De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

1 BBC-FINANCIEEL NIEUW FINANCIEEL INSTRUMENTARIUM (NFI) Exploitatie-ontvangsten: Regelgeving + boekhoudkundige verwerking 1.

Verwante presentaties


Presentatie over: "1 BBC-FINANCIEEL NIEUW FINANCIEEL INSTRUMENTARIUM (NFI) Exploitatie-ontvangsten: Regelgeving + boekhoudkundige verwerking 1."— Transcript van de presentatie:

1 1 BBC-FINANCIEEL NIEUW FINANCIEEL INSTRUMENTARIUM (NFI) Exploitatie-ontvangsten: Regelgeving + boekhoudkundige verwerking 1

2 2 Waarom deze opleidingen? BBC = nieuwe regelgeving voor budgettering en boekhouding verplicht te volgen vanaf Kern BBC = integratie tussen strategie (doelstellingen) en financiën 1. Bepalen welke doelstellingen men wil bereiken (strategisch meerjarenplan) 2. Bepalen hoeveel middelen men kan/wil spenderen per doelstelling (budget en kredietbewaking) 3. Uitvoering van de activiteiten en projecten om de doelstellingen te realiseren 4. Dit resulteert in uitgaven en ontvangsten (boekhouden) 5. Nagaan in welke mate we onze doelstellingen hebben bereikt (indicatoren) Gevolg: aantal nieuwe termen en regels andere werkwijzen aangepaste manier van verwerken in SAP

3 3 Voor wie is deze handleiding bedoeld? Boekhoudkundige luik exploitatie-ontvangsten Inzicht in de nieuwe boekhoudsleutel Inzicht in de nieuwe procedures met link naar SAP 3

4 4 Wijziging van algemeen gebruikte begrippen (1). Gewone dienst = EXPLOITATIE Buitengewone dienst = INVESTERINGEN Functionele- en economische code verdwijnt 4

5 5 Wijziging van algemeen gebruikte begrippen (2). Onderscheid exploitatie- en investeringsbudget Definitief recht, invorderingsstaat, vastgesteld recht, erkende vorderingen Term invorderen/invordering krijgt andere betekenis= inning van de ontvangst 5

6 6 De boekhoudsleutel Wat is de boekhoudsleutel? De boekhoudsleutel is de combinatie van elementen (dimensies) waarop elke verrichting in de boekhouding moet geregistreerd worden (en waarop dus rapportering mogelijk is). 6

7 7 De boekhoudsleutel van de oudheid Ingave bij de registratie van een ontvangst Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport 7

8 8 De boekhoudsleutel van de toekomst Wat verdwijnt? Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport 8

9 9 De boekhoudsleutel van de toekomst Wat komt er bij? Voorbeeld: Ontvangst subsidie Buurtsport 9

10 10 Inzoomen op algemene rekening De algemene rekening bepaalt de soort kost of opbrengst bv. Subsidie of personeelskost De algemene rekening in de boekhouding komt uit het AMAR In SAP: het AMAR = veld grootboekrekening. De tegenhanger van de algemene rekening in de boekhouding is de budgettaire algemene rekening ( BMAR) in de budgettaire boekhouding. In SAP: het BMAR = veld budgetpositie 10

11 11 Nieuw begrip: transactiemoment ontvangsten 11 Bij ruiltransacties is het transactiemoment eenvoudig, namelijk het moment waarop de ruil plaats vindt. Bv. prestaties Bij niet-ruiltransacties is het transactiemoment moeilijker te bepalen en kan dus verschillen volgens de aard van de transactie. Bv. subsidies Het niet kunnen aanrekenen van prestaties in een correct financieel boekjaar, impliceert het gebruik van overlopende rekeningen. De criteria rond overlopende rekeningen worden toegelicht in KB2. Voor ontvangsten zal het gebruik van overlopende rekeningen niet worden toegepast wegens het niet voldoen aan de vooropgestelde criteria in KB2 en bijgevolg is SAP er systeemtechnisch niet voor aangepast. Belangrijk hierbij is dat er bij het einde van het boekjaar moet voor gezorgd worden dat de verrichting in het correcte financiële boekjaar aangerekend wordt !!!

