De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Optimalisatie interne informatievoorziening

Verwante presentaties


Presentatie over: "Optimalisatie interne informatievoorziening"— Transcript van de presentatie:

1 Optimalisatie interne informatievoorziening
Werkbijeenkomst 22 september 2015 Koen Baaij – Jos Erdkamp – Saskia von der Fuhr

2 Doel … uw huidige informatiebehoefte in beeld!
26 april 2017 Doel … uw huidige informatiebehoefte in beeld! Aangescherpt Actueel Ontdubbeld … uw externe rapportageverplichtingen in beeld! … uw interne informatievoorziening beheersbaar! Systematisch ingepland Efficiënt uitgevoerd

3 Deliverables Inzicht: Behoefte: Aanpassen en borgen:
26 april 2017 Deliverables Inzicht: Inventarisatie huidige rapportages Inventarisatie huidige prestatie-indicatoren Behoefte: Behoeftepeiling Aanpassen en borgen: Advies optimalisatie rapportages en werkwijze Planning & control cyclus kalender WAT IS ER KLAAR, ALS HET KLAAR IS? Overzicht huidige rapportages / IST binnen scope vallen alleen structurele documenten, dus die in een patroon / terugkerend worden opgesteld. Dus een projectplan hoort er niet bij. Dus ook externe rapportageverplichting is in beeld Behoeftepeiling / SOLL Van de huidige rapportages: wat wordt werkelijk gebruikt? Weegt de moeite van het opleveren op tegen het resultaat? Wat zou je nog meer willen weten? Waarom? Aanpassen en borgen: - Advies: inhoudelijke + procesmatige adviezen

4 Werkwijze Twee varianten
26 april 2017 Werkwijze Twee varianten Full – diepgaande analyse, op prestatie-indicator niveau Light – beperkte analyse, maximaal resultaat met beperkte inspanning vanuit bibliotheek, nadruk op: Aansluiten huidige rapportages op de vraag Ontwikkelen nieuwe rapportages, aansluiten op de vraag Analyse en optimalisatie huidige rapportages Proces van rapporteren Planning & control cyclus kalender … (naar eigen invulling)

5 Werkwijze Vervolg: maatwerk Rolverdeling Bibliotheek maakt eigen keuze
26 april 2017 Werkwijze Vervolg: maatwerk Bibliotheek maakt eigen keuze Bibliotheek en Cubiss maken vervolgafspraken Afronding uiterlijk december 2015 Rolverdeling Bibliotheek: verzamelen gegevens, analyse Cubiss: procesbegeleiding, ondersteuning analyse Rolverdeling: Gezamenlijke operatie – werkzaamheden verder in overleg

6 Werkwijze – formeren projectteam
26 april 2017 Werkwijze – formeren projectteam Full: 3 à 4 mensen – Light: 2 mensen Denk aan Verantwoordelijke voor de interne en externe informatievoorziening Verantwoordelijke voor de informatiesystemen Medewerker die uit- en nazoekwerk kan verrichten t.a.v. de documenten Directeur of manager Verwachte ureninzet voor de bibliotheek: 40 à 120 uur (afhankelijk van o.a. aantal documenten, grootte projectteam, Full of Light) Verwachte ureninzet: maar je kunt het zelf zo groot of zo klein maken als je wil – dus geen enkele garantie.

7 Werkwijze – de huidige situatie in kaart (1/2)
26 april 2017 Werkwijze – de huidige situatie in kaart (1/2) Verzamelen alle planningen en rapporten, gegevens vastleggen in format: Voor FULL en LIGHT van toepassing. Hier kun je – als je rapporten hebt meegenomen – straks mee aan de slag.

8 Werkwijze – de huidige situatie in kaart (2/2)
26 april 2017 Werkwijze – de huidige situatie in kaart (2/2) Verzamelen alle prestatie-indicatoren uit rapportages, vastleggen in format: Dit zou optioneel kunnen zijn in LIGHT variant.

9 Werkwijze – Analyse (1/2)
26 april 2017 Werkwijze – Analyse (1/2) Analyseren van de planningen, rapporten en daarom opgenomen prestatie-indicatoren: ontdubbelen, efficiency-slagen maken, kritisch beoordelen “wat is nodig”, documenten plotten op de Plan, Do, Check, Act-cirkel van Deming.

10 Werkwijze – De analyse (2/2)
26 april 2017 Werkwijze – De analyse (2/2) Dubbele of overlappende rapporten? Nut en noodzaak in relatie tot het proces? Bestaat voor de Plan en Check fasen van elk organisatie-proces een bijbehorend rapport? Relateer voor elk organisatie-proces de Plan en Check rapportages aan elkaar, is efficiency mogelijk? Is de externe rapportagedruk in verhouding? Zijn de juiste personen verantwoordelijk voor oplevering van de rapportages? Welke prestatie-indicatoren worden dubbel verzameld? Van welke prestatie-indicatoren is de meerwaarde niet helder? (wat hebben we eraan? wat doen we ermee?) Welke prestatie-indicatoren hebben geen helder omschreven of vanzelfsprekende definitie? Et cetera…

11 Werkwijze – Behoeftepeiling
26 april 2017 Werkwijze – Behoeftepeiling Wat zou je nog meer willen weten? Waarom? Hoe moet dat eruit zien? Hoe verloopt het rapportageproces? Et cetera… Adviesmemo

12 Werkwijze – Optimaliseren en saneren
26 april 2017 Werkwijze – Optimaliseren en saneren Gefundeerde keuzes maken, o.b.v. de analyse en adviesmemo: Indicatoren en/of rapportages saneren Rapportages samenvoegen/ontdubbelen Bepaalde indicatoren (beter) definiëren Plotten in PDCA cyclus (Deming) Nieuwe rapportages toevoegen Et cetera…

13 Werkwijze – Inbedden in de organisatie
26 april 2017 Werkwijze – Inbedden in de organisatie Verbeteradvies voorleggen in gesprek met MT-lid of -leden, Adviezen doorvoeren en/of inplannen, Borging, bijv. P&C cyclus kalender krijgt vaste plaats in MT overleg.

14 Werkwijze – Inbedden in de organisatie
26 april 2017 Werkwijze – Inbedden in de organisatie Planning & Control cyclus kalender zorgt voor grip op werkzaamheden rondom informatievoorziening Dit is een belangrijk instrument in de borging van het project.

15 26 april 2017 Vragen?

16 Vervolg vandaag Opbreken in groepen per bibliotheek
26 april 2017 Vervolg vandaag Opbreken in groepen per bibliotheek Keuze voor FULL of LIGHT variant Indien LIGHT, waar ligt prioriteit? Maken werk- en vervolgafspraken Gelegenheid om vliegende start te maken! Want jullie hebben huiswerk meegenomen


Download ppt "Optimalisatie interne informatievoorziening"

Verwante presentaties


Ads door Google