Réunion d’information contrat n° 17IS403 04/09/2015 Réunion d’information contrat n° 17IS403 Lieutenant JACOBS Gaëlle (OA) Adjudant VETS Peter 27 Juillet 2017

Info vergadering contract n° 17IS403 04/09/2015 Info vergadering contract n° 17IS403 Lieutenant JACOBS Gaëlle (OA) Adjudant VETS Peter 27 Juli 2017

Agenda Présentation Le cahier spécial des charges Questions/réponses

Agenda Voorstelling Het bestek Vragen/Antwoorden

But Eclairer cahier des charges Eclairer méthode de travail Répondre aux questions

Doel Verduidelijken van het bestek Verduidelijken van de werkmethode Antwoorden op vragen

Présentation Correspondant : le Service Dirigeant (SD) Egalement lors de l’exécution du contrat: le Fonctionnaire Dirigeant (FD). Contact envoyé via lettre de notification. Ministère de la Défense Division Marché Publics Section Infrastructure – Sous-section Services Contact : 1Lt JACOBS Gaëlle (gaelle.jacobs@mil.be) Tel.: 02/441.54.89 Adjt VETS Peter (peter.vets@mil.be) Tel.: 02/441.53.85

Voorstelling Correspondent : de Leidende Dienst (LD) Tijdens de uitvoering van het contract: de Leidend Ambtenaar (LA). Contact gekend via de notificatiebrief. Defensie Ministerie Divisie Overheidsopdrachten Sectie Infrastructuur – Ondersectie Diensten Contact : 1Lt JACOBS Gaëlle (gaelle.jacobs@mil.be) Tel.: 02/441.54.89 Adjt VETS Peter (peter.vets@mil.be) Tel.: 02/441.53.85

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Marché Marché pluriannuel de services : - Nettoyage domestique de bâtiments et d’infrastructures militaires Plateau Berlaar Durée : 1 Oct 2017 – 31 Déc 2019 (reconduction annuelle tacite) Pas de suspension des prestations pour fermeture temporaire/congé de l’entreprise. Loi du 15 juin 2006 (secteurs classiques)

Het bestek Opdracht Meerjarige opdracht van diensten : 04/09/2015 Het bestek Opdracht Meerjarige opdracht van diensten : - Huishoudelijke schoonmaak van de militaire gebouwen en infrastructuur te plateau Berlaar Duur : 1 Okt 2017 – 31 Dec 2019 (jaarlijkse stilzwijgende verlenging) Geen opschorting van de prestaties o.w.v. tijdelijke sluiting/verlofperiode van de onderneming. Wet van 15 juni 2006 (inzake klassieke sectoren)

Présentation Plateau Berlaar (13 quartiers) QU BROSIUS ZWIJNDRECHT QU THOUMSIN BURCHT QU GAILLY TIELEN BRASSCHAAT BRASSCHAAT KLM QU V ZUYLEN NYEVELT BERLAAR QU DEN TROON GROBBENDONK BPO ANVERS BPO SCHOTEN BPO KONTICH BPO BRASSCHAAT INFORMATIE CENTRUM ANVERS MIL COMDO PROV ANVERS  Superficie de 68.504,94m²

Voorstelling Plateau Berlaar (13 kwartieren) KW BROSIUS ZWIJNDRECHT KW THOUMSIN BURCHT KW GAILLY TIELEN BRASSCHAAT BRASSCHAAT KLM KW V ZUYLEN NYEVELT BERLAAR KW DEN TROON GROBBENDONK BPO ANTWERPEN BPO SCHOTEN BPO KONTICH BPO BRASSCHAAT INFORMATIE CENTRUM ANTWERPEN MIL COMDO PROV ANTWERPEN  Oppervlakte van 68.504,94m²

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Type de prestations Prestations à bordereau de prix. Prestations particulières “sur ordre d’exécution”. Quantités renseignées à titre indicatif. Sous-traitance interdite excepté nettoyage rideaux, tentures, stores et tapis absorbants. Identité à communiquer dans l’offre.  Rubrique 6

