De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

IAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "IAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014."— Transcript van de presentatie:

1 iAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014

2 Herkenbare situaties?  Indien u geen computer heeft, ga verder naar vraag 35. Indien u een laptop heeft, ga naar vraag 28. Indien u een desktop computer gebruikt, ga verder naar de volgende vraag…  Kopieer bladzijde 5 tot 8 en vul deze in voor elke computer in het kantoor.  Beschrijf het probleem De kleine hendel aan de linkerkant vooraan onder de zitting van de stoel blijft soms haperen. Zie foto in bijlage. Complexe checklists… 2

3  Voorbeeld van een checklist… Complexe checklists… 3

4  Australisch bedrijf (SafetyCulture.com.au)  iAuditor = gratis tool voor Android en voor iPad/iPhone  SafetyCloud = betalende omgeving voor online opslaan en delen iAuditor, SafetyCloud, SafetyCulture 4

5 iPad of Android: verschillen? 5

6 iPad of Android: verschillen? 6

7  … overzicht van recente audits iAuditor opstarten 7

8  Sjablonen  = lege checklist  Audit (of: inspecties)  = (gedeeltelijk) uitgevoerde checklist  Belangrijkste onderdeel iAuditor opstarten 8

9  Je kunt sjablonen delen met de “community” wereldwijd  Geen taalfilter (op dit ogenblik)  Zoekfunctie iAuditor opstarten 9

10  Taakbeheerder, inclusief opvolgingstaken die bovenkomen uit inspecties/audits. iAuditor opstarten 10

11  (iPad) Verwijderde audits of sjablonen verdwijnen in de prullenbak  Op Android geen prullenbak, maar “archief” onder sjablonen of audits. iAuditor opstarten 11

12  … spreekt voor zich…  Belangrijk: Logo!  Komt op verslagen  Merk op: Foto’s dupliceren naar Bibliotheek ( Ook handtekeningen!) iAuditor opstarten 12

13  Uitgebreide helpfunctie  … maar Engelstalig iAuditor opstarten 13

14  Belangrijk: synchronisatie met SafetyCloud  (ook voor aanmelden of afmelden) iAuditor opstarten 14

15  Mogelijkheid tot inventariseren van “activa” (arbeidsmiddelen, …)  Geen mogelijkheid tot structureren Alleen op Android… 15

16  Overzicht van afbeeldingen in alle audits  … ook handtekeningen… Alleen op Android… 16

17  SafetyCloud opties (interval)  Audit instellingen  Foto-instellingen  Privacy  iPad gebruikers: dit (en meer) zit bij Instellingen (van je iPad) Alleen op Android… 17

18  Neem je toestel en maak een kleine verkenning… vind je alles?  Doe maar… ga kijken bij de templates… begin met een van de standaard beschikbare sjablonen…  Vragen per scherm beantwoorden  Android: Swipen naar volgende/vorige sectie  iPad: pijltje rechtsboven > of knop onderaan  Eindig met knop “Voltooien” onderaan laatste sectie Voer je eerste inspectie uit… 18

19  De bib is internationaal… dus overwegend Engelstalig.  Toch ook wel wat Nederlandstalig materiaal (zoek bijv. naar CPBW, beeldschermwerk, …)  Bibliotheek als “poor man’s” SafetyCloud  Bibliotheek is “solidariteit”  Bibliotheek is geen gewaarborgde kwaliteit!  Zoek zelf een checklist die je interessant vindt… Bibliotheek bezoeken… 19

20 Instant “rapport” via Exporteren 20 Profielinstellingen aanpassen aan eigen voorkeuren (mail of Dropbox, maar ook bijv. opmaak)

