De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Microsoft ® Office Word 2007-cursus Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings PTCC Afd. Oss-Den Bosch presenteert:

Verwante presentaties


Presentatie over: "Microsoft ® Office Word 2007-cursus Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings PTCC Afd. Oss-Den Bosch presenteert:"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft ® Office Word 2007-cursus Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings PTCC Afd. Oss-Den Bosch presenteert:

2 Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings Trainingsinhoud Overzicht: grote mailings Les 1: werkwijze Les 2: de lijst met geadresseerden instellen Les 3: een volledige samenvoegbewerking uitvoeren Twee van de drie lessen bevatten een lijst met voorgestelde taken en elke les bevat een reeks testvragen.

3 Overzicht: grote mailings U moet aan elk van uw medewerkers een brief of bericht sturen met persoonlijke informatie over de loonbelasting en het salaris. Als u elke item afzonderlijk zou moeten maken, zou dat vele uren vergen. U kunt beter de functie Afdruk samenvoegen gebruiken. Als u Afdruk samenvoegen gebruikt, maakt u een document met de informatie die voor elk exemplaar hetzelfde is. Dit document is tevens voorzien van enkele plaatsaanduidingen voor informatie die in elk exemplaar uniek is. Word zorgt voor de rest. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

4 Cursusdoelstellingen Informatie over hoe de functie Afdruk samenvoegen werkt, zodat u de gewenste resultaten verkrijgt. Een document instellen voor een grote mailing. Een elementaire samenvoegbewerking uitvoeren met de wizard Afdruk samenvoegen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

5 Les 1 Werkwijze

6 Bij elke samenvoegbewerking hebt u te maken met drie verschillende onderdelen. Een goed begrip van deze onderdelen helpt bij het verwezenlijken van het gewenste resultaat. Het hoofddocument waarmee u begint. De gegevens van de geadresseerden die u wilt samenvoegen met het hoofddocument, zoals de namen en adressen. De voltooide documenten met de gegevens uit het hoofddocument plus de unieke gegevens van elke geadresseerde. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

7 Hoofddocument Het hoofddocument is het document waarmee u begint. Het hoofddocument kan een brief, envelop, e- mailbericht of zelfs een waardebon zijn. Dit document bevat de elementen die hier worden weergegeven. Gegevens die identiek zijn in elk exemplaar, zoals de hoofdtekst van een standaardbrief. U hoeft deze tekst slechts één keer te typen, ongeacht het aantal brieven dat u van plan bent af te drukken. Tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van elke geadresseerde. In een standaardbrief zijn bijvoorbeeld het blok met de adresgegevens en de naam in de begroetingsregel in elk exemplaar uniek. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

8 Gegevens van geadresseerde Bij een samenvoegbewerking worden de tijdelijke aanduidingen die u aan het hoofddocument hebt toegevoegd, vervangen door de gegevens van de geadresseerden, die in elk samengevoegd exemplaar uniek zijn. Voorbeelden van gegevens van geadresseerden zijn: adressen op enveloppen of etiketten, namen in de begroetingsregel van een standaardbrief, salarisbedragen in berichten die u aan uw medewerkers stuurt, persoonlijke opmerkingen over favoriete producten in briefkaarten die u aan uw beste klanten stuurt, of nummers op waardebonnen die kunnen worden ingewisseld. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

9 Gegevens van geadresseerde Gegevens van geadresseerden moeten in een gegevensbron zijn opgeslagen. De term gegevensbron is een overkoepelende term waarmee een hele categorie bestanden wordt aangeduid waarmee u dagelijks werkt. De lijst met contractpersonen in Microsoft Office Outlook ® - is bijvoorbeeldeen gegevensbron. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

10 Gegevens van geadresseerde De gegevens van de geadresseerden zijn meestal ingedeeld in kolommen en rijen, zoals in de tabel in de afbeelding is weergeven. Het gegevensbronbestand moet zo zijn ingedeeld dat het mogelijk is specifieke gegevens aan de tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument te koppelen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

