De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

IAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "IAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014."— Transcript van de presentatie:

1 iAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014

2 Herkenbare situaties?  Indien u geen computer heeft, ga verder naar vraag 35. Indien u een laptop heeft, ga naar vraag 28. Indien u een desktop computer gebruikt, ga verder naar de volgende vraag…  Kopieer bladzijde 5 tot 8 en vul deze in voor elke computer in het kantoor.  Beschrijf het probleem De kleine hendel aan de linkerkant vooraan onder de zitting van de stoel blijft soms haperen. Zie foto in bijlage. Complexe checklists… www.welzijn-op-school.be 2

3  Voorbeeld van een checklist… Complexe checklists… www.welzijn-op-school.be 3

4  Australisch bedrijf (SafetyCulture.com.au)  iAuditor = gratis tool voor Android en voor iPad/iPhone  SafetyCloud = betalende omgeving voor online opslaan en delen iAuditor, SafetyCloud, SafetyCulture www.welzijn-op-school.be 4

5 iPad of Android: verschillen? www.welzijn-op-school.be 5

6 iPad of Android: verschillen? www.welzijn-op-school.be 6

7  … overzicht van recente audits iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 7

8  Sjablonen  = lege checklist  Audit (of: inspecties)  = (gedeeltelijk) uitgevoerde checklist  Belangrijkste onderdeel iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 8

9  Je kunt sjablonen delen met de “community” wereldwijd  Geen taalfilter (op dit ogenblik)  Zoekfunctie iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 9

10  Taakbeheerder, inclusief opvolgingstaken die bovenkomen uit inspecties/audits. iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 10

11  (iPad) Verwijderde audits of sjablonen verdwijnen in de prullenbak  Op Android geen prullenbak, maar “archief” onder sjablonen of audits. iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 11

12  … spreekt voor zich…  Belangrijk: Logo!  Komt op verslagen  Merk op: Foto’s dupliceren naar Bibliotheek ( Ook handtekeningen!) iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 12

13  Uitgebreide helpfunctie  … maar Engelstalig iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 13

14  Belangrijk: synchronisatie met SafetyCloud  (ook voor aanmelden of afmelden) iAuditor opstarten www.welzijn-op-school.be 14

15  Mogelijkheid tot inventariseren van “activa” (arbeidsmiddelen, …)  Geen mogelijkheid tot structureren Alleen op Android… www.welzijn-op-school.be 15

16  Overzicht van afbeeldingen in alle audits  … ook handtekeningen… Alleen op Android… www.welzijn-op-school.be 16

17  SafetyCloud opties (interval)  Audit instellingen  Foto-instellingen  Privacy  iPad gebruikers: dit (en meer) zit bij Instellingen (van je iPad) Alleen op Android… www.welzijn-op-school.be 17

18  Neem je toestel en maak een kleine verkenning… vind je alles?  Doe maar… ga kijken bij de templates… begin met een van de standaard beschikbare sjablonen…  Vragen per scherm beantwoorden  Android: Swipen naar volgende/vorige sectie  iPad: pijltje rechtsboven > of knop onderaan  Eindig met knop “Voltooien” onderaan laatste sectie Voer je eerste inspectie uit… www.welzijn-op-school.be 18

19  De bib is internationaal… dus overwegend Engelstalig.  Toch ook wel wat Nederlandstalig materiaal (zoek bijv. naar CPBW, beeldschermwerk, …)  Bibliotheek als “poor man’s” SafetyCloud  Bibliotheek is “solidariteit”  Bibliotheek is geen gewaarborgde kwaliteit!  Zoek zelf een checklist die je interessant vindt… Bibliotheek bezoeken… www.welzijn-op-school.be 19

20 Instant “rapport” via Exporteren www.welzijn-op-school.be 20 Profielinstellingen aanpassen aan eigen voorkeuren (mail of Dropbox, maar ook bijv. opmaak)

21 Maak een rapport aan... www.welzijn-op-school.be 21  Android  iPad  Grote groene knop “EXPORTEREN”

22 Instellingen in iAuditor wijzigen… www.welzijn-op-school.be 22 Algemene instellingen  Ga naar het beginscherm van je iPad  Ga naar “Instellingen”  Ga in de linker menu naar “iAuditor” Export instellingen  Ga naar de iAuditor menu » Audits  Selecteer de audit die je wil exporteren en » Exporteer  Scrol omlaag, en pas “Opties voor PDF/Word” aan.  Scrol omlaag, en pas “Opties voor e-mail” aan.  Ga naar de iAuditor menu  Ga naar “Voorkeuren”

