De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011

Verwante presentaties


Presentatie over: "Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011"— Transcript van de presentatie:

1 Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar

2 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 2 Copyright notice This powerpoint presentation was developed as an educational aid to the renewed course “Office automation” (Kantoorautomatisering), taught at the University of Gent, Belgium as of the year This presentation may be used, modified and copied free of charge for non-commercial purposes by individuals and non-for-profit organisations and distributed free of charge by individuals and non-for-profit organisations to individuals and non-for-profit organisations, either in electronic form on a physical storage medium such as a CD-rom, provided that the following conditions are observed: 1.If you use this presentation as a whole or in part either in original or modified form, you should include the copyright notice “© W. Philips, Universiteit Gent, ” in a font size of at least 10 point on each slide; 2.You should include this slide (with the copyright conditions) once in each document (by which is meant either a computer file or a reproduction derived from such a file); 3. If you modify the presentation, you should clearly state so in the presentation; 4.You may not charge a fee for presenting or distributing the presentation, except to cover your costs pertaining to distribution. In other words, you or your organisation should not intend to make or make a profit from the activity for which you use or distribute the presentation; 5. You may not distribute the presentations electronically through a network (e.g., an HTTP or FTP server) without express permission by the author. In case the presentation is modified these requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that work are not derived from the presentation, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then these requirements do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the presentation, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permissions for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it. In particular note that condition 4 also applies to the modified work (i.e., you may not charge for it). “Using and distributing the presentation” means using it for any purpose, including but not limited to viewing it, presenting it to an audience in a lecture, distributing it to students or employees for self-teaching purposes,... Use, modification, copying and distribution for commercial purposes or by commercial organisations is not covered by this licence and is not permitted without the author’s consent. A fee may be charged for such use. Disclaimer: Note that no warrantee is offered, neither for the correctness of the contents of this presentation, nor to the safety of its use. Electronic documents such as this one are inherently unsafe because they may become infected by macro viruses. The programs used to view and modify this software are also inherently unsafe and may contain bugs that might corrupt the data or the operating system on your computer. If you use this presentation, I would appreciate being notified of this by . I would also like to be informed of any errors or omissions that you discover. Finally, if you have developed similar presentations I would be grateful if you allow me to use these in my course lectures. Prof. dr. ir. W. Philips Department of Telecommunications and Information ProcessingFax: University of GentTel: St.-Pietersnieuwstraat 41, B9000 Gent, Belgium

3 Zelfstudie: Modelleren en automatiseren van workflow en bedrijfsprocessen Informatiestromen en -databanken in bedrijven

4 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 4 klantenbestanden, personeelsbestanden, CD-Roms met software, lijsten met prijzen, onderhoudsmanuals, kalenders met deadlines, … Informatiestromen in organisaties In een bedrijf vloeien zeer veel informatiestromen Een bedrijf heeft beschikt over heel wat informatie binnenkomende informatie: bestelbonnen van klanten, facturen van leveranciers, vragen om informatie, informatie van het internet … buitengaande informatie: bestelbonnen naar leveranciers, reclamendrukwerk en prijslijsten naar klanten, belastingsaangifte, overschrijvingsopdrachten naar de bank interne informatiestromen: leveringsopdrachten naar het magazijn, verlofaanvragen naar personeelsdienst, memo’s van de chef naar het personeel, …

5 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 5 Automatisering van informatiestromen... Gebrekkige informatiedoorstroming kan heel wat problemen veroorzaken een werknemer gaat op vakantie, maar vergeet van zijn collega te vragen een lopende bestelling af te werken de secretaresse geeft een verkeerde datum door voor een belangrijke vergadering een bestelling wordt per vergissing twee keer gedaan men ontvangt een onduidelijke factuur en weet niet over welke bestelling het gaat Gebrekkig informatiebeheer kan ook problemen veroorzaken: men vindt een belangrijke brief niet terug omdat hij verkeerd geklasseerd werd tien klanten rapporteerden een gelijkaardig defect, maar men merkt dit niet op omdat elk defect door een andere technicus werd opgelost

