De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

GENT2020 HANDLEIDING DEEL 1 - STRATEGIE Versie 04/06/2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "GENT2020 HANDLEIDING DEEL 1 - STRATEGIE Versie 04/06/2014."— Transcript van de presentatie:

1 GENT2020 HANDLEIDING DEEL 1 - STRATEGIE Versie 04/06/2014

2 Inhoud Intro Het begrippenkader Naar Gent 2020! Aanmaken van de strategische cascade Opvolgen van de werking van de organisatie Webversie Gent2020 Support 2

3 INTRO 3

4 WAT is gent2020? 4 Softwarepakket op maat van Gent om de volledige strategie te plannen en op te volgen: Aan welke doelstellingen werken we? Hoe willen we deze realiseren? Wat zijn de resultaten? Welke personeelsleden werken hieraan mee? Welke subsidieprogramma’s lopen er? …

5 WAAROM werken we met Gent2020? 5 Om te beantwoorden aan de BBC regelgeving. Om de werking van de organisatie gecoördineerd op te volgen door middel van de status van doelstellingen, activiteiten, projecten, acties, indicatoren en mijlpalen. Info uit Gent2020 wordt gebruikt om rapporten te maken om de werking bij te sturen waar nodig.

6 WAAR vind je Gent 2020? En WIE kan eraan? 6 Waar? Toepassing Gent 2020 Webversie Gent 2020 Wie? Elke medewerker van de stad kan Gent2020 bekijken Aanpassingen kunnen enkel gebeuren door bepaalde rollen: 1.Coördinator kwaliteit  Strategie 2.Coördinator P&O  Personeel 3.Coördinator financiën subsidies  Subsidies 4.….

7 Wat is de RELATIE tot andere systemen? 7 Gent2020 SAP Cevips Ondersteunende systemen Beleids- & beheercyclus BI Business Intelligence Geïntegreerde rapporteringstool OUTPUT

8 Uit welke DELEN bestaat Gent2020? 8 Deel 1 - Strategie Deel 2 - Personeelsplanning Deel 3 - Subsidies Deze handleiding handelt enkel over deel 1 – Strategie !

9 HET BEGRIPPENKADER 9

10 Strategie Missie Hoofd Strategische Doelstelling Actie Budget Personeel Actie Beleidsdomein Beleidsveld Indicatoren Cijfermatig (kwantitatief) Evaluatief (kwalitatief) Evaluatief (kwalitatief) Mijlpalen Label BBC Project Beleidsdoelstelling Strategische Doelstelling Activiteit Organisatiestructuur Groep Gent stad Gent OCMW Gent AGSOB AGB Kunst & Design AGB Erfgoed Digipolis Departement Dienst Departement Dienst Directie Politie Budget- Enveloppe Budget- Enveloppe Actieplan Project Operationele Doelstelling Operationele Doelstelling Budgettaire entiteiten Diensten stad IVA mobiliteits bedrijf IVA historische huizen IVA onderwijs * * Enkel stad Gent

11 NAAR GENT2020! 11

12 Naar Gent2020! 12 Waar? Start  Alle programma’s  Digipolis  Gent2020 Hoe? Dubbelklik om te openen Automatisch ingelogd

13 Homepagina 13 Het startscherm van Gent2020 bestaat uit 3 grote delen: 1. Strategie: in dit deel wordt de strategische cascade ((H)SD’s, (P)OD’s, activiteiten en projecten) ingevoerd, het organogram beheerd en de indicatoren en mijlpalen aangemaakt en opgevolgd. 2. Personeelsplanning: hieronder vallen: Het personeelsbehoefteplan : personeelsbehoefte per activiteit/per graad/voor de komende 6 jaar Het personeelsplan : effectieve personeelsbezetting per activiteit/op naam/voor de komende 6 jaar Het verschil tussen personeelsbehoefteplan en -plan per activiteit 3. Subsidies: hier wordt het overzicht van de subsidies bijgehouden

