09.04.2017 Dashboard-WVG project presentatie aan Netwerk Organisatiebeheersing 26/05/2009 Sammy Timmermans, projectleider Chris Vander Auwera, projectsponsor.

Presentatie over: "09.04.2017 Dashboard-WVG project presentatie aan Netwerk Organisatiebeheersing 26/05/2009 Sammy Timmermans, projectleider Chris Vander Auwera, projectsponsor."— Transcript van de presentatie:

1 Dashboard-WVG project presentatie aan Netwerk Organisatiebeheersing 26/05/2009 Sammy Timmermans, projectleider Chris Vander Auwera, projectsponsor Raf Vanhaute, consultant datawarehouse architectuur

2 Agenda Projectdefinitie Projectaanpak Project globale behoefte-analyse
Agenda Projectdefinitie Projectaanpak Project globale behoefte-analyse Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) Oplossingscomponenten Project release 1 iteratie 1 “Personeel” / behoefteanalyse (PR111) Vragen – opmerkingen - suggesties

3 Projectdefinitie - doelstellingen
Projectdefinitie - doelstellingen Het juiste managementinstrument te realiseren waarmee: de data uit verschillende processen en systemen kunnen worden gekoppeld het resultaat hiervan kan worden gerapporteerd zodat het lijnmanagement kan vaststellen: in welke mate de doelstellingen (Beleidsdoelstellingen, Strategische Organisatiedoelstellingen, Operationele Organisatiedoelstellingen) uit de beheersovereenkomst worden gerealiseerd de activiteiten uit het ondernemingsplan worden uitgevoerd. Het instrument heeft de functie van een ‘dashboard’ dat een stand van zaken weergeeft en signaleert wanneer wordt afgeweken van vooropgestelde doelstellingen. De opvolging van lopende plannen moet tevens toelaten de plannen van een volgende periode samen te stellen. Stuurgroep 07/11/2008: akkoord met de projectdefinitie en doelstellingen 3 3

4 Projectdefinitie - klanten
Projectdefinitie - klanten Het dashboard is bestemd voor het management van elk agentschap om de beheersovereenkomst op te volgen. Daarnaast kan het ook dienen om te rapporteren naar het departement, de minister, bestuurszaken, Vlaamse Regering. Voorbeelden: Stuurgroep 07/11/2008: akkoord met de projectdefinitie en klanten 4 4

5 Projectaanpak - model O.b.v. een inhoudelijk-functionele roadmap met prioriteiten => ontwikkeling volgens iteratieve, incrementele aanpak in releases: Iteratief = deeltrajecten die steeds uit dezelfde fasen-taken-werkproducten bestaan en op voortgang bewaakt via mijlpalen Incrementeel = elke iteratie voegt inhoud en/of functionaliteit toe Stuurgroep 07/11/2008: akkoord met de projectaanpak -model

6 Projectaanpak Releases:
Projectaanpak Releases: Release 0 “Infrastructuur” waar in functie van de behoeften t.a.v. het Dashboard de omgeving voor ontwikkeling en exploitatie wordt klaargezet. Release 1 “Ontwikkeling” waar in functie van de behoeften t.a.v. het Dashboard een eerste deel wordt ontwikkeld Release 2 “Ontwikkeling” waar in functie van de behoeften t.a.v. het Dashboard een tweede deel wordt ontwikkeld Reikwijdte van het huidige project = Release 0 en Release 1. Stuurgroep 07/11/2008: akkoord met projectaanpak

7 Project – globale timing
Project – globale timing Globale behoefteanalyse: september februari 2008 Release 0 “Infrastructuur”: Iteratie 1 / september december 2008 Iteratie 2 / begin 2009 Release 1 “Ontwikkeling”: januari 2009 – 2009 (2010) Stuurgroep 07/11/2008: akkoord met de globale timing

8 Projectaanpak - structuur
Projectaanpak - structuur P1 - Projectmanagement P2 – Globale behoefteanalyse PR0 - Infrastructuur PR1 – Ontwikkeling PR11 – Iteratie 1 PR110 – Projectmanagement PR111 – Behoefteanalyse PR112 – Back-end PR Analyse PR Ontwerp PR1123– Bouw PR113 – Front-end PR Analyse PR Ontwerp PR1133– Bouw PR Testen PR Systeemtesten PR1142 – Acceptatietesten PR115 – Uitrol Detail: zie “Dashboard_Projectbeheersplan_v0.1.doc” Stuurgroep 07/11/2008: akkoord met de projectstructuur

9 Projectaanpak - organisatie
Projectaanpak - organisatie Beleidsraad Managementcomité / Stuurgroep Senior gebruiker Sponsor Senior leverancier Borging Business Architectuur Veiligheid Projectleiding Team Release 0 infrastructuurexperten consultants Team Release 0 businessexperten businessgebruikers consultants Team Release 2 Stuurgroep 07/11/2008: akkoord met de projectorganisatie