6 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 6 …Automatisering van informatiestromen De informatica kan veel van deze problemen voorkomen een database houdt alle lopende transacties bij en slaat alarm als er teveel vertraging optreedt de datum van de vergadering wordt automatisch in de elektronisch agenda’s van alle werknemers geladen zodat iedereen dezelfde datum ziet het referentienummer op een factuur wordt vergeleken met alle lopende bestellingen; indien men het nummer niet terugvindt zoekt men de bestellingen met vergelijkbare prijs Besluit: geïnformatiseerde oplossingen zijn minder foutgevoelig kunnen de informatiestromen routinematig bewaken kunnen problemen efficiënter oplossen door informatiebronnen aan elkaar koppelen

7 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 7 Automatisering van productieworkflow In de voorgaande voorbeelden is de informatica een hulpmiddel bij de administratieve bedrijfstaken In complexe productiesystemen of complexe organisaties kan informatica echter ook de bedrijfsprocessen sturen: een PC-leverancier levert systemen op maat; als een gebruiker een PC bestelt, dan worden de gegevens van de bestelling in de computer ingevoerd de computer controleert of er voldoende onderdelen in voorraad zijn en geeft eventueel opdracht aan de inkoopdienst om er bij te bestellen de computer wijst de assemblage van de PC toe aan de minst belaste werknemer de computer informeert de klant over de status van zijn bestelling, b.v. via het web de computer slaat alarm als een van de “productiefasen” teveel vertraging oploopt

8 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 8 Informatiestromen en workflow Informatisering van de informatiestromen en van de sturing van bedrijfsprocessen kan een bedrijf veel efficiënter maken Een goede informatisering vereist het analyseren van de (mogelijke) informatiestromen in het bedrijf de workflow: hoe en door wie worden de verschillende onderdelen van een “job” in het bedrijf afgehandeld Vervolgens moet men de architectuur van het informatica- systeem definiëren; deze omvat meestal één of meerdere databanken elektronisch kalendersysteem een berichtensysteem (o.a. ) analyse- en rapporteringshulpmiddelen een ERP-pakket (“enterprise resource planning”)

9 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 9 Planning en sturing: herhaling Men onderscheidt strategische planning en dagelijks beheer strategische planning=lange termijn planning i.v.m. de productie, investeringen, financieringsbronnen, … het dagelijks beheer = het uitvoeren en lichtjes bijsturen van deze plannen, inspelend op wijzigende omstandigheden Informatica-ondersteuning hiervoor: Workflow management (WFM) = het ondersteunen van bedrijfsprocessen door een computersysteem dat op basis van een procesmodel het werk van mensen coördineert m.b.t. een tijdvolgorde Enterprise Resource Planning (ERP) = het verzamelen van zoveel mogelijk informatie omtrent deze processen om ze beter te kunnen plannen en optimaliseren (dit impliceert het informatiseren van zoveel mogelijke bedrijfsprocessen) Bij ERP ligt de nadruk dus op het plannen en optimaliseren van de processen en bij WFM op het coördineren ervan in de tijd

10 Zelfstudie: Modelleren en automatiseren van workflow en bedrijfsprocessen Work-flow management

11 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 11 Overzicht Voorbeeld van een workflow Enkele termen en concepten uit de WFM-wereld Software-componenten van WFM-systeem Typische WFM-systeemarchitectuur Soorten WFM-systemen Implementatie-aspecten

12 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 12 Voorbeeld: WF-definitie De volgende slide is een schematische voorstelling van de procedure die door een administratieve medewerker van een bedrijf wordt gevolgd bij het verwerken van een sollicitatiedossier het schema is meteen ook een grafisch programma, zoals het samengesteld wordt in een WF-pakket voorbeelden van instructies: ? Beslissing (“if”-test) Taak die moet worden uitgevoerd als de deadline voor het beëindigen van de vorige taak is verstreken Het programma kan vervolgens routinetaken (b.v. volledigheids- controle) automatisch uitvoeren of minstens initiëren (b.v. door het sturen van een herinnerings- ) Dit kan een belangrijke productiviteits- en kwaliteitswinst opleveren: b.v. nieuwe medewerkers kunnen met minder training worden ingeschakeld; ze maken minder fouten