14 14 Zo kan je bv. zelf de gewenste layout voor Gent2020 kiezen Selecteren welke budgetronde je wenst te bekijken Je eigen gebruikersrechten bekijken Je eigen instellingen aanpassen: bepalen welke schepen en entiteit standaard moet worden gekozen als je zelf aanpassingen doet of nieuwe zaken ingeeft Quick access layout opslaan of terug naar de standaard verzetten Onder de tab ‘Opties’ kan je Gent2020 naar jouw hand zetten: Homepagina

15 15 Hier krijg je een overzicht van alle reeds ingevoerde strategische items en hun onderlinge samenhang. Je kan er ook zoeken op alle items per entiteit. Hier vind je alle reeds ingegeven strategische items. Je kan er zoeken op trefwoord, entiteit of label. De strategische items kan je voorts sorteren en filteren op type Dit is een snelkoppeling om een nieuw strategisch item (missie, (H)SD, (P)OD, project, activiteit, actie…) aan te maken. Hier krijg je een overzicht van alle indicatoren. Je kan er ook sorteren en filteren. Dit is een snelkoppeling om een nieuwe indicator aan te maken. Hier vind je een overzicht van alle entiteiten die beschikbaar zijn in Gent2020 alsook hun onderlinge samenhang. Homepagina

16 16 Op de homepagina kan iedere gebruiker op één oogopslag zien aan welke doelstellingen hij meewerkt. Je kan ook de indicatoren raadplegen waarvoor je zelf verantwoordelijk bent of waarvan je eigenaar bent. Wanneer je dit vakje aanvinkt, krijg je enkel de indicatoren waarvan de invuldatum reeds is verstreken. Ook kan je al een kleine voorselectie maken op basis van de status van de indicator. Deze kan zijn:  Negatief: score onder de risicowaarde  Neutraal: score tussen de risico- en streefwaarde  Positief: score hoger dan de streefwaarde  Onbekend: score nog niet gekend Ook de mijlpalen kan je er lezen. Enkel in te vullen: mijlpalen waarvan de effectieve start- en einddatum nog niet zijn ingevuld Enkel mijlpalen over tijd: mijlpalen waarvan de effectieve data liggen na de voorop- gestelde geplande data Daarnaast kan je ook selecteren op de status van de mijlpalen:  Nog niet gestart  In uitvoering  Afgewerkt  Stopgezet  On hold Homepagina

17 DEEL 1 - STRATEGIE Aanmaken van de strategische cascade Opvolgen van het beleid Rapporteren 17

18 AANMAKEN VAN DE STRATEGISCHE CASCADE Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Hoe activiteiten aanmaken? Hoe projecten aanmaken? Hoe acties aanmaken? 18

19 Opgelet! Aanpassingen aan de strategische cascade in Gent 2020 lopen altijd samen met de budgetrondes! Check dus steeds de richtlijnen van de budgetronde! 19

20 Strategische cascade 20 De stadsbrede elementen van de strategische cascade, zoals: Missie Hoofdstrategische doelstellingen Strategische doelstellingen Projectoperationele doelstellingen  Input in Gent2020 door Strategie & Coördinatie De overige elementen van de strategische cascade, zoals: Operationele doelstellingen Activiteiten / projecten Acties  Input in Gent2020 door de kwaliteitscoördinatoren

21 Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down 21 Navigeer op de homepagina naar het tabblad ‘Strategie’ Selecteer de bovenliggende ‘Strategische doelstelling’

22 22 Navigeer naar het tabblad ‘OD’s en POD’s’ Selecteer het pictogram ‘Aanmaken en koppelen’ De operationele doelstelling zal automatisch de juiste plek (link) krijgen binnen de strategische hiërarchie, i.e. onder de SD van waaruit ze werd aangemaakt. Kies als type ‘Operationele doelstelling’ Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down Koppelen moet je niet meer doen als je de OD meteen onder de juiste SD aanmaakt.