Het bestek Type prestaties Prestaties tegen prijslijst. 04/09/2015 Het bestek Type prestaties Prestaties tegen prijslijst. Prestaties op “uitvoeringsbevel”. Opgegeven hoeveelheden zijn enkel ter info. Onderaanneming is verboden met uitzondering van de schoonmaak van gordijnen, overgordijnen, zonneblinden en stofwerende tapijten. Identiteit met de offerte mee te delen.  Vak 6

Cahier spécial des charges Critères de sélection Déclaration sur l’honneur implicite du droit d’accès (AR1, art. 61).  Rubrique 10 de l’offre Capacité technique : Contrats similaires (en nature et en fréquence) au cours des trois dernières années, sans sous traitance, Surface « plancher » d’au moins 10.000m² et dont le cumul représente au moins 2/3 de la surface du présent marché. Sous forme d’un tableau, voir contrat page 12.  Rubrique 8.(4) de l’offre

Het bestek Selectiecriteria Impliciete verklaring op erewoord van toegangsrecht (KB1, art. 61).  Vak 10 van de offerte Technische bekwaamheid : Gelijkaardig contracten (van aard en frequentie) tijdens de laatste drie jaren, zonder onderaanneming, Ten minste 10.000 m² vloeroppervlakte en waarvan de som van het geheel ten minste gelijk is aan 2/3 van deze opdracht. Vb tabel, cfr. Contract pagina 12.  Vak 8.(4) van de offerte

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Méthode d’attribution Appel d’offres ouvert  pas de négociation. C.S.Ch. n’est pas un marché “à résultat”: la nature et la fréquence d'exécution de prestations sont imposées. Planning d’exécution doit être approuvé. Critères d’attribution :

Het bestek Gunningswijze Open offerteaanvraag  geen onderhandelingen. 04/09/2015 Het bestek Gunningswijze Open offerteaanvraag  geen onderhandelingen. Het huidige bestek is geen “resultaatsverbintenis”: de aard en de frequenties van te leveren prestaties worden opgelegd. Uitvoeringsplanning moet goedgekeurd worden. Gunningscriterium :

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Détermination des prix Inventaire (Annexe A-1) : un prix pour chaque poste, Prix unitaires TOUT compris, sauf la TVA, Quantités annuelles estimées. Salaires du personnel d’après UGBN.  Rubrique 3 + 8.(3) de l’offre Révision des prix Mensuellement  Semestriel d’après UGBN

Het bestek Prijsbepaling: Prijsherziening 04/09/2015 Het bestek Prijsbepaling: Inventaris (Bijlage A-1) : één prijs voor elke post, Eenheidsprijzen ALLES inbegrepen, met uitzondering van de BTW, Geraamde jaarlijkse hoeveelheden. Lonen van het personeel volgens ABSU.  Vak 3 + 8.(3) van de offerte Prijsherziening Maandelijks  Semestrieel volgens ABSU

Cahier spécial des charges Offre UNE offre SIGNEE par marché, Soit en français, soit en néerlandais, Soit format papier (2 ex. dont 1 original), ! Délai via porteur ! Soit format électronique (via e-Tendering), Documents à joindre à l’offre  Rubrique 8 & 9 - Le billet d’offre (Ann A-1) - L’inventaire (Ann A-2) - Statuts de l’entreprise + mandat du signataire - Annexe I: Certificats - Attestation capacité technique - Documents liés aux critères d’évaluation, cfr partie technique

Het bestek Offerte EEN offerte per opdracht, Frans ofwel Nederlands, Ofwel papieren offerte (2 ex. waarvan 1 origineel) ! Termijn per drager ! Ofwel elektronische offerte (via e-Tendering) Aan de offerte toe te voegen documenten  Vak 8 & 9 - Het getekende offertebiljet (BijlA-1) - De inventaris (Bijl A-2) - Statuten van de onderneming + mandaat van de ondertekenaar - Bijlage I : Attesten - Bewijs van technische bekwaamheid - Documenten volgens evaluatie criteria, cfr technische deel

Cahier spécial des charges 04/09/2015 Cahier spécial des charges Dérogations aux règles Générales d’Exécution (AR2) Montant du cautionnement : 2% du montant annuel initial (H.T.V.A.) du marché. Preuve de versement dans les 30 jours de la notification. Indemnisation pour suspension : Modifications à l’inventaire et interruptions d’exécution.  Régulièrement tout au long du contrat. Délai d’exécution: Début 01 octobre 17 jusqu’à 31 décembre 2017. Reconduction annuelle tacite.

