Overgang naar de zone Een verhaal over change management en het beheer van processen.

Presentatie over: "Overgang naar de zone Een verhaal over change management en het beheer van processen."— Transcript van de presentatie:

1 Overgang naar de zone Een verhaal over change management en het beheer van processen

2 Voorstelling Bert Brugghemans: projectleider BW overgang naar de zone Jeff Van Ouytsel: projectleider Stad overgang naar de zone

3

4

5 Het proces van een succesvolle verandering? 1.Bereid de weg voor 2.Maak een plan van aanpak 3.Zorg dat het gebeurt 4.Bestendig de nieuwe situatie

6 1. Bereid de weg voor Waarom is de verandering nodig Verzamel een leidend team

7

8 Studie Deloitte Studie om verborgen kost te achterhalen – Studie vooral belangrijk om te overtuigen van complexiteit en urgentie – Politieke daad- en draagkracht realiseren

9 2. Maak een plan van aanpak Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering – Samenwerking – Pragmatisme – Gefaseerde ontvlechting – Begeleide verandering

10

11

12 Strategie voor verandering ActiePeriode Strategische uitbouw project, politieke afstemmingJuli 14 Inventarisatie actiesJuli 14 PrioriteitstellingAugustus 14 Opstart “onmiddellijke acties”September 14 Opstart “kritische acties”Oktober 14 Oplevering zoneDecember 14 Start fase 2Januari 15

13 Operationalisering Bilaterale werkgroepenstructuur Mastertabel met gekoppelde actietabellen Retroplanning besluitvorming Overzicht wederzijdse taken

14 Bilaterale werkgroepenstructuur

15 Gekoppelde mastertabel: vb FIN

16 Gekoppelde mastertabel …

17 Output van de mastertabel …

18 Retroplanning besluitvorming

19 Overzicht taken brandweer-stad

20 3. Zorg dat het gebeurt Communiceer² Neem obstakels weg Genereer kortetermijnsuccessen Houd het tempo hoog

21 Belang van communicatie Je kan niet voldoende communiceren – Eenvoudig – Diverse kanalen – HERHALING – Het goede voorbeeld geven – HERHALING – Incosistenties communiceren en duiden – Geven en nemen – HERHALING Onderzoek communicatienoden/luister! – Leidende coalitie kan niet oordelen over communicatiebehoeften

22 Communicatie Hoe hebben wij het gedaan: – Informatiebehoefte continu bevragen – Wekelijkse infomail naar trekkers van werkgroepen – Wekelijkse nieuwsbrief (vraag vd week, woord vd week) +10% lezen sinds de nieuwsbrief korter en eenvoudiger is – Informatiesessies (75% aanwezigheid) Alle ploegen Administratie niet vergeten! – Intranet FAQ Alle presentaties open en bloot – Ambassadeurs inzetten

23

24 Neem obstakels weg Hoofdtaak van BOZ – Capaciteiten verdelen – Prioriteiten stellen – Bemiddelen – Onderhandelen – Conflicthantering – Groepsbinding – Coaching – …

25 Genereer kortetermijnsuccessen 1/1/2015 is de overgang naar de zone – Zorg dat een aantal minimale elementen klaar zijn – Vier dit – Maar val nadien niet stil

26 Minimale vereisten voor overgang naar de zone De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd

27 De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies Wagens zijn overgedragen LOG Tankkaarten in orde Alle verzekeringen in orde Nummerplaten aangevraagd FI LOG STAF LOG FI PM SB

28 Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald administratief personeel is gedetacheerd personeel wordt betaald personeelsbehoefteplan zone operationeel personeel heeft een keuze voor statuut kunnen maken ICT HR FIN HR PM FI

29 Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd er is een begroting er is een mogelijkheid om bestellingen uit te voeren OPS FIN ICT FI LOG er is een meerjarenbeleidsplan en een operationeel plan er is een meerjarenbeleidsplan en een operationeel plan

30 4. Bestendig de nieuwe situatie Leg de nieuwe cultuur vast – Opleiding – Intervisie – Coaching In het nieuwe verhaal

31 Overgang naar de zone is een tijdelijk verhaal Binnen een bepaalde tijd moeten we in stabiel(er) water komen Verandering mag niet blijven duren Neem dit op in de planning (en communiceer hierover)

32 Documenten Projectstructuur Overzicht van processen Alle documenten te vinden via http://bit.ly/overgangzonehttp://bit.ly/overgangzone Meer info via – Bert.brugghemans@stad.antwerpen.be (brandweer) Bert.brugghemans@stad.antwerpen.be – Jeff.vanouytsel@stad.antwerpen.be (stad) Jeff.vanouytsel@stad.antwerpen.be

33 Discussie