23 23 In de titel noteer je de doelstelling kort (in 1 zin) waarbij je start met een werkwoord dat de richting aangeeft van de doelstelling, gekoppeld met een aantal kernwoorden uit de volledige doelstelling. Voorbeeld, zie verder) Hier komt een korte omschrijving van de OD. Deze code zal achteraf automatisch door het systeem worden ingevuld. Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down Hier voeg je een Departement of Organisatie toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de operationele doelstelling. Een koppeling van een OD met een tweede entiteit (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap !

24 Hoe een entiteit toevoegen? 24 Open binnen het strategisch item in kwestie het tabblad ‘Entiteiten’ Klik rechtsboven op om een entiteit toe te voegen Een reeds ingevoerde entiteit verwijderen kan door te selecteren Per strategisch item kan slechts één entiteit primair zijn Wel is het mogelijk om ook een tweede ‘niet-primaire’ entiteit toe te voegen Het ‘primair’ maken kan via, het ‘niet-primair’ maken kan via

25 Hoe een contactpersoon toevoegen? 25 Navigeer naar het tabblad ‘Rollen’ De persoon die het item heeft aangemaakt in Gent2020 wordt automatisch ingevuld als de contactpersoon voor het item in kwestie. Indien dit niet correct is, kan je uiterst rechts op het scherm een contactpersoon  Toevoegen,  Wijzigen, of  Verwijderen

26 Voorbeelden Primaire vs. secundaire link Primaire link Met een primaire link duiden we de 1 op 1 relatie aan tussen twee items in de strategische cascade. Eigenschappen Eerste finaliteit met een duidelijke toegevoegde waarde: link die je toelaat om ‘effectief’ te sturen om het bovenliggende strategisch item te realiseren Financiële link Verschijnt in de rapportering Link met budgethouderschap Binnen 1 entiteit 1 op 1 relatie Secundaire link Met een secundaire link duiden we erop dat er naast de primaire link mogelijk nog andere linken zijn. Eigenschappen Secundaire finaliteit: dit betekent dus dat dit strategisch item primair meewerkt aan de realisatie van een ander item dan datgene waarmee het slechts een secundaire link heeft Geen financiële link Kan ook in rapportering getoond worden Link zonder budgethouderschap Kan entiteits-/departements-/dienstoverschrijdend 1 op veel relatie 26 SD Klimaatneutraal OD - versterken klimaatverbond OD - meer groene stroom SD Mobiliteit OD - meer zacht vervoer OD - uitgebouwd openbaar vervoer OD Gentenaars sporten meer AC - organiseren sportaanbod AC - ondersteunen sportclubs OD Gentenaars worden gezonder AC – organiseren sensibiliserings- campagne AC - regisseren toegankelijk gezondheidszorg Secundaire link Primaire link

27 Primaire vs. secundaire link: een voorbeeld 27

28 Hoe operationele doelstellingen formuleren? 28 Een doelstelling moet volgende aspecten bevatten: 1. Beoogde verandering: van een actuele naar een gewenste toekomstige situatie 2. Verifieerbaar resultaat: niet de activiteit zelf (wat?) maar wel het waarom 3. Reële uitdaging: de doelstelling moet getuigen van enige ambitie 4. Een engagement: een evalueerbare resultaatsverbintenis Een handige formule…Voorbeeld Werkwoord dat de richting verandering aangeeft (+/-/=)Het verminderen van + De situatie die moet veranderen (i.e. het probleem)+ Het woon-werkverkeer met de auto + De betrokken doelgroep/gebied/sector+ Door werknemers die in Gent woon- & werken (+ De mate van verandering)(+ Met 10%) (+ Het tijdsbestek)(+ Tegen 2016) Hoe begin ik eraan…