23  Website: safetycloud.safetyculture.com.au  Account aanmaken = 30 dagen gratis op proef  Daarna €5 per gebruiker en per maand  Max. 3 toestellen per gebruiker  Opm: Rechtenbeheer…  Zelfde account gebruiken in iAuditor  Pas op: als je je account wijzigt, verlies je je oude documenten! (dus eerst delen met je nieuwe account als je iets wil overdragen)  iAuditor werkt ook zonder verbinding  Niet vergeten te synchroniseren om je werk op te slaan in de cloud! Perfecte compagnon voor SafetyCloud www.welzijn-op-school.be 23 Fictief adres nodig? mailinat or.com Fictief adres nodig? mailinat or.com

24 Website SafetyCulture www.welzijn-op-school.be 24 BETA-OMGEVING !! Nieuwe site gaat binnenkort live… BETA-OMGEVING !! Nieuwe site gaat binnenkort live…

25  Account aanmaken in SafetyCloud  coprant.wzd.voornaam.achternaam@mailinator.com of eigen e-mail adres coprant.wzd.voornaam.achternaam@mailinator.com  Ga na: safetycloud.safetyculture.com.au Oefening www.welzijn-op-school.be 25

26  Persoonlijke voorkeur: website makkelijkste omgeving om sjablonen te ontwerpen  Voordelen  Ergonomisch: klavier + groter scherm  Direct “in de cloud”  Nadelen  Engelstalig  Niet alle functionaliteit identiek (bijv. kleuren kiezen, voorbeeldweergave op iPad, …)  Structuur aanbrengen in een sjabloon  Secties voor diverse “pagina’s”  Categorieën voor tussentitels Zelf een template ontwerpen… www.welzijn-op-school.be 26

27  Elementaire Velden  Vraag= Ja/Nee vraag (of max. 5 verschillende korte antwoorden)  Categorie = Tussentiteltje  Belangrijkste basistypes  Checkbox= aanvinken of niet.  Schakelaar= aan of uit  Datum/Tijd= selecteer een datum en/of tijdstip  Media (foto)= vraag om een foto te plaatsen (via camera of uit galerij)  Informatie= informatie (tekst, afbeelding, link)  Handtekening= naam, datum, handtekening op tablet  Tekstvak= één regel of groot tekstvak  Ook nog: adres, schuifregelaar, tekening, (Android: asset, activa veld) Zelf een template ontwerpen… www.welzijn-op-school.be 27

28  Toont bepaald blok enkel als aan een voorwaarde voldaan is (bepaalde respons op vorige vraag)  Kunnen gecombineerd worden Slimme velden www.welzijn-op-school.be 28

29  Probleem: Je moet voor elk lokaal controleren:  De temperatuur  De lichtsterkte  Handtekening van de aanwezige leerkracht Dynamische velden www.welzijn-op-school.be 29

30  Natuurlijk kun je alles combineren… en kan het vlug complex worden. Mix & Match… www.welzijn-op-school.be 30

31  Na de pauze: laat je maar eens gaan!  Groepjes tot 5 personen  Elkaar helpen bij vragen  Enkele ervaren medewerkers lopen rond…  Haal een vragenlijst uit die je zelf meebracht  … of gebruik Google…  … of vind zelf iets uit…  … of vraag er eentje. Zelf een template invoeren… www.welzijn-op-school.be 31

32  iAuditor voor iPad  Sinds vorige week ook Nederlandstalig (Meertalig: taal tablet)  mogelijk taalfoutjes  Website  Krijgt nieuwe “look and feel” – nieuwe “engine”  gepland in november  Wordt ook Nederlandstalig (Meertalig: taal omgeving)  target: januari 2015  Feedback systeem  Positieve ervaringen met melden fouten en vragen om features  Feature requests omhoog stemmen of zelf ingeven  http://support.safetyculture.com.au/categories/20092463-Feature-Requests http://support.safetyculture.com.au/categories/20092463-Feature-Requests  Feature requests met veel stemmen krijgen prioriteit  Meermaals rechtstreeks contact gehad met IT’ers (telefoon, skype) Toekomstplannen en beleid www.welzijn-op-school.be 32

