Een papierloos proces “verwerken aankoopfactuur” in OraFin

Presentatie over: "Een papierloos proces “verwerken aankoopfactuur” in OraFin"— Transcript van de presentatie:

1 Een papierloos proces “verwerken aankoopfactuur” in OraFin
Voorbeeld departement Bestuurszaken

2 Boekhoudkundige processen binnen BZ: algemeen
OraFin 2010: trigger voor hertekenen boekhoudkundige processen Belangrijkste doelstellingen: Papierloos Minimale doorlooptijden Tijdig betalen

3 Proces “verwerken aankoopfactuur”: wijzigingen
Centrale ontvangst Onmiddellijke registratie in OraFin: Labelscanning Sinds 2013 voor leveranciers met KBO intelligente scanning (79%) Na registratie: digitale afhandeling

4 Proces “verwerken aankoopfactuur” bij DBZ: verloop
1. Centrale ontvangst postkamer facturatie (DFB) 2. Registratie d.m.v. intelligente scanning of labelscanning (DFB)

5 Proces “verwerken aankoopfactuur” bij DBZ: verloop (vervolg)
3. Matching met inkooporder én prestatieontvangstbevestiging Indien nodig: deblokkering (DBZ) 4. Goedkeuring budgethouder (DBZ) (tenzij factuurbedrag = inkooporderbedrag)

6 Proces “verwerken aankoopfactuur” bij DBZ: verloop (vervolg)
5. Goedkeuring boekhouder (boekhoudkantoor DFB) 6. Betaling na verstrijken betaaltermijn

7 Ons proces werkt niet zonder…
Inkooporder: Standaard met 3-wegsafstemming Standaard op voorhand, ook voor kleine aankopen Vermelding nummer door leverancier op factuur

8 Ons proces werkt niet zonder…
Prestatieontvangstbevestiging: Door dossierbehandelaar zelf Meteen na ontvangst en aanvaarding geleverde goederen/diensten

9 Ons proces werkt niet zonder…
Budgethouder: Werkt digitaal Bij DBZ S-G en afdelingshoofden. Lastig?

10 “Door digitaal goed te keuren heb ik een beter zicht op de financiën van het departement dan ooit”

11 Ons proces werkt niet zonder…
Kleine spontane of online aankopen: credit card Globale inkooporders voor nutsfacturen

12 Was het de moeite? Evolutie (laat)tijdige betalingen:

13 Besluit Grootste stap al gezet door afstappen van papier