11 De voltooide set documenten Als u een samenvoegbewerking hebt voltooid, beschikt u over hetgene dat in de afbeelding is weergegeven. De set afzonderlijke voltooide documenten, die u kunt afdrukken (bijvoorbeeld brieven, etiketten, enveloppen of waardebonnen) of die u elektronisch kunt verzenden tijdens het samenvoegproces (bijvoorbeeld berichten). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

12 De voltooide set documenten Als u een samenvoegbewerking hebt voltooid, beschikt u over hetgene dat in de afbeelding is weergegeven. Het hoofddocument. Dit is het document waarmee u bent begonnen. Het hoofddocument blijft als afzonderlijk document beschikbaar, maar het wordt niet automatisch opgeslagen na de samenvoegbewerking. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

13 Test 1, vraag 1 Wat is het hoofddocument in een samenvoegbewerking? (Kies één antwoord.) 1.Het document waarmee u begint, dat zowel tekst bevat die identiek is voor elke samengevoegde brief, envelop, enzovoort, als tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van de geadresseerden. 2.Het eerste document in de set voltooide samengevoegde documenten. 3.Een document dat alleen die tekst bevat die identiek is in elk samengevoegd exemplaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

14 Test 1, vraag 1: antwoord Het document waarmee u begint, dat zowel tekst bevat die identiek is voor elke samengevoegde brief, envelop, enzovoort, als tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van de geadresseerden. Het hoofddocument is uw begindocument waaraan u alle tekst toevoegt die in elk exemplaar identiek is en waaraan u tijdelijke aanduidingen toevoegt die aangeven welke unieke gegevens van geadresseerden op welke plaats moeten worden weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

15 Test 1, vraag 2 Het hoofddocument met de tekst en de tijdelijke aanduidingen wordt automatisch opgeslagen nadat de samenvoegbewerking is voltooid. (Kies één antwoord.) 1.Waar. 2.Onwaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

16 Test 1, vraag 2: antwoord Onwaar. U moet het hoofddocument zelf opslaan, zodat u het opnieuw kunt gebruiken als u later een nieuwe samenvoegbewerking wilt uitvoeren. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

17 Test 1, vraag 3 Waarom moeten de unieke gegevens van de geadresseerden die u voor een samenvoegbewerking gebruikt, in gegevensbronbestanden zijn opgeslagen? (Kies één antwoord.) 1.Gegevensbronbestanden zijn speciale typen bestanden die alleen worden gebruikt om een samenvoegbewerking uit te voeren. 2.In gegevensbronbestanden zijn gegevens op een zodanige manier geordend dat u specifieke gegevenselementen kunt koppelen aan specifieke tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument. 3.Gegevensbronbestanden zijn zo ontworpen dat deze zeer veel gegevens kunnen bevatten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

18 Test 1, vraag 3: antwoord In gegevensbronbestanden zijn gegevens op een zodanige manier geordend dat u specifieke gegevenselementen kunt koppelen aan specifieke tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument. Het is de gestructureerde manier waarop de gegevens in de bestanden zijn geordend die het mogelijk maakt om gegevens uit een cel in een uniek document te plaatsen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

19 Les 2 De lijst met geadresseerden instellen

20 U kent de voornaamste onderdelen van een samenvoegbewerking. Nu gaat u leren hoe u het hoofddocument instelt en hoe u een verbinding maakt tussen het hoofddocument en de adressenlijst. De adressenlijst en de tijdelijke aanduidingen die u aan uw Word-document of envelop toevoegt, vormen het hart van een samenvoegbewerking. Door de lijst en de aanduidingen te combineren, kunt u unieke gegevens invoegen in de afzonderlijke exemplaren van uw samengevoegde document. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

21 Meer informatie over de adressenlijst Een adressenlijst kan elk bestand zijn waarin gegevens van geadresseerden in kolommen en rijen zijn ingedeeld. U kunt zo'n bestand met een groot aantal programma's maken, zoals Excel, Access of Outlook. De kolommen in een lijst vertegenwoordigen een gegevenscategorie of -type. Elke kolom wordt aangeduid met een kolomkop. Een klantenlijst kan bijvoorbeeld kolommen voor de voornaam, de achternaam en de straat en het huisnummer bevatten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