13 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 13 Voorbeeld: WF-definitie Dit diagram beschrijft de workflow vanuit het standpunt van een administratief medewerker sollicitatie ontvangen onderzoek CV ? stuur “het spijt ons” brief referenties controleren resultaten interview interviewer? herinner interviewer stuur “het spijt ons” brief ? aanwerven? … externe processen Eens geprogrammeerd in een workflow -programma, kan het programma de bedienden wijzen op eventuele vertragingen ervoor zorgen dat het dossier volledig is voor het wordt doorgestuurd naar de volgende dienst, …

14 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 14 Concepten in een WF definitie… Proces, taken en deeltaken proces: b.v. verwerk een bestelling van een klant activiteit of taak: b.v. controleer betalingsachterstand klant deeltaak: vraag gegevens op proces taak 1 taak n … taak 1.1 taak 1. n … Een procesdefinitie legt ook verbanden vast tussen de verschillende taken (b.v. afhankelijkheden) en definieert controlestructuren (if, for, …) Een proces kan meerdere keren (eventueel gelijktijdig) worden uitgevoerd op verschillende data  men spreekt van een procesinstantiëring

15 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 15 …Concepten in een WF definitie… Werkmiddelen en rollen werkmiddel: b.v. computertijd, personeel, documentscanners, printers, … rol: computers en personeel kunnen verschillende rollen toegewezen worden: de rol bepaalt een geheel van taken die b.v. een personeelslid moet kunnen uitvoeren, b.v. klerk, systeembeheerder, boekhouder, manager, … -personeelsleden met zelfde rol zijn onderling uitwisselbaar -personeelsleden kunnen ook meerdere rollen vervullen Afhankelijkheden, prioriteiten en routing regels afhankelijkheden: taak A mag/kan maar uitgevoerd worden als B, en C afgewerkt zijn prioriteiten: taak A is belangrijker dan B routing regels: als taak A af is, moeten B en C in parallel gestart worden, moet C 3 keer worden uitgevoerd, …

16 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 16 …Concepten in een WF definitie De WF wachtlijst: de wachtlijst bevat de nog uit te voeren taken en activiteiten in volgorde van prioriteit Zaak-beheer (“case management”) het behandelen van een “zaak” (van een bepaalde klant) creëert verschillende taken, die sequentieel of in parallel worden uitgevoerd het is belangrijk dat men zich op elk ogenblik een beeld kan vormen van de toestand van de “zaak” Berichten de verschillende modules van het WF-systeem communi- ceren via berichten, maar de gebruikers zien die niet de gebruikers kunnen echter ook berichten sturen naar elkaar, b.v. om problemen op te lossen die niet voorzien zijn in het WF-systeem

17 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 17 workflow API en uitwisselingsformaten Componenten van een WF-systeem … De Workflow Management Coalition (WfMC) heeft een hoog- niveau model opgesteld van een WF-systeem en de interfaces tussen de modules gestandardiseerd  doel is betere inter- operabiliteit tussen verschillende systemen workflow motor andere workflow motoren systeembeheer, monitoring en simulatie workflow cliënt- toepassingen hulpprogramma’s procesdefinitie software (GUI) cfr. de slide “voorbeeld: WF definitie b.v. in een andere afdeling van het bedrijf

18 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 18 …Componenten van een WF-systeem… De Workflow motor= de scheduler= het programma dat de processen plant en activeert, er prioriteiten aan toekent, taken toewijst, berichten verstuurt,… De procesdefinitie-software is de software waarmee de motor wordt geprogrammeerd meestal wordt hiervoor een grafische programmeertaal gebruikt: de gebruiker verbindt modules met pijlen de programmeur creëert een model van de bedrijfsprocessen belangrijke data: uit te voeren taken, beschikbare personeelsleden, procesdefinities meestal kan die data aangepast worden zonder het systeem te herstarten

19 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 19 …Componenten van een WF-systeem De systeembeheer- en monitoring-software dient om statistieken te verzamelen (b.v. over efficiëntie personeel) De cliëntsoftware is de software waarmee de gebruiker van met het systeem interageert inloggen, taken opvragen, taken toevoegen opvragen en invoeren toepassingsdata taken markeren als afgesloten, nakijken van de hun status eventueel parameters van het procesmodel veranderen

20 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 20 Typische WF-systeemarchitectuur… klant klanten- dienst query taaklijst klanten- dossiers gebruikers- toepassing workflow motor wachtlijst taken controle -data procesdefinitie data- banken

