Algemene Leden Vergadering 3 maart 2015

Presentatie over: "Algemene Leden Vergadering 3 maart 2015"— Transcript van de presentatie:

1 Algemene Leden Vergadering 3 maart 2015

2 Agenda ALV 2015 19.30 Opening Notulen ledenvergadering 24 maart 2014
Ingekomen stukken Jaarverslag Visie en beleid Tribune en website Trainingen / trainerszaken Activiteitencommissie Financieel verslag & voorstel contributieverhoging Bestuursmutaties Duursportief Rondvraag 20.45 Pauze 21.00 Presentatie Bianca Ooteman 22.00 Borrel 2

3 Notulen ledenvergadering 24 maart 2014

4 Ingekomen stukken

5 Jaarverslag 2014 Overzicht activiteiten
Nieuwjaarsborrel in Waardergolf ALV 24 maart 2014 NTB verenigingscompetitie Rabofietstocht Zomercursus Stad van de Zon 1/8 triatlon Kanotriathlon Wedstrijdcircuit Jeugdactiviteiten: Kindertriatlon Winterduathlon Alkmaar Veel meer tijd nodig voor incasso Subsidieverzoek 2015 en 2016 5

6 Rabofietstocht Sponsoring € 300,- voor DTC!! Door Anneke Suers
Voor opgave op zaterdag 6 juni > melden bij René Bakker!

7 Zomercursus 2014 Met 18 enthousiaste deelnemers weer een succes!
4 nieuwe leden: Francien, Rogier, Sander en Paul

8 NTB divisieteams 2014 2 dames en 2 herenteams
Dames eredivisie -> eredivisie in 2015 Dames 1e divisie -> 2e divisie in 2015 Heren 1e divisie -> 2e divisie in 2015 Heren 2e divisie -> met 2 teams in 3e divisie in 2015

9 NTB divisieteams 2014 Samen sporten Afzien Elkaar helpen Samen vieren!

10 Aantal leden en soorten lidmaatschap
Totaal 228 227 1 x zwemmen 125 126 2 x zwemmen 19 Fietslid 15 14 Looplid 29 30 Loop- /fietslid 5 6 Schaatslid 20 Loop- /schaatslid 2 Jaarlid 8 Ereleden 4 3 Fiets- /schaatslid 1

11 Uitsplitsing dames vs heren
Per 31/12 Dames Heren 2011 65 (32%) 140 (68%) 2012 68 (31%) 150 (69%) 2013 72 (32%) 155 (68%) 2014 67 (29%) 161 (71%)

12 Naar herkomst Uit gemeente HHW Elders 2011 101 104 2012 110 108 2013
117 2014 105 123

13 Sponsors van DTC 1/8 Stad van de Zontriatlon: Rabobank, Sportswear de Groot, Albert Heijn, Tesselaar Alstromeria’s, Saucony, Univé, Roco Winterduatlon: Plusine, Ted Groot bouwbedrijf, Fons Hof Lunchroom, Tesselaar Alstromeria’s, Kramer Zuurkool, Beemsterkaas, Runningcenter, AS Family Fitness, Braas Banket, Axa nova Clubkleding: Sportswear de Groot extra t.b.v. Divisieteams: Kolkman Tweewielers, Hot Item en InBewegen Tribune + website: diverse adverteerders Allemaal bedankt!! 13

14    DTC is een triatlonvereniging voor Heerhugowaard en omgeving, met een breed aanbod van trainingen en wedstrijden. DTC promoot de combiduursporten die gerelateerd zijn aan de triatlonsport, is financieel gezond en wordt bestuurd door enthousiaste en capabele bestuurders. In het trainings- en wedstrijdaanbod wordt rekening gehouden met de verschillende niveaus binnen de vereniging. De trainingen zijn inhoudelijk van een goede kwaliteit, worden gegeven door enthousiaste en goed opgeleide trainers en worden gekenmerkt door een prettige sfeer. De verschillende activiteiten en evenementen passen binnen het beleid en visie van de vereniging en worden georganiseerd door sterke, enthousiaste en actieve activiteitencommissies, ondersteund door voldoende vrijwilligers. Visie DTC