21 Maak een rapport aan  Android  iPad  Grote groene knop “EXPORTEREN”

22 Instellingen in iAuditor wijzigen… 22 Algemene instellingen  Ga naar het beginscherm van je iPad  Ga naar “Instellingen”  Ga in de linker menu naar “iAuditor” Export instellingen  Ga naar de iAuditor menu » Audits  Selecteer de audit die je wil exporteren en » Exporteer  Scrol omlaag, en pas “Opties voor PDF/Word” aan.  Scrol omlaag, en pas “Opties voor ” aan.  Ga naar de iAuditor menu  Ga naar “Voorkeuren”

23  Website: safetycloud.safetyculture.com.au  Account aanmaken = 30 dagen gratis op proef  Daarna €5 per gebruiker en per maand  Max. 3 toestellen per gebruiker  Opm: Rechtenbeheer…  Zelfde account gebruiken in iAuditor  Pas op: als je je account wijzigt, verlies je je oude documenten! (dus eerst delen met je nieuwe account als je iets wil overdragen)  iAuditor werkt ook zonder verbinding  Niet vergeten te synchroniseren om je werk op te slaan in de cloud! Perfecte compagnon voor SafetyCloud 23 Fictief adres nodig? mailinat or.com Fictief adres nodig? mailinat or.com

24 Website SafetyCulture 24 BETA-OMGEVING !! Nieuwe site gaat binnenkort live… BETA-OMGEVING !! Nieuwe site gaat binnenkort live…

25  Account aanmaken in SafetyCloud  of eigen adres  Ga na: safetycloud.safetyculture.com.au Oefening 25

26  Persoonlijke voorkeur: website makkelijkste omgeving om sjablonen te ontwerpen  Voordelen  Ergonomisch: klavier + groter scherm  Direct “in de cloud”  Nadelen  Engelstalig  Niet alle functionaliteit identiek (bijv. kleuren kiezen, voorbeeldweergave op iPad, …)  Structuur aanbrengen in een sjabloon  Secties voor diverse “pagina’s”  Categorieën voor tussentitels Zelf een template ontwerpen… 26

27  Elementaire Velden  Vraag= Ja/Nee vraag (of max. 5 verschillende korte antwoorden)  Categorie = Tussentiteltje  Belangrijkste basistypes  Checkbox= aanvinken of niet.  Schakelaar= aan of uit  Datum/Tijd= selecteer een datum en/of tijdstip  Media (foto)= vraag om een foto te plaatsen (via camera of uit galerij)  Informatie= informatie (tekst, afbeelding, link)  Handtekening= naam, datum, handtekening op tablet  Tekstvak= één regel of groot tekstvak  Ook nog: adres, schuifregelaar, tekening, (Android: asset, activa veld) Zelf een template ontwerpen… 27

28  Toont bepaald blok enkel als aan een voorwaarde voldaan is (bepaalde respons op vorige vraag)  Kunnen gecombineerd worden Slimme velden 28

29  Probleem: Je moet voor elk lokaal controleren:  De temperatuur  De lichtsterkte  Handtekening van de aanwezige leerkracht Dynamische velden 29

30  Natuurlijk kun je alles combineren… en kan het vlug complex worden. Mix & Match… 30

31  Na de pauze: laat je maar eens gaan!  Groepjes tot 5 personen  Elkaar helpen bij vragen  Enkele ervaren medewerkers lopen rond…  Haal een vragenlijst uit die je zelf meebracht  … of gebruik Google…  … of vind zelf iets uit…  … of vraag er eentje. Zelf een template invoeren… 31

32  iAuditor voor iPad  Sinds vorige week ook Nederlandstalig (Meertalig: taal tablet)  mogelijk taalfoutjes  Website  Krijgt nieuwe “look and feel” – nieuwe “engine”  gepland in november  Wordt ook Nederlandstalig (Meertalig: taal omgeving)  target: januari 2015  Feedback systeem  Positieve ervaringen met melden fouten en vragen om features  Feature requests omhoog stemmen of zelf ingeven   Feature requests met veel stemmen krijgen prioriteit  Meermaals rechtstreeks contact gehad met IT’ers (telefoon, skype) Toekomstplannen en beleid 32

