De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Interne communicatie Annick Vanhove Memori – KH Mechelen (015 369 301 of

Verwante presentaties


Presentatie over: "Interne communicatie Annick Vanhove Memori – KH Mechelen (015 369 301 of"— Transcript van de presentatie:

1 Interne communicatie Annick Vanhove Memori – KH Mechelen ( of

2 OBAC - Communicatiecursus 8/05/20072 Inhoud van de presentatie Geen interne communicatie zonder organisatie Interne communicatie: doelen & functies, informatiesoorten, informatierichtingen,… Kanalen voor IC de focus Interne communicatiebeleid Aandachtspunt: de cruciale rol van het middenmanagement

3 OBAC - Communicatiecursus 8/05/20073 Bronnen Reijnders, E. (2006). Basisboek Interne Communicatie. Assen, Van Gorcum. Koeleman, H. (1997). Interne communicatie als managementinstrument. Alphen aan den Rijn/Diegem, Kluwer. Bulting, E. (2000). Interne communicatie. Een handreiking ter verbetering. Houten/Diegem, Bohn Stafleu Van Loghum. Koeleman, H. (2002). Interne communicatie bij verandering. Van middelen- naar interventiedenken. Alphen aan den Rijn, Kluwer.

4 Geen interne communicatie zonder organisatie Doorgrond je bestuur en werk dan de gepaste interne communicatie uit

5 Een organisatie is een doelrealiserend samenwerkingsverband tussen mensen. - De mensen in het samenwerkingsverband geven in onderlinge interactie vorm aan de organisatie. - Interactie = communicatie - Communiceren = organiseren.

6 OBAC - Communicatiecursus 8/05/20076 ‘Leidse octaëder’ van Van der Vlist 6 variabelen: Organisatiedoelen Organisatiestrategie Organisatiestructuur Organisatiecultuur Technologie Mensen in de organisatie Bron: Reijnders, p. 15

7 OBAC - Communicatiecursus 8/05/20077 De relatie tussen organisatie en communicatie Bron: Reijnders, p. 41.

8 Kenmerkend voor hedendaagse lokale besturen… de kanteling van de organisatie Van een piramide-organisatie naar een frontlijnorganisatie

9 OBAC - Communicatiecursus 8/05/20079 Bron: Reijnders, p. 31. Kanteling van een piramide-organisatie naar…

10 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ … organisatie met een frontlijnperspectief Bron: Reijnders, p. 31.

11 Interne communicatie Doelen & functies Soorten informatie Richting van de informatie

12 “Interne communicatie is het aanbieden van boodschappen van zenders aan ontvangers die deel uitmaken van dezelfde organisatie, met het oogmerk organisatorische doelen en/of individuele doelen te verwezenlijken. Hierbij kunnen zender en ontvanger van rol wisselen.” (Koeleman, 2002)

13 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Doelen van interne communicatie Bron: Reijnders, p. 124.

14 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Functies van interne communicatie Smeerfunctie: IC zorgt ervoor dat taken efficiënt en doelgericht uitgevoerd worden Bindfunctie: IC wil medewerkers binden aan de organisatie (trots, wij-gevoel, identiteit) Interpretatiefunctie: via IC kunnen we betekenissen construeren en delen (begrip leidt tot een gedeeld handelingsperspectief)

15 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Soorten informatie Taakinformatie (werkinstructies, procesinformatie, commerciële informatie, beheersinformatie) Beleidsinformatie (beleidsdoelen en –strategieën) Personeels - & Organisatie-informatie (=beheersinformatie) (huishoudelijke zaken, faciliteiten en regelingen, arbeidsvoorwaarden) Motiverende informatie (hygiënefactoren, motiverende factoren, metaniveau)

16 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Richting van de informatie Verticaal: langs de hiërarchische lijn (top-down en bottom-up) Horizontaal:tussen mensen binnen één dienst, tussen diensten of afdelingen Diagonaal Informeel vs formele communicatie Verbale vs non-verbale communicatie

17 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Bron: Reijnders, p Ruis op de communicatie

18 Kanalen voor interne communicatie in de focus (Zie ook overzicht communicatiekanalen)

19 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Persoonlijke communicatie Werkoverleg Management by walking around Tweegesprek Beoordelings- en functioneringsgesprekken Personeelsbijeenkomst (toespraken) Groepsdiscussies Brainstormsessies Interne lezingen Ombudsman/vrouw … Wandelgangen Roddelcircuit

20 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Schriftelijke communicatie Personeelsblad Mededelingen van het management Nieuwsbrieven (per dienst / per thema) Memo & informatienota Mededelingenbord Informatie op de loonbrief Knipselkrant Instructienota’s Ideeënbus Personeelsgids Wie-is-wie-gids Jaarverslag Posters en affiches Interne folders Informatie in externe kanalen (vb. vakbonds- informatie) …

21 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Audiovisuele en digitale communicatie Interne TV-uitzendingen Interne radio- uitzendingen Interne infolijn Mobiele telefoons / SMS Intranet E-zine Vodcast / Podcast Weblog / videoblog Bedrijfswiki Internet Elektronisch mededelingenbord

22 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Criteria die de keuze voor een kanaal bepalen Communicatiedoel Bereik (breedte) Diepgang Aanmaaktijd Kosten Vertrouwdheid met het kanaal Mate van vertrouwelijk- heid (privacy) Gebruikstijd Herhaling Gemak van encoderen en decoderen Aanpasbaarheid Toegankelijkheid Overzichtelijkheid Eenduidigheid …

23 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Kanalen ifv doelen van interne communicatie Bron: Reijnders, p. 124.