21 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 21 … WF-systeemarchitectuur… developer Raise Change Request manager Collate Change Request user Raise Change Request reviewer Review Change Request manager Asign Change Request developer Code Change Request

22 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 22 …Typische WF-systeemarchitectuur De vorige slide beschrijft een WF-systeem dat een “helpdeks” van een software-firma ondersteunt klanten rapporteren bugs en vragen om bijkomende functionaliteit (“user: raise change request”) ook de ontwikkelaars zelf kunnen bugs ontdekken of opmerken dat bepaalde stukken software beter op een bepaalde manier herschreven worden een “junior” manager geeft de eigenlijke opdracht om een verandering door te voeren; ter controle onderzoekt een reviewer of dit haalbaar/noodzakelijk is een “senior” manager geeft de finale “go-ahead” waarna een programmeur de wijziging uitvoert In iedere fase van het proces worden “Change requests” in een wachtlijst geplaatst tot ze kunnen worden afgehandeld Eventueel kan men prioriteiten toekennen; belangrijke wijzi- gingen worden dan sneller uitgevoerd dan minder belangrijke

23 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 23 In een WF-systeem vloeien verschillende soorten data: Workflow parameters: met elke taak is geassocieerd -een aantal prioriteiten -afhankelijkheidsrelaties: moet uitgevoerd worden na … -vereisten: mag enkel worden uitgevoerd door … of … Datastromen in een WF-systeem Workflow controle data (enkel voor intern gebruik in de motor) -status van een taak: welke delen zijn uitgevoerd? … -status van een personeelslid: waarmee momenteel bezig? … Workflow toepassingsdata, b.v.: -de elektronische documenten in een dossier -naam en adres van een klant -financiële gegevens

24 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 24 Soorten WF-systemen productie verzekeringen rechtszaken leningen administratie onkostennota’s bestelbonnen administratie productontwerpen projectvoorstellen graad van samenwerking weinigveel mate van structuur veel weinig software voor gestructureerde workflow formuliergebaseerde routing software traditionele groupware software Een WF-systeem kan de gebrui- kers veel vrijheid laten of niet De WF kan sterk gestructureerd zijn of eerder “ad hoc” (=de volgorde waarin taken worden uitgevoerd is sterk gevalafhankelijk vrijheid gebruikers veelweinig

25 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 25 Mogelijke implementaties Gebaseerd op een relationele databank acties worden geactiveerd telkens wanneer records worden toegevoegd aan een databank gebruikers vragen taken op met SQL-statements Gebaseerd op of elektronische formulieren meer voor ad-hoc workflow bij de -versies worden de business-regels meestal voor een groot deel geïmplementeerd in de cliëntsoftware; bij de versie met formulieren eerder in een server Voor grote aantallen transacties zijn de databanksystemen de meest geschikte omdat ze de facto voorzien zijn op beveiliging van gegevens herstellen van mislukte transacties (b.v. na stroomuitval) het efficiënt opzoeken van gegevens in grote tabellen

26 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 26 Push of pull systeem In een push systeem wijst het systeem aan de gebruiker taken toe; de taken worden gekozen uit de wachtlijst van nog uit te voeren taken ze worden toegewezen aan een vrije gebruiker die over de nodige competenties beschikt In een pull-systeem kiest de gebruiker zelf taken uit de wachtlijst afhankelijk van zijn competentie (en voorkeur)

27 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 27 Voordelen van workflow 1. Verhoging procesefficiëntie door betere planning: kortere doorlooptijd, beter halen deadlines, efficiënter inzetten personeel 2. Standaardisering van het proces: vergissingen worden vermeden (cfr. de checklist voor het opstijgen van een vliegtuig) 3. Automatisering van het proces: routinematige acties (toewijzen taken) en controles (deadlines, volledigheid van dossier, …) worden overgelaten aan de computer waardoor de kwaliteit van de processen verhogen 4. Verzamelen van statistieken waarmee men zwakke punten in het systeem kan opsporen en het proces kan verbeteren 5. Betere informatietoegang tot de gebruikers (als men de “dossiers” volledig elektronisch kan doorsturen): de kans dat delen van het dossier verloren gaan of ergens op een bureau blijven liggen is dan onbestaande

