De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Www.bestuurszaken.be E-Catalogue De elektronische catalogus.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Www.bestuurszaken.be E-Catalogue De elektronische catalogus."— Transcript van de presentatie:

1 E-Catalogue De elektronische catalogus

2 Inhoud 1. End to end e-procurement 2. Reikwijdte en meerwaarde 3. Leverancierskant 4. Overheidszijde 5. Starten met e-catalogue

3 Inleiding e-invoicing  e-facturatie in de bestekken opnemen! e-catalogue Waarom?  aankopen bundelen, goedkoper !  éénvormigheid voor de leverancier !  volledig digitaal aankoopproces  rapportering

4 1. end to end e-procurement

5

6

7 2. Reikwijdte en meerwaarde Catalogi: –Gestructureerd: Dit zijn catalogi die door middel van de catalogue editor ofwel door de leverancier ofwel door de opdrachtencentrale worden aangemaakt. –Niet-gestructureerd: Deze catalogi worden, samen met de bestelinfo, in pdf opgeladen door de opdrachtencentrale.

8 2. Reikwijdte en meerwaarde Overzicht werking e-catalogue Beheer dossiers Beheer catalogi Beheer aanvragen Beheer bestellingen

9 Beheer Catalogi Beheer Bestelling en 2. Reikwijdte en meerwaarde Overzicht procedures

10 Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren

11 Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Dossier aanmaken Onderneming registreren Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n Dossierbeheerder 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus

12 Onderneming Catalogus voorbereiden Catalogus opladen Catalogus indienen ter goedkeuring Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming

13 Dossierbeheerder Catalogus controleren Artikelen goedkeuren en/of verwerpen Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming

14 Dossierbeheerder Dossier delen  Openstellen voor andere diensten / organisaties Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming

15 Dossierbeheerder Catalogus publiceren  Vanaf nu: artikelen zichtbaar voor alle gebruikers Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming

16 Hoofdaankoper Maskers definiëren  Toegang tot catalogi, artikelen en/of opties beperken  Alle organisaties waarmee dossier gedeeld werd Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n 2. Reikwijdte en meerwaarde Creatie dossier en publiceren catalogus Dossier Creëren Catalogus opladen Catalogus goedkeuren Dossier delen Catalogus publiceren Maskers definiëren Dossierbeheerder Onderneming Dossierbeheerder Hoofdaankoper

17 Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen 2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen

18 Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Aanvrager Artikelen zoeken Verlanglijstje maken Verlanglijstje verzenden Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n Aanvrager 2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen

19 Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Aankoper Verlanglijstjes verwerken Bestelbon voorbereiden Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n Aankoper 2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Aanvrager

20 Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Hoofdaankoper Bestelbon controleren Bestelbon goedkeuren Bestelbon verzenden Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n Hoofdaankoper 2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Aanvrager Aankoper

21 Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Bestelling aanvaarden Bestelling leveren Onderneming Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n Onderneming 2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Aanvrager AankoperHoofdaankoper

22 Verlanglijstje creëren Bestelbon voorbereiden Bestelbon goedkeuren Bestelling aanvaarden Bestelling ontvangen Goederen ontvangen Goederen controleren PV opmaken Keurder Beheer Catalogi Beheer Bestellinge n Keurder 2. Reikwijdte en meerwaarde Bestellingen Aanvrager AankoperHoofdaankoper Onderneming

23 2. Reikwijdte en meerwaarde Meerwaarde Eenvoudig en snel opzoeken van artikelen Informatie in bestelbonnen altijd correct en volledig Versiebeheer van catalogi: –bestellen enkel mogelijk op laatste goedgekeurde versie –Oudere versies nog beschikbaar ter raadpleging Bestellingen plaatsen met een muisklik

24 2. Reikwijdte en meerwaarde Dossiers en catalogi op flexibele manier delen Beschikbaarheid (zichtbaarheid) van catalogi en artikelen beheren Catalogi kunnen niet wijzigen zonder controle en goedkeuring door aanbestedende overheid Automatisch verloop van ‘levenscyclus’ van dossiers en catalogi, gestuurd door sleuteldata. Via statistieken bestellingen kunnen de afnames opgevolgd worden.

