Praktische aanpak managementinformatie

Presentatie over: "Praktische aanpak managementinformatie"— Transcript van de presentatie:

1 Praktische aanpak managementinformatie

2 Basis voor opstellen Man. Info
BSC als instrument Gebruik maken wat we al hebben Aansluiten bij landelijk en regionaal Beginnen en leren in de praktijk! GRIP

3 Medewerker Financieel Klant Proces
Omschrijving Waarde 12 Ziekteverzuim 7,62% Financieel Klant Omschrijving Waarde 10 Prognose budgetresultaat ? 11 Uitputting budgetten 15 Kosten doorverwijzingen artsen Omschrijving Waarde 1 Inwoner zonder WMO maatwerkvoorziening 88,99% 2 Jeugdigen zonder Jeugdzorg 95,20% 4 Inwoners met inkomensondersteuning 1,27% Proces Omschrijving Waarde 3 Toekenningen met PGB 10,49 % 5 Bezwaarschriften 154 6 Klachten over consulenten en wijkcoaches 14 7 Klachten over zorgaanbieder 8 Overlastmeldingen beschermd wonen ? 9 Tijdige aanvang zorg 13 Onrechtmatige toekenningen Recidive Jeugdzorg 16 Uitgevallen declaraties 59,48% 17 Gebruik algemene voorzieningen Legenda Binnen gestelde norm Geringe afwijking Ernstige afwijking Informatie niet beschikbaar Click op de waarde om de toelichting te zien.

4 Indicator 1 Inwoners zonder een Wmo maatwerkvoorziening Volledig uitgeschreven Het % inwoners zonder een maatwerkvoorziening Wmo Afdeling Zorg Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 88,75 % 88,00 % 88,99 % Inhoudelijke toelichting (Wim Waninge) De structurele daling van het aantal cliënten met een voorziening Hulp bij het huishouden en/of Collectief vervoer is verantwoordelijk voor de positieve trend. Technische toelichting De ongeveer 200 overgangscliënten met verwerkingsproblemen zijn niet meegenomen in de berekening. Effect op de waarde van de indicator is gering. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage Geen.

5 Indicator 2 Jeugdigen zonder Jeugdzorg Volledig uitgeschreven Het % inwoners van 23 of jonger dat geen gebruik heeft gemaakt van 2e lijns Jeugdzorg Afdeling Wijkteams en Jeugd Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 95,36 % 94 % 95,20 % Inhoudelijke toelichting (Harm en Alice) Technische toelichting Het aantal unieke cliënten in jeugdzorg Q1 is niet precies vast te stellen. Dit ten gevolge van de onvolledigheid van de gegevens van de overgangscliënten. Het berekende aantal is aan de hoge kant. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage Geen.

6 Indicator 3 Toekenningen met PGB Volledig uitgeschreven Het % toekenningen met een PGB t.o.v. het totaal aantal toekenningen Afdeling Integraal Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 9,94 % Nntb 10,49 % Inhoudelijke toelichting (allen) Technische toelichting De waarde van de indicator kan alleen berekend worden op basis van cliënten en niet op basis van toekenningen. Dit is een gevolg van de eis voor aanlevering aan SVB. In de berekening zijn ook cliënten meegenomen met een voorziening waarvoor geen PGB mogelijk is en/of voorzieningen waarvoor in de praktijk geen PGB wordt verstrekt. Het meenemen van alle cliënten met een voorziening ongeacht of er wel of geen PGB verstrekt gaat worden geeft een zeer vertekend beeld. De indicator is tevens ongevoelig voor PGB toekenningen. Op de waarde van de indicator hebben de verstrekkingen Wmo een grote invloed. Bij de berekening is geen rekening gehouden met overlap cliënten met Wmo en Jeugd. Het percentage is daardoor aan de iets te lage kant. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage -Zonder voorzieningen waarvoor geen PGB of in praktijk geen PGB wordt verstrekt -Dan ook voorstel voor norm

7 Indicator 4 Inwoners met inkomensondersteuning Volledig uitgeschreven Het % inwoners dat gebruik maakt van een vorm van inkomensondersteuning Afdeling Wijkteams Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 3,10 % Nntb 1,27 % Inhoudelijke toelichting (Harm) Technische toelichting De indicator is in deze managementrapportage beperkt gebleven tot het (totale) aantal unieke inwoners van Enschede met een vorm van bijzondere bijstand. Het percentage per kwartaal is een standcijfer en neemt toe naar mate het jaar vordert. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage - In kwartaal 2 wordt nader onderzocht welke andere vormen van inkomensondersteuning onderdeel zouden kunnen zijn van de volgende managementrapportage en welk deel van de populatie (bijv. vanwege leeftijd) moet worden uitgezonderd. Een (eventueel) voorstel hiertoe, inclusief een voorstel voor een norm , wordt gedaan bij de volgende managementrapportage.