10 Projectaanpak – documentopslagplaats
Projectaanpak – documentopslagplaats Project Release 1 Project Release 1, Iteratie 1 Project Release 1, Iteratie 1, fasen-taken

11 Project Release 0 “Infrastructuur” / Iteratie 1
Project Release 0 “Infrastructuur” / Iteratie 1 Objectieven: Het verzamelen en prioritiseren van de behoeften vanuit het Dashboard-project t.a.v. infrastructuur Het in kaart brengen van de bestaande infrastructuur (‘as-is’) – Shared DWH-omgeving en WVG MIS-omgeving Het evalueren van de bestaande infrastructuur (‘as-is’) Het ontwerpen en plannen van een infrastructuuroplossing (‘to-be’) Het opzetten van de infrastructuuroplossing Het opvolgen en waar nodig bijsturen van de infrastructuuroplossing

12 Project Release 1 “Ontwikkeling”
Project Release 1 “Ontwikkeling” Globale behoefteanalyse (voorbereidng van de “Ontwikkeling”) – zie specifieke slides verderop Voor “Ontwikkeling” werd aan EDS een voorstel voor technische ondersteuning gevraagd door externe profielen, met o.a. volgende aandachtspunten m.b.t. concrete organisatie: Projectmatig worden aangestuurd door een WVG projectleider Realisatie in ‘mixed teams’ van medewerkers van WVG en medewerkers van één of meerdere leveranciers met de nodige kennisoverdracht aan WVG. In de kantoren van WVG Voor de ontwikkeling werd BinMotion gekozen. Stuurgroep 04/12/2008: akkoord.

13 Project globale behoefteanalyse - resultaten
Project globale behoefteanalyse - resultaten 28/11/2008: businessexperten hebben de geconsolideerde begrippendocumenten met consensus-definities conform plan afgeleverd en de laatste overlappingen tussen de domeinen werden in consensus uitgeklaard. Personeel (zie “Begrippendefinitie_personeel_consensus_agentschappen.xls”): Begrippendefinities waarover consensus: 15 Openstaande fundamentele punten: geen Financiën en begroting (zie “Dashboard_BEGROTING en FINANCIEN_vWG.doc“): Begrippendefinities waarover consensus: +/- 15 Openstaande fundamentele punten: Verschillen tussen “vroegere VOI’s” en “vroegere Ministerie” – overbrugbaarheid: ? Begrippen vanuit managementzicht: ? Generieke elementen (zie “Samenvoeging generieke begrippen_V02.doc“): Begrippendefinities waarover consensus: +/- 50 Detail: zie “Dashboard_vv_Globale_Behoefteanalyse_voortgangsvergadering_ doc” Stuurgroep 04/12/2008: akkoord.

14 Project Release 1 “Ontwikkeling” / “Globale Behoefteanalyse
Project Release 1 “Ontwikkeling” / “Globale Behoefteanalyse Werkgroep in opdracht van het managementcomité kwam 2 maal samen in juni Opdracht managementcomité: Synergie zoeken rond: Opvolging van de beheersovereenkomst Rapportering over de beheersovereenkomst via dashboard Besluit van de werkgroep: Consensus om samen te werken: Op het niveau van definities van begrippen en indicatoren In de deeldomeinen personeel, begroting en generieke opdrachten in de beheersovereenkomsten Consensus over het feit dat deze rapportering, met dezelfde definities, bruikbaar moet zijn voor de rapportering aan: Minister Vlaamse Regering Departement Beleidsdomein Bestuurszaken en Financiën en Begroting 14 14

15 Project Release 1 “Ontwikkeling” / “Globale Behoefteanalyse
Project Release 1 “Ontwikkeling” / “Globale Behoefteanalyse Beslissing beleidsraad van 30 juni 2008 Principiële beslissing tot samenwerking rond de opvolging van en rapportering over de beheersovereenkomsten 3 werkgroepen worden opgericht rond deeldomeinen Personeel (trekker Anne Van Walleghem) Begroting (trekker Marc Cloet) Generieke opdrachten in de beheersovereenkomst (trekkers Frank Kuylen, Erwin Leus) Managementcomité is de stuurgroep Gebundelde resultaten op stuurgroep in de loop van december