33  In plaats van 1 maand, nu 3 maand gratis op proef.  Mail naar safetycloud@safetyculture.com.ausafetycloud@safetyculture.com.au  Plaats jurgen.gaeremyn@kov.be in ccjurgen.gaeremyn@kov.be  Met bericht in de aard van: Hi, I would like to apply for the extra 2 months free trial for SafetyCulture thanks to Coprant. The e-mail address of my account is jos.patat@st-pureesia.be Friendly regards, Jos  MERK OP: natuurlijk niet doen met dat mailinator adres!! Gebruik hiervoor je officieel email adres. Speciale promotie voor Coprant www.welzijn-op-school.be 33

34  Vanuit SafetyCulture  Klik op knop “Share” naast sjabloon » Selecteer wie en welke rechten.  Enkel rechten op sjablonen  Audits worden steeds gedeeld met oorspronkelijke auteur  Vanuit iAuditor  iPad  Pijl rechts naast sjabloon naam » Delen » Instellen (sjabloon én audit)  Mogelijkheid om te delen met contactpersonen of manuele invoer e-mail adressen  Android  Pijl rechts naast sjabloon naam » Delen » Instellen (sjabloon én audit)  Mogelijkheid om te delen met volledige bedrijven, met groepen, locaties, gebruikers, individuen Extra: sjablonen delen… www.welzijn-op-school.be 34

35  Vanuit SafetyCulture: nog niet mogelijk (gepland)  Vanuit iAuditor  iPad  Ga naar sjabloon bewerken (potloodje naast titel)  Vouw vraag open » Klik op tandwieltje rechts (eenmalig) » Optie “verplicht” verschijnt bij relevante vraagtypes.  Android  Ga naar sjabloon bewerken (potloodje)  Vouw vraag open » Klik op plustekentje voor geavanceerde opties » Optie “verplicht” verschijnt bij relevante vraagtypes. Extra: verplichte velden www.welzijn-op-school.be 35

36  Via Menu  » Inplannen (Android)  » Planning (iPad)  Via plustekentje rechts van een item in een audit.  Opvallend  Als je tablet een GPS-functie heeft, kun je een verwittiging instellen voor bepaalde taken op locatie…  Toegewezen persoon krijgt geen aparte melding – is enkel informatie  Enkel Android  Profielen voor follow-ups: standaardwaarden voor veel velden… Extra: Opvolging van taken www.welzijn-op-school.be 36

37  PDF (of Word)-document aanpassen aan eigen situatie  Bijv. logo van de school op het voorblad  Bijv. standaard kleuren wijzigen  Bijv. geen score weergeven op verslagen  Bijv. kwaliteit en resolutie afbeeldingen op “Origineel” zetten  E-mail opties  Standaard geadresseerde(n) instellen (evt. ook CC of BCC)  Tekstinformatie aanpassen Extra: Export op maat www.welzijn-op-school.be 37

38  In SafetyCloud  Klik op de knop “Duplicate” (die werkt zoals een schakelaar – met een aan- en uit-stand) – de knop wordt blauw  Versleep het item dat je wil kopiëren naar de nieuwe bestemming… het item (incl. alle “kinderen”) worden gekopieerd.  In iAuditor  Er zijn 2 knoppen: “Verplaats” en “Kopieer”  Kopieer: analoog met hierboven  Verplaats: naar een andere sectie verplaatsen (kunnen gecombineerd worden) Extra: vragen en delen kopiëren www.welzijn-op-school.be 38

39  In iAuditor  Android:  iPad Extra: exportprofiel in sjabloon www.welzijn-op-school.be 39

40 Extra: Orde in de chaos: Labels www.welzijn-op-school.be 40 Labels toekennen  Klik op pijltje rechts achter sjabloon  Ongeveer midden:  Vind of creëer labels Filteren op labels  Klik op TAG-symbooltje bij sjabloon  Selecteer of creëer labels

41 Audit integreren met … www.welzijn-op-school.be 41  Eigen pagina’s invoegen? (bijv. wettelijk kader)  Audit via de website exporteren naar Word-document (voorlopig enkel in ‘t Engels)  Audit via iAuditor exporteren naar Word-document (eenmalig betalend)  Beperkter: PDF-pagina’s mixen, bijvoorbeeld met PDFsam (pdfsam.org)