15 Speerpunten beleid DTC 2015
 Doelstellingen Accenten 1. Trainingen aanbieden Naast conditie, nadruk op de techniek van de sport Voldoende materiaal aanwezig Breed sportaanbod Aantrekkelijk voor alle niveaus Video opnames maken Aanbieden van clinics/ gasttrainers 2. Kwalitatief goede trainers Opleiding aanbieden TTN1, 2 of 3 Vervolgopleidingen voor trainers trainerscoördinatie Extra trainers opleiden  3. Aanbieden wedstrijden aan de leden 1/8 Stad van de Zon triatlon Winterduatlon Intern wedstrijdcircuit met laagdrempelige wedstrijden Deelname NTB verenigingscompetitie Invulling vacatures commissies Sponsors aantrekken d.m.v. aantrekkelijke promotieplan 4. Bestuurlijk en financieel op orde Invullen vacatures Behoud lage contributie Vacature penningmeester + ledenadministrateur invullen Toekomst gerichte contributie

16 Speerpunten beleid DTC 2015 ( vervolg)
 Doelstellingen Accenten 5.Binding met de club versterken Prettige sfeer waarin iedereen welkom is Toegankelijke website / Tribune / facebook Vrijwilligersbeleid Clubkleding Recreatieve activiteiten Website Viering 25-jarig jubileum, Rabofietstocht, Nieuwjaarsreceptie, kindertriatlon 6.Promotie van de triatlonsport Mond tot mond reclame Zomercursus Jeugd: zwemtraining + kindertriatlon Deelname aan NTB verenigingscompetitie Deelname andere wedstrijden promoten Voldoende juryleden beschikbaar voor de organisatie van wedstrijden Wintercursus voor de Winterduathlon Beleid sponsoring / kleding In Tribune, op website en in media verslag van 25-jarig jubileum, prestaties van DTC-leden, wedstrijden en/of andere activiteiten. Opleiden juryleden

17 Tribune Media Redactie: - Karen de Boer Denny Hes Dagmar van Dijk
6 keer verschenen in 2014 Verspreiding: - Jos Huisman + steunpunten Media Marion Visser en Mirjam Beelen 17

18 Websites DTC Wie: Richard van der Veldt (Beheer), Reitze Bok (Twitter, Facebook, Instagram), Marion Visser (Inhoud), Siem Tesselaar (Clubcircuit) Wat: Nieuws, Tribune, Kalender, Uitslagen Clubcircuit Waar:

19 Websites DTC

20 Websites DTC Zoektocht naar een duidelijke presentatie
Bereikbaar, overzichtelijk en toegankelijk Feedback? &

21 Trainingen / trainerszaken (1/3)
Zwemtraining Waardergolf van sept t/m juni 3 trainingen per week : donderdagavond en zondagmiddag en -avond; Nynke, Juliette en Marian vaste trainers. Yvonne met Thirsah trainen jeugd op zondagmiddag Veel aandacht voor techniek en kern Fietstraining april t/m sept op dinsdagavond (rondje industrieterrein) Cees wordt in 2015 opgevolgd door Edwin en Tim Looptraining op baan bij Hera (sept – juni) / zomermaanden in Schoorl Vaste trainer Marcel, met invalbeurten van Ronald, Vincent en Peter. Focus op loopscholing met gevarieerde kern per training

22 Trainingen / trainerszaken (2/3)
Schaatstraining op vrijdagavond in Alkmaar van oktober t/m maart Marion en Mona vaste trainers. Veel aandacht voor techniek Combitraining Park van Luna op maandagavond vooral voor zomercursisten in voorjaar Geen vaste trainer. Voor 2015 nog in te vullen. Baanfietsen Alkmaar Sportpaleis op zaterdag in wintermaanden Coördinatie Reitze Bok – inschrijven via strippenkaart Aantal specifieke trainingen verzorgd door Sportpaleis ATB training duingebied Bergen René Groot heeft een aantal trainingen verzorgd in nov/dec maar vanwege geringe opkomst is besloten om niet door te gaan in 2015

