Réunion d’information contrat n° 18IS201 à 18IS210 (hors 18IS202) 04/09/2015 Réunion d’information contrat n° 18IS201 à 18IS210 (hors 18IS202) Lieutenant JACOBS Gaëlle (OA) Adjudant COSEMANS Luc Mr VERHULST Wim 24 Août 2017

Infovergadering contract nr 18IS201 tot 18IS210 (behalve 18IS202) 04/09/2015 Infovergadering contract nr 18IS201 tot 18IS210 (behalve 18IS202) Luitenant JACOBS Gaëlle (AO) Adjudant COSEMANS Luc Mr VERHULST Wim 24 Augustus 2017

Agenda But Présentation Le cahier spécial des charges Questions/réponses

Agenda Doel Voorstelling Het bestek Vragen/antwoorden

But Eclairer cahier des charges Eclairer méthode de travail Répondre aux questions

Doel Verduidelijken van het bestek Verduidelijken van de werkmethode Antwoorden op vragen

Présentation Correspondant : le Service Dirigeant (SD) Mme DEGROOTE ayant changé de service. Egalement lors de l’exécution du contrat: le Fonctionnaire Dirigeant (FD). Contacts envoyés via lettre de notification. Ministère de la Défense Division Marché Publics Section Infrastructure – Sous-section Services Contact : 1Lt JACOBS Gaëlle (gaelle.jacobs@mil.be) Tel.: 02/441.54.89 Adjt COSEMANS Luc (luc.cosemans@mil.be) Tel.: 02/441.53.73 Mr VERHULST Wim (wim.verhulst@mil.be) Tel.: 02/441.54.88

Voorstelling Correspondent : de Leidende Dienst (LD) Mevrouw DEGROOTE is van dienst veranderd. Tijdens de uitvoering van het contract: de Leidend Ambtenaar (LA). Contacten meegedeeld via de notificatiebrief. Ministerie van Defensie Divisie Overheidsopdrachten Sectie Infrastructuur – Ondersectie Diensten Contact : 1Lt JACOBS Gaëlle (gaelle.jacobs@mil.be) Tel.: 02/441.54.89 Adjt COSEMANS Luc (luc.cosemans@mil.be) Tel.: 02/441.53.73 Mr VERHULST Wim (wim.verhulst@mil.be) Tel.: 02/441.54.88

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Marché Marché pluriannuel de services : - Entretien vert récurrent des quartiers militaires de la Défense Durée : 01 Jan 2018 – 31 Déc 2021 (reconduction annuelle tacite) Pas de suspension des prestations pour fermeture temporaire/congé de l’entreprise. Loi du 15 juin 2006 (secteurs classiques)

- Recurrent groenonderhoud van de militaire kwartieren van Defensie 04/09/2015 Het bestek Opdracht Meerjarige opdracht van diensten : - Recurrent groenonderhoud van de militaire kwartieren van Defensie Duur : 01 Jan 2018 – 31 Dec 2021. (jaarlijkse stilzwijgende verlenging) Geen opschorting van de prestaties o.w.v. tijdelijke sluiting/verlofperiode van de onderneming. Wet van 15 juni 2006 (inzake klassieke sectoren).

Présentation 09 contrats pour 09 plateaux : p.ex. Berlaar (13 quartiers) 18IS201: Plateau Bruges 18IS203: Plateau Berlaar 18IS204: Plateau Peutie 18IS205: Plateau Evere 18IS206: Plateau Beauvechain 18IS207: Plateau Florennes 18IS208: Plateau Bourg-Léopold 18IS209: Plateau Rocourt 18IS210: Plateau Marche -en-Famenne

Voorstelling 09 contracten voor 09 plateaus : bv. Berlaar (13 kwartieren) 18IS201: Plateau Brugge 18IS203: Plateau Berlaar 18IS204: Plateau Peutie 18IS205: Plateau Evere 18IS206: Plateau Beauvechain 18IS207: Plateau Florennes 18IS208: Plateau Leopoldsburg 18IS209: Plateau Rocourt 18IS210: Plateau Marche -en-Famenne

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Type de prestations Prestations à bordereau de prix. Quantités présumées (QP) = estimatif. Commandes >8.500,00 EUR HTVA nécessitent accord du Gestionnaire de matériel (responsable volet technique). Sous-traitance acceptée mais sous sa propre et entière responsabilité.