16 Project globale behoefteanalyse - resultaten
Project globale behoefteanalyse - resultaten 04/12/2008: stuurgroep heeft beslist o.b.v. advies van businessexperten, projectleider en projectsponsor om in een eerste project-iteratie (PR11) de begrippen van het domein “Personeel” met consensus-definities verder te behandelen, voornamelijk o.w.v.: De stand van uitwerking van de behoefteanalyse De beheersbaarheid De mogelijke bronnenbeschikbaarheid ervoor “Tijdige” afstemming met andere initiatieven; businessborging, architectuurborging, veiligheidsborging. In de eerste iteratie zal inzicht en ervaring worden opgedaan als basis voor de behandeling van de andere domeinen in volgende project-iteraties. Detail: zie “Dashboard_vv_Globale_Behoefteanalyse_voortgangsvergadering_ doc” 16 16

17 Project globale behoefteanalyse - resultaten
Project globale behoefteanalyse - resultaten 10/12/2008: senior businessgebruikers (stuurgroepleden) hebben voor domein Personeel hun begrippenselectie- en opvolgingswensen bezorgd inclusief indicatie van bronnenbeschikbaarheid. 12/12/2008: projectleider heeft de geconsolideerde begrippenselectie- en opvolgingswensen voor domein Personeel verdeeld aan de businessgebruikers (*) met vraag naar bevestiging van de begrippenselectie- en opvolgingswensen inclusief indicatie van bronnenbeschikbaarheid. 22/12/2008: businessgebruikers hebben hun bevestiging van de begrippenselectie- en opvolgingswensen inclusief indicatie van bronnenbeschikbaarheid voor domein Personeel bezorgd aan projectleider. 19/01/2009: projectleider, projectsponsor, businessexpert en consultant datawarehouse architectuur hebben o.b.v. begrippenselectie- en opvolgingswensen en bronnenbeschikbaarheid aan de stuurgroep een advies van vervolg voorgelegd voor domein “Personeel” ter ‘go/nogo’-beslissing. * Businessgebruikers: zie namen bekomen van leidend ambtenaren op 10/12/008 – “Dashboard-WVG_PR111-businesssprojectrollen.xls” 17 17

18 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) – advies / scope
Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) – advies / scope Scope-advies. Na in “Dashboard-WVG_P2_begrippendefinities_gebruikerswensen_personeel_v0.3 .xls”: Begrippen gegroepeerd te hebben per subdomein Begrippen ingedeeld te hebben naar gemeenschappelijke wenselijkheid (1 = zeer wenselijk; 2 = minder wenselijk; 3 = minst wenselijk of niet wenselijk) Begrippen ingedeeld te hebben naar beschikbaarheid van meest gemeenschappelijke bron (1 = ontsloten; ; 2 = gedeeltelijk ontsloten ; 3 = niet ontsloten) Een eerste hoog-niveau analyse gedaan te hebben van bovenstaande elementen en rekening gehouden te hebben met projectrichtlijn “op korte termijn een succesje” geven projectsponsor, businessexpert, projectleider en consultant dwh architectuur advies om de subdomeinen “Emancipatie”, “Welzijn” en “primaire loonkost” met gegevens uit Vlimpers in scope van PR112 – behoefteanalyse te nemen (zie ook “Dashboard-WVG_PR11_vervolgadvies_ xls”). Stuurgroep 19/01/2009: akkoord met de scope voor de behoefteanalyse van Project Release 1, Iteratie 1 18 18

19 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) – advies / timing en aanpak Timingadvies. Gegeven: De geadviseerde R1I1scope Dat R1I1 een eerste iteratie is waarin een aantal aspecten geïnitieerd worden (infrastructuur, methode,..) en eerste inzichten worden verworven en ervaring wordt opgedaan Ervaring opgedaan in het voortraject Ervaringen opgedaan met gelijkaardige projecten in gelijkaardige omgevingen geven projectsponsor, businessexpert, projectleider en consultant dwh architectuur advies om PR11 in een 20-tal weken te implementeren (zie globaal tijdschema op volgende bladzijde) waarvan 5 weken voor de behoefte-analyse (zie werkprocedure en -timing verderop); verdere vervolg te bevestigen en waar nodig bij te stellen na afronding van de PR111 Behoefteanalyse. Aanpakadvies. Projectfasering Methodiek o.b.v. ‘good practices’ Stuurgroep 19/01/2009: akkoord met de timing en aanpak voor de behoefteanalyse van Project Release 1, Iteratie 1. Akkoord dat de globale timing wordt bevestigd of bijgesteld aan het einde van de behoefteanalyse o.b.v. kennis en ervaring opgedaan tijdens die fase 19 19

20 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) – advies / globale timing P1 - Projectmanagement P2 – Globale behoefteanalyse PR0 - Infrastructuur PR1 – Ontwikkeling PR11 – Iteratie 1 PR110 – Projectmanagement PR111 – Behoefteanalyse PR112 – Back-end PR Analyse PR Ontwerp PR1123– Bouw PR113 – Front-end PR Analyse PR Ontwerp PR1133– Bouw PR Testen PR Testplanning PR Systeemtestuitvoering PR1143 – Acceptatietestuitvoering PR115 – Uitrol Detail: zie “Dashboard_Projectbeheersplan_v0.1.doc” 20w 5w 5w 5w 2w 7w 2w 2w