23 Trainingen / trainerszaken (3/3)
Aanbod Trainingen Opkomst in 2014 groot Divers aanbod trainingen verschillende disciplines blijft focus voor 2015 Aandachtsgebied: drukte zwemtraining (bestuur heeft hier aandacht voor) Trainers Per kwartaal wordt ongeveer 100 uur aan trainingen gegeven door (kleine groep) vaste trainers Bij uitval van vaste trainers moeilijk vervanging te vinden Aanwas van nieuwe trainers nog steeds wenselijk (TTN1/3) 23

24 Activiteitencommissie
Wedstrijdcircuit Stad van de Zon triatlon Winterduathlon 24

25 AC: organisatie in teams
Stad van de Zon Triatlon Winter-duathlon Circuit Vincent Broekkamp Cees Reus Siem Tesselaar Jeroen Sengers Edwin den Hertog Ad Beers Ronald Nijssen Mona Sanders Rob Zweekhorst Hanne Hofmans Ineke Visser Mirjam Beelen Stefan Heistek Johnny van Beers Arie Lover Jaap Bootsman Rico Honselaar Peter den Exter Vrijwilligers gecoördineerd door Carolien Groot 25

26 Stad van de Zon triathlon 2014-2015
2014: 133 deelnemers individueel (123 finishers, 8 DNF, 2 DQF) en 28 trio’s 2015: de inschrijving was weer heel snel vol DTC-ers die zich aanmelden kunnen altijd starten! Dus zet jezelf op de wachtlijst! Wedstrijd in 2015 weer dezelfde opzet als 2014 Dames in 2015 in de tweede startserie (tegelijk met trio’s en zomercursus) om meer ruimte op het fietsparcours te krijgen

27 WINTERDUATHLON ALKMAAR

28 Statistieken deelnemers
2012 Lang Kort Ind Duo Totaal 204 2013 Lang Kort Ind Duo Totaal 193 2014 Lang Kort Ind Duo Totaal 195

29 Wijziging van wedstrijd-volgorde groot succes in WD2014.
Nieuw in WD2015: 50 ronden schaatsen (i.p.v. 54 ronden). Sponsors gezocht.

30 Winterduathlon 2015 Wedstrijd Lopen / Schaatsen
Verbouwing Sportcomplex nog gaande Deelname door vóór-inschrijving (Na-inschrijvers buiten mededinging) Datum: 15 November 2015

31 Vrijwilligerscoördinator
Carolien Groot ( vervangster Mariëlle Hester)

32 Vrijwilligerscoördinator
Stad van de zon, ca. 65 vw, een aantal met dubbele taak Winterduatlon, ca. 40 vw, een aantal met een dubbele taak Run bike run, ca. 10 vw Tijdrit Afsluitdijk, 3 vw

33 Financieel verslag Kascontrolecommissie: Pepijn Tenholter en Eric Klepper
De bedragen die in de jaarrekening 2014 zijn opgenomen, stemmen overeen met de administratie en geven een juist financieel beeld van de vereniging. De kascontrolecommissie stelt de algemene leden- vergadering voor om de penningmeester en daarmee het bestuur van de triathlonvereniging DTC decharge te verlenen voor het financiële beleid over 2014.