29 Denk meteen in functie van indicatoren ! Hoe wil je de beoogde doelstelling gaan meten? Indicatoren verplichten je om resultaatsgericht te denken. Wat is je ambitieniveau? Wanneer hebben we goed gewerkt? Er dient minstens 1 indicator te worden gedefinieerd per OD. Doelstellingen verwijzen naar veranderingen en beginnen gewoonlijk met ‘het verhogen / verminderen / versnellen / verbeteren / behouden van’,… Formuleer de operationele doelstellingen SMART ! 29 Hoe operationele doelstellingen formuleren? Tips & tricks

30 Hoe operationele doelstellingen SMART formuleren? 30 Specifiek  Omschrijf het doel duidelijk en concreet.  Het doel moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is (of kan zijn) Meetbaar  Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Denk in indicatoren!  Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen.  Meetbaar kan ook een kwalitatieve beoordeling zijn. Acceptabel  Is er draagvlak voor? Is het doel in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie?  Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Realistisch  Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden?  Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert mensen niet. Tijdsgebonden  Wanneer beginnen we met de activiteiten?  Wanneer zijn we klaar? Wanneer zal het doel bereikt zijn?  SMART? Een middel maar geen doel op zich ! Check ook MAGIE? (Meetbaar – Acceptabel – Gecommuniceerd – Inspirerend – Engagerend)

31 Must haves Titel Omschrijving Departement/Organisatie Indicator SAP titel kort Rol – contactpersoon 31 Checklist OD’s

32 Hoe activiteiten aanmaken? Top-down 32 Het aanmaken kan net als bij het aanmaken van een operationele doelstelling top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende operationele doelstelling. De werkwijze is analoog: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende OD. Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken (en koppelen)’: Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’

33 Hoe activiteiten aanmaken? 33 Klik op ‘Nieuw item’

34 Hoe activiteiten aanmaken? 34 Selecteer ‘activiteit’

35 Hoe activiteiten aanmaken? 35 Activiteiten formuleer je best voldoende specifiek en aan de hand van ‘Doe’-werkwoorden, zoals organiseren, coördineren, inrichten, beheren, onderhouden, ondersteunen, implementeren, ontwikkelen, opzetten, toepassen, realiseren,… Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Probeer het aantal woorden te beperken (richtlijn=max. 100). Omschrijven kan zowel in volzinnen als aan de hand van bullets. Gebruik geen (dienst-interne) afkortingen zodat het leesbaar blijft voor iedereen gezien dit ook verschijnt in de rapportering. Mijd hier namen van diensten / departementen. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: je kan dit automatisch op een bepaalde schepen laten zetten Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de activiteit. Een koppeling van een activiteit met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link.

36 Hoe activiteiten koppelen? 36 1.Je klikt op OD (=operationele doelstelling) 2.Je klikt op het icoontje om je activiteit te koppelen. 3. Je selecteert in de lijst de juiste operationele doelstelling.

37 Must haves Titel Omschrijving Schepen Dienst Indicator SAP titel kort Rol – Contactpersoen 37 Checklist activiteiten

38 Hoe projecten aanmaken? 38 Het aanmaken van projecten kan net als bij het aanmaken van een activiteit top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende (project-) operationele doelstelling. De werkwijze is analoog: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende (P)OD: Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’ Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken (en koppelen) ’: Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’ Het aanmaken van een project kan echter ook door bottom-up te werken en dus te vertrekken vanuit een reeds bestaande actie. Je opent onder ‘Strategie’ eerst de onderliggende actie: Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’ Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen ’ Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’

39 39 Hoe projecten aanmaken? Indien een project valt onder nieuw beleid, dient dit aangeduid te worden. Naam van het project Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Probeer het aantal woorden te beperken (richtlijn=max. 100). Omschrijven kan zowel in volzinnen als aan de hand van bullets. Gebruik geen (dienst-interne) afkortingen zodat het leesbaar blijft voor iedereen gezien dit ook verschijnt in de rapportering. Mijd hier namen van diensten / departementen. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: dit kan automatisch op een bepaalde schepen worden gezet Geef hier de status mee van het project De code zal automatisch door het systeem worden ingevuld Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap ! Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van het project. Een koppeling van een project met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link.