12 12 Inzoomen op algemene rekening (2) 12

13 13 Inzoomen op algemene rekening (3): Belangrijke wijzigingen. Voordien CN’s op leveranciersfacturen van een afgesloten boekjaar (EC ) :  Boeking op 7-rekening Terugvordering op toegestane subsidies (EC )  Boeking op 7-rekening CN’s terugbetaling (EC )  Boeking op 6-rekening Overheid ≠ niet-overheid (EC /465-01) NFI CN’s op leveranciersfacturen van een afgesloten boekjaar (EC ) :  Creditering op 6-rekening Terugvordering op toegestane subsidies (EC )  Creditering op 6-rekening CN’s terugbetaling (EC )  Debitering op 7-rekening (vermindering) Onderscheid overheid en niet-overheid valt weg !! [zowel voor prestaties, subsidies,…] 13

14 14 Inzoomen op algemene rekening (4): Afleidingen. AR AMAR manueel ingeven in veld grootboekrekening Geen verschillende AMAR’s toegelaten in 1 boeking. BMAR (budgetpositie) wordt afgeleid van AMAR. SD AMAR afgeleid uit stamgegeven verkoopsartikel. Geen verschillende AMAR’s toegelaten in 1 boeking BMAR (budgetpositie) wordt afgeleid van AMAR, 14

15 15 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(1) Activiteiten en projecten hebben 5 posities in G2020. De kostenplaats heeft 2 posities meer dan de activiteiten en projecten, om de diensten toe te laten meerdere kostenplaatsen voor 1 activiteit te maken: Activiteit heeft kostenplaats: Soms zijn er meer kostenplaatsen voor 1 activiteit: , , … Project heeft kostenplaats De budgetplaats heeft nog 2 posities meer om de diensten en projectleiders toe te laten hun budgetten nog dieper in te delen: of De kostenplaats en budgetplaats zijn gebaseerd op de activiteiten en projecten die de doelstellingen realiseren (Gent 2020).

16 16 Juiste ingave van kostenplaats en budgetplaats is dus héél belangrijk omwille van achterliggende afleidingen/koppelingen !!! Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(2) Door de automatische afleidingen in SAP kan door ingave van kostenplaats en budgetplaats gerapporteerd worden op een heel aantal elementen. oa de dienst en het departement wiens doelstellingen hiermee worden bereikt, welke operationele en strategische doelstellingen hiermee worden bereikt, onder welke schepen dit budget hoort, een heel aantal wettelijk verplichte rapporteringsvelden, … Er is in SAP ook een automatische afleiding voorzien van de budgetplaats uit de kostenplaats In SAP-SD: geen manuele ingreep nodig/mogelijk In SAP-AR: budgetplaats steeds controleren en eventueel corrigeren 16

17 17 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(3) Communicatie tussen de medewerkers die budgetteren en de boekhoudkundige medewerkers is essentieel! Vuistregel bij de boekhouding is immers: baseer je op waar de uitgave/ontvangst is gebudgetteerd. Zo ken je de activiteit/project Zo kan je nagaan welke kostenplaats Zo weet je welke budgetplaats Je coördinator financiën dient je dus toe te lichten hoe er werd gebudgetteerd !  Maakt je dienst/departement gebruik van een diepere indeling op de 8 ste en 9 de positie van de budgetplaats?  Welke zijn de activiteiten van je dienst/departement?  Werden de activiteiten van je dienst/departement diepgaander ingedeeld in meerdere kostenplaatsen?  Werd er op dit diepgaander niveau gebudgetteerd ? Laat je niet met een kluitje in het riet sturen! Het is onmogelijk je werk goed te doen als je niet op hoogte bent van waar en hoe gebudgetteerd werd. Binnen elke dienst heeft men eigen kostenplaatsindeling en eigen keuzemogelijkheden voor indeling budgetplaatsen. Het is absoluut noodzakelijk dat de mensen van de boekhouding hiervan worden ingelicht! Wij vanuit de Dienst Boekhouding kunnen jullie deze informatie niet verschaffen ! 17

