De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Digitaliseren Bouwarchief 1 VIAG Congres 2008 27-3-2015 Digitaal Ontsluiten Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG Congres 2008 Dinsdag 2 december; 10:15-10:55.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Digitaliseren Bouwarchief 1 VIAG Congres 2008 27-3-2015 Digitaal Ontsluiten Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG Congres 2008 Dinsdag 2 december; 10:15-10:55."— Transcript van de presentatie:

1 Digitaliseren Bouwarchief 1 VIAG Congres Digitaal Ontsluiten Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG Congres 2008 Dinsdag 2 december; 10:15-10:55 Sprekers: -Bas Kooter (namens Arnhem) -Paul vd Weijde (Redora)

2 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Even voorstellen Bas Kooter, IXXI BV, Zoetermeer Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IM Geeft presentatie namens de gemeente Arnhem Projectleider gem. Arnhem - Inrichting Midoffice (sep 2006 – aug 2008) - Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 – Q3 2009) Ervaringsgebieden - ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN - Ruimtevaart: ESA/ESTEC - Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur - Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI - Gemeente: Arnhem Zie linkedin voor volledig profiel:

3 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Agenda-onderdelen 1.Introductie 2.Situatieschets (waarom, problematiek) 3.Het bouwarchief (tijdsbeeld) Papieren dossiers Registers (papier en digitaal) 4.Het totale proces (partijen, activiteiten) Archief: Herstructurering en registratie Scanfabriek: Groeperen, Scannen, Inpakken ICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting 5.De projectplanning (fasen, mijlpalen) Analyse: volumeberekeningen, planvorming 1 meter pilot: aantonen dat het kan Uitbouw digitale infrastructuur Inrichting Scanfabriek Scannen Ontsluiten

4 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 De situatie Stadhuis Stadskantoor 1000 m Gelders Archief Afstand tussen loket en archief was de aanleiding voor het besluit tot digitaliseren Kaarten Register Mais Flexis Register 410m ( ) 43m ( ) Kaarten (’45-’89) AIV (’90-’98) BWT (’98-’08) 720m ( ) BWL Loket Verbeterde Dienstverlening met één Frontoffice Archieven op 3 locaties Het BWL Loket van het stadskantoor naar het stadhuis Niet alleen dossiers Maar ook registers!

5 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Archieven Secretarie (stadhuis) (1980–1989 = 43m) Gelders Archief (1917–1979 = 422m) Bouwarchief (stadskantoor) (1945 – 2008 = 717m)

6 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Meerdere archieven met papieren dossiers (deels overlappend) Meerdere registers met (meta)informatie over de archieven en de dossiers (zowel operationeel als historisch) (zowel in digitale als papieren vorm ) Secr.Adm ( ) Tijdsbeeld: Archieven en Registers !? BWT (1998-heden) AIV ( ) Blauwe Kaarten ( ) MAIS Flexis (Gelders Archief) ( ) Gelders Archief (1917 – 1980 = 410m = 274m + 136m) (Originele Bouwdossiers) Secretarie (1980–1989 = 43m) (Stadhuis) Docman (postregistratie) (1987-heden) Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A..Z) (1945–2008 = 717m) (Stadskantoor)

7 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Aspecten + Doelstelling + Middelen Archief Beheerders Afdeling DIV Gelders Archief “Handjes” voor de Voor- en Na- Bewerking, Scannen en Data-entry Presikhaaf Soc.Inst. ICT Redora ICT Arnhem Oracle Platform Bouwinspecteurs Handhavers Belastinginsp. Juristen BWL Loket Burgers Makelaars Notarissen ~ 800 m Papier Digitale Ontsluiting !!!!! Eind Gebruikers Héél véél werk Historie 1917 – 2008 Diverse tijdvakken met verschillende archiverings methoden Volume  Kosten Eentonig werk Kwaliteit ! ? Zoeken op adres Ontsluiting van registers én dossiers Aansluiting tussen tijdvakken regelen Info huish. Arnhem Technologie / innovatie Eérst Intern Oplossing Toetsen Bijsturen Goed Gevoel Dán Extern

8 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Fasen en mijlpalen (1) Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q Analyse Start 1 m aanpak GO ! Pilot ICT VIAG Wat moet er gebeuren om één meter papier digitaal te ontsluiten!? We hebben aangetoond dat het kan zoals we willen

9 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Eén meter aanpak: volledige cirkel Papieren Dossiers Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Registers met Info over archief Info over dossiers Data-entry Indelen in categorieen Scannen Inpakken in zuurvrij Materiaal Digitale Documenten (PDF,TIFF) Zoek én vindt Digitaal Register DIV V&H JZ WOZ BWL Makelaar Notaris Burger …. De sociale werkplaats kan het! Het beoogde mechanisme werkt! ~ 800 m Papier Digitale Ontsluiting !!!!! Eind Gebruikers Héél véél werk

10 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Herstructurering + Registratie PRE-AIVAIV (20%)BWT (30%) Van Alfabetisch gesorteerd: ‘45-’08 Naar 3 tijdvakken: ’45-’90-’98-’08

11 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 De scanfabriek bij Presikhaaf