42 Welk toestel kiezen? www.welzijn-op-school.be 42  Android of iPad? (in elk geval niet iets anders zoals Windows RT)  Beide hebben voor- en nadelen … mogelijk bepalend voor jou…  Kies wat al gebruikt wordt op school, stem af met ICT!  Vooral geen al te oud toestel  Welke functionaliteit is belangrijk?  Wil je gebruik maken van de “taakherinnering op locatie”? Dan liefst een GPS-module  Moet je vaak foto’s nemen in kelders of donkere omgevingen? Neem een toestel met goede camera en liefst een flitser  Moet je veel typen? Kies voor een bijpassend Bluetooth klavier (en tablet met Bluetooth)  Moet je veel fotograferen (met flits)? Denk aan een goede batterijduur  Vaak buiten? Ook bij slecht weer? Voorzie een aangepaste behuizing (of waterdicht toestel)

43  Concreet  Analyse  Controle  Handtekeningen  Evaluatie  Taken http://jurgen.gaeremyn.be/index.php/Productiviteit/een-goede-audit-heeft-cachet.html Extra: een goeie audit heeft CACHET www.welzijn-op-school.be 43

44 CONCREET: Bepaal wat je wil bevragen of inspecteren.  Welke facetten zijn relevant? Breng deze in kaart:  bijv. via een mindmap  vertrek vanaf een bestaande checklist  Betrek mensen met praktijkervaring.  Het maakt je audit realistischer en vergroot het draagvlak.  Verzamel wettelijke vereisten  Verzamel bestaande interne procedures  Breng structuur aan  Groepeer items per thema, per locatie, per bevoegdheid  Vb: Quickscan klaslokaal versus audit ergonomie  Zorg dat de audit overzichtelijk blijft. Werk je op papier, vermijd dan waar mogelijk dat je veel weg en weer moet springen  Gebruik je een digitale omgeving, spring dan verstandig om met voorwaardelijke velden (smart fields) en groepsvelden (dynamic fields) CACHET: Concreet www.welzijn-op-school.be 44

45  Risico-inventarisatie  Bepaal mogelijke antwoorden risico’s.  Bijv. Ja/Nee: is de verlengkabel IPx3  Bijv. Hoe vaak moet in deze asbesthoudende ruimte gewerkt worden?  Continu – Dagelijks – Wekelijks – Maandelijks – Minder  Bijv. berekening: aantal vereiste toiletten (niet mogelijk in iAuditor)  Weging van verschillende antwoorden  Betrek mensen met praktijkervaring. CACHET: Analyse www.welzijn-op-school.be 45

46  Visuele inspectie  Documenten die dit aantonen  Bevragen van betrokkenen  Is er een kwaliteitssysteem  Verklaring op woord CACHET: Controle www.welzijn-op-school.be 46

47 Voorzie in de audit de namen en handtekeningen van:  uitvoerder (wie heeft de audit uitgevoerd)  betrokkenen (bijv. machinebedienaar die vragen antwoordde)  personen met beslissingsbevoegdheid (bijv. directeur)  Eventueel ook: personen wiens mondelinge verklaring opgenomen wordt CACHET: Handtekeningen www.welzijn-op-school.be 47

48  Een checklist is ook maar wat die is.  Een audit is slechts een tool.  Een deskundig oog kan anders beslissen.  Een audit heeft pas een waarde als de resultaten ook effectief bij de juiste personen terecht komen.  Bespreek met de persoon die bevoegdheid heeft over het volledige spectrum van de audit… CACHET: Evaluatie www.welzijn-op-school.be 48

49 Een goeie audit leidt tot actiepunten  Welke inbreuken of verbeterpunten werden vastgesteld?  Wie is bevoegd om rond dit punt beslissingen te nemen?  Eventuele suggesties voor oplossingen of taken formuleren.  Indien de audit met beslissers wordt besproken  Welke taken worden uitgevoerd  Tegen wanneer?  Door wie? (= uitvoerder)  Wie volgt dit op? (= beslisser)  Opnemen in JAP/GPP CACHET: Taken www.welzijn-op-school.be 49

50 Uitsmijter: Domme vragen… www.welzijn-op-school.be 50 http://youtu.be/0UbItxKwHTA Bas Haring: Vragen Stellen

51  Groepjes van 5  Kies een onderwerp (beperkt)  Ga brainstormen (bijv. via www.wisemapping.com)www.wisemapping.com  Maak de iAuditor/SafetyCulture checklist Afsluitend: een checklist ontwerpen www.welzijn-op-school.be 51


Download ppt "IAuditor – vlot met checklists Eenvoudig checklists uitvoeren met behulp van je tablet Versie 14/11/2014."

Verwante presentaties


Ads door Google