Het bestek Type prestaties Prestaties tegen prijslijst. 04/09/2015 Het bestek Type prestaties Prestaties tegen prijslijst. Vermoedelijke hoeveelheden (VH) = raming. Bestellingen >8.500,00 EUR excl. BTW vereisen toestemming van de Materieelbeheerder (verantwoordelijke technisch luik). Onderaanneming is toegelaten onder de eigen en volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver.

Cahier spécial des charges Critères de sélection Déclaration sur l’honneur implicite du droit d’accès (AR1, art. 61).  Rubrique 10 de l’offre Capacité technique : Contrats similaires au cours des trois dernières années, pour un montant au moins égal au 2/3 montant de l’offre (HTVA), sur base annuelle. Rubrique 8.a.(3) de l’offre Identité des sous-traitants avec la part du marché concerné.  Rubrique 6 de l’offre

Het bestek Selectiecriteria Impliciete verklaring op erewoord van toegangsrecht (KB1, art. 61).  Vak 10 van de offerte Technische bekwaamheid : Gelijkaardige contracten tijdens de laatste drie jaren, voor een bedrag (excl. BTW) tenminste gelijk aan 2/3 van het inschrijvingsbedrag, op jaarbasis.  Vak 8.a.(3) van de offerte Identiteit van eventuele onderaanneming met het betreffende gedeelte van de opdracht.  Vak 6 van de offerte

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Méthode d’attribution Adjudication ouverte Attribution à l’offre régulière (régularité formelle et matérielle) la plus basse, pour autant que la vérification de la déclaration implicite sur l’honneur démontre qu’elle correspond à la réalité.

Het bestek Gunningswijze Open aanbesteding 04/09/2015 Het bestek Gunningswijze Open aanbesteding Gunning aan de laagst regelmatige (formeel en materieel) offerte, voor zover uit de controle van de impliciete verklaring op erewoord blijkt dat deze overeenkomt met de werkelijkheid.

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Détermination des prix Via l’inventaire : un prix pour chaque poste Prix unitaires TOUT compris, sauf la TVA Quantités annuelles estimées  Rubrique 3 + 8.a.(2) de l’offre Révision des prix Peuvent être revus annuellement  Par 9.d. du CSCh

Het bestek Prijsbepaling: Prijsherziening 04/09/2015 Het bestek Prijsbepaling: Via de inventaris : één prijs voor elke post Eenheidsprijzen ALLES inbegrepen, met uitzondering van de BTW Geraamde jaarlijkse hoeveelheden  Vak 3 + 8.a.(2) van de offerte Prijsherziening Kunnen jaarlijks herzien worden  Par 9.d. van het bestek

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Offre (1/2) UNE offre SIGNEE par marché Soit en français, soit en néerlandais Soit format papier, soit format électronique (via e-Tendering) 2 exemplaires dont un avec la partie financière vide Pas de prix dans la partie technique Inventaire en MS Excel souhaitable

Cahier spécial des charges Offre (2/2) Documents à joindre au billet d’offre  Rubrique 8, 9 & 10 - L’inventaire - Statuts de l’entreprise + mandat valable du signataire - Attestation capacité technique - Explication détaillée des méthodes de désherbage alternatif (Cfr. point technique de la présentation) - Situation fiscale pour des soumissionnaires non belges

Het bestek Offerte (1/2) EEN ONDERTEKENDE offerte per opdracht Frans ofwel Nederlands Papieren offerte ofwel elektronische offerte (via e-Tendering) 2 exemplaren waarvan één zonder prijzen Geen enkele prijs vermeld in het technisch luik Inventaris in MS Excel wenselijk

Het bestek Offerte (2/2) Aan het offertebiljet toe te voegen documenten  Vak 8, 9 & 10 - De inventaris - Statuten van de onderneming + geldig mandaat van de ondertekenaar - Bewijs van technische bekwaamheid - Gedetailleerde uitleg over de alternatieve onkruidbestrijdingsmethode(n) (Cfr. technisch deel van deze presentatie) - Fiscale toestand in geval van niet-Belgische inschrijvers

Cahier spécial des charges Exécution des prestations Personnel pour l’exécution et le contrôle doit avoir une connaissance suffisante de la langue officielle de ladite région linguistique. Envoi lettre de commande via adresse e-mail et/ou fax avec date de début et délai d’exécution. Pénalité d’application en cas d’infraction. Commande, réception des travaux et facturation par FD.