18 18 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats(4) De boekhouding dient steeds het budget te volgen ! Hierop zijn slecht 2 uitzonderingen :  Bij budgettering kan het krediet voorzien zijn op een algemene activiteit van dienst A omdat gerichter budgetteren nog niet mogelijk was. Kies bij het boeken dan de meest correcte activiteit volgens de informatie van dat moment.  Wanneer de ontvangst verkregen wordt voor een heel ander doel (= een heel andere activiteit) dan werd voorzien bij budgetteren, moet je bij het boeken de activiteit kiezen waarop de ontvangst betrekking heeft. Overleg hiervoor best reeds op voorhand met je coördinator financiën! 18

19 19 Inzoomen op kostenplaats en budgetplaats (5). AR Mogelijkheid om verschillende kostenplaatsen en/of budgetplaatsen in 1 vordering te registreren/boeken. SD Per vordering: 1 orderreden mogelijk  slechts 1 kostenplaats en 1 budgetplaats mogelijk 19

20 20 Inzoomen op subsidiecode De subsidiecode is geen wettelijke dimensie, maar een behoefte. De subsidiecode is bedoeld om een soort financiering mee te geven, die wordt bijgehouden in G2020. Vroegere subsidiecodes blijven meestal behouden: xxx.xxx Indien de ontvangst niet subsidiegerelateerd is, wordt “niet-relevant” gebruikt. Voor sommige subsidies (PLV): wettelijk opgelegde code: yyyyyyyy (8pos) codering gericht/niet-gerichte ontvangst blijft behouden Vorm: Xxx.xxx Vanaf nu is het gebruik van subsidiecodes ook altijd verplicht 20 Het gebruik van subsidiecodes is ALTIJD verplicht !!!

21 21 Inzoomen op subsidiecode (2) boekhoudkundige verwerking: registratie in SAP-AR door dienst link met FM-belofte elektronische bijlagen Controle en boeken door departement financiën= aanrekening van de vordering belangrijke wijzigingen: minwaarden op subsidies ALTIJD negatief op een 7-rekening Vordering niet-geïnd: CN vermindering Vordering geïnd: CN terugbetaling Correcties steeds op huidig boekjaar=hoofdstuk 1 verdwijnt! Nieuw veld: budgetperiode 21

22 22 Inzoomen op subsidiecode (3) FM-belofte ! nieuw in het subsidieproces geboekt op basis van een document (KB, brief, MB, …) geeft het “beloofde” subsidiebedrag weer en dient dus te corresponderen met het voorziene subsidiebedrag in het budget Is een statistische boeking heeft een eigen nummerreeks en eigen documentsoort (SI = Subsidiebelofte Investeringen) / (SW = Subsidiebelofte Werking ) wordt geboekt met subsidiecode en kan zowel personeel als werking bevatten wordt gelinkt met de aangerekende vorderingen van desbetreffende subsidie, dit geeft op elk moment een stavaza hoe ver de subsidiebelofte gevorderd is is verplicht per subsidie en is eveneens een verplicht veld (= bestedingsmarkering) bij het registreren/boeken van een vordering. 22

23 23 Inzoomen op derde 2 nieuwe rekeninggroepen: NDWA en VERE nieuwe werkwijze voor postbusadressen gebruik partnertype voor debiteuren onder voorlopige bewindvoering 23