28 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 28 Team-mamagement met WF WF helpt de managers om automatisch taken toe te wijzen aan personeel het personeel gelijkmatig te belasten de prestaties en de efficiëntie van het personeel en de processen te monitoren routinematige communicatie te elimineren en zich te concentreren op hun kerntaak, n.l. beheren en plannen

29 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 29 Metrieken Informatie die door een WF systeem kan worden vergaard over de bedrijfsprocessen: volume (throughput): hoeveel dossiers behandeld per dag?… doorlooptijd: hoe lang duurt de afhandeling van een dossier? kortste pad: wat is de kortst mogelijke tijd nodig om een dossier af te handelen? Hoe dicht benaderen we die? Kunnen we door reorganisatie het kortste pad verkorten? kwaliteit: aantal geregistreerde klantenklachten, aantal keer dat een dossier werd teruggestuurd naar een personeelslid wegens fouten, … complexiteit processen: hoeveel mensen werken aan een dossier? Met hoeveel taken is een personeelslid bezig?

30 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 30 Enkele WF-softwarepakketten Lotus: Notes, Internotes, Domino Microsoft Exchange Novell Groupwise Oracle InterOffice Netscape SuiteSpot Radnet Webshare se/WebShare/WS_Server.htmlhttp://developer.netscape.com/software/tools/listing/application/databa se/WebShare/WS_Server.html De meeste producten hebben koppelingen met het web; sommige zijn volledig web-gebaseerd

31 Zelfstudie: Modelleren en automatiseren van workflow en bedrijfsprocessen Voorbeeld: Document Image Processing

32 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 32 Document image processing Document image processing taken inscannen van papieren documenten Voordelen elektronisch bewaren documenten kortere zoektijden: een ingescand document op het scherm te voorschijn toveren gaat sneller dan het in een archief opzoeken in combinatie met een workflow systeem kan het dossier zelf elektronisch samen met de instructies worden doorgestuurd OCR (optical character recognition) opslaan van de ingescande documenten beheer van de documenten (zoekfunctie, koppeling documenten met databankgegevens, …)

33 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 33 Scanner lichtbron spiegel ccd ADC convertor

34 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 34 De meeste OCR-technieken herkennen individuele letters en werken maar goed als de basislijn perfect horizontaal ligt Er zijn dus een aantal voorbewerkingen nodig: Opsporen van regels en lettters Roteren en gepast schalen van lettters … OCR Optical Character Recognition (OCR) is gebaseerd op patroon- herkenningstechnieken en beeldverwerkingstechnieken corrigeer oriëntatie, contrast interpreteer woorden herken karakters font, korps zoek basislijn zoek omhullende rechthoeken van letters Gesofisticeerde systemen maken gebruik van (taalafhankelijke) woordenboeken om fouten te corrigeren

35 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 35 Voorbeeld: Adobe Acrobat In document image processing worden documenten ingescand  ze worden dus als pixelbeelden (bitmaps) opgeslagen  belangrijke nadelen: -men kan niet zoeken naar bepaalde woorden -men kan geen “cut-and-paste” doen van b.v. tekstvelden naar andere toepassingen Men kan deze problemen oplossen door met OCR de bestanden om te zetten naar b.v. een MSWord document  hierbij ontstaan echter te veel fouten Adobe acrobat voegt de herkende tekst toe aan de bitmap  de gebruiker ziet het ingescande pixelbeeld, maar beschikt wel over “zoek” en “cut-and-paste” functies (die dan wel niet volledig foutvrij werken)

36 Zelfstudie: Modelleren en automatiseren van workflow en bedrijfsprocessen Enterprise resource planning Zelfstudie

37 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 37 Enterprise Resource Planning (ERP) ERP is het informatiseren van zoveel mogelijke bedrijfs- processen en het verzamelen van zoveel mogelijk informatie omtrent deze processen om ze beter te kunnen optimaliseren Alle bedrijfsprocessen worden geïnformatiseerd, bv.: financiële administratie productieplanning personeelsbeheer aankoop en verkoop: facturatie, kredietbeheer, bestellingen Zoveel mogelijk informatie omtrent alle bedrijfsprocessen wordt in één database verzameld, bv. verkoopsgegevens bestellingen en hun toestand klantengegevens