Het bestek Uitvoering der prestaties Personeel voor de uitvoering en de controle moeten een voldoende kennis van de officiële taal van dit taalgebied hebben. De zending van bestelbrief via e-mailadres en/of faxnummer, met een datum van begin en een uitvoeringstermijn. Straffen in geval van inbreuk. Bestelling, oplevering van de werken en facturatie door LA.

Cahier spécial des charges Résiliation Le contrat est résiliable, sans préjudice des éventuelles mesures d'office. En tout temps, par adjudicataire, moyennant préavis de 180 jours (date lettre recommandée). En tout temps, par le Pouvoir Adjudicateur, moyennant un préavis de 90 jours (date lettre recommandée). Aucune des parties a droit à des indemnités.

Het bestek Opzegging De overeenkomst is opzegbaar, onverminderd de toepassing van eventuele maatregelen van ambtswege. Te allen tijde, door de dienstverlener mits een opzegtermijn van 180 dagen (datum aangetekende brief). Te allen tijde, door de Aanbestedende Overheid mits een opzegtermijn van 90 dagen (datum aangetekende brief). Geen van beide partijen heeft recht op vergoeding.

Cahier spécial des charges Sécurité militaire (1/2) Informations sur la répartition exacte des zones après la notification. Zones non classifiées Zones classifiées Zone 3 (Zone administrative) Zone 2 Zone 1 Zone 0   Immeuble ou local / locaux Local Accès dans le quartier/sur le chantier de la Défense Accès contrôlé pour tout le monde Accès RESTREINT Accès TRES RETREINT Pas contrôlé de façon permanente Présence de personnel militaire dans la zone Présence de personnel militaire dans la zone ou dans le local Présence permanente de personnel militaire dans le local Travail sous surveillance Autorisation Commandant de quartier SGRS Délai 10 jours 15 jours 6 à 9 mois

Cahier spécial des charges Sécurité militaire (2/2) Changements: - Peu importe la zone, vérification de sécurité pour tout le monde via SGRS. Délai max. 6 semaines. Si un avis négatif venant de SGRS : accès au quartier interdit. Aucune compensation financière ne sera accordée.  Veuillez préparer les documents nécessaires de votre personnel pour lancer la procédure dès notification.

Niet-geclassificeerde zones Geclassificeerde zones Het bestek Militaire veiligheid (1/2) Informatie over de exacte verdeling van de zones na de notificatie. Niet-geclassificeerde zones Geclassificeerde zones Zone 3 (Administratieve zone) Zone 2 Zone 1 Zone 0   Gebouw of lokaal/lokalen Lokaal Toegang in het kwartier / op de werf van Defensie Gecontroleerde toegang voor iedereen BEPERKTE toegang STRIKT BEPERKTE toegang Niet permanent gecontroleerd Aanwezigheid van militair personeel in de zone Aanwezigheid van militair personeel in de zone of het lokaal Permanente aanwezigheid van militair personeel in het lokaal Werken onder toezicht Goedkeuring Kwartiercommandant SGRS Termijn 10 dagen Termijn 15 dagen Termijn 15 dagen Termijn 6 tot 9 maanden

Het bestek Militaire veiligheid (2/2) Veranderingen: - Ongeacht de zone, veiligheidsverificatie voor iedereen door SGRS. Termijn max. 6 weken. - Indien negatief advies van SGRS : toegang tot het kwartier verboden. Geen enkel financiële compensatie zal worden toegekend.  Gelieve alle nodige documenten van uw personeel voor te bereiden om de procedure meteen na de notificatie te beginnen.

Adaptation CSCh Inventaire contrat 18IS206 poste 9 & 10 à rajouter. Art. 4.b.(1) - Capacité technique à prouver : fournir une liste de services similaires, pour un montant au moins égal au 2/3 du montant de l’offre (HTVA), sur base annuelle. POC à retirer: Mme Nancy Degroote. Adaptation fréquence, précisions complémentaires dans annexe technique et inventaire.  Report de la date d’ouverture des offres au 20 Sep 2017 + addendum