24 24 Inzoomen op verantwoordelijke dienst De verantwoordelijke dienst is de dienst die instaat voor de praktische ondersteuning mbt financiën Ingave gebeurt door ingave van je dienstcode (3pos) in een nieuw veld in SAP nl. functiegebied SD: VD wordt afgeleid obv het distributiekanaal AR: bij registratie opbrengstenlijn functiegebied MANUEEL invullen 24

25 25 Inzoomen budgetperiode Fonds verdwijnt inhoudelijk (geen hoofdstukken 1 en formulier T meer) Veld budgetperiode: om aan te geven op welk jaar de boeking betrekking heeft SD-facturatie Creatie aanrekening wordt budgetperiode automatisch afgeleid van boekingsdatum Creatie CN vermindering of CN terugbetaling wordt budgetperiode overgenomen van de boekingsdatum van de vordering. 25

26 26 Inzoomen budgetperiode (2) AR-facturatie Vorderingen – geen subsidie: budgetperiode= automatisch boekingsdatum Verminderingen/creditnota terugbetaling: budgetperiode=datum van de vordering (via factuurreferentie). Indien geen factuurreferentie, veld budgetperiode= boekingsdatum. Vorderingen – subsidies – investeringen: budgetperiode= automatische boekingsdatum Vorderingen – subsidies – exploitatie: budgetperiode= boekingsdatum van FM-belofte (bestedingsmarkering) 26 Het veld budgetperiode heeft dus een grote waarde voor rapporteringsbehoeften, maar zal steeds automatisch correct ingevuld worden via diverse afleidingen.

27 27 Wat is de belangrijkste dimensie voor exploitatie- ontvangsten? Kostenplaats: Activiteit zit erin vervat (5 posities)=link met budget (Gent2020) Budgetplaats wordt eruit afgeleid=kostenplaats (KP 7pos.) + 2posities SD: volledig automatisch afgeleid door keuze orderreden. AR: manuele ingave  stuurt de rest van de boekhoudsleutel aan, zoals budgetplaats Uitzondering: infrastructuurkostenplaats ALTIJD manueel in te geven: er zijn geen afleidingen! Bijkomende opmerking: voor andere domeinen kan de belangrijkste dimensie anders zijn bv. bij exploitatie-uitgaven en investeringen is de belangrijkste dimensie de budgetplaats en wordt de kostenplaats daaruit afgeleid. Dit kan ook automatisch zijn: bv. SRM 27

28 28 Wat dien je in SAP-AR op de opbrengstenlijn in te geven? Wat wordt m.a.w. niet automatisch afgeleid? AMAR, kostenplaats, subsidiecode, functiegebied, bestedingsmarkering Conclusie: BPL wordt afgeleid van KP Budgetpositie (BMAR) wordt afgeleid van het AMAR Budgetperiode wordt automatisch afgeleid (boekingsdatum vordering of FM-belofte) 28

29 29 Wat dien je in SAP-SD op de opbrengstenlijn in te geven? Wat wordt m.a.w. niet automatisch afgeleid? Orderreden Leidt KP af en op haar beurt leidt de KP de BPL af Verkoopsartikel AMAR wordt afgeleid uit het stamgegeven van het verkoopsartikel BMAR wordt van AMAR afgeleid Distributiekanaal: Leidt verantwoordelijke dienst/functiegebied af 29

30 30 Boekingsregels en afleidingsregels Boekingsregels Een aangerekende vordering mag meerdere opbrengstenlijnen bevatten: MAAR de grootboekrekening (AMAR), de debiteur en eventueel de subsidiecode moeten ALTIJD IDENTIEK zijn Verschil AR - SD 30 In AR  In SD De kostenplaats en budgetplaats mag verschillen per opbrengstenlijn. Er kan maar 1 orderreden meegegeven worden. Gevolg: Er kan slechts op 1 kostenplaats en budgetplaats geboekt worden.