21 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) - advies / werkprocedure en -timing Projectsponsor, businessexpert, projectleider en consultant dwh architectuur adviseren volgende werkprocedure en –timing: Tegen 22/01/2009: kick-off workshop met projectleider, consultant dwh architectuur, “personeel” businessgebruikers en businessexpert voor toelichting van scope, timing en methodiek en eerste “PR111 – behoefteanalyse”-activiteiten. Tegen 19/02/2009: 2 workshops per subdomein met consultant dwh architectuur, “personeel” businessgebruikers en projectleider, te bespreken en overeen te komen tijdens de kick-off workshop. Verspreiding geconsolideerde behoefteanalysedocument. Tegen 26/02/2009: afsluitende workshop met projectleider, businessexpert, consultant dwh architectuur, “personeel” businessgebruikers voor validatie van “PR111 – behoefteanalyse”-activiteiten als projectmatige basis voor de volgende fase. Tegen 02/03/2009: projectleider, consultant dwh architectuur, businessexpert en projectsponsor leggen aan stuurgroep de door businessgebruikers gevalideerde “PR111 – behoefteanalyse” voor ter formele acceptatie en een PR11 vervolgadvies voor ter ‘GO/No-Go’ beslissing. Stuurgroep 19/01/2009: akkoord met deze werkprocedure en -timing en onmiddellijke uitvoering ervan. 21 21

22 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / bijzondere aandachtspunten Deelse parellelisatie tussen iteraties: ? Stuurgroep 19/01/2009: akkoord om dit verder te onderzoeken tijdens uitvoering van Project Release 1, Iteratie 1 (PR11)o.b.v. opgedane kennis en ervaring o.a. op vlak van mogelijke beschikbaarheid van Business “Leniger”: ? Stuurgroep 19/01/2009: akkoord om dit te bespreken aan het einde van de PR11 behoefteanalyse o.b.v. kennis en ervaring opgedaan tijdens die fase Niet-Vlimpers bronnen => akkoord dat het team in deze iteratie gaat tot en met het specificeren van een structuur voor eventueel aan te leveren data. Stuurgroep 19/01/2009: akkoord. Formele validatie/acceptatieprocedure(s) => akkoord dat de inhoudelijke validatie gebeurt door businessgebruikers, formele acceptatie door stuurgroep. Stuurgroep 19/01/2009: akkoord. Methodiek => akkoord dat de voorgestelde projectbeheermethodiek en ontwikkelmethodiek worden verdergezet; binnen het beleidsdomein WVG zijn dergelijke methodieken vandaag immers niet aanwezig. Enkel voor het deel “Bouw” is een afstemming met de MIS-bouwmethodiek m.b.t. de productielijnen noodzakelijk. Aan BZ/Kwaliteitsborging Stuurgroep 19/01/2009: akkoord. 22 22

23 Bijzondere aandachtspunten
Bijzondere aandachtspunten Veiligheid – zie voorstel van veiligheidsexpert: Initieel veiligheidsadvies  1 (technisch luik) . Audit van machines, database, ETL, Cognos met adviesrapport t.a.v. de projectstuurgroep. Veiligheidsadvies door een externe partij. Initieel veiligheidsavies  2 (juridisch luik).  Toetsen welke gegevens en waarom (onderbouw juridisch) in project zitten. Adviesrapport t.a.v. de stuurgroep. Initeel veiligheidsadvies 3 (operationeel):  Audit van gegevens, processen, procedures bij de behoefteanalyse, bij het ontwerp van de oplossing en eventueel nog beperkt bij de testen in functie van de concrete inhoud van de betreffende iteratie. Adviesrapport t.a.v. de projectstuurgroep. Recurent veiligheidsadvies: Ïn zoverre de volgende iteraties geen principiele wijzigingen aan infrastructuur, data of procedures/processen betekenen is expliciete rol van veiligheidsconsulent niet noodzakelijk. Enkel op afroep. Opmerkingen: de aard van de adviezen is informatief, op geen enkele wijze (inhoudelijk noch qua timing) hoeven deze de projectvoortgang op welke wijze dan ook te impacteren.  adviezen zijn bestemd voor stuurgroep project, ondanks feit dat dezelfde infrastructuur ook buiten het project diensten doet.  Vanuit stuurgroep project wordt beslist over eventuele verspreiding van info uit adviezen. Dit advies zou betrekking hebben op de 4 entiteiten van het Ministerie; het veiligheidsadviezen m.b.t. de andere entiteiten die zouden meegaan in de Dashboard-projecten zouden door hun respectievelijke veiligheidsexperten moeten gegeven worden, waar nodig in afstemming met WVG-veiligheidsexpert. Stuurgroep 02/03/2009: akkoord met onmiddellijke uitvoering van deze opdracht. Geen verdere opmerkingen. 23 23