40 Hoe projecten detailleren? Elk project doorloopt volgende 5 fases: De eerste fase van een project (initiatie) wordt niet ingegeven in Gent Nazorg 4. Uitvoering 3. Ontwerp 2. Onderzoek1. Initiatie Onder het tabblad ‘Fases’ dienen wel de 4 overige fases te worden gedetailleerd door de start- en einddatum te specifiëren. Onder het tabblad ‘Rollen’ dien je de projectleider in te geven. Selecteer hiervoor ‘Projectleider’ in het keuzemenu. De geldig van-tot, betekent van het begin van de initiatiefase tot het eind van de nazorgfase.

41 Wanneer kiezen voor projecten? 41 We kiezen echter voor een project om een doelstelling te realiseren, als het gaat over: 1. Een integrale en multidisciplinaire aanpak, met bijhorende coördinatie. 2. Een nieuw beleid waarbij de gestandaardiseerde werkwijze niet voldoet. 3. Het inzetten van additionele middelen (personeel of budget) omdat het reguliere dat reeds voorzien is, niet voldoet.  Materialiteit : er is voldoende kritische massa nodig om het te definiëren als een project  Tijdelijkheid : er is een duidelijk begin en einde. Een project heeft een duidelijk eindresultaat met een verankering in de reguliere werking  Complexiteit : de complexiteit is anders dan binnen de reguliere werking  Finaliteit : vraag en doel zijn vooraf bekend, wat een project dus planbaar maakt  Uniciteit : uniek en eenmalig Criteria…

42 Must haves Titel Omschrijving Schepen Dienst Status Fase SAP titel kort Mijlpalen Rol projectleider Rol contactpersoon Geldig van-tot 42 Checklist projecten

43 Wanneer acties aanmaken? 43 Een actie is een eenmalig initiatief, gericht op verandering Typisch voor een actie is dat het een duidelijk begin en einde heeft De tijdshorizon van een actie is beperkt tot ca. 1 jaar Acties worden geformuleerd om volgende redenen: 1. Beleidsnota's schepenen 2. Sectorale plannen (cf. planlastvermindering) 3. Allerhande verbeteracties, inclusief de mijlpalen (cf. infra)  Uit het jaaractieplan (JAP)  Naar aanleiding van het opstellen van een risicocontrolematrix  Op aanbeveling vanuit Dienst Interne Auditjaaractieplannen  …

44 Hoe acties aanmaken? Het aanmaken van een actie kan top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project. De werkwijze is als volgt: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Acties’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’: Het sjabloon voor het aanmaken van een nieuwe actie opent zich automatisch. 2. Het aanmaken van een actie kan onmogelijk bottom-up, gezien een actie het laagste niveau is in Gent2020.

45 Hoe acties aanmaken? 45 Doe-woorden die wezenlijk over iets nieuws gaan (het opstarten van, het organiseren van...) en voldoende specifiek verwoord zijn. Richtlijn: maximaal 5 woorden of 50 tekens Beschrijf kort wat het doel is van deze actie. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. De code zal automatisch door het systeem worden ingevuld Daarnaast kan je ook de status van een actie aanduiden:  Afgewerkt  In uitvoering  Nog niet gestart  On hold  Stopgezet  Vertraagd Indien een actie valt onder het nieuwe beleid, dient dit aangeduid te worden. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de actie. Een koppeling van een actie met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link.

46 Must haves Titel Omschrijving Dienst Schepen Status Label (ifv Jaaractieplan) Rol – Contactpersoon Facultatief Indicator Mijlpalen 46 Checklist acties

47 47 Hoe acties aanmaken? Het aanmaken van een actie kan top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project. De werkwijze is als volgt: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Acties’ Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’: Het sjabloon voor het aanmaken van een nieuwe actie opent zich automatisch.