34 Financieel verslag (Rekening 2014)
DUTCH TRIATHLON COLLEGE DTC JAARREKENING VERSIE ALV 31 dec. 2014 - Betaalrekening NL11 RABO 67,68 67,97 Reserve materialen en workshops 1.262,24 BedrijfsSpaarRekening NL 78 RABO 14.308,79 9.368,90 Clinics 2014 455,90 806,34 Reserve activiteitencommissie 1.750,00 Fotocamera's voor trainingen 3,00 Tekort Winterduathlon en Stad van de Zon tri 2014 759,77 Partytent voor Stad van de Zon tri. 1,00 990,23 Overboeking naar vermogen (afspraak met gemeente) -990,23 0,00 Reserve vrijwilligersbeleid / 25 jarig jubileum in 2015 1.370,29 Vermogen 4.121,74 Resultaat 2014 -2.059,77 2.061,97 Opheffing reserve activiteitencommissie 3.052,20 Debiteuren / vooruitbetaalde lasten 1.588,89 1.367,40 Crediteuren / vooruitontvangen baten 7.465,09 5.579,44 15.969,36 10.808,27 BATEN Rekening Begroting LASTEN 2013 2014 Contributies inclusief licenties 24.325,80 26.000,00 26.197,15 Licentiekosten NTB 6.209,00 7.000,00 7.630,48 Subsidie gemeente HHW 3.625,00 Algemene kosten 74,10 50,00 48,28 Administratiekosten 96,80 75,00 100,49 Portokosten 145,50 150,00 135,04 Kosten bestuur 87,30 100,00 Rente 148,79 175,00 43,90 Bankkosten en -rente 200,29 224,29 Contributies / lidmaatschappen 92,50 97,50 PR-kosten en vrijwilligersbeleid 985,27 1.000,00 1.218,17 Advertenties clubblad Tribune 850,00 700,00 585,00 Clubblad Tribune 954,00 Activiteitencommissie 490,00 300,00 350,00 150,95 55,79 Winterduathlon 2.941,50 3.000,00 2.958,50 2.966,87 3.055,36 Stad van de Zon triatlon 3.051,50 2.926,50 2.644,88 3.589,41 Clubwedstrijden en -kampioenschap 88,00 125,00 98,20 Aandeel Zwefilo in huur atletiekbaan 294,89 480,00 Huur atletiekbaan / aandeel verlichtingskosten 1.179,55 1.925,00 1.916,43 Huur zwembad 12.313,00 12.750,00 12.036,50 Trainingskosten 5.730,30 6.000,00 5.646,90 Opleiding trainers / licentiestructuur vanaf 2014 306,00 295,00 Aanwending reserve materialen en workshops 1.304,14 Clinics (uit reserve materialen/workshops) 237,76 Kaderkosten / kleding trainers e.d. 97,56 35,27 Materiaal voor trainingen en onderhoud materialen 1.358,69 Zomercursus 440,00 690,00 41,65 54,00 Jeugdbudget 52,52 80,48 Divisiecompetitie vier teams Sponsoring vier teams teamcompetitie 2014 1.650,00 Kleding vier teams 2.924,84 Baanfietsen 2012 t/m 2014 2.378,00 973,00 2.067,98 952,00 Jaarvergadering 285,73 200,00 218,75 Nieuwjaarsreceptie 350,12 550,00 545,60 Jaaractiviteit / barbecue-avond Afwikkeling oude jaren -30,00 45,81 Inkomsten oude jaren -136,60 -110,00 Reservering niet afgewikkelde verplichtingen Resultaat (tekort): 73,30 1.774,00 Resultaat (overschot) Winterduathlon en Stad van de Zon triatlon Overig tekort 2.059,77 2.819,54 39.786,32 39.354,00 43.164,49

35 Financieel verslag (Begroting 2015)
DUTCH TRIATHLON COLLEGE DTC BEGROTING 2015 VERSIE ALV BATEN Begroting Rekening Raming LASTEN 2014 2015 - Contributies 26.000,00 26.197,15 26.750,00 Licenties NTB 7.000,00 7.630,48 7.750,00 Subsidie gemeente HHW 3.625,00 4.000,00 Algemene kosten 50,00 48,28 Administratiekosten 75,00 100,49 100,00 Portokosten 150,00 135,04 Kosten bestuur Rente 175,00 43,90 Bankkosten en - rente 224,29 250,00 Contributies / lidmaatschappen 97,50 PR-kosten en vrijwilligersbeleid 1.000,00 1.218,17 500,00 Advertenties clubblad Tribune 700,00 585,00 600,00 Clubblad Tribune 954,00 Activiteitencommissie /sponsorfietstocht 300,00 350,00 Activiteitencommissie 55,79 a. Winterduathlon 3.000,00 2.958,50 3.250,00 3.055,36 b. Stad van de Zon triatlon 2.926,50 3.589,41 c. Sponsoring Rabobank 0,00 750,00 c. Bestemming sponsoring Rabobank Clubwedstrijden en -kampioenschap 125,00 98,20 NTB wedstrijddivisies inschrijfgeld in 2015 vijf teams Sponsoring teams NTB teamcompetities 1.650,00 1.150,00 Kosten teams NTB teamcompetities 2.924,84 memorie Aandeel Zwefilo in huur atletiekbaan 480,00 Huur atletiekbaan / aandeel verlichtingskosten 1.925,00 1.916,43 2.000,00 Huur zwembad 12.750,00 12.036,50 Trainingskosten 6.000,00 5.646,90 Opleiding trainers 295,00 Aanwending reserve materialen en workshops 455,90 Clinics (uit reserve workshops) Kaderkosten / kleding trainers e.d. 35,27 Materiaal voor trainingen Jeugdbudget 80,48 Wielerbaan 2012 t/m 2014 973,00 952,00 Zomercursus 690,00 54,00 Jaarvergadering 200,00 218,75 Nieuwjaarsreceptie 550,00 545,60 Barbecueavond en fietssterrit Aanwending reserve vrijwilligersbeleid 1.375,00 Viering 25 jarig jubileum (uit reserve vrijwllligersbeleid) Inkomsten oude jaren -110,00 Afwikkeling oude jaren 45,81 Negatief resultaat 1.774,00 2.819,54 404,00 Positief resultaat 39.354,00 43.164,49 42.404,00