24 Project Release 1 Iteratie 1 “Personeel – emancipatie, welzijn en primaire loonkost “ : globale planning en status

25 Project Release 1 Iteratie 1 “Personeel (emancipatie, welzijn en primaire loonkost)”: status en verdere planning PR11M01 - Acceptatie iteratieplan: gerealiseed op 19/01/2009 PR11M02 - Validatie/Acceptatie behoefteanalyse : gerealiseed op 02/03/2009 PR11M03 - Validatie back-end ontwerp : gerealiseerd op 24/04/2009 PR11M04 - Validatie testplan : gepland op 27/05/2009 Verdeling testplan aan businessgebruikers op 21/05/2009 Eventuele vragen-opmerkingen-suggesties tegen 27/05/2009 => stuurgroep 20/04/2009: akkoord met deze procedure en timing en uitvoering ervan PR11M05 - Validatie/Acceptatie bouw : gepland op 02/06/2009 en 20/06/2009 Testworkshop in ’mixed team’ samenwerking tussen ontwikkelteam en businessgebruikers op 02/06/2009 namiddag => stuurgroep 20/04/2009: akkoord met deze procedure en timing en uitvoering ervan, o.a. versturen van de uitnodigingen deze week Na-testen door businessgebruikers (van de 4 ex-ministerie-entiteiten) tot 09/06/2009 Businessgebruikersvalidatie op 09/06/2009 Formele acceptatie door stuurgroep op 29/06/2009 Aandachtspunten. Voor niet-Ministerie entiteiten met bronnen andere dan Vlimpers: er wordt gegaan tot en met het definiëren van de structuur en uitwisselingsprotocol voor het eventueel later opladen van hun gegevens. Het bouwen van de programmatuur die nodig is voor het binnenhalen van hun gegevens zit niet in scope van het Dashboard-WVG project. 25 25

26 Project Release 1 Iteratie 2 “Personeel – arbeidsplaatsbeheer, bijkomende personeelskosten “ : globale planning en status

27 Project Release 1 Iteratie 2 “Personeel (arbeidsplaatsbeheer, personeel-financieel uit Orafin)”: globale planning PR12M01 - Acceptatie iteratieplan: gerealiseerd op 20/04/2009 PR12M02 - Validatie/Acceptatie behoefteanalyse : Uitvoering tussen 05/05/2009 en 12/06/2009 Businessgebruikersvalidatie op 12/06/2006 Formele acceptatie door stuurgroep op 22/06/2009 PR12M03 - Validatie back-end ontwerp : juli-augustus 2009 PR12M04 - Validatie testplan : september 2009 Verdeling testplan aan businessgebruikers op dd/mm/jjjj Eventuele vragen-opmerkingen-suggesties tegen dd/mm/jjjj PR12M05 - Validatie/Acceptatie bouw : september-october 2009 Testworkshop in ’mixed team’ samenwerking tussen ontwikkelteam en businessgebruikers op dd/mm/jjjj namiddag Na-testen door businessgebruikers (van de 4 ex-ministerie-entiteiten) tot dd/mm/jjjj Businessgebruikersvalidatie op dd/mm/jjjj Formele acceptatie door stuurgroep op dd/mm/jjjj 27 27

28 Project Release 1 Iteratie 3 “Personeel Planning”: voorbereiding
Project Release 1 Iteratie 3 “Personeel Planning”: voorbereiding In kleine werkgroep een basissysteem Cognos EP (Planningmodule) opzetten ter voorbereiding van Project Release 1 Iteratie 3 na de zomervakantieperiode. Dan stoppen met het verder ontwikkelen voor Personeel vanuit het project; trouwens zullen met PR1 en PR12 +/- alle gegevens ontsloten zijn waarvoor er bruikbare bronnen beschikbaar zijn (dus niet: vorming en competentiebeheer). Vanaf dan zullen er enkel eventueel nog aanpassingen/uitbreidingen worden gedaan op vraag van de businessgebruikers na een eerste gebruiks/gewenningsperiode; de aanvragen zullen moet verzameld worden bij een Personeel businessaanspreekpunt Stuurgroep 20/04/2009: akkoord met deze iteratiescope en globale iteratieplanning en vervolgens een verdere detailuitwerking ervan. 28 28

29 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - methodiek
Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - methodiek Op te leveren eindproducten per fase met verantwoordelijkheidsniveau per profiel R:verantwoordelijk voor opstellen document; A: verantwoordelijk voor de inhoud van het document; I: krijgt document ter informatie; C: levert input voor opstellen document 29

30 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - methodiek
Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - methodiek 30

