De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Optimalisatie interne informatievoorziening Werkbijeenkomst 22 september 2015 Koen Baaij – Jos Erdkamp – Saskia von der Fuhr.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Optimalisatie interne informatievoorziening Werkbijeenkomst 22 september 2015 Koen Baaij – Jos Erdkamp – Saskia von der Fuhr."— Transcript van de presentatie:

1 Optimalisatie interne informatievoorziening Werkbijeenkomst 22 september 2015 Koen Baaij – Jos Erdkamp – Saskia von der Fuhr

2 Doel … uw huidige informatiebehoefte in beeld! Aangescherpt Actueel Ontdubbeld … uw externe rapportageverplichtingen in beeld! … uw interne informatievoorziening beheersbaar! Systematisch ingepland Efficiënt uitgevoerd 5 januari

3 Deliverables Inzicht: Inventarisatie huidige rapportages Inventarisatie huidige prestatie-indicatoren Behoefte: Behoeftepeiling Aanpassen en borgen: Advies optimalisatie rapportages en werkwijze Planning & control cyclus kalender 5 januari

4 Werkwijze Twee varianten Full – diepgaande analyse, op prestatie-indicator niveau Light – beperkte analyse, maximaal resultaat met beperkte inspanning vanuit bibliotheek, nadruk op: Aansluiten huidige rapportages op de vraag Ontwikkelen nieuwe rapportages, aansluiten op de vraag Analyse en optimalisatie huidige rapportages Proces van rapporteren Planning & control cyclus kalender … (naar eigen invulling) 5 januari

5 Werkwijze Vervolg: maatwerk Bibliotheek maakt eigen keuze Bibliotheek en Cubiss maken vervolgafspraken Afronding uiterlijk december 2015 Rolverdeling Bibliotheek: verzamelen gegevens, analyse Cubiss: procesbegeleiding, ondersteuning analyse 5 januari

6 Werkwijze – formeren projectteam Full: 3 à 4 mensen – Light: 2 mensen Denk aan Verantwoordelijke voor de interne en externe informatievoorziening Verantwoordelijke voor de informatiesystemen Medewerker die uit- en nazoekwerk kan verrichten t.a.v. de documenten Directeur of manager Verwachte ureninzet voor de bibliotheek: 40 à 120 uur (afhankelijk van o.a. aantal documenten, grootte projectteam, Full of Light) 5 januari

7 Werkwijze – de huidige situatie in kaart (1/2) Verzamelen alle planningen en rapporten, gegevens vastleggen in format: 5 januari

8 Werkwijze – de huidige situatie in kaart (2/2) Verzamelen alle prestatie-indicatoren uit rapportages, vastleggen in format: 5 januari

9 Werkwijze – Analyse (1/2) Analyseren van de planningen, rapporten en daarom opgenomen prestatie-indicatoren: ontdubbelen, efficiency- slagen maken, kritisch beoordelen “wat is nodig”, documenten plotten op de Plan, Do, Check, Act-cirkel van Deming. 5 januari

10 Werkwijze – De analyse (2/2) 5 januari Dubbele of overlappende rapporten? Nut en noodzaak in relatie tot het proces? Bestaat voor de Plan en Check fasen van elk organisatie-proces een bijbehorend rapport? Relateer voor elk organisatie-proces de Plan en Check rapportages aan elkaar, is efficiency mogelijk? Is de externe rapportagedruk in verhouding? Zijn de juiste personen verantwoordelijk voor oplevering van de rapportages? Welke prestatie-indicatoren worden dubbel verzameld? Van welke prestatie-indicatoren is de meerwaarde niet helder? (wat hebben we eraan? wat doen we ermee?) Welke prestatie-indicatoren hebben geen helder omschreven of vanzelfsprekende definitie? Et cetera…

11 Werkwijze – Behoeftepeiling Wat zou je nog meer willen weten? Waarom? Hoe moet dat eruit zien? Hoe verloopt het rapportageproces? Et cetera… Adviesmemo 5 januari

12 Werkwijze – Optimaliseren en saneren Gefundeerde keuzes maken, o.b.v. de analyse en adviesmemo: Indicatoren en/of rapportages saneren Rapportages samenvoegen/ontdubbelen Bepaalde indicatoren (beter) definiëren Plotten in PDCA cyclus (Deming) Nieuwe rapportages toevoegen Et cetera… 5 januari

13 Werkwijze – Inbedden in de organisatie Verbeteradvies voorleggen in gesprek met MT-lid of -leden, Adviezen doorvoeren en/of inplannen, Borging, bijv. P&C cyclus kalender krijgt vaste plaats in MT overleg. 5 januari

14 Werkwijze – Inbedden in de organisatie Planning & Control cyclus kalender zorgt voor grip op werkzaamheden rondom informatievoorziening 5 januari

15 Vragen? 5 januari

16 Vervolg vandaag Opbreken in groepen per bibliotheek Keuze voor FULL of LIGHT variant Indien LIGHT, waar ligt prioriteit? Maken werk- en vervolgafspraken Gelegenheid om vliegende start te maken! 5 januari


Download ppt "Optimalisatie interne informatievoorziening Werkbijeenkomst 22 september 2015 Koen Baaij – Jos Erdkamp – Saskia von der Fuhr."

Verwante presentaties


Ads door Google