De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

© VHIC Recordkeeping - in 7 stappen naar een digitaal archief.

Verwante presentaties


Presentatie over: "© VHIC Recordkeeping - in 7 stappen naar een digitaal archief."— Transcript van de presentatie:

1 © VHIC Recordkeeping - in 7 stappen naar een digitaal archief

2 Pagina 2 © VHIC › Auteursrecht › Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op andere wijze dan zonder voorafgaande toestemming van VHIC BV. › No part of this presentation may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from VHIC BV, Polakweg 23, 2288 GG Rijswijk.

3 Pagina 3 © VHIC Processen NEN-ISO › Bepalen welke documenten worden opgenomen Welke documenten behoren in het archiefsysteem te worden opgenomen? Dit gebeurt op basis van analyse van voor de organisatie geldende wet- en regelgeving, eisen met betrekking tot de bedrijfsvoering en verantwoording en risicoanalyse. ›

4 Pagina 4 © VHIC Processen NEN-ISO › Bepalen hoe lang archiefbescheiden bewaard moeten worden Ook dit gebeurt op basis van analyse van voor de organisatie geldende wet- en regelgeving, eisen met betrekking tot de bedrijfsvoering en verantwoording en risicoanalyse. Uitvoering van dit proces leidt tot een selectiedocument.

5 Pagina 5 © VHIC Processen NEN-ISO › Opnemen van archiefbescheiden in het archiefsysteem Er wordt een relatie gelegd met de maker en de ontstaanscontext van het stuk. Het stuk krijgt een plaats in het systeem en er worden relaties gelegd met andere stukken.

6 Pagina 6 © VHIC Processen NEN-ISO › Registratie Doel: bewijs leveren dat stuk is opgemaakt of opgenomen in systeem. Het stuk wordt voorzien van een uniek kenmerk en kan teruggevonden worden.

7 Pagina 7 © VHIC Processen NEN-ISO › Classificatie Classificatie wordt gebruikt voor verschillende doeleinden, o.a. voor het leggen van koppelingen en het verlenen van toegang. Classificatie is een belangrijk onderdeel waar we nog op terug komen.

8 Pagina 8 © VHIC Processen NEN-ISO › Opslag en behandeling Archiefstukken behoren op passende media en onder de juiste omstandigheden bewaard te worden

9 Pagina 9 © VHIC Processen NEN-ISO › Toegang Wie verkrijgt toegang, wie niet? Gelden voorwaarden voor het verlenen van toegang? Het toekennen van rechten op toegang tot documenten gebeurt aan de hand van een classificatie.

10 Pagina 10 © VHIC Processen NEN-ISO › Volgen Waar bevindt zich een archiefstuk? Wat is de status? Hoe wordt het gebruikt? Denk aan voortgangsbewaking, workflow.

11 Pagina 11 © VHIC Processen NEN-ISO › Implementatie van verwijdering Dit betreft de systematische vernietiging dan wel overbrenging. Processen die herkenbaar zijn vanuit de Archiefwet.

12 Pagina 12 © VHIC Processen NEN-ISO › Documenteren informatie- en archiefmanagementprocessen Vastleggen van bevoegdheden, beslissingen en keuzes. Zie wat er verwacht en gevraagd wordt in kader van het archieftoezicht of de baseline.

13 Pagina 13 © VHIC En ook nog NEN-ISO › Toezicht en controle Wordt voldaan aan de gestelde eisen? Voldoet het archiefsysteem aan de verwachtingen? Kortom: evalueren en bijstellen waar nodig (plan, do check, act).

14 Pagina 14 © VHIC Tenslotte › Opleiding Draag zorg voor een permanent opleidingsprogramma. Iedereen die binnen en met het archiefsysteem werkt moet voldoende opgeleid zijn.

15 Pagina 15 © VHIC Wij volgen: Digitaal archiveren › Vastleggen / verwerven keuze om het document al dan niet op te nemen in de collectie › Opslag in een bestand (fysiek / digitaal)

16 Pagina 16 © VHIC Documentaire processen › Ordening het aanbrengen van samenhang tussen documenten › Beschrijving contextuele informatie en metadata (deels al bij vastleggen)

17 Pagina 17 © VHIC Documentaire processen Processen rondom de actualiteit van materiaal en collectie, waardering materiaal › Selectie › Verwijdering › Bewaren

18 Pagina 18 © VHIC Documentaire processen › BESCHIKBAARSTELLEN toegang en toegankelijkheid


Download ppt "© VHIC Recordkeeping - in 7 stappen naar een digitaal archief."

Verwante presentaties


Ads door Google