36 Begroting 2015 Hogere kosten ten opzichte van 2012 Huur atletiekbaan
1.500 Huur zwembad 1.000 Licentiestructuur trainers (verplichting NTB) NTB teamcompetitie 700

37 Prognose tekort vanaf 2016 Tekort 2015 (buffer voor tegenvallers > vermogen per 31 dec € 3.000) 400 2016 Lagere sponsorgelden teamcompetities 500 Tekort 2016 900 2017 Lagere sponsorgelden teamcompetities 650 Onzekerheid subsidie gemeente (2015 en 2016 € per jaar) ??? Tekort 2017 1.550 Exclusief onverwachte ontwikkelingen / nu geen ruimte in begroting voor nieuwe zaken (bijvoorbeeld huur extra zwemuren)

38 Contributies tot en met 2014
Contributievoorstel 2015 Contributies tot en met 2014 Voorstel 2015 Twee keer zwemmen (incl. lopen, fietsen, schaatsen) 165,00 180,00 Een keer zwemmen 110,00 120,00 Duolid (twee trainingen excl. zwemmen) 80,00 85,00 Sololid (één training excl. zwemmen) 40,00 42,50 Juniorlid (t/m 16 jaar) 65,00 70,00 Lid t/m 20 jaar en student met OV-kaart Donateur / jaarlid 15,00 17,50 Totaal effect (afhankelijk van ontwikkeling aantal leden) 1.500,00

39 Bestuur Leden Functie Rooster aftreden Marion Visser Voorzitter 2016
Gijsbert van Weelden Penningmeester, Ledenadministrateur, Plaatsvervangend voorzitter 2017 Marcel Clement Per van secretaris naar algemeen lid Aftredend Rudy Boogaard Trainerszaken 2018 René Bakker Communicatie commissies & sponsors John van Roosmalen Secretaris

40 Bestuur Aftredend en niet herkiesbaar: Marcel Clement
Vanwege het uiterlijk in 2017 aftreden van Gijsbert van Weelden als penningmeester en leden-administrateur is het bestuur actief op zoek naar zijn opvolging (dat kan ook iemand zijn die nu nog geen lid is van DTC > help dus zoeken ! ).

41 Marcel bedankt! Bestuurslid vanaf 4 maart 2008 7 jaar Secretaris
Wie is Marcel? Rustig, secuur, opgeruimd, overzicht, slim, betrouwbaar, een rots in de branding! Maar ook; Vernieuwend, onderzoeker, familieman, mensenmens, genieter, opleiding TTN 3 en nu een top looptrainer!