31 Oplossingscomponenten
Oplossingscomponenten Data warehousing Data extractie, integratie Data kwaliteit, opschonen, uitbreiden Data transformatie Data warehousing Datamart / OLAP Semantische laag Rapportering, Analyse, Dashboards, Scorekaart, Planning Data Warehouse Aanwervings- dossier Vlimpers Gebruikers vertaalslag ETL Promote SAP Wervingplan Personeelsplan Back-end Black-box voor gebruikers Front-end Producten waar gebruikers mee werken 31

32 Oplossingscomponenten / Cognos functionaliteiten
Enterprise Planning Vervangt op rekenblad gebaseerde manuele begrotings- en planningsprocessen Brengt de volledige organisatie samen, tot het nemen van beter geïnformeerde beslissingen. Vervangt de rigide jaarlijkse begroting met een doorlopende planning - vluggere reactie Kan gebruikt worden voor simulaties tot op een bepaald niveau Invullen van planningsaantallen/voorspellingen voor verschillende invalshoeken Vereist grondige analyse en ontwerp Cognos 8 Planning The reality in most organizations is that allocating resources to initiatives - answering “What should we be doing?” - happens with many individually created spreadsheets. What is known as spread sheet hell. The result is that resources are not optimally allocated, there is a time delay and the process is open to risk. The issue with excel is not within that team of 15 people. That team has their own business rules, their own calculations, their own assumptions. The issue is that as those roll up they have to be reconciled: Team by team; department by department; function by function; operating company by operating company. While all that work is going on the resources across the company are not optimized. They are not deployed or allocated to best advantage. The spreadsheets also have all the risks associated with spreadsheets – there is no way to back them up, No way to track them, No security, No audit ability, Difficult to maintain Note to presenter These are all the same impacts that are defined in the EP pitch. If this is an EP focused prospect, you can go right into the EP pitch from slide 10 “Wat moet er gebeuren?” 32

33 Cognos 8 Analysis Studio
Oplossingscomponenten / Cognos functionaliteiten Reporting Biedt alle mogelijke parametriseerbare en beveiligde rapport-varianten aan. Levert consistente informatie over alle types van rapporten. Ondersteuning van personalisatie en doelgroepen. Toegang via , portaal, MS-Office, zoekmotoren en mobiele toestellen. Analysis Verkennen van data over verschillende invalshoeken Snelle complexe analyses Het begrijpen van het waarom achter trends om symptonen en oorzaken te achterhalen. Moeiteloos navigeren tussen verschillende niveaus van detail. Cognos 8 Report Studio Cognos 8 Query Studio With reporting and analysis, we are answering the question why. Reporting is a fundamental capability every organization requires of business intelligence. Indeed, every organization you visit you will find there is some type of reporting already in place today. It sounds easy, and indeed some say it is a commodity with no competitive advantage, but there is a breadth of reporting styles, reporting capabilities and value that we can offer to counter that perception. For example, a customer of ours, ELM Resources faced a declining business as competitors were driving a wedge between them and their customers with reporting. ELM is in the business of handling nearly 5 million student loans a year, required an easy-to-use reporting system for the financial aid officers to study student loans. These officers were so frustrated with their inability to create on-demand reports they were turning away from ELM as a vendor. ELMs old reporting solution from Actuate was too fragile, ran directly against operational systems and only provided fixed reporting. Following an evaluation of Business Objects/SAP, Hyperion/Oracle and Cognos/IBM they choose Cognos. With IBM Cognos they were able to satisfy the financial officers needs and with roughly 30,000 extranet users running reports against the data warehouse they were able to respond to those needs to deliver on-demand data access. In addition, they were able to streamline their support organization, and now the executives are taking an interest in scorecarding and integrating with their IBM WebSphere portal for broader employee access. And there are many more examples of Cognos customers using reporting to create competitive advantage – indeed as we will discuss in a minute, reporting is usually the starting point for customers on their road to performance management. The self-service, collaborative capabilities of report creation, and the flexible choice of how to access and interact with the information through web, portals, mobile devices etc. is a key competitive differentiator for IBM Cognos. Taking a look at analysis, analysis is all about uncovering trends and exploring root causes. Business people like doing analysis they like to “slice and dice” the information, for example viewing sales by product, by month, by customer, by location etc. to understand sales patterns from different perspectives – different dimensions if you will. And also drilling into detail, from total product to brand, to segment, to SKU to understand the contribution or impact of components or members of those dimensions to the overall picture. This is where multi-dimensional or OLAP structures help by applying structure to the information as well as fast performance for the slice, dice, drill type of analysis paths business users want to explore. With Cognos, reporting and analysis can be seamlessly navigated by the users with no need to switch tools, and also can be applied to any data source so reporting can run against ERP, relational or multi-dimensional, and analysis on ERP, relational or any mix of those. In this way, Cognos, unlike others, breaks down those artificial barriers between the data source and the tool, and between the information and the user’s desire to access and interact with that information. Cognos 8 Analysis Studio “Waarom?” 33 IBM Confidential