31 31 Afleidingsregels (1) SAP-AR  In FI-AR zijn bijna alle velden manueel in te vullen. o Debiteurslijn: manueel debiteurnummer ingeven + Business area (BA) o Opbrengstenlijn: manueel grootboekrekening (AMAR) + kostenplaats + functiegebied (+bestedingsmarkering + subsidiecode)  Grootboekrekening: AMAR: manueel in te geven  Kostenplaats: is de activiteit + 00 Het gebruik van dummy-kostenplaatsen kan niet langer !  Eventuele validatieregels die er zijn, zitten enkel op niveau van boeken en niet op niveau van registreren.

32 32 Afleidingsregels (2)

33 33 Minwaarden 33 Afspraken terminologie Minwaarde: verzamelnaam voor minderwaarde, creditnota-vermindering en creditnota-terugbetaling. Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening. De vordering is niet geïnd. Creditnota-vermindering: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is niet geïnd. Creditnota-terugbetaling: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is wel geïnd.

34 34 Minwaarden 34 Algemene regel om te bepalen welke correctieboeking er dient te gebeuren: Voor het NFI : Bepalend of vordering wel of niet geïnd is Bepalend of het boekjaar wel of niet was afgesloten NFI : Bepalend of de vordering wel of niet geïnd is Bepalend is de aard/reden van de minwaarde

35 35 Schematisch overzicht: vordering is niet-geïnd Reden minwaardeInsolvabiliteit Diverse redenen m.b.t. eigenlijke inning. Materiële vergissing Administratieve vergissing Onverhaalbaarheid: diverse redenen m.b.t. inhoudelijke van de vordering WetgevingArt. 127 BVR / Art. 94 GDArt. 160 § 3 GD Wie bevoegd? Financieel beheerderBudgethouder + financieel beheerder in het verdere invorderingstraject. Wie verwerkt in boekhouding? Dienst InvorderingCorrectie op factuur die aanmaanmethode DWANG(*) volgt:  Tot en met fase 2 : facturerende dienst. Uitzondering : administratiekosten, steeds Dienst Invordering  Vanaf fase 3: Dienst Invordering (*) idem voor GEN2 Correctie op factuur die NIET aanmaanmethode DWANG volgt :  Vóór fase juridische dienst: facturerende dienst  Juridisch dossier (meestal vanaf fase 3): Dienst Invordering Correctie op vordering in AR (geen uitgaande facturatie): registrerende dienst  uitgezonderd vorderingen die door Dienst Invorderingen worden opgevolgd. (bijlage 3 : hier wel jaargebondenheid) Hoe boeken?Minderwaarde op 6-rekeningCreditnota-vermindering op 7-rekening

36 36 Minwaarden 36 Minderwaarde en Creditnota-vermindering : VEREFFENING Voor het NFI : Elke minderwaarde of creditnota-vermindering werd als deelbetaling via een GB-boeking gekoppeld aan de vordering. Koppeling was noodzakelijk voor de doorstroming naar FM en het BIP gaf problemen naar de rapportering toe, een GB-boeking kon geld zijn, kon een creditnota vermindering zijn en kon een oninbaarheid zijn.

37 37 Minwaarden 37 Minderwaarde en Creditnota-vermindering : VEREFFENING (2) NFI : Alle minwaarden worden via de factuurreferentie gelinkt aan de vordering. In SD zal de factuurreferentie automatisch ingevuld worden op de vordering/FI-factuur indien het order van de creditnota-vermindering gecreëerd wordt met referentie naar de vordering. In AR dient de factuurreferentie manueel ingevuld te worden. Minwaarden die de vordering maar gedeeltelijk aanzuiveren zullen niet langer via een extra boeking gekoppeld worden aan de vordering. (Geldt niet voor POLI !) Hierdoor kan je in de posten lijst van debiteur onmiddellijk zien of een factuur aangezuiverd werd met minwaarde of een betalingsontvangst, dus eenvoudiger toe naar opzet rapporten en interpretatie. Volledige vereffening dient uiteraard wel nog te gebeuren.

