2015/HFB/OO/32004 Raamovereenkomst voor consultancy in belanghebbendenmanagement en service design Opening d.d. 09/03/2015 Informatievergadering Facilitair Bedrijf

Informatievergadering HFB Disclaimer : – De huidige slides zijn enkel een samenvatting van de voornaamste clausules van het bestek met referentie 2015/HFB/OO/32004 en zijn dus onvolledig. – Deze slides zijn dus geen contractueel document. – Deze slides hebben enkel tot doel de kandidaat- inschrijver te wijzen op de voornaamste elementen om te komen tot een regelmatige inschrijving

Informatievergadering HFB Algemene gegevens : – Voorwerp van de opdracht – Aanbestedende overheid – mandaterende overheid – Gunningswijze – Kwalitatieve selectiecriteria – Gunningscriteria – Aandachtspunten bij inschrijving – Aandachtspunten na toewijzing

Informatievergadering HFB Voorwerp van de opdracht : – Titel : raamovereenkomst voor consultancy in belanghebbendenmanagement en service design – CPV codes : – Plaats van uitvoering : dienstverleningsplaats per specifieke opdracht afgesproken (Brussel en Vlaanderen) – Raamovereenkomst : ja – Duur van de overeenkomst : 4 jaar vanaf de datum vermeld in de sluitingsbrief

Informatievergadering HFB Aanbestedende overheid : Vlaamse Gemeenschap, bij delegatie in de persoon van de administrateur-generaal van Het Facilitair Bedrijf Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) het opstellen van de processen-verbaal; e) de opleveringen; f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

Informatievergadering HFB Gunningswijze : – Open offerteaanvraag : de opdracht wordt toegewezen aan de meest voordelige inschrijving; – Het betreft een raamovereenkomst die met minimaal drie opdrachtnemers wordt afgesloten mits er voldoende geschikte offertes zijn; opdrachtnemers worden voor opdrachten o.b.v. de raamovereenkomst in mededinging gesteld via minicompetitie; – Varianten bij inschrijving op de raamovereenkomst zijn verboden; kunnen wel worden toegelaten in minicompetitie.

Informatievergadering HFB Kwalitatieve selectiecriteria : eisen ten aanzien van de persoon van de inschrijver – Financieel – economische criteria: bankverklaring – Technische criteria: aantoonbare kennis ervaring en deskundigheid; minimaal 4 consultants per perceel; referenties over de laatste drie jaar; namen en beroepskwalificaties consultants Kwalitatieve selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (& het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen

Informatievergadering HFB Gunningscriteria : – Kwaliteit: op 40 punten; minimum 24/40, zoniet substantieel onregelmatige offerte; o.m. beoordeeld op basis van methodologische aanpak – Prijs: op 40 punten; geen minimumscore; laagste totaalprijs krijgt beste score, punten overige offertes o.b.v. verhouding laagste tot de prijs beschouwde offerte, herleid naar 40 – Partnerschap en klantgerichtheid: op 20 punten; minimum 12/20, zoniet substantieel onregelmatige offerte; o.m. beoordeeld o.b.v. maatgerichtheid Gunningscriteria worden beoordeeld : – Tussen de inschrijvers onderling – Ten aanzien van de desiderata van het Bestuur Het Bestuur is niet verplicht een opdracht te gunnen !

Informatievergadering HFB AANDACHTSPUNTEN VOOR EEN FORMEEL REGELMATIGE INSCHRIJVING - MEEST VOORKOMENDE FOUTEN DIE LEIDEN TOT ONREGELMATIGHEID : – Digitale handtekening – Volledigheid : Alle documenten ! Vooral offerte EN inventaris/meetstaat Volledigheid van documenten Invullen van documenten RSZ status

Informatievergadering HFB Indienen van de offerte : – Elektronisch – 1 offerte per perceel – Tijdig indienen ! Elektronisch : elk document krijgt een timestamp Snelheid van opladen : uw eigen netwerk, het Internet, de omvang van de documenten, … – Laad eerst de essentiële documenten op : offerteformulier, meetstaat/inventaris, documenten voor gunningscriteria & kwalitatieve selectiecriteria, andere documenten

Informatievergadering HFB Demo eID (enkel in Boudewijn gebouw) – De website – Inloggen door een gemachtigde : persoon of bedrijf – Opladen van documenten – PV van opening op e-procurement

Informatievergadering HFB Volledigheid : – Alle stukken dienen bij de inschrijving aanwezig te zijn om de offerte te kunnen beoordelen : offertes moeten administratief en technisch conform zijn – De overheid beschikt over beperkte mogelijkheden om ontbrekende stukken op te vragen RSZ : de inschrijver dient in orde te zijn met de RSZ-verplichtingen

Informatievergadering HFB AANDACHTSPUNTEN NA TOEWIJZING – Borgstelling : dient tijdig te gebeuren (binnen 30 kalenderdagen na sluiting) – Startvergadering – Werfvergaderingen / opvolgingsvergaderingen – Er zijn geen vaste of minimale hoeveelheden te bestellen – Clausules m.b.t. straffen en boetes: art. 45, 46 en 154 KB uitvoering – Prijsherziening: geen prijsherziening voor verstrijken eerste jaar; jaarlijks; aan te vragen ten laatste 15 dagen voor verjaardag sluiting; op basis van gezondheidsindex – Wijze van facturatie: art. 150 en 160 KB uitvoering