34 Oplossingscomponenten / Cognos functionaliteiten
Scorecarding Biedt een onmiddellijke meting relatief tov doelstellingen en kerngetallen, met trend-indicatie Oplijnen van beslissingen en activiteiten met strategische initiatieven Ondersteunen van ‘Scorecarding’ methodologieën: EFQM, CAF, Integraal sturen,… Verzekert verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid Vereist grondige analyse en ontwerp Dashboards In één oogopslag een duidelijk zicht op complexe informatie Focus op aandachtspunten en actie Visueel en intuïtief Combinatie van data uit verschillende bronnen Verzameling van eindproducten van alle bovenliggende technieken Cognos 8 Metric Studio “Hoe doen we het?” Starting with the capabilities to answer the question “How are we doing?” - dashboards and scorecarding. Dashboards provide highly visual at-a-glance views of information to ensure executives and business managers can quickly focus on the areas of performance that need attention and action. They help monitor the business. For example, are sales trending up or down, am I maintaining my margin? Scorecarding provides comparison of performance against a benchmark, a threshold or a target the organization has set as an objective - and helps align their decisions and tactics to those strategic initiatives. They help measure the business. For example, are actuals exceeding forecast, is my margin within acceptable range of the target? With dashboards and scorecarding, the business can gain a good understanding to answer the question “how are we doing?’ Cognos Connection 34 IBM Confidential

35 Oplossingscomponenten / Cognos functionaliteiten
Starting with the capabilities to answer the question “How are we doing?” - dashboards and scorecarding. Dashboards provide highly visual at-a-glance views of information to ensure executives and business managers can quickly focus on the areas of performance that need attention and action. They help monitor the business. For example, are sales trending up or down, am I maintaining my margin? Scorecarding provides comparison of performance against a benchmark, a threshold or a target the organization has set as an objective - and helps align their decisions and tactics to those strategic initiatives. They help measure the business. For example, are actuals exceeding forecast, is my margin within acceptable range of the target? With dashboards and scorecarding, the business can gain a good understanding to answer the question “how are we doing?’ 35 IBM Confidential

36 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - concrete organisatie Organiseren aantal werkgroepen: kick-off workshop (22/1): gebruikte methodiek, fasering+timing, eindproducten/bereik fase 1 personeel, bijdragen te leveren, Cognos functionaliteiten tussenliggende workshops (6-tal): per subdomein 2 à 3 tal workshops voor uitwerken informatiebehoefte afsluitende workshop (26/2): valideren informatiebehoefte document Formele acceptatie door stuurgroep (2/3) Inhoud informatiebehoefte Analyse van de gewenste informatiebehoeften welke deeldomeinen moeten ontsloten worden wat is het detail van informatie waarop men wenst te rapporteren Over welke meeteenheden wenst men te rapporteren, en wat zijn de invalshoeken waarover men deze meeteenheden wenst te bekijken Welke groepen van attributen moeten aangeboden worden voor rapportering Wat zijn de verschillende informatiedoelgroepen en hun behoeften Andere behoeften waaraan het systeem moet voldoen Hoe moet informatie de doelgroepen bereiken Vereisten naar beveiliging van de informatie Met welke frequentie moeten gegevens ververst worden Moeten gegevens historisch bijgehouden worden Wat zijn de uiteindelijke front-end eindproducten die ontwikkeld moeten worden Standaard rapporten Scorekaart applicatie Planning applicatie Kubussen Dashboards 36

37 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - concrete organisatie Subdomein Deelnemers werkgroepen (onderlijnt = business trekker) Tijdschema Emancipatie Departement: Kurt Cooreman Jongerenwelzijn: Rudy Vangilbergen Inspectie: Ilse Malfroot ZG: Xavier Meurisse Kind en gezin: Katrien Verhegge VAPH: Marijke Bosteels Kick-off workshop: 22/1 Aanlevering Business input1: 27/1 Workshop1: 29/1 (10-12) 1e versie behoefteanalyse: 5/2 Business input2: 10/2 Workshop2: 11/2 (10-12) 2e versie behoefteanalyse: 19/2 Goedkeuring behoefteanalyse: 26/2 Welzijn (VAPH: Nadia Antonis) Inspectie: Patrick Barbé Opzrekem: Walter Vandeneede Business input1: 29/1 Workshop1: 3/2 (10-12) Workshop2: 11/2 (14-16) Financieel deel 1 VAZG: Luc Van Neyghem Departement: Ivan De Boom Geel: Pieter Jans VAPH: Nadia Antonis Workshop1: 4/2 (10-12) Workshop2: 12/2 (10-12) 02/03/2009: formele acceptatie PR111 -behoefteanalyse door de stuurgroep 37