22 Meer informatie over de adressenlijst Een adressenlijst kan elk bestand zijn waarin gegevens van geadresseerden in kolommen en rijen zijn ingedeeld. U kunt zo'n bestand met een groot aantal programma's maken, zoals Excel, Access of Outlook. Elke rij in een lijst bevat de volledige gegevens van één geadresseerde. In de klantenlijst bevat een rij bijvoorbeeld alle gegevens van één klant: de naam van de klant, het adres van de klant, enzovoort. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

23 Meer informatie over de adressenlijst Deze kolommen en rijen maken het mogelijk om unieke gegevens van geadresseerden in documenten te plaatsen tijdens een samenvoegbewerking. Vanuit het hoofddocument maakt u verbinding met de lijst. Vervolgens kunt u elke kolomkop als tijdelijke aanduiding aan het hoofddocument toevoegen. (Deze tijdelijke aanduidingen heten officieel 'velden'. Straks meer over velden.) Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

24 Meer informatie over de adressenlijst Deze kolommen en rijen maken het mogelijk om unieke gegevens van geadresseerden in documenten te plaatsen tijdens een samenvoegbewerking. Als de samenvoegbewerking is voltooid, hebt u voor elke persoon een voltooid document dat gegevens uit één bepaalde rij van de adressenlijst bevat. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

25 De herkomst van de adressenlijsten De adressenlijst die u nodig hebt, bestaat in veel gevallen al. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u toegang hebt tot een bestand waarin de volgende gegevens zijn opgenomen. Namen, adressen en andere gegevens van klanten of contactpersonen De producten en diensten die uw bedrijf aanbiedt Informatie over werknemers Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

26 De herkomst van de adressenlijsten Als de lijst al bestaat, kunt u tijdens de samenvoegbewerking gewoon verbinding maken met de lijst. Maar u hoeft zich geen zorgen te maken als u nog geen lijst hebt. De samenvoegbewerking omvat een stap waarin u een volledig nieuwe adressenlijst kunt maken. Meer hierover in de volgende les. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

27 Velden Nadat u verbinding met de adressenlijst hebt gemaakt, kunt u de gegevens die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen, opgeven met behulp van velden. Een veld is een reeks codes die Word instrueren om automatisch gegevens in een document in te voegen. Informeel kunt u velden zien als tijdelijke aanduidingen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

28 Velden De velden die u in een mailing gebruikt, worden samenvoegvelden genoemd. Deze velden zijn de tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens die rechtstreeks uit een adressenlijst afkomstig zijn. In de afbeelding zijn bijvoorbeeld samenvoegvelden toegevoegd voor gegevens die zijn opgeslagen in de kolommen Adres en Naam van een adressenlijst. Zoals u ziet staan deze in een document tussen punthaken (« »). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

29 Samenvoegvelden U kunt een samenvoegveld maken door andere velden te combineren. U kunt ook velden groeperen en vervolgens spaties, regeleinden en leestekens gebruiken, zoals in een gewone zin. U kunt bijvoorbeeld een beleefdheidstitel vóór de achternaam of volledige naam instellen door de volgende velden in het document op te nemen: «Titel» «Achternaam» «Adres» «Postcode» «Plaats», «Provincie» Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

30 Samenvoegvelden U kunt ook bepalen hoe de gegevens van de geadresseerden er in de samengevoegde documenten uitzien door de velden op te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld namen vet of rood maken. Selecteer het veld in het hoofddocument, inclusief de dubbele punthaken ( « »). Klik op het tabblad Start, klik op een opdracht in de groep Lettertype of Alinea en kies de gewenste opmaakopties. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

31 Aanbevolen oefeningen 1.De gegevens in de kolom Naam verdelen over twee kolommen. 2.Een kolom maken met de naam Persoonlijke opmerking. 3.Het Excel-werkblad opslaan. Online oefeningOnline oefening (hiervoor is Excel 2007 vereist) Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