Het bestek Afwijkingen van de Algemene Uitvoeringsregels (KB2) 04/09/2015 Het bestek Afwijkingen van de Algemene Uitvoeringsregels (KB2) Bedrag van de borgtocht : 2% van het oorspronkelijk jaarlijkse bedrag (excl BTW) van de opdracht. Bewijs van storting binnen 30 dagen vanaf de kennisgeving. Schadevergoeding: Wijzigingen aan de inventaris en onderbrekingen.  regelmatig voorkomen tijdens de hele duur van de opdracht. Uitvoeringstermijn: Begin 01 oktober 17 tot 31 december 2017. Jaarlijkse stilzwijgende verlenging.

Cahier spécial des charges Exécution des prestations (1/2) Personnel pour l’exécution et le contrôle doit avoir une connaissance suffisante du néerlandais. Envoi lettre de commande via adresse e-mail et/ou fax. Tenue de travail adéquate avec identification de la société. Chefs d’équipe/Brigadiers seront, entre autres, rapidement contactables par le FD. Changement du personnel: max 20% par trimestre. Pénalité d’application en cas d’infraction  Annexe H.

Cahier spécial des charges Exécution des prestations (2/2) A fournir par prestataire: - Planning détaillé des prestations par local, - Liste personnes pour effectuer les constats, - Mensuellement: rapport de contrôle interne de la qualité des prestations, - Mensuellement: bordereau d’exécution pour facturation, - Au quotidien: liste du personnel présent.

Het bestek Uitvoering der prestaties (1/2) Personeel voor de uitvoering en de controle moeten een voldoende kennis van de Nederlandse taal hebben. De zending van bestelbrief via e-mailadres en/of faxnummer, Gepaste werkkledij met identificatie van de firma. De ploegbazen/Brigadiers zullen, onder andere, snel bereikbaar door de LD zijn. Wijziging van het personeel : maximum 20 % per trimester. Straffen in geval van inbreuk  Bijlage H.

Het bestek Uitvoering der prestaties (2/2) Te leveren door de dienstverlener : - De gedetailleerde planningen van de prestaties per lokaal, - Lijst van personeel om de vastellingen te doen, - Maandelijks: intern controleverslag van de uitvoeringskwaliteit van de prestaties, - Maandelijks : uitvoeringsborderel voor de factuur, - Dagelijks: lijst van aanwezigheid van het personeel.

Cahier spécial des charges Résiliation Contrat résiliable, sans préjudice des éventuelles mesures d'office. A partir de 2018 par adjudicataire, moyennant préavis de 180 jours (date lettre recommandée). En tout temps, par le Pouvoir Adjudicateur, moyennant un préavis de 90 jours (date lettre recommandée). Aucun droit à des indemnités pour aucune des parties.

Het bestek Opzegging De overeenkomst is opzegbaar onverminderd de toepassing van eventuele maatregelen van ambtswege. Vanaf 2018 door de dienstverlener, mits een opzegtermijn van 180 dagen (datum aangetekende brief). Te allen tijde, door de Aanbestedende Overheid, middels een opzegtermijn van 90 dagen (datum aangetekende brief). Geen recht op vergoeding.

Cahier spécial des charges Sécurité militaire (1/2) Zones non classifiées Zones classifiées Zone 3 (Zone administrative) Zone 2 Zone 1 Zone 0   Immeuble ou local / locaux Local Accès dans le quartier/sur le chantier de la Défense Accès contrôlé pour tout le monde Accès RESTREINT Accès TRES RETREINT Pas contrôlé de façon permanente Présence de personnel militaire dans la zone Présence de personnel militaire dans la zone ou dans le local Présence permanente de personnel militaire dans le local Travail sous surveillance Autorisation Commandant de quartier SGRS Délai 10 jours 15 jours 6 à 9 mois

Cahier spécial des charges Sécurité militaire (2/2) Changements: - Peu importe la zone, vérification de sécurité pour tout le monde via SGRS. Délai 06 semaines. - Si un avis négatif venant de SGRS, accès au quartier interdit. Aucune compensation financière ne sera accordée.