Aanpassing bestek Inventaris contract 18IS206: post 9 & 10 toe te voegen. Art 4.b.(1)- Bewijs van technische bekwaamheid: lijst van gelijkaardige diensten, voor een bedrag tenminste gelijk aan 2/3 van het inschrijvingsbedrag (excl. BTW), op jaarbasis. POC te schrappen: Mevr. Nancy Degroote. Aanpassingen frequentie, complementaire verduidelijkingen in technische bijlage en inventaris.  Wijziging datum openingszitting naar 20 Sep 2017 + addendum

Cahier spécial des charges Ouverture des offres Date : 06 Sep 2017  20 Sep 2017 Heure : 10h00 Lieu : Bloc 4D – Rez – Local 88/89

Het bestek Opening van de offertes Datum : 06 Sep 2017  20 Sep 2017 Uur : 10u00 Plaats : Blok 4D – Glv – Lokaal 88/89

Entretien vert récurrent– Spec Tech Recurrent groenonderhoud– Tech Spec 24 Aou 2017 Réunion d’information Informatie vergadering Cdt d’Avi MACHIELS François

Principes - Beginselen Vermoedelijke hoeveelheden – realistisch Alle « afval » moet weg Posten « All in » Bestelling door de LA, geen initiatief Quantités présumées – réalistes Tous les « déchets » doivent être évacués Postes « All in » Commande par le FD, pas d’initiative

Pesticides - Pesticiden VERBODEN Altijd eerst met alternatieve technieken werken Enkel mits toestemming van de Materieel Beheerder In geval van: volgens de wetgeving en met een fytolicentie (adequate type) INTERDIT Toujours travailler d’abord avec les techniques alternatives Seulement avec l’accord du Gestionnaire de Matériel Au cas où: selon la législation et avec une phytolicence (type adéquat)

Écorces - Schors Finse piste (post 9) (erratum) Leveren/aanbrengen + rollen/… (Bloem)perken (post 7) Geen nieuwe, alleen maar bijvullen (min 5 cm dikte) Piste finlandaise (poste 9) (erratum) Fourniture/placement + rouler/… Parterres (poste 7) Pas de nouveau, seulement faire l’appoint (min 5cm d’épaisseur)

Pistes d’obstacles - Hindernispistes Verschillende types van bekleding zijn mogelijk: de pistes worden terug op de verschillende postes verspreid (erratum) Différents revêtements sont possibles: les pistes sont réparties sur les différents postes (erratum)

Techniques alternatives – alternatieve technieken Tabellen verklaren wat de resultaat moet zijn, afhankelijk van de type zone, de hoogte en de oppervlakte van onkruid; De keuze van de techniek is VRIJ (geen beschadiging), de resultaat telt. Technieken moeten aan de LA voorgesteld. Les tableaux expliquent ce que doit être le résultat, dépendamment du type de zone, de la hauteur et de la superficie des adventices; Le choix de la technique est LIBRE (sans dégâts), le résultat compte. La technique doit être présentée au FD.

Q & A Annexe C, article technique complémentaire N°09 Entretien piste d’athlétisme, autour terrain de football/sport : Piste d’obstacle – Piste finlandaise. Quel est le revêtement pour les quartiers d’Amay, Eupen, Marche-en-Famenne ?

Q & A Reponse:

Q & A 2. Prijs Bij sterke vermindering van de gevraagde frequentie of de gevraagde hoeveelheid kan een aannemer dan weigeren om de werken uit te voeren tegen de opgegeven prijs? Vb 8 maaibeurten bestellen ipv 12 maaibeurten die per seizoen voorzien werden? Ant.: Geen verandering aan de prijs is toegestaan.

Q & A 3. Communicatie met buurtbewoners Voor het onderhoud aan de buitenkant van de omheining moet er daarom soms vanuit de tuin/eigendom van een aangelande gewerkt worden, wie zorgt er voor communicatie met buurtbewoners? Toelatingen om hun privé te mogen betreden? Ant.: Het Kw moet het regelen. Meestal geen toelating om privé te betreden.

Q & A 3. Oppervlakten Hoe worden de oppervlakten voor de alternatieve onkruidbestrijding opgemeten? Betreft deze enkel de opmeting van de voegen waar onkruidgroei ontstaat of de ganse oppervlakte van de verharding? Ant.: 3. Echt afhankelijk van de toestand: kant van een weg/piste meestal in lm, andere oppervlaktes (parking, voetpad) in m², ongeacht de densiteit van voegen. Zie inventaris punt 11.