8 Indicator 5 Bezwaarschriften Volledig uitgeschreven De bij de gemeente ingediende bezwaarschriften Jeugd en Wmo Afdeling Wijkteams en Zorg Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb 154 Inhoudelijke toelichting (Harm en Wim) De bezwaarschriften hebben betrekking op de Wmo. Het totaal aantal bezwaarschriften Wmo was over heel 2014 slechts 72. De klachten betreffen voornamelijk hulp bij het huishouden. Nardy? Hoe zit het met Jeugd? Technische toelichting Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage Het aantal ingediende bezwaarschriften relateren aan het aantal beschikkingen.

9 Indicator 6 Klachten over consulenten en wijkcoaches Volledig uitgeschreven De bij de gemeente en SMD ingediende klachten van inwoners over zorgconsulenten en wijkcoaches Afdeling Zorg en Jeugd Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb 14 Inhoudelijke toelichting (Wim en Alice) De helft van de klachten betreft Zorg. De klachten gaan voornamelijk over: het uitblijven van een antwoord of klantgerichtheid. Het normale niveau van klachten bij Zorg is 1 per jaar. Er zijn geen klachten geregistreerd die gekoppeld zijn aan de wijkteams. Technische toelichting Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage

10 Indicator 7 Klachten over zorgaanbieders Volledig uitgeschreven Het aantal bij de gemeente ingediende klachten van inwoners over de dienstverlening van zorgaanbieders Afdeling Zorg en Jeugd Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb Inhoudelijke toelichting (Wim en Alice) De klachtenregistratie kent geen klachten die gerelateerd zijn aan zorgaanbieders. Er zijn wel klachten over zorgaanbieder. Echter de betreffende klachten zijn gekoppeld aan Overig. Technische toelichting De formele klachtenregistratiesysteem is nog niet operationeel bij JZ. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage Het registreren van klachten op Zorgaanbieder.

11 Indicator 8 Overlastmeldingen beschermd wonen Volledig uitgeschreven Het aantal overlastmeldingen bij de politie van cliënten in Beschermd wonen Afdeling Zorg Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Inhoudelijke toelichting (Wim) Technische toelichting De informatie is binnen het huidige reeds bestaande onderzoek slechts eenmaal per jaar beschikbaar. Intensivering van de frequentie naar 4 x per jaar brengt naar verwachting een aanzienlijke verhoging van de bestaande (onderzoeks)kosten met zich mee. Daarnaast is er een vraag over wat een overlastmelding is. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage -Marianca vragen alternatief.

12 Indicator 9 Tijdige aanvang zorg Volledig uitgeschreven Het % toewijzingen waarvan de aanvang zorg langer heeft geduurd dan wat contractueel is afgesproken Afdeling Zorg en Jeugd Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 0,00 % Inhoudelijke toelichting (Wim en Alice) Technische toelichting Berichten IJW en IWMO ‘levering zorg’ nog niet operationeel. Wordt ingezet op informatie ophalen bij zorgaanbieders via kwartaalrapportage. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage

13 Indicator 10 Prognose budgetresultaat Volledig uitgeschreven Prognose budgetresultaat eind van het jaar 2e lijns ondersteuning verdeeld naar Jeugd, Wmo en Beschermd wonen Afdeling Programmabureau Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Binnen budget Inhoudelijke toelichting (Ralph en Edwin) Technische toelichting Ophalen bij Edwin (14 april). Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage

14 Indicator 11 Uitputting budgetten Volledig uitgeschreven Werkelijke uitputting van de budgetten Jeugd, Wmo en Beschermd wonen Afdeling Programmabureau Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 100% of < Inhoudelijke toelichting (Ralph en Edwin) Technische toelichting Ophalen bij Edwin (14 april) Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage

15 Indicator 12 Ziekteverzuim Volledig uitgeschreven Ziekteverzuim % zorgconsulenten, wijkcoaches (ook SMD) en backoffice Afdeling Zorg en Wijkteams Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 4,78 % 7,62 % Inhoudelijke toelichting (Harm, Wim en P&O) Het ziekteverzuim in het 1e Q is hoger dan in 1e Q 2014 (6,3 %). Het hoge ziekteverzuim % wordt veroorzaakt door het Zorgloket (12,91 %). Irma? Technische toelichting In waarde van de effectindicator zijn de medewerkers van SMD niet in meegenomen. Het nieuwe personeelsinformatiesysteem van SMD kan de gegevens nog niet leveren. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage -Norm te stellen op 4, 78 % (was nntb), Jans? Niet beter om af te wachten waar SMD mee komt of willen we ‘4,0 %’ nastreven? -Wanneer kan SMD wel leveren en wat betekent dat voor de cijfers?

16 Indicator 13 Onrechtmatige toekenningen Volledig uitgeschreven % toekenningen waarbij een onrechtmatigheid is geconstateerd Afdeling Zorg en Wijkteams Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb Inhoudelijke toelichting (Harm, Wim en P&O) Technische toelichting Ophalen bij Edwin. Processen worden op dit moment ingericht door Edwin. Wanneer denken we de eerste resultaten te kunnen publiceren? Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage

17 Indicator 14 Recidive jeugdzorg Volledig uitgeschreven Het % cliënten dat na 1 jaar niet opnieuw instroomt in jeugdzorg Afdeling Wijkteams en Jeugd Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb Inhoudelijke toelichting (Harm en Alice) Technische toelichting Dit jaar nog geen cijfers beschikbaar (minimaal 1 jaar productiecijfers noodzakelijk). Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage Weglaten in 2015 en weer opvoeren in managementrapportage over Q1 2016?