Niet- geclassificeerde zones Geclassificeerde zones Het bestek Militaire veiligheid (1/2) Niet- geclassificeerde zones Geclassificeerde zones Zone 3 (Administratieve zone) Zone 2 Zone 1 Zone 0   Gebouw of lokaal/lokalen Lokaal Toegang in het kwartier / op de werf van Defensie Gecontroleerde toegang voor iedereen BEPERKTE toegang STRIKT BEPERKTE toegang Niet permanent gecontroleerd Aanwezigheid van militair personeel in de zone Aanwezigheid van militair personeel in de zone of het lokaal Permanente aanwezigheid van militair personeel in het lokaal Werken onder toezicht Goedkeuring Kwartiercommandant SGRS Termijn 10 dagen Termijn 15 dagen Termijn 6 tot 9 maanden

Het bestek Militaire veiligheid (2/2) Veranderingen: - Ongeachte de zone, veiligheidsverificatie voor iedereen door SGRS. Termijn: 6 weken. - Als negatieve mening van SGRS, geen toegang meer in de kwartieren. Geen enkel financiële compensatie zal bewilligen.

Cahier spécial des charges Ouverture des offres Date : 08/08/2017 Heure : 09h30 Lieu : Bloc 4D – Rez – Local 88/89

Het bestek Opening van de offertes Datum : 08/08/2017 Uur : 09u30 Plaats : Blok 4D – Glv – Lokaal 88/89

Partie Technique Technische Deel

Contrat de nettoyage Infra – Spec Tech Schoonmaakcontract Infra – Tech Spec 27 Jul 2017 Réunion d’information Informatie vergadering Cdt d’Avi MACHIELS François

Principes - Beginselen Recurrente prestaties / op bevel Controle van: kwaliteit en middelen (gunningscriteria) SLA (zo weinig ambiguïteit mogelijk) Doel: het urenpakket en de kwaliteit garanderen (opleiding, uitvoering, beheer van de klachten) Prestations récurrentes / sur ordre Contrôle de la qualité et des moyens (critères d’attributions) SLA (moins d’ambiguïté possible) But: garantie de la qualité (formation, exécution, gestion des plaintes) et du « paquet d’heures »

Autocontrôle - Autocontrole Maandelijks Door de dienstverlener georganiseerd 20% van de blokken van een Kwartier Dmv eigen QMS (conform offerte) Verslag/resultaten (vs SLA) Mensuel Organisé par le prestataire de service 20% des blocs du Quartier Au moyen du QMS propre (conforme à l’offre) Rapport/résultats (vs SLA)

Contrôle externe – Externe controle 4x/jaar Firma/QMS nog niet gekend – AQL zullen opgelijnd worden Ervaring opbouwen, geen controle van de kwaliteit van de autocontrole Resultaten gelden voor SLA’s 4x/an Firme/QMS pas encore connu – AQL seront alignés Accumuler de l’expérience, pas de contrôle de l’autocontrôle Les résultats valent pour les SLA.

Plaintes - Klachten Alle type controles geven aanleiding tot klachten; Resultaten (verslag) van een (auto)controle ook Tous les types de contrôle donnent lieu à des plaintes; Les résultats (rapport) d’un (auto)contrôle aussi.