42 Stichting Duursportief
In 2013 zijn de Alkmaarse IJsclub en Hylas uitgetreden en zet DTC de stichting voort met behoud van de tijdregistratiesystemen en bruikleen voor de andere twee clubs gedurende twee jaar. Doelstelling: 1. Stimuleren van sportdeelneming, beheren en exploiteren van sportmaterialen t.b.v. de sportverenigingen. 2. Stimuleren van samenwerking tussen participerende verenigingen en andere verenigingen. Activiteiten 2014: Gebruiken en verhuren digitale tijdwaarneming = gelukt Vervanging versleten materialen Financiële stand van zaken: informatie op de vergadering 42

43 Rondvraag

44 Presentielijst

45 Verslag van de vergadering
Afmeldingen Her Tesselaar, Mark Overtoom en Niels Tesselaar (fietsen met de krant) Notulen / verslag Speciaal welkom aan John, René en Rudy als de drie nieuwe bestuursleden en aan Cees Pool & Ton Kersbergen, ereleden. Johnny van Beers is gestopt als jurylid, Peter den Exter is begonnen. Stefan Heistek beheert de inhoud van de websites van de Winterduathlon en de Stad van de Zon triathlon. Bestuur Daverend afscheid van Marcel

46 Verslag van de vergadering
Financiën Eric Klepper als lid van de kascommissie: ordelijke administratie die past bij de grootte van de club. Jaarrekening 2014: de vergadering is akkoord (unaniem) na toelichting van Gijsbert en aanvulling van Eric Klepper. Vragen en opmerkingen naar aanleiding van voorstel tot contributieverhoging met gemiddeld 10%: Ad Beers: Opbouw contributie verschil tussen één keer zwemmen, twee keer zwemmen en twee trainingen. De eerste keer zwemmen lijkt dan relatief goedkoop ten opzichte van de tweede. Peter den Exter: het lijkt zo dat mensen die volledig triathlon lid zijn relatief duurder uit zijn ten opzichte van sporters die een enkele sport doen. Marion: We blijven een goedkope vereniging. Dat wordt alom beaamd. Vincent: Er lijken meer mensen te zijn die twee keer zwemmen dan op de lijst staan. Marion: dit wordt als actiepunt opgepakt. Peter: minder gedifferentieerde opbouw? Gijsbert: doet geen recht aan kostenopbouw. Het contributievoorstel wordt unaniem aangenomen

47 Verslag van de vergadering
Trainingen Baanfietsen is met 4 weken verlengd (stond al op de website). ATB training. Feedback uit de zaal (Cees Luttikhuizen): data waren niet gelukkig > er was een combinatie met andere wedstrijden. Drukte bij de zwemtrainingen. Suggestie uit de zaal (Eric Klepper): meer regie over de baanindeling, verdeling over banen en niveauverschillen per baan. Suggestie om meer geïnteresseerden voor de TTN3 opleiding te krijgen: verstrek informatie over het traject, bijv. in de Tribune (Peter den Exter) Marcel: pleidooi voor poeltje senioren die eens een training over kan nemen. Gebeurt al bij lopen, bij zwemmen zou dat ook een goed idee zijn. Peter den Exter meldt zich spontaan aan voor de looptraining. Selma vraagt of een TTN3 diploma verplicht is. Marion: het is niet verplicht, maar het is wel belang­rijk voor de kwaliteit en het verkrijgen van kennis over hoe je trainingen geeft. Cees Pool: het is wel belangrijk dat een trainer er zo goed als altijd is. Peter den Exter: en dat een invaller de rode draad van het seizoen volgt en niet zomaar zijn eigen gang gaat.

48 Verslag van de vergadering
Commissies Jeroen Sengers, Jaap Bootsman en Rico Honselaar zijn gestopt in de Stad van de Zon triathlon commissie. Eline Lute heeft zich aangemeld; er is behoefte aan nog twee personen. Winterduathlon gaat naar 50 rondjes voor de lange afstand (was 54 = 20 km). De belang­rijkste reden is dat de tijd te kort is, zodat de mensen de wedstrijd af kunnen maken. De korte afstand wordt 25 ronden. Suggestie uit de zaal (Vincent Broekkamp): of eerder starten. Duursportief Op hoofdlijnen worden de activiteiten 2014 en de financiële gevolgen / situatie 2014 toegelicht. Rondvraag Teun Pie: Fietsen tijdens de Stad van de Zon triathlon op de dijk wordt als gevaarlijk beschouwd. Vincent neemt het mee in de organisatie, bijv. meer dranghekken. John meldt dat de volgende bestuursvergadering op 7 april is, zodat de leden vragen kunnen stellen, mocht daar aanleiding toe zijn.

49 Pauze 49