32 Test 2, vraag 1 Wat is de relatie tussen de adressenlijst en de velden die u in het hoofddocument invoegt? (Kies één antwoord.) 1.Er bestaat geen relatie tussen beide. 2.De velden komen overeen met de kolommen in de adressenlijst. 3.Elk veld vertegenwoordigt één cel in de adressenlijst. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

33 Test 2, vraag 1: antwoord De velden komen overeen met de kolommen in de adressenlijst. Als u een veld aan het hoofddocument toevoegt, worden de gegevens die in de overeenkomstige kolom in de lijst zijn opgeslagen, in de samengevoegde documenten weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

34 Test 2, vraag 2 Hoe kunt u een veld onderscheiden van andere tekst in een hoofddocument? (Kies één antwoord.) 1.Velden worden altijd vet weergegeven. 2.Velden worden altijd cursief weergegeven. 3.Velden staan altijd tussen dubbele punthaken (« »). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

35 Test 2, vraag 2: antwoord Velden staan altijd tussen dubbele punthaken (« »). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

36 Test 2, vraag 3 U moet over een bestaande adressenlijst beschikken als u een samenvoegbewerking wilt uitvoeren. (Kies één antwoord.) 1.Waar. 2.Onwaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

37 Test 2, vraag 3: antwoord Onwaar. U kunt deze lijst tijdens het samenvoegproces maken. Als u slechts aan enkele personen een mailing wilt sturen, kan het gemakkelijker zijn om de lijst tijdens het proces te typen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

38 Les 3 Een volledige samenvoegbewerking uitvoeren

39 We nemen nu de procedure voor het uitvoeren van een samenvoegbewerking met behulp van de wizard Afdruk samenvoegen met u door. Aan het einde van deze les behandelen we nog een andere manier om een samenvoegbewerking uit te voeren. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

40 De wizard Afdruk samenvoegen openen Als u een samenvoegbewerking wilt starten, klikt u op Afdruk samenvoegen starten op het tabblad Verzendlijsten en vervolgens klikt u op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. De wizard wordt in een taakvenster aan de rechterkant van het venster geopend. Volg de aanwijzigen en klik onder aan het deelvenster op Volgende als u wilt doorgaan naar de volgende stap van de wizard (of op Vorige als u wilt terugkeren naar een eerdere stap). Animatie: klik met de rechtermuisknop op de animatie en klik op Afspelen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

41 De wizard Afdruk samenvoegen openen Als u een samenvoegbewerking wilt starten, klikt u op Afdruk samenvoegen starten op het tabblad Verzendlijsten en vervolgens klikt u op Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen, zoals hier wordt weergegeven. De wizard wordt in een taakvenster aan de rechterkant van het venster geopend. Volg de aanwijzigen en klik onder aan het deelvenster op Volgende als u wilt doorgaan naar de volgende stap van de wizard (of op Vorige als u wilt terugkeren naar een eerdere stap). Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

42 Het hoofddocument instellen De tweede stap in de wizard is het instellen van het begindocument. U kunt bijvoorbeeld een brief voor een directmailcampagne of een bericht opstellen, maar u kunt ook beginnen met enveloppen en etiketten. U kunt ook een adreslijst maken waarin u gegevens opslaat, bijvoorbeeld namen en adressen van klanten, productinformatie en contactgegevens van het personeel. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

43 Het hoofddocument instellen Welke opties in de wizard worden weergegeven, hangt af van het type document dat u in de eerste stap hebt geselecteerd. Documentindeling wijzigen. Deze optie is geselecteerd omdat er een leeg document was geopend toen u de wizard startte. U wilt het geopende lege document in een envelopdocument veranderen. Klik op Envelopopties en kies het envelopformaat en de andere gewenste opties. Vervolgens wordt het lege document vervangen door het envelopdocument. U hebt enveloppen geselecteerd waarop deze opties van toepassing zijn. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

44 Het hoofddocument instellen Welke opties in de wizard worden weergegeven, hangt af van het type document dat u in de eerste stap hebt geselecteerd. U hebt enveloppen geselecteerd waarop deze opties van toepassing zijn. Bestaand document gebruiken. Als er een leeg document is geopend, maar u een eerder opgeslagen envelop hebt die u wilt gebruiken voor de samenvoegbewerking, selecteert u deze optie om het lege document te vervangen door uw envelop. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