25 3. Leverancier Rol van de leverancier –Registreren op e-procurementplatform als ondernemer –Doorgeven van contactpersoon/-gegevens –Indienen van catalogus Aanmaken en opladen in e-Catalogue (zie functionaliteiten leverancier) en indienen ter goedkeuring Aanleveren in exel (aanmaak door aanbestedende overheid)

26 3. Leverancier Registratie Via https://my.publicprocurement.behttps://my.publicprocurement.be

27 3. Leverancier Functionaliteiten voor de leverancier : –Eigen catalogi raadplegen –Eigen dossiers raadplegen –Catologi aanmaken (Catalogue editor downloaden/opleiding) –Eigen catologi beheren –Bestellingen beheren Raadplegen Beheren Leveringdatum ingeven Downloaden –PV’s van oplevering raadplegen

28 4. Overheidszijde a. rollen Registratie gebruiker: –De entiteit waartoe je behoort is reeds geregistreerd: registratie of toetredingsaanvraag verloopt via het CUM (Central User Management of centraal gebruikersbeheer) –De entiteit waartoe je behoort is nog niet geregistreerd: Registratie van de entiteit via het CUM Registratie/toetredingsaanvraag gebruiker

29 4. Overheidszijde a. rollen Registratie Via https://my.publicprocurement.behttps://my.publicprocurement.be

30 4. Overheidszijde a. rollen Registratie in twee stappen Stap 1: profiel Stap 2: organisaties & rollen Uitgever Editor Manager Dossierbeheerder Aankoper Editor

31 4. Overheidszijde a. rollen Stap 1: aanmaken persoonlijk profiel –Altijd met eID! –Direct geldig  geen goedkeuring nodig –Aanmelden mogelijk –Nog niet verbonden aan organisatie(s) –Nog geen toegang tot “inhoud” van applicaties (dossiers, catalogi,…)

32 4. Overheidszijde a. rollen Stap 2: toetreden tot organisaties –Organisatie(s) kiezen waar je bij werkt –Per organisatie: rollen kiezen voor elke applicatie –Goedkeuring nodig van Superuser! –Na goedkeuring: toegang tot “inhoud” van applicaties (dossiers, catalogi,…) Beschikbaar voor gekozen organisaties Afhankelijk van gekozen rollen

33 4. Overheidszijde a. rollen Bestaand profiel aanpassen –Aanmelden –Kies “Mijn organisaties” in menu –Klik op icoon “Rollen bewerken” –Bepaal rollen voor applicaties –Dien toetredingsaanvraag in

34 4. Overheidszijde a. rollen Dossierbeheerder Hoofdaankoper Aankoper Magazijnier Keurder Aanvrager

35 4. Overheidszijde a. rollen Dossierbeheerder Rol voor aanmaken en beheren dossiers in e- catalogue, het controleren, goedkeuren en publiceren van catalogi (een dossier in e-catalogue is een werkruimte waarin contractinformatie wordt opgenomen en de catalogi opgeladen)

36 4. Overheidszijde a. rollen Hoofdaankoper Rol voor het zoeken van artikelen, het behandelen van bestelaanvragen en het aanmaken, goedkeuren en verzenden van bestellingen. Kan ook PV’s van oplevering opmaken voor de bestellingen.

37 4. Overheidszijde a. rollen Aankoper Deze rol is ‘identiek’ aan de rol van hoofdaankoper, maar zonder de mogelijkheid om bestelbonnen goed te keuren.

38 4. Overheidszijde a. rollen Magazijnier Rol voor het aanmaken en beheren van ‘lokale’ dossiers en catalogi, en de daaruit voortvloeiende bestellingen. –Bijv voor een intern magazijn van een organisatie; –Een ‘lokaal’ dossier is niet verbonden met een contract, er is geen leverancier bij betrokken zoals bij een standaard dossier;

39 4. Overheidszijde a. rollen Keurder Rol voor de persoon die geleverde goederen in ontvangst neemt en ze keurt. De keurder kan in e-catalogue PV’s van oplevering maken voor de bestellingen van zijn organisatie.