18 Indicator 15 Kosten doorverwijzingen (huis/jgz/ziekenhuis)artsen Volledig uitgeschreven Het deel van de materiele uitgaven voor het vrijwillig kader Jeugdzorg t.o.v. het totaal budget, te relateren aan een doorverwijzer anders dan een wijkcoach Afdeling Jeugd Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb Inhoudelijke toelichting (Alice) Technische toelichting Meenemen in gesprek met Edwin op 16 april. Bemoeilijkt door beperkte aantal declaraties en registratiewijze bij procesondersteuners Wijkteams. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage

19 Indicator 16 Uitgevallen declaraties Volledig uitgeschreven % declaraties van het totaal dat is uitgevallen Afdeling Programmabureau Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb 59,48 % Inhoudelijke toelichting (Edwin) Technische toelichting Foto van datum 1 april. Het % niet uitgevallen declaraties is niet op detail niveau bekeken, waardoor het onduidelijk is welk deel daarvan handmatig is opgepakt en daardoor de status goedgekeurd heeft na een eerste uitval. We gaan met Topicus in gesprek over betere rapportagemogelijkheden om meer en betere uitspraken te kunnen doen over de uitval binnen het geautomatiseerde declaratieproces. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage -Voorstel voor een norm over 2015 gedaan met Edwin Heeremans. Voorleggen aan MT in managementrapportage over kwartaal 1.

20 Indicator 17 Gebruik algemene voorzieningen Volledig uitgeschreven Bezettingsgraad van door de gemeente gesubsidieerde algemene voorzieningen Afdeling Zorg Realisatie 2014 Norm 2015 Realisatie Q1 2015 Realisatie Q2 2015 Realisatie Q3 2015 Realisatie Q4 2015 Nntb Inhoudelijke toelichting (Wim) Technische toelichting De indicator heeft betrekking op het monitoren van de bezetting van nieuwe collectieve vormen van groepsbegeleiding. De ontwikkeling van deze vorm van collectieve voorzieningen blijft achter ten opzichte van datgene wat was voorzien eind 2014. Voorstel voor aanpassing van indicator bij volgende managementrapportage - Met het investeringsprogramma , thema 4 ‘Voorliggende voorzieningen’ is de verwachting dat het aanbod van collectieve vormen van groepsbegeleiding een stevige impuls krijgt. Wij volgen dit proces en rapporteren.

21 Intensieve ondersteuning Algemene voorzieningen
Zorgpyramide Regie toevoegen Participatie WMO Jeugd Specifiek Beweging realiseren van zware ondersteuning naar lichtere vormen voor diegenen waar mogelijk Intensieve ondersteuning Lichte ondersteuning Algemene voorzieningen Generiek Burgerkracht Zelfredzaam 21

22 Jeugd Participatie WMO

23 Niveau managementinformatie
Outcome gezin Input Outcome omgeving Demografie/ inrichting Jeugd Participatie WMO Onderwijs Output

24 PDCA - leren Plan Do Check Plan Act Projectplan Datawarehouse
Handmatig verzamelen Plan Check Plan Act 17 indicatoren als plan Eerste rapportage CBS monitor Regionaal Jeugd LL gemeente

25 Bronapplicatie binnen
Leverancier, bouwt een dataset op waar: BSN’s gehasht* zijn en persoonlijke data is verwijderd .Dataset wordt middels een beveiligd kanaal aangeleverd. 1B Gemeente, bouwt een dataset op waar: BSN’s gehasht* zijn en persoonlijke data is verwijderd bron Bron SaaS oplossing (bijvoorbeeld TOP) Bronapplicatie binnen gemeentelijk netwerk (bijvoorbeeld GWS) Hashen van BSN Hashen van BSN 2 Gemeente, ontvangt de data via een beveiligde verbinding en plaatst deze in de staging area. Hashen Gebeurt vanuit elk bronsysteem op dezelfde wijze. Gehashte BSN’s worden in de staging area opgeslagen. Staging area 3 Vanuit de staging area wordt het datawarehouse gevuld; bij het vullen worden de pseudoniemen bepaalt. Lijst van pseudoniem en gehashte BSN’s worden bij gehouden in een beveiligde database. Staging area wordt verwijderd Pseudoniemen bepalen Pseudoniemenlijst Pseudoniemenlijst Voor het bepalen van pseudoniemen wordt gewerkt met random tokens zoals een GUID. De koppeling tussen de token en de dubbel gehashte BSN wordt in een beveiligde lijst bijgehouden. De lijst is alleen toegankelijk voor de programmatuur. 4 In het datawarehouse zijn alle referentie tot natuurlijke personen verwijderd. Datawarehouse