45 Verbinding met de adressenlijst maken In stap 3 maakt u verbinding met de adressenlijst die u met het hoofddocument wilt samenvoegen. U kunt kiezen uit drie opties: Een bestaande lijst gebruiken. Als u al een adressenlijst hebt die de gegevens bevat die u met het hoofddocument wilt samenvoegen,, selecteert u deze optie. Klik vervolgens op Bladerenin de wizard om naar dat bestand te gaan en dit te openen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

46 Verbinding met de adressenlijst maken In stap 3 maakt u verbinding met de adressenlijst die u met het hoofddocument wilt samenvoegen. U kunt kiezen uit drie opties: Selecteren uit Outlook-contactpersonen. Als u de lijst met contactpersonen van Outlook als adressenlijst wilt gebruiken, selecteert u deze optie. Klik vervolgens op Contactpersonenmap kiezen om naar de gewenste lijst met contactpersonen te gaan en deze te openen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

47 Verbinding met de adressenlijst maken In stap 3 maakt u verbinding met de adressenlijst die u met het hoofddocument wilt samenvoegen. U kunt kiezen uit drie opties: Een nieuwe lijst typen. Als u geen geschikte adressenlijst hebt en u er een wilt maken, selecteert u deze optie. De nieuwe lijst wordt als een mailingdatabasebestand (.MDB) in de map Mijn gegevensbronnenopgeslagen. Deze map bevindt zich in de mapDocumenten of Mijn documenten. U kunt het bestand later opnieuw gebruiken voor andere samenvoegbewerkingen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

48 De geadresseerden voor uw mailing kiezen Nadat u verbinding met de adressenlijst hebt gemaakt, kiest u de geadresseerden die u in de mailing wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld alleen een brief verzenden naar die klanten in het bestand die een specifieke postcode hebben. Ook kunt u een adressenlijst maken die slechts één productlijn bevat. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

49 De geadresseerden voor uw mailing kiezen Al deze taken kunt u uitvoeren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen, dat automatisch wordt geopend nadat u verbinding met een adressenlijst hebt gemaakt of nadat u een lijst hebt gemaakt. Naast de naam van elke geadresseerde wordt een vinkje weergegeven. Standaard worden alle geadresseerden in de mailing opgenomen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

50 De geadresseerden voor uw mailing kiezen Al deze taken kunt u uitvoeren in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen dat automatisch wordt geopend nadat u verbinding met een adressenlijst hebt gemaakt of nadat u een lijst hebt gemaakt. U kunt de adressenlijst aanpassen door op Sorteren… te klikken en de kolom te kiezen die u wilt weergeven en sorteren (in oplopende of aflopende volgorde). U kunt ook op Filteren… klikken en de velden en waarden die u wilt weergeven, opgeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

51 Het hoofddocument samenstellen Vervolgens stelt u het hoofddocument samen, dat wil zeggen dat u inhoud in het document plaatst. Deze inhoud bestaat uit inhoud die voor elk exemplaar hetzelfde blijft en tijdelijke aanduidingen voor de informatie over geadresseerden die uniek is voor elk exemplaar. In de animatie wordt weergeven hoe een envelop wordt samengesteld. Animatie: klik met de rechtermuisknop op de animatie en klik op Afspelen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

52 Het hoofddocument samenstellen Vervolgens stelt u het hoofddocument samendat wil zeggen dat u inhoud in het document plaatst. Deze inhoud bestaat uit inhoud die voor elk exemplaar hetzelfde blijft en tijdelijke aanduidingen voor de informatie over geadresseerden die uniek is voor elk exemplaar. Het adres van de afzender is op elke envelop hetzelfde. Dit adres typt u in de linkerbovenhoek. De tijdelijke aanduidingen vertegenwoordigen de adressen van de geadresseerden. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

53 Het hoofddocument samenstellen U voegt het snelst het adres van de geadresseerde toe door op Adresblok te klikken in de wizard. Hierdoor wordt het vooraf ontworpen veld «Adresblok» aan de envelop toegevoegd. Dit veld bevat de voornaam, de achternaam, de straat en het huisnummer, en de plaats. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

