzigen Goedkeuring van PO vereist? Bestelling afdrukken Bestelling verzenden (naar leverancier) Bestelling (PO) Nee Nee Ja Ware-house Clerk GR/IR PPV voorraad Goederenontvangstbon afdrukken Goederen inspecteren (geen vastgelegde fouten) Goederen ontvangen van leverancier voor de bestelling Goederen in beperkte voorraad ontvangen Credi-teuren GR/IR PPV Kleine verschillen Gebruik BTW van werkelijk te betalen bedrag Uitgaande betaling Factuuront-vangst per post AP Super-visor Externe financiële administratie (102) Cost Accountant (maand-afsluiting) Periodeafsluiting Financiële boekhouding (159) MRP = materiaalbehoefteplanning, RFQ = aanvraag tot bestellen, GR/IR = goederenontvangst/factuurontvangst, PPV = inkoopprijsafwijking

Bestaande versie/ gegevens Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt Legenda Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol. De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario. Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen. Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden. Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario. Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen. Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen. Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt. Komt niet overeen met een taakstap in het document. Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario. Komt overeen met een taakstap in het document. Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in. Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in. Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant. Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt. Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram. Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina. Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier. Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen. Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer. Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer. Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt. Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen. Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer. Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd. Diagramverbinding <Functie> Afdruk/docu-ment Extern naar SAP Werkelijke financiën Bedrijfsactivi-teit/event Budgetplan-ning Processo unità Handma-tig proces Eenheidspro-ces Bestaande versie/ gegevens Subproces-referentie Proces-beslis-sing Systeem-beslis-sing geslaagd/mislukt