24 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Maar vooral: goede informatie is … Tijdig verstrekt en ontvangen Inhoudelijk correct Relevant en bruikbaar (zie infobehoeften) Helder en toegankelijk Compleet

25 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Verschillen in informatiebehoeften hangen af van Het onderwerp en de betrokkenheid erbij De waarden die iemand in zijn werk belangrijk vindt (bron: Reijnders, p. 134) De hiërarchische positie in de organisatie Inhoud/doelgroepenmatrix opstellen vanuit oogpunt van de ontvanger (zie voorbeeld)

26 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Medewerkerstypen en hun werkwaarden TypeBelangrijke werkwaarden Loyalen Zeker zijn van werk in de toekomst Andere helpen Hard werken Werkers om te leven Zeker zijn van werk in de toekomst Vast en hoog inkomen Veel vrije tijd Balanszoekers Vast inkomen Vaste werktijden Veel vrije tijd Zelfontplooiers Zelfontplooiing, succes Wisselende werkzaamheden Hoge verantwoordelijkheid Uitdagend werk Carrièregerichten Waardering van collega’s Snel carrière kunnen maken Hoog salaris

27 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ De positie in de organisatie bepaalt mee de informatiebehoeften Bron: Reijnders, p. 136.

28 Intern communicatiebeleid

29 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Stappenplan intern communicatiebeleid SWOT-analyse van de huidige IC: –Sterktes en zwaktes van communicatie- kanalen en –momenten –Kansen en bedreigingen voor IC Visie op communicatie (actie/interactie) Strategische doelstellingen voor IC Oplijsten concrete acties Opstellen implementatieplan (timing, budget, verantwoordelijkheid,…)

30 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Actie en interactie visie op communicatie Bron: Reijnders, p. 41. Zie ook tabel: Actie-visie vs interactie-visie op communicatie (Bron: Reijnders, p )

31 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Tools bij het uittekenen van een intern communicatiebeleid Inhoud/doelgroepen matrix (wie moet welke informatie ontvangen met welke intensiteit?) Inhoud/middelen matrix opstellen (welke informatie wordt via welke middelen gegeven?) Doelgroepen/middelmatrix opstellen (wie ontvangt welke middelen?)

32 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Bevraging over IC bij medewerkers Informatie over eigen werk (taakinfo) Informatie over beleid van de organisatie Informatiebehoefte en informatielacunes Informatie-uitwisseling Tevredenheid over communicatiemedia Kwaliteit van de onderlinge samenwerking en overleg Communicatiecultuur …

33 Aandachtspunt: de cruciale rol van het middenmanagement Middenmanagement is draaischijf voor top- down en bottom-up communicatie

34 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Functies van top-down informatie (van management naar medewerkers) Het stuurt orders en aanwijzingen langs de hiërarchische lijn Het geeft medewerkers taakgerelateerde info Het geeft medewerkers feedback over hun werk Het ‘indoctrineert’ de medewerkers om de organisatiedoelen te (her)kennen

35 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Problemen bij top-down informatie Teveel informatie (informatie-overload) (onbedoeld) gefilterde, tegenstrijdige, onduidelijke en vage informatie (leidt tot verwarring, onzekerheid en onrust) Informatie is eenzijdig zendergericht (weinig belangstelling en respect voor medewerkers) Psychische leiderschapsconflicten (het dilemma van aardig gevonden worden vs de waarheid zeggen)

36 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Reactie op overload van informatie Bron: Reijnders, p. 174.

37 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Bron: Reijnders, p Communicatie = evenwicht zoeken tussen ‘want tot know’ en ‘need to know’

38 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Functies van bottom-up informatie (van medewerkers naar management) Het geeft managers feedback over de stand van zaken en de reacties van de klanten Het geeft managers feedback over de effectiviteit van de informatie die zij medewerkers geven Het geeft medewerkers de kans hun informatie, zorgen, ideeën en meningen naar boven door te geven Het verhoogt de betrokkenheid en participatie

39 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Problemen bij bottom-up informatie MUM-effect (Minimize unpleasant Messages) Managers zijn niet ontvankelijk voor open feedback Managers hebben te weinig tijd om te luisteren naar medewerkers Filtering van informatie omdat details er niet toe doen op een hoger niveau Er gebeurt niets met de info die medewerkers doorgeven Taalproblemen (basis en top spreken andere taal) Rapporteren aan het hoger niveau kost tijd die niet meer aan het echte werk kan besteed worden

40 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Middenmanagement = bewaker informatiedoorstroming Op regelmatige basis checken of informatie: 1.ontvangen is 2.gelezen is 3.begrepen is 4.aanvaard is 5.omgezet wordt in handelen … en dit in beide richtingen (T/D en B/U)

41 OBAC - Communicatiecursus 8/05/ Informatieverlies bij communicatie Bron: Reijnders, p. 174.


Download ppt "Interne communicatie Annick Vanhove Memori – KH Mechelen (015 369 301 of"

Verwante presentaties


Ads door Google