54 Voorbeeld Nadat u alle inhoud en velden aan het hoofddocument hebt toegevoegd, kunt u controleren hoe de samengevoegde documenten er uitzien Als u onder aan de wizard op Volgende klikt om naar de volgende stap te gaan wordt het eerste samengevoegde document automatisch weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

55 Als u niet tevreden bent over het document, klikt u onder aan de wizard op Vorige. Hiermee keert u terug naar de vorige stap en kunt u velden toevoegen of verwijderen, velden vergelijken of andere wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat de gegevens op de juiste manier worden weergegeven. Voorbeeld Afhankelijk van hoe het eerste document er uitziet, beschikt u vervolgens over een aantal keuzemogelijkheden: Als het document er goed uitziet, klikt u boven aan de wizard op de knop met de dubbele pijl naar rechts om nog enkele andere samengevoegde documenten te bekijken, zoals in de afbeelding is weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

56 Mail merge I: Use mail merge for mass mailings Als u een voorbeeld van een samengevoegd document voor een bepaalde geadresseerde wilt bekijken, klikt u op Een geadresseerde zoeken om naar die persoon te zoeken. Terwijl u de documenten doorloopt, kunt u elke gewenste persoon van de samenvoeging uitsluiten door op Geadresseerde uitsluiten. Houd er rekening mee dat u een geadresseerde alleen uitsluit van de uiteindelijke samenvoeging. U verwijdert hiermee geen gegevens uit de adressenlijst. Voorbeeld Afhankelijk van hoe het eerste document er uitziet, beschikt u vervolgens over een aantal keuzemogelijkheden: Als u bij het bekijken van de voorbeelden ontdekt dat er bepaalde geadresseerden in de samenvoeging zijn opgenomen die u daarin eigenlijk niet wilt opnemen, klikt u op Adressenlijst bewerkenom het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen te openen. U kunt in dit dialoogvenster de adressenlijst beperken, zoals al eerder is beschreven.

57 Samenvoeging voltooien Als u tevreden bent over de voorbeelden van de samengevoegde documenten, kunt u de eindresultaten afdrukken. Klik op Afdrukken om het dialoogvenster Samenvoegen naar printer te openen. Laatste wijzigingen aanbrengen? Als u de resultaten nog eenmaal wilt controleren of als u bepaalde enveloppen wilt wijzigen, klikt u op Afzonderlijke enveloppen bewerken in de wizard. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

58 Samenvoeging voltooien Als u tevreden bent over de voorbeelden van de samengevoegde documenten, kunt u de eindresultaten afdrukken. Klik op Afdrukken om het dialoogvenster Samenvoegen naar printer te openen. Hierdoor wordt er een afzonderlijk uitgebreid Word- document gemaakt dat alle enveloppen bevat. Nadat u de enveloppen in dit uitgebreide document hebt gecontroleerd of gewijzigd, kunt u ze onmiddellijk afdrukken. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

59 Samenvoeging voltooien Als u tevreden bent over de voorbeelden van de samengevoegde documenten, kunt u de eindresultaten afdrukken. Klik op Afdrukken om het dialoogvenster Samenvoegen naar printer te openen. U kunt ook het document opslaan en de enveloppen later afdrukken. Als u de wijzigingen die u in de afzonderlijke enveloppen hebt aangebracht, wilt bewaren, moet u dit document opslaan. Dit uitgebreide document staat los van het hoofddocument en is groter dan het hoofddocument. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

60 Een samenvoegbewerking annuleren of hervatten Als de samenvoegbewerking nog niet is voltooid, kunt u de bewerking op elk gewenst moment annuleren. U annuleert een samenvoegbewerking door het document te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan. Het document en de verbinding met de adressenlijst worden dan verwijderd. Als u echter tijdelijk wilt stoppen met de samenvoegbewerking en als u deze later wilt hervatten, slaat u het hoofddocument op. Door het hoofddocument op te slaan, blijft de verbinding met de adressenlijst behouden. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