Contrôle des heures Contrôle van de aanwezigheid Gezien dit een gunningscriterium is; Uren in & out aan het wachtlokaal melden; Op maandelijkse basis gecontroleerd (vs offerte + SLA) Alle « schoonmaak pers » (geen controleur) Vu que ceci est un critère d’attribution; Heures in & out à inscrire au corps de garde; Contrôlé sur base mensuelle (vs offre et SLA) Tout le « pers de nettoyage » (pas un contrôleur)

Q & A 1. Bijlage A-2, inventaris deel B, Prestaties 1B1, 1B2, 1B3 en 1B4 Deze prestaties zijn aangeduid als Halfmaandelijkse prestaties maar de aangegeven aantal frequentie op jaar basis is 48, wat overeenkomt met wekelijkse prestaties. Wat is correct? Ant.: Wekelijkse prestatie. Een addendum zal geschreven worden. 1. Annexe A-2, inventaire partie B, Prestations 1B1, 1B2, 1B3 et 1B4 Ces prestations sont mentionnées comme des prestation bimensuelle alors que le nombre spécifié de fréquence est de 48, ce qui correspond à des performances hebdomadaires. Quelle fréquence est correcte? Rep.: Prestations hebdomadaire. Un addendum sera écrit.

Q & A 2. Artikel 15.d - Respecteren van de sociale wetgeving & de wetgeving op kinderarbeid. Kan u ons de bijlage S bezorgen? Ant.: Zal met de verslag van de vergadering op e-Tendering toegevoegd worden. 2. Article 15.d - Le respect de la législation sociale et du travail des enfants. Pouvez-vous nous fournir l’annexe S? Rep.: Sera rajouté sur e-Tendering avec le rapport de la réunion.

Q & A 3. Artikel 2.e – Gunningswijze Kan u specifiëren wat u onder de administratief, financieel, technische en logistiek luiken wenst terug te vinden? Ant.: Administratief – Zie slide 22 Financieel – Zie slide 20 Technische – Gelijk aan rang “Kwaliteit” in gunningscriterium Logistiek – Niet van toepassing 3. Article 2.e – Mode de passation du marché Pouvez-vous préciser ce que vous voulez trouver sous les volets administratif, financier, technique et logistique? Rep.: Administratif – Voir slide 21 Financier – Voir slide 19 Technique – Equivaut au rang « Qualité » des critères d’attribution Logistique – Pas d’application

Q & A 4. Minimum uurtarief Wordt er een minimum uurtarief (bv. 1A met als minimum de door de ABSU opgelegde sociale lasten) opgelegd? Ant.: Zie artikel 9.d 4. Tarif horaire minimum Y a-t-il un tarif horaire minimum imposé (par ex. 1A avec comme minimum les charges sociales minimales imposées par la UGBN)? Rep.: Voir article 9.d

Q & A 5. Gedetailleerd oppervlakte Zijn er per schoonmaakprogramma meer gedetailleerd m² per type ruimte beschikbaar? Ant.: Ja, zie bijlage A-2 die wordt op basis van de verschillende programma's per kwartier verdeeld. 5. Superficies détaillées Y a-t-il pour chaque programme de nettoyage un détails des surface par type d’espace? Rep.: Oui, voir annexe A-2 qui est subdivisé d’après les différents programmes par quartier.

Q & A 6. Percentage controle externe firma Hoe wordt het percentage per lokaal berekend in de externe VSR-controles? Ant.: Het contract moet nog beginnen. Zoals geschreven in bijlage H, zullen indien nodig de percentage aangepast om de cotatiesysteem te respecteren. 6. Pourcentage contrôle de l’entreprise externe Comment le pourcentage de contrôle des firmes externes est-il calculé? Rep.: Le contrat est encore à venir. Comme mentionné dans l’annexe H, les pourcentages seront adaptés si nécessaire pour respecter le système de cotation du système choisi.

Q & A 7. Bijlage A-2, deel C: aantal uren Het aantal uren op te geven in de bijlage A-2, deel C betreft dit enkel de uitvoeringsuren of mogen hierin ook de toezichtsuren mee worden opgenomen? Ant.: Ja voor de kuispersonen (met brigadiers), Nee voor control persoon van de firma (zie Art. 4.c.2 Bijl. A) 7. Annexe A-2 partie C: nombre d’heure Le nombre d’heure repris dans l’annexe A-2 partie C, concerne-t-il seulement les heures d’exécution ou également les heures de surveillance? Rep.: Oui pour toute personne qui nettoie (brigadier compris), Non pour un contrôleur de la firme (cfr Art. 4.c.2 de l’Ann A).