33  In plaats van 1 maand, nu 3 maand gratis op proef.  Mail naar  Plaats in  Met bericht in de aard van: Hi, I would like to apply for the extra 2 months free trial for SafetyCulture thanks to Coprant. The address of my account is Friendly regards, Jos  MERK OP: natuurlijk niet doen met dat mailinator adres!! Gebruik hiervoor je officieel adres. Speciale promotie voor Coprant 33

34  Vanuit SafetyCulture  Klik op knop “Share” naast sjabloon » Selecteer wie en welke rechten.  Enkel rechten op sjablonen  Audits worden steeds gedeeld met oorspronkelijke auteur  Vanuit iAuditor  iPad  Pijl rechts naast sjabloon naam » Delen » Instellen (sjabloon én audit)  Mogelijkheid om te delen met contactpersonen of manuele invoer adressen  Android  Pijl rechts naast sjabloon naam » Delen » Instellen (sjabloon én audit)  Mogelijkheid om te delen met volledige bedrijven, met groepen, locaties, gebruikers, individuen Extra: sjablonen delen… 34

35  Vanuit SafetyCulture: nog niet mogelijk (gepland)  Vanuit iAuditor  iPad  Ga naar sjabloon bewerken (potloodje naast titel)  Vouw vraag open » Klik op tandwieltje rechts (eenmalig) » Optie “verplicht” verschijnt bij relevante vraagtypes.  Android  Ga naar sjabloon bewerken (potloodje)  Vouw vraag open » Klik op plustekentje voor geavanceerde opties » Optie “verplicht” verschijnt bij relevante vraagtypes. Extra: verplichte velden 35

36  Via Menu  » Inplannen (Android)  » Planning (iPad)  Via plustekentje rechts van een item in een audit.  Opvallend  Als je tablet een GPS-functie heeft, kun je een verwittiging instellen voor bepaalde taken op locatie…  Toegewezen persoon krijgt geen aparte melding – is enkel informatie  Enkel Android  Profielen voor follow-ups: standaardwaarden voor veel velden… Extra: Opvolging van taken 36

37  PDF (of Word)-document aanpassen aan eigen situatie  Bijv. logo van de school op het voorblad  Bijv. standaard kleuren wijzigen  Bijv. geen score weergeven op verslagen  Bijv. kwaliteit en resolutie afbeeldingen op “Origineel” zetten  opties  Standaard geadresseerde(n) instellen (evt. ook CC of BCC)  Tekstinformatie aanpassen Extra: Export op maat 37

38  In SafetyCloud  Klik op de knop “Duplicate” (die werkt zoals een schakelaar – met een aan- en uit-stand) – de knop wordt blauw  Versleep het item dat je wil kopiëren naar de nieuwe bestemming… het item (incl. alle “kinderen”) worden gekopieerd.  In iAuditor  Er zijn 2 knoppen: “Verplaats” en “Kopieer”  Kopieer: analoog met hierboven  Verplaats: naar een andere sectie verplaatsen (kunnen gecombineerd worden) Extra: vragen en delen kopiëren 38

39  In iAuditor  Android:  iPad Extra: exportprofiel in sjabloon 39

40 Extra: Orde in de chaos: Labels 40 Labels toekennen  Klik op pijltje rechts achter sjabloon  Ongeveer midden:  Vind of creëer labels Filteren op labels  Klik op TAG-symbooltje bij sjabloon  Selecteer of creëer labels

41 Audit integreren met … 41  Eigen pagina’s invoegen? (bijv. wettelijk kader)  Audit via de website exporteren naar Word-document (voorlopig enkel in ‘t Engels)  Audit via iAuditor exporteren naar Word-document (eenmalig betalend)  Beperkter: PDF-pagina’s mixen, bijvoorbeeld met PDFsam (pdfsam.org)