12 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Gerealiseerd proces StadskantoorStadhuisGelders Archief Scanstraat BouwarchiefSecr. Archief Archief DIV Balie ICT Scannen Scan gereed Archief gereed Klantcontact Papieren Dossiers Papieren Dossiers Digitale Dossiers Digitale Dossiers

13 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Fasen en mijlpalen (2) Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q Analyse Scannen BWTAIVSAPRE Intern Contracten Extern Ontsluiting  eindgebruikers Start 1 m aanpak GO ! Pilot EnvelopICT-ontwikkeling Inrichten Scanfabriek Herstructurering / Registratie MigratieVerbeteringen VIAG

14 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Resumé van de projectaanpak Nadruk op ontsluiting ipv op digitaliseren Vanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen Vanuit context Inzicht in archieven en registers in de tijd Volumes  kosteninschatting Iteratief full-life-cycle proces Eén meter aanpak !! Eerst kleinschalig  opschalen na succes Altijd alle partijen bij begin elke stap betrokken Realisatie expliciet onder regie van de gemeente: Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden) Ontsluiting staat voorop … ICT is de sleutel ! Het scannen is alleen heeeel veeeel werk

15 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 De totale infrastructuur  details Redora Papieren Dossiers Herstructurering (tijdvakken) + Verbeterde Registratie Registers met Info over archief Info over dossiers Digitale Infrastr. Scan fabriek ~ 800 m Papier Eind Gebruikers DIV V&H JZ WOZ BWL Makelaar Notaris Burger …. Redline Gegevens magazijn Zaken magazijn UCM Documenten magazijn Oracle Document Capture Scannen Indelen met barcodevellen Archief gereed maken In- en uitklaren Paul vd Weijde van Redora gaat nu verder in op de technische details

16 Digitaliseren bouwarchief Gemeente Arnhem De techniek

17 VIAG Congres Scan Straat Midoffice Backoffice Operationele systemen BWT Zakenmagazijn Frontoffice DocumentenGegevensmagazijn Webapplicatie Samenhang systemen Scan Software Dossiers Scanners 2x klein 2x groot Historische registers/systemen ADRDocman Mais Flexis (Gelders Archief) AIV Blauwe Kaarten Aanvragen Beschikkingen Tekeningen Berekeningen (historische data) Adressen Subjecten Actoren (Koude data) Proces info (Datum, status) (Warme data) Oracle Data Integrator (ODI)

18 VIAG Congres Scannen  Scannen ‘as is’  Digitaliseren document  Geadministreerd op dossier-id  Scannen geavanceerd  + categoriseren  + indexeren

19 VIAG Congres Opslag  Scanresultaat  Alléén zoeken op dossier-id  EDMS  Geavanceerde zoekmogelijkheden  Autorisatie  Koppeling tussen document en metadata

20 VIAG Congres Presentatie  Eenvoudige website  Zoeken adres, al dan niet via de kaart  Tonen dossier(s)  Webapplicatie  + Kanaalonafhankelijke toegang tot archief  + Gepersonaliseerde informatie (beveiligd)  Ambtenaren  Bedrijven  Burgers  + Alle gegevens bij elkaar  Documenten  Metadata diverse systemen

21 VIAG Congres Bouwarchief Archief in de kelder

22 VIAG Congres Archiefdoos Meer dan 500 dozen

23 VIAG Congres Bouwdossier

24 VIAG Congres Documenten in dossier Meer dan 4 miljoen documenten (formaat A5, A4, A3, A0)

25 VIAG Congres Schonen en splitsen dossier  Verwijderen nietjes, hoesjes e.d.  Stop document in juiste categorie

26 VIAG Congres Printen scheidingsvellen

27 VIAG Congres Voeg scheidingsvel toe

28 VIAG Congres Document Capture server Configuratie Oracle Document Capture Canon <= A3 OCE >= A3 Capture PC Tiff Index Import Recognition UCM Server compressed pdf/a tif disk CommitUCM

29 VIAG Congres Het resultaat in UCM

30 VIAG Congres Het resultaat in web applicatie Gecombineerd met data uit meerdere backoffice applicaties

31 VIAG Congres Resumé  Scannen op basis van midoffice conform Egem  Ondersteuning totale proces, integrale kwaliteit  Robuuste Oracle technologie  Veilige ontsluiting  Digitale documenten in combinatie met metadata

32 VIAG Congres Scan Straat Midoffice Backoffice Operationele systemen Zakenmagazijn Midoffice broker Frontoffice DocumentenGegevensmagazijn Webapplicatie Architectuur Scan Software Dossiers Scanners 2x klein 2x groot Aanvragen Beschikkingen Tekeningen Berekeningen (historische data) Adressen Subjecten Actoren (Koude data) Proces info (Datum, status) (Warme data) Oracle Data Integrator (ODI) Backoffice broker

33 Vragen ?

34 Digitaliseren Bouwarchief VIAG Congres 2008 Bijlage: De organisatorische context


Download ppt "Digitaliseren Bouwarchief 1 VIAG Congres 2008 27-3-2015 Digitaal Ontsluiten Bouwarchief Gemeente Arnhem VIAG Congres 2008 Dinsdag 2 december; 10:15-10:55."

Verwante presentaties


Ads door Google