61 Een samenvoegbewerking annuleren of hervatten Als de samenvoegbewerking nog niet is voltooid, kunt u de bewerking op elk gewenst moment annuleren. Wanneer u het document opnieuw opent, wordt gevraagd of u de verbinding met de adressenlijst wilt behouden. Klik op Ja om de samenvoegbewerking te hervatten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

62 Samenvoegbewerkingen uitvoeren met het lint Hebt u gezien dat de opdrachten op het tabblad Verzendlijsten beschikbaar worden als u de stappen in de wizard volgt? Ook met het lint kunt u op eenvoudige wijze een samenvoegbewerking uitvoeren. Dit proces komt vrijwel overeen met de stappen in de wizard. Met het lint hebt u echter toegang tot meer functies, zoals de functie voor automatische controle, waarmee u kunt controleren of er fouten zijn voordat u de samenvoegbewerking uitvoert. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

63 Samenvoegbewerkingen uitvoeren met het lint De opdrachten op het tabblad Verzendlijsten zijn verdeeld in de volgende vier groepen: Afdruk samenvoegen starten: dit is het beginpunt, waarbij u een documenttype kiest en u vervolgens de adressenlijst selecteert, maakt of bewerkt. Velden beschrijven en invoegen. : hiermee kunt u de samenvoegvelden invoegen, de velden koppelen en acties in uw documenten uitvoeren met behulp van Regels. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

64 Samenvoegbewerkingen uitvoeren met het lint De opdrachten op het tabblad Verzendlijsten zijn verdeeld in de volgende vier groepen: Voorbeeld van het resultaat: hiermee kunt u de afzonderlijke samengevoegde documenten weergeven en de functie voor automatische foutcontrole uitvoeren. Voltooien: hiermee kunt u de samenvoegbewerking voltooien en de afzonderlijke documenten in één uitgebreid document invoegen, of de documenten afdrukken of elektronisch verzenden. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

65 Aanbevolen oefeningen 1.De wizard Afdruk samenvoegen openen en het hoofddocument instellen. 2.Verbinding maken met de adressenlijst en opgeven welke personen u een mailing wilt sturen. 3.Inhoud typen en velden invoegen. 4.Voorbeelden van samengevoegde enveloppen weergeven en velden vergelijken. 5.De samenvoeging voltooien. Online oefeningOnline oefening (hiervoor is Word 2007 vereist) Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

66 Test 3, vraag 1 Hoe opent u de wizard Afdruk samenvoegen? (Kies één antwoord.) 1. Klik op de Microsoft Office-knop en klik vervolgens op Opties voor Word. 2. Klik op het tabblad Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten. 3. Klik op het tabblad Invoegen op Snelonderdelen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

67 Test 3, vraag 1: antwoord Klik op het tabblad Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

68 Test 3, vraag 2 Hoe kunt u een persoon uitsluiten van een samenvoegbewerking? (Kies één antwoord.) 1.Door alle gegevens van die persoon uit de adressenlijst te verwijderen. 2.Door het document dat aan die persoon is geadresseerd, te verwijderen wanneer u voorbeelden van de samengevoegde documenten weergeeft. 3.Met behulp van de selectievakjes die in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden weergegeven. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

69 Test 3, vraag 2: antwoord Met behulp van de selectievakjes die in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen worden weergegeven. In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen kunt u opgeven welke personen u in de samenvoegbewerking wilt opnemen. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

70 Test 3, vraag 3 Wanneer u een voorbeeld van de documenten weergeeft, is de samenvoegbewerking voltooid en kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen. (Kies één antwoord.) 1.Waar. 2.Onwaar. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

71 Test 3, vraag 3: antwoord Onwaar. U kunt voorbeelden weergeven om de samengevoegde documenten te controleren voordat de samenvoegbewerking wordt voltooid. Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

72 Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Snelzoekkaart Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings

73 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.


Download ppt "Microsoft ® Office Word 2007-cursus Afdruk samenvoegen I: Afdruk samenvoegen gebruiken voor grote mailings PTCC Afd. Oss-Den Bosch presenteert:"

Verwante presentaties


Ads door Google