48 48 Hoe acties aanmaken? Doe-woorden die wezenlijk over iets nieuws gaan (het opstarten van, het organiseren van...) en voldoende specifiek verwoord zijn. Richtlijn: maximaal 5 woorden of 50 tekens Beschrijf kort wat het doel is van deze actie. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Daarnaast kan je ook de status van een actie aanduiden:  Afgewerkt  In uitvoering  Nog niet gestart  On hold  Stopgezet  Vertraagd Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de actie. Een koppeling van een actie met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Vul hier de geldigheidsdatum van de actie in.

49 Hoe iets opzoeken in de cascade? Ga naar Home: 2. Kies Strategie: 3. Je kan selecteren op: Entiteit bijv. OCMW, departement, afdeling, dienst Trefwoord bijv. HR, jeugd Type bijv. actie, activiteit, project,….

50 Hoe iets opzoeken in de cascade? 50 Kies op entiteit. Kies op trefwoord. Klik op de filter en kies het gewenste type.

51 OPVOLGEN VAN DE WERKING VAN DE ORGANISATIE Hoe indicatoren aanmaken? Hoe mijlpalen aanmaken? Hoe werken labels? Opdracht 51

52 Wat is een indicator? Waarom doen we dit? 52 Indicatoren stellen de organisatie in staat op te volgen of de strategie en de bijhorende doelstellingen succesvol werden gerealiseerd. Indien nodig kan hierdoor op de juiste wijze bijgestuurd worden. Indicatoren bestaan in Gent 2020 op 4 niveaus: 1.Strategische doelstelling 2.Operationele doelstelling 3.Activiteit 4.Actie Voorbeelden: Aantal bereikte cliënten in sociale activering Aantal bezoekers van een tentoonstelling Evolutie elektriciteitsverbruik Doorlooptijd onderhandelingsprocedures

53 SD-indicatoren vs. OD/activiteit-indicatoren Indicatoren op SD’s Nagaan of we effectief de maatschappelijke veranderingen waarnemen die we beogen Ambitie: beperkt tot het monitoren van evoluties in de omgeving Overstijgen de operationele werking van een organisatie/departement Hoog abstractieniveau: AMORE-criterium Trekker: departementshoofd (in samenwerking met diens respectieve kwaliteitscoördinator) Min. 1 / Max. 3 indicatoren per SD Indicatoren op OD’s en activiteiten Meten van de eigen prestaties en output Ambitie: het kunnen evalueren van onze specifieke impact op de veranderingen Beperkt tot de operationele werking van één organisatie/departement Operationeler: SMART-criterium Trekker: kwaliteitscoördinatoren Min. 1 indicator per OD/act ifv beleidsrapportering 53

54 Tips & tricks Minder is meer Beperk het aantal indicatoren per doelstelling. Zoek naar hooguit een paar goede indicatoren. De kwaliteit primeert boven de kwantiteit. Vermijd ook dat indicatoren die niet meer nuttig actief blijven. Wees consequent Zorg ervoor dat de indicator steeds op dezelfde manier wordt gemeten. Maak gebruik van het omschrijvingsveld bij de indicator om deze meetmethode zo precies mogelijk te beschrijven, zodat een correcte interpretatie mogelijk is. Hou het eenvoudig Kies waar mogelijk een indicator die eenvoudig kan gemeten worden, Of gebruik indicatoren die reeds beschikbaar zijn (vb. stadsmonitor, leefbaarheidsonderzoek,…) Een indicator geeft een indicatie. ‘Meetbaar’ kan dus ook een kwalitatieve beoordeling zijn. Een cijfer zegt niet alles Maak gebruik van de toelichtingsvelden om de meetresultaten te duiden. 54

55 Periodiciteit meting JaarlijksHalfjaarlijksPer kwartaalTweemaandelijks Maandelijks (default) TweewekelijksWekelijksDagelijks Periodiciteit meting Frequentie  Geef de voorkeur aan indicatoren die met een voldoende frequentie gemeten kunnen worden.  Melding aan verantwoordelijke indien niet ingevuld ! 55