38 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 38 Bedoeling van ERP Het verhogen van de administratieve efficiëntie tijd sparen door automatisering en informatisering -vergissingen vermijden -dubbel werk vermijden -automatische bewaking van de administratieve processen door optimalisatie van de administratieve workflow Het verhogen van de informatieve efficiëntie: men wil de bedrijfsprocessen analyseren om inefficiënties op te sporen en weg te werken door informatie te vergaren over de bedrijfsprocessen waar men vroeger geen zicht op had (bv. doorlooptijden, percentage defecten) door het combineren van informatie uit verschillende afdelingen

39 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 39 Concrete criteria Gegevens mogen maar één keer worden ingevoerd; “overtikken” moet worden vermeden Het moeten “reconciliëren” van gegevens (dwz. aanpassen van tegenstrijdige gegevens) moet zoveel mogelijk beperkt worden Men moet automatisch alle gewenste informatieve rapporten kunnen genereren financiële rapporten, verkoopanalyse overzicht voorraden, analyse doorlooptijden Waar nodig moet de vergaarde informatie gemakkelijk kunnen worden uitgewisseld met andere systemen systemen van klanten en leveranciers en van de hoofdzetel de overheid: b.v. elektronische belastingsaangifte

40 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 40 Het invoeren van ERP Faze 1: plannen, opzetten en configureren van het systeem Faze 2: analyse van de systeemefficiëntie Faze 3: Analyse en optimalisatie van de bedrijfsprocessen plannen, opzetten en configureren van het systeem Analyse bedrijfsprocessen Optimalisatie bedrijfsprocessen

41 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b Plannen, opzetten en configureren Mogelijke herdefiniëring van de bedrijfsstructuur meestal baseert men zich op de bestaande structuur de invoering van het ERP-systeem kan echter leiden tot ingrijpende veranderingen -nieuw afdelingen: bv. beheer van het ERP-systeem -afslanken bestaande afdelingen: bv. facturatie die sterker wordt geautomatiseerd Definiëren van de organisatie van de databank Definiëren van de toegang tot de databank beveiliging: wie mag data invoeren, wijzigen en lezen? welke zijn de toegangsvormen: koppeling met bestaande informaticahulpmiddelen, met het WEB, met netwerken van klanten en leveranciers Definiëren van een trainingsplan voor het personeel

42 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b Analyse van de systeemefficiëntie… In de planningsfase heeft men een aantal doelstellingen gesteld, zowel aan het ERP-informaticasysteem als aan de administratieve en informatieve bedrijfsefficiëntie; men gaat na of die gehaald worden adhv. een aantal concrete vragen Administratieve efficiëntie -verloopt de administratie sneller dan vroeger? -daalt het aantal administratieve fouten? -is de werkdruk op het personeel verlaagd? Informatieve efficiëntie -heeft men een duidelijk zicht op de bedrijfsprocessen; bv. doorlooptijden: hoe veel tijd verloopt tussen de bestelling door de klant, de start van de productie, de verzending, de facturatie en de betaling … ? Gebruikersefficiëntie: kunnen de gebruikers overweg met het ERP-systeem? Is bijkomende training nodig?

43 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b Optimalisatie van bedrijfsprocessen Door analyse van de ERP-gegevens spoort men inefficiënties op in de bedrijfsprocessen en corrigeert men ze bv. men constateert veel vertragingen bij het leveren van bestellingen en stelt vast dat dit dikwijls komt omdat in de laatste productiefase een onderdeel soms niet in voorraad is  oplossing: van zodra de bestelling wordt geplaatst schat het ERP-systeem in hoeveel onderdelen er voorradig zullen zijn wanneer de laatste productiefase zal starten; indien nodig bestelt het onmiddellijk en autonoom bijkomende onderdelen Tezelfdertijd informeert men het personeel over de wijzigingen (permamente scholing) en leert men hen het ERP-systeem ten volle te exploiteren bv. het personeel van een “support”-lijn voor computer- software kan in een database nagaan of een probleem ook in andere landen werd gerapporteerd