40 4. Overheidszijde a. rollen Aanvrager Rol die toestaat om artikelen te zoeken in e- catalogue, die toe te voegen aan een persoonlijk winkelmandje en van daaruit bestelaanvragen te creëren die dan ingediend worden bij de (hoofd)aankoper

41 4. Overheidszijde b. functionaliteiten –Aanmaken van dossiers –Delen van dossiers –Definiëren van maskers

42 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Een dossier aanmaken (dossierbeheerder) Kan zowel vanuit e-Notification als vanuit e-Catalogue Beheersgegevens invullen Aanvullende info/documenten opladen (bestek, brochures, …) Delen met (sub)organisaties (boomstructuur), al dan niet met maskerrechten Onderneming en gebruikers associëren Dossier activeren: status ‘gepubliceerd’ Goedgekeurde catalogus opladen

43 Een organisatie kan zijn dossier delen met andere organisaties –Verschillende organisaties willen gezamenlijk contract afsluiten omwille van efficiëntie, schaalvoordeel,… –Een bepaalde dienst stelt zijn catalogus open voor andere diensten De uitgenodigde organisaties –krijgen toegang tot dossiergegevens –kunnen bestellen op bijhorende catalogi 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Een dossier delen (dossierbeheerder/ (hoofd)aankoper)

44 A A C B C1C1 C2C2 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Een dossier delen (1) (2) (3) (4) Organisatie A is eigenaar van een dossier (1) A deelt zijn dossier met B (2) B krijgt toegang tot het dossier (3) A deelt zijn dossier ook met C (4) C krijgt toegang tot het dossier Let op! C1 en C2 hebben nog geen toegang tot het dossier! Maar C kan dat met hen delen. Toegang hebben= toegang tot dossiergegevens+mogelijkheid tot bestellen!

45 Maskerechten bepalen of uitgenodigde organisatie zelf het dossier kan delen, en maskers kan definiëren: A A C B C1C1 B1B1 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Maskerrechten toekennen (dossierbeheerder) Uitgenodigd met maskerrechten: Organisatie kan dossier delen met eigen suborganisaties Organisatie kan maskers bepalen voor eigen suborganisaties Organisatie kan bestellen Uitgenodigd zonder maskerrechten: Organisatie kan NIET delen met eigen suborganisaties Organisatie kan GEEN maskers bepalen voor eigen suborganisaties Organisatie kan bestellen

46 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers Soms wil een organisatie niet de volledige catalogus ter beschikking stellen –Beperkingen instellen voor eigen gebruikers –Beperkingen instellen voor suborganisaties Dit kan door het definiëren van ‘maskers’ op 3 niveau’s –Catalogi : volledige toegang, alleen lezen, geen toegang –Artikelen : bestellen, alleen bekijken, geen toegang –Opties (vb. kleur) : beschikbaar of niet

47 A C B C1C1 C2C2 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers

48 C C1C1 C2C2 (1 ) (1) C heeft toegang tot dossier, suborganisaties niet

49 C C1C1 C2C2 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers (2) Een dossier bevat één of meerdere catalogi (3) Een catalogus bevat één of meerdere artikelen (4) Een artikel kan opties bevatten (vb. kleur) (2 ) (3 ) (4 ) C1C1 Stel: C wil toegang geven aan C1, maar niet voor alles Oplossing: C definieert maskers voor C1 (1) C heeft toegang tot dossier, suborganisaties niet (1 )

50 C C1C1 C2C2 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers C bepaalt masker: - Op niveau van catalogus - Op niveau van artikelen - Op niveau van opties

51 C C1C1 C2C2 4. Overheidszijde b. functionaliteiten Definiëren van maskers C1 heeft enkel toegang tot items toegestaan door C

52 5. Starten met e-catalogue Als afnemende entiteit: –Registratie entiteit/gebruiker; –Binnen de entiteit een hoofdaankoper en aankopers aanduiden; –Volgen opleiding (hoofd)aankoper;

53 5. Starten met e-catalogue Als opdrachtencentrale : –Registratie entiteit/gebruiker; Je bent zelf geen afnemer van het contract: –Aanduiden van een dossierbeheerder; –Volg de opleiding van dossierbeheerder; –Start een pilootproject; –Begeleiding door de cel e-procurement; Je neemt zelf ook af van het contract: –Aanduiden van een hoofdaankoper en aankopers; –Volgen opleiding (hoofd)aankoper;

54 5. Starten met e-catalogue Afsluitende vragen Wie wil aankopen in e-catalogue? Wie wil een pilootproject opstarten?

55 6. Vragen ?


Download ppt "Www.bestuurszaken.be E-Catalogue De elektronische catalogus."

Verwante presentaties


Ads door Google