42 Welk toestel kiezen? 42  Android of iPad? (in elk geval niet iets anders zoals Windows RT)  Beide hebben voor- en nadelen … mogelijk bepalend voor jou…  Kies wat al gebruikt wordt op school, stem af met ICT!  Vooral geen al te oud toestel  Welke functionaliteit is belangrijk?  Wil je gebruik maken van de “taakherinnering op locatie”? Dan liefst een GPS-module  Moet je vaak foto’s nemen in kelders of donkere omgevingen? Neem een toestel met goede camera en liefst een flitser  Moet je veel typen? Kies voor een bijpassend Bluetooth klavier (en tablet met Bluetooth)  Moet je veel fotograferen (met flits)? Denk aan een goede batterijduur  Vaak buiten? Ook bij slecht weer? Voorzie een aangepaste behuizing (of waterdicht toestel)

43  Concreet  Analyse  Controle  Handtekeningen  Evaluatie  Taken Extra: een goeie audit heeft CACHET 43

44 CONCREET: Bepaal wat je wil bevragen of inspecteren.  Welke facetten zijn relevant? Breng deze in kaart:  bijv. via een mindmap  vertrek vanaf een bestaande checklist  Betrek mensen met praktijkervaring.  Het maakt je audit realistischer en vergroot het draagvlak.  Verzamel wettelijke vereisten  Verzamel bestaande interne procedures  Breng structuur aan  Groepeer items per thema, per locatie, per bevoegdheid  Vb: Quickscan klaslokaal versus audit ergonomie  Zorg dat de audit overzichtelijk blijft. Werk je op papier, vermijd dan waar mogelijk dat je veel weg en weer moet springen  Gebruik je een digitale omgeving, spring dan verstandig om met voorwaardelijke velden (smart fields) en groepsvelden (dynamic fields) CACHET: Concreet 44

45  Risico-inventarisatie  Bepaal mogelijke antwoorden risico’s.  Bijv. Ja/Nee: is de verlengkabel IPx3  Bijv. Hoe vaak moet in deze asbesthoudende ruimte gewerkt worden?  Continu – Dagelijks – Wekelijks – Maandelijks – Minder  Bijv. berekening: aantal vereiste toiletten (niet mogelijk in iAuditor)  Weging van verschillende antwoorden  Betrek mensen met praktijkervaring. CACHET: Analyse 45

46  Visuele inspectie  Documenten die dit aantonen  Bevragen van betrokkenen  Is er een kwaliteitssysteem  Verklaring op woord CACHET: Controle 46

47 Voorzie in de audit de namen en handtekeningen van:  uitvoerder (wie heeft de audit uitgevoerd)  betrokkenen (bijv. machinebedienaar die vragen antwoordde)  personen met beslissingsbevoegdheid (bijv. directeur)  Eventueel ook: personen wiens mondelinge verklaring opgenomen wordt CACHET: Handtekeningen 47

48  Een checklist is ook maar wat die is.  Een audit is slechts een tool.  Een deskundig oog kan anders beslissen.  Een audit heeft pas een waarde als de resultaten ook effectief bij de juiste personen terecht komen.  Bespreek met de persoon die bevoegdheid heeft over het volledige spectrum van de audit… CACHET: Evaluatie 48

49 Een goeie audit leidt tot actiepunten  Welke inbreuken of verbeterpunten werden vastgesteld?  Wie is bevoegd om rond dit punt beslissingen te nemen?  Eventuele suggesties voor oplossingen of taken formuleren.  Indien de audit met beslissers wordt besproken  Welke taken worden uitgevoerd  Tegen wanneer?  Door wie? (= uitvoerder)  Wie volgt dit op? (= beslisser)  Opnemen in JAP/GPP CACHET: Taken 49

50 Uitsmijter: Domme vragen… 50 Bas Haring: Vragen Stellen

51  Groepjes van 5  Kies een onderwerp (beperkt)  Ga brainstormen (bijv. via  Maak de iAuditor/SafetyCulture checklist Afsluitend: een checklist ontwerpen 51


Download ppt "IAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014."

Verwante presentaties


Ads door Google