44 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 44 Mogelijke introductiestrategieën Mogelijke strategieën hoger risico, maar potentieel hogere opbrengst automatiseren van bestaande processen: “doing bad things faster”: men behoudt de oude manier van werken, maar een deel van het werk wordt door de computer overgenomen optimaliseren van kernprocessen: “process improvement”: men kiest voor een radicaal nieuwe manier van werken, maar enkel voor die processen waar automatisering veel kan opleveren herorganiseren van bestaande processen: “tabula rasa”: men organiseert het werk helemaal opnieuw waarbij ERP op een optimale manier wordt ingevoerd

45 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 45 De filosofie van ERP… Traditionele grotere bedrijven zijn dikwijls uit noodzaak “modulair” en hiërarchisch georganiseerd er zijn afdelingen voor verkoop, facturatie, inkoopbeheer, productie, logistiek, personeelsbeheer, … het management definieert hoogniveau doelstellingen voor elke afdeling; deze worden zo gekozen dat de bedrijfsprocessen op hoog niveau optimaal verlopen elke afdeling tracht zo efficiënt mogelijk de door het management opgelegde doelstellingen te realiseren Als alle afdelingen optimaal werken, werkt het bedrijf echter nog niet noodzakelijk optimaal in zijn geheel; dikwijls zijn optimalisaties “over de afdelingsgrenzen heen” mogelijk Men moet evolueren van de klassieke “module mindset” (manier van denken) naar een “end-to-end mindset”

46 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 46 …De filosofie van ERP… Dikwijls zijn optimalisaties “over de afdelingsgrenzen heen” mogelijk; voorbeelden: de informatiedoorstroming tussen diensten verbeteren: de herstellingdienst kan de productieafdeling informeren over veel voorkomende defecten waardoor die de kwaliteit van de producten kan verbeteren personeel inzetten in meerdere afdelingen: gespeciali- seerde taken worden efficiënt opgelost door één specialist ipv. door verschillende werknemers in de afdelingen deeltaken uit verschillende diensten groeperen in een aparte dienst: door schaalvoordelen kunnen kosten worden bespaard (bv. aanschaf kantoorbenodigdheden) de taken van een dienst kunnen soms efficiënter worden uitgevoerd door ze te verspreiden over meerdere diensten (bestellen via een centrale aankoopdienst is misschien goedkoper, maar dikwijls ook trager en minder flexibel)

47 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 47 …De filosofie van ERP Men moet evolueren van de klassieke “module mindset” naar een “end-to-end mindset”; voorbeelden: men moet het volledig proces optimaliseren, ipv. de deelprocessen werknemers moeten niet zozeer trachten “hun persoonlijke taak” zo goed mogelijk uit te voeren, maar ze moeten nadenken over de organisatie van het werk -welke vertragingen zijn kritisch ivm. het op tijd afleveren van een product en welke niet? -kan ik door mijn werk anders te organiseren efficiënter werken? breng ik dan echter de efficiëntie van andere diensten niet in het gedrang? de taakgerichte aanpak moet dus vervangen worden door een aanpak gericht op het eindresultaat

48 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 48 De potentiële meerwaarde van ERP ERP-databanken zijn dikwijls modulair opgebouwd bv. een databank met klantengegevens, een tweede met financiële gegevens, … De modulaire structuur is dikwijls geïnspireerd op de traditionele bedrijfsstructuur: initieel komen de modules dikwijls overeen met de bestaande afdelingen van een bedrijf De grote meerwaarde van ERP-systemen is dat ze de informatie uit de verschillende modules kunnen integreren de noodzaak om het bedrijf in modules op te delen om het te kunnen besturen vermindert men kan de organisatie gemakkelijker reorganiseren vermits informatie dankzij ERP gemakkelijker over de modulegrenzen heen kan stromen

49 Zelfstudie: Modelleren en automatiseren van workflow en bedrijfsprocessen Bibliografie

50 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 22/11/ b. 50 Bibliografie Bosz, Han & Vlak, Hans. Pakketten voor workflow management onder de loep. Informatie. December 1998, pp D. Chaffey. Groupware, workflow and intranets. Reengineering the Enterprise with Collaborative Software. Digital Press ISBN I. Bogaert en S. De Cruyenaere. ERP-platform: sleutel tot E- business. Het Ingenieursblad. Nr. 5. blzn. 12–17. Mei 2000.


Download ppt "Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011"

Verwante presentaties


Ads door Google