38 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - Insteek emancipatie Meeteenheden Aantal personeelsleden met arbeidshandicap Aantal personeelsleden allochtone afkomst Aantal personeelsleden per geslacht 38

39 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - Insteek emancipatie Invalshoeken Organisatiestructuur (bd, departement, entiteit,…., personeelslid?) Contracttype (contractueel/stagiair/statutair) Niveau/rang/graad Woonplaats Standplaats TW-breuk Managementniveau (top management/midden management) : definities …. Beveiliging Binnen departement/agentschap mag alle gegevens gezien worden tot op personeelsniveau, van ander departement/agentschap enkel totaal? Geen rapportering tot op personeelslid niveau? Doelgroepen Beleidsniveau: geaggregeerde cijfers tot niveau n-1 Managementniveau binnen agentschap/entiteit Andere behoeften Versheid van de data: wekelijks/maandelijks/dagelijks? Hoe informatie tot verschillende doelgroepen: mailing, zelf dashboard openen, … Eindproducten Dashboard bestaande HoofdRapport dat per meeteenheid aangeeft via indicator of doel gehaald is of niet voor elk van de 3 meeteenheden: rapport met evolutie over de tijd van elke meeteenheid Mogelijkheid om dit te bekijken tot op niveau n-3/n-4/…/personeelslid?? Verdere analysemogelijkheden: Analyseren meeteenheden vanuit de hierboven vermelde invalshoeken Verdere rapporteringmogelijkheden: Extra attributen die interessant kunnen zijn voor bijkomende rapporten 39

40 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - Insteek Welzijn Meeteenheden Aantal personeelsleden in bruto VTE Ziekteverzuimpercentage Aantal dagen 40

41 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - Insteek Welzijn Invalshoeken Organisatiestructuur (bd, departement, entiteit,…., personeelslid?) Contracttype (contractueel/stagiair/statutair) Niveau/rang/graad Woonplaats Standplaats Afwezigheidomschrijving (incl gewerkt) Managementniveau (top management/midden management) : definities …. Beveiliging Binnen departement/agentschap mag alle gegevens gezien worden tot op personeelsniveau, van ander departement/agentschap enkel totaal? Geen rapportering tot op personeelslid niveau? Doelgroepen Beleidsniveau: geaggregeerde cijfers tot niveau n-1 Managementniveau binnen agentschap/entiteit Andere behoeften Versheid van de data: wekelijks/maandelijks/dagelijks? Hoe informatie tot verschillende doelgroepen: mailing, zelf dashboard openen, … Historiek moet opgeslagen worden Eindproducten Dashboard dat evolutie aangeeft van de meeteenheden over de tijd op departement/agentschapniveau Wenst men te kunnen benchmarken tov cijfers uit de privésector (indicator hoe zich verhoudt tov. Privé) Welke andere (meer gedetailleerde analyse/rapportering) wenst men bijkomend. 41

42 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - Insteek Financieel 1 Meeteenheden Primaire loonkost (exacte definitie?) bedrag 42

43 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 - Insteek Financieel 1 Invalshoeken Organisatiestructuur (bd, departement, entiteit,…., personeelslid?) Contracttype (contractueel/stagiair/statutair) Niveau/rang/graad Woonplaats Standplaats Prestatiedatum/betalingsdatum Aanrekeningcode Looncode Begrotingsartikel Managementniveau (top management/midden management) : definities …. Beveiliging Binnen departement/agentschap mag alle gegevens gezien worden tot op personeelsniveau, van ander departement/agentschap enkel totaal? Geen rapportering tot op personeelslid niveau? Doelgroepen Beleidsniveau: geaggregeerde cijfers tot niveau n-1 Managementniveau binnen agentschap/entiteit Eindproducten Dashboard bestaande Effectieve primaire loonkost per maand Verdere analysemogelijkheden: Prognosemogelijkheid tekort/saldo lopende en volgende begrotingsjaar Toekomstige mogelijkheden: Aanwervingen/afvloeiingen mee opnemen simulaties 43

44 Project release 1 iteratie 1 “Personeel” (PR11) / PR111 – volgende stappen en timing Werkgroepleden emancipatie: business input van behoeften tegen 27/1 mailen naar met kopie naar Eerste werkgroepvergardering: 29/ Werkgroepleden welzijn: business input van behoeften tegen 29/1 mailen naar met kopie naar Eerste werkgroepvergardering: 3/ Werkgroepleden financieel 1: Eerste werkgroepvergardering: 4/ 44

45 Vragen, opmerkingen, suggesties
Vragen, opmerkingen, suggesties