38 38 Minwaarden 38 Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening : KREDIETPROBLEMATIEK Voor het NFI : 1 centraal uitgavekrediet : / NFI : Boeking gebeurt nu op de correcte BPL en KP van de dienst, dus verspreid over het gehele budget De boeking van de minderwaarde valt binnen de BEA (Budgettaire Enveloppe Aanpak) van de dienst of het departement. Zolang er voldoende krediet is binnen die BEA zal de boeking lukken. Zo niet zal de coördinator financiën aangesproken worden om een kredietverschuiving (of IKA) te voorzien.

39 39 Minwaarden 39 Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening : KREDIETPROBLEMATIEK (2) NFI : De kredietproblematiek bestaat niet voor de boeking van de creditnota-vermindering op de 7 ‑ rekening. Maar dit zal wel resulteren tot een minderontvangst binnen de BEA van de dienst. DOCUMENTSOORT Alle minderwaarden voor exploitatie (m.u.v. belastingen die ingekohierd worden) worden met documentsoort OP geboekt. Alle Creditnota-verminderingen voor exploitatie worden geboekt met documentsoort DV (geen onderscheid meer met of zonder BTW)

40 40 De vordering is geïnd: ALTIJD creditnota terugbetaling Creditnota’s terugbetalingen worden VANAF NU geboekt als een vermindering op dezelfde 7-rekening (AMAR) en op dezelfde budgetplaats en kostenplaats van de vordering ! De budgetsleutel van een creditnota-terugbetaling is VANAF NU hierdoor identiek met die van een creditnota-vermindering. In SAP kan je een verschil zien tussen een creditnota-vermindering en een creditnota-terugbetaling aan de hand van de documentsoort. (DV en CU) De factuurrelatie is niet ingevuld bij een creditnota-terugbetaling.

41 41 Nieuwe tool: Uploadtool (ZTFI0168) 41 1 algemene uploadtool voor debiteuren en crediteuren Basis is een sjabloon in excel dat door de dienst wordt ingevuld met de nodige gegevens Elk veld dat in SAP aanwezig is kan gedefinieerd worden in het excel sjabloon en ook in de uploadtool Departement Financiën (bureau Gewone ontvangsten voor debiteuren) laadt het ingevulde excel sjabloon op in de uploadtool in SAP-AR (ZTFI0168). Bij debiteuren gebruiken we de uploadtool voor: Grote hoeveelheden creditnota terugbetaling voor 1-malige en benoemde debiteuren Vorderingen met zeer veel opbrengstenlijnen bv. Stedenfonds of zeer veel vorderingen met telkens dezelfde terugkerende opbrengstenlijn. Gaan de uploadtool gebruiken voor : Ivago terugbetalingen Musea debiteursfacturen uitsturen via AR

42 42 Aandachtspunten: 42 Poli blijft onveranderd ! Zij volgen het NFI niet : Wel zullen de invulvelden van SAP de naam krijgen zoals bij Gent maar hun rapporten behouden de oude termen, wat ook moet IVA : zelfde verwerking als diensten in bedrijfsnummer Gent, verschil zit in gebruik van profitcenter : afleiding is automatisch, moet nooit ingegeven worden. CONVERSIE : Enkel openstaande lijnen worden geconverteerd, dus ook enkel openstaande “delen” van een boeking bv. een FC-boeking met een ontvangst van 1000 euro, waarbij er 200 euro werd vereffend en 800 euro onafhankelijk staat, wordt enkel de 800 euro geconverteerd en niet het originele ontvangstbedrag van 1000 euro. Oppassen dus met interpretatie ! HF 8 in syllabus : dubieuze vorderingen : ter info


Download ppt "1 BBC-FINANCIEEL NIEUW FINANCIEEL INSTRUMENTARIUM (NFI) Exploitatie-ontvangsten: Regelgeving + boekhoudkundige verwerking 1."

Verwante presentaties


Ads door Google