56 Een indicator aanmaken gaat best als volgt: Open eerst het strategisch item waarvoor je een indicator wil aanmaken. Dit doe je via ‘Strategie’ op de homepagina Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Indicatoren’: Daar kies je rechts voor ‘Indicator aanmaken’:  De indicator wordt automatisch gelinkt aan het strategisch item waarbinnen het werd gecreëerd Een alternatieve manier, is via de rechtstreekse link ‘Nieuwe indicator’ op de homepagina  Hier zal de indicator nog gekoppeld moeten worden aan het strategisch item waarop hij van betrekking zal hebben (cf. volgende slide) Het is uiteraard mogelijk om aan een strategische item meerdere indicatoren te koppelen. Hoe indicatoren aanmaken? 56

57 Hoe indicatoren aanmaken? 57 Geef een veelzeggende titel aan de indicator. Koppel de indicator aan:  HSD  SD  OD  Activiteit  Actie Wat is de indicator en waarom wordt deze opgesteld Toelichting van streef-en risicowaarden, rekenwijze, periodiciteit, bron… Er kunnen rollen (cf. infra) toegewezen worden aan personen (Mede-)eigenaar (bij default de persoon die aanmaakt) Verantwoordelijke (bij default de persoon die aanmaakt)

58 Indicatoren - Rollen (Mede-)Eigenaar Een indicator wordt in Gent 2020 aangemaakt, beheerd en geëvalueerd door de ‘eigenaar’. Deze rol is weggelegd voor de budgethouder. Verantwoordelijke De indicator wordt gescoord door een ‘verantwoordelijke’, die hiertoe is aangeduid door de ‘eigenaar’. 58

59 Hoe indicatoren aanmaken? 59 Navigeer naar het tabblad ‘Eigenschappen indicator’ Hoe vaak meet je de data? Wanneer begin je te meten? Kan ook in het verleden liggen ! Wanneer wil je als eigenaar via mail herinnerd worden om over de inhoud van de indicator en meerwaarde ervan na te denken? Kan de indicator doorgestuurd worden naar BI? Keuze maken van bestemmingen in functie van rapportering. Keuze dienst/departement decentraal door kwaliteitscoördinator. Alle andere bestemmingen centraal Keuze om bij rapportering totalen te berekenen: som, gemiddelde, hoogste of laagste grenswaarde. Deze cycli worden gebruikt om tendensen te bepalen. Bij een tendens indicator worden geen scores getoond in BI. Er wordt enkel getoond of de indicator is verbeterd, verslechterd of gelijk gebleven t.o.v. de gewenste evolutie. Bijvoorbeeld. ‘Lager dan het Vlaams gemiddelde.’ In Gent2020 kan men wel nog de scores zien.

60 Hoe indicatoren aanmaken? 60 Op welke manier worden de scores weergegeven? Geheel getal Decimaal getal Percentage Kwalitatief Hoe moet de evolutie berekend worden (cf. infra)? Hoger is beter Lager is beter Tussen grenswaarden Wat is het nulpunt (As Is)? Niet verplicht en staat standaard op 0. Vanaf wanneer kunnen we spreken van een evolutie? Dit veld is niet verplicht en staat standaard op 0. Dit betekent dat ieder verschil belangrijk is Onder het tabblad ‘Eigenschappen scores’ bepaal je de eigenschappen Risicowaarde en Streefwaarde invullen. Zie volgende slides. Nieuw: Doorheen de tijd kunnen er andere streefwaarden en risicowaarden aangeduid worden. 2015: 500 deelnemers 2016: 800 deelnemers 2017: 1000 deelnemers Hiervoor vul je gewoon een nieuwe rij in en pas je begin- en einddatum aan.

61 Risicowaarde Streefwaarde Vb: aantal museumbezoekers Hoger is beter 61

62 Risicowaarde Streefwaarde Vb: energieverbuik van de stadsgebouwen Lager is beter 62

63 Risicowaarde B Streefwaarde B Risicowaarde O Streefwaarde O Vb: gemiddeld leerlingenaantal per klas Tussen grenswaarden “Optimum” 63 Middelpunt

64 Hoe indicatoren aanmaken? 64 Onder het tabblad ‘Scores’ kan je indicatoren scoren maar krijg je eveneens een overzicht van reeds ingegeven records Gelijkaardig als webversie! Om indicatoren te scoren, klik je op Score- records genereren. Afhankelijk van de ingegeven startdatum en de bijhorende periodiciteit is het ook mogelijk om records in te geven voor het verleden.

65 Wat is een mijlpaal? 65 Een mijlpaal duidt een aantal tussenstappen aan voor een definitief resultaat is bereikt. Komt voor bij: o POD o Projecten o Acties Voorbeelden: Jaarrekening wordt goedgekeurd door Raad Opleiden van gebruikers nieuwe software Einde sloopwerken Aankoop site

66 Hoe mijlpalen aanmaken? 66 Mijlpalen dien je rechtstreeks aan te maken onder een POD, project of actie. Zoek hiertoe eerst het strategisch item in kwestie via de link ‘Strategie’ op de homepagina en open het item. Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd, bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Een mijlpaal aanmaken. Een mijlpaal bekijken en/of wijzigen. Een mijlpaal volledig verwijderen. Via dit mijlpalenplan kan de timing bekeken worden.

67 Hoe mijlpalen aanmaken? 67 Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd (meerdere), bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van de gekozen POD, project of actie Er kunnen rollen gekoppeld worden aan de mijlpaal:  Verantwoordelijke  Redacteur  Eigenaar (= aanspreekpunt) De geplande start- en einddatum kunnen hier worden ingegeven. De effectieve start- en einddatum kunnen in principe pas ingevoerd worden wanneer deze voorbij zijn. Deze kunnen echter wel reeds proactief ingevuld worden. De status kan weer- gegeven worden als:  Afgewerkt  In uitvoering  Nog niet gestart  On hold  Stopgezet  vertraagd In dit veld kan een toelichting gegeven worden deze mijlpaal. Ook mijlpalen kunnen worden gemerkt als vertrouwelijk waardoor ze niet op officiële rapporten verschijnen.

68 Checklist indicator of mijlpaal Must haves Titel Omschrijving Toelichting Rol eigenaar Rol verantwoordelijke Alle eigenschappen aanvullen 68

69 Hoe labels koppelen? 69 De labels kunnen geraadpleegd worden via dit tabblad en stellen de gebruiker in staat de gewenste rapportering te genereren. Labels kunnen via deze knop toegevoegd worden. Labels kunnen via deze knop verwijderd worden. Door het toevoegen van labels aan strategische items kan de gebruiker items die een link hebben (inhoudelijk, geografisch, functioneel,…) bundelen in functie van rapportering.

70 WEBVERSIE GENT

71 Wat? 71 Webversie Gent2020 DEEL 1: Lezen -Alle medewerkers -Alle strategische items + indicatoren en mijlpalen raadplegen -Drie dimensies: -Individuele rol -Rol van de dienst -Volledige strategie DEEL 2: Werken -Medewerkers die ook in de windowsversie een rol hebben -Scores van indicatoren invullen -Mijlpalen en statussen aanvullen

72 Waar? of via intranet… 72

73 SUPPORT 73

74 Support Gent ste lijn: zelfhulp  Windowsversie: handleiding Gent2020 op groep.gent.behandleiding Gent2020  Webversie: instructiefilmpjes op groep.gent.beinstructiefilmpjes 2 de lijn Kwaliteitscoördinatoren fungeren als eerste aanspreekpunt voor het departement 3 de lijn Inhoudelijke vragen: Strategie & Coördinatie - 09/ Technische vragen: Servicedesk Digipolis - 09/


Download ppt "GENT2020 HANDLEIDING DEEL 1 - STRATEGIE Versie 04/06/2014."

Verwante presentaties


Ads door Google