Time management voor de preventieadviseur

Presentatie over: "Time management voor de preventieadviseur"— Transcript van de presentatie:

1 Time management voor de preventieadviseur
Eddy Eyckmans Group Health, Safety Manager & Chemical Control Borealis Polymers NV Bestuurder lid dagelijks bestuur PreBes

2 Herken je dit beeld Welkom in de wereld van de preventieadviseur.
Je hebt het gevoel constant achter alles aan te hollen; Je hebt een schuldgevoel dat je niet alles gedaan krijgt; Je werkt aan een rommelig bureau; Je maakt geen planning meer omdat ze toch constant wijzigt; Je hebt het gevoel dat de tijd als zand door je vingers glijdt; Je inbox is continu overvol; Je mist deadlines en of vergeet dingen; Je wordt s’nachts wakker en begint je takenlijst op te maken; Je hebt stress; Je moet vaak zoeken naar files en/of documenten; Je wordt continu gestoord; Je weet niet exact wat prioritair is; Je hebt het moeilijk om neen te zeggen. Welkom in de wereld van de preventieadviseur.

3 Inhoud Het nut van time management Tijd-analyse als vertrekpunt
Takenhiërarchie Werkritme Plannen: hoe zorg je voor een efficiënte planning? Essentieel voor een goede planning? Waarom wordt planning verwaarloosd? Vergaderen: niet langer tijdverspilling Tips ter afronding Algemene tips (voor op je werk) Specifieke tips (voor je werkruimte)

4 Het nut van time management

5 Het nut van time management
Centraal binnen time management staat een eenvoudige maar duidelijk verschuiving van je focus: niet langer op het 'bezig zijn op zich', wel op resultaten van dat bezig zijn. De voordelen van Time Management zijn onder te brengen in: Time management leert je een onderscheid maken tussen de dingen die werkelijk van belang zijn en de dingen die op de tweede plaats komen. Daarnaast is time management er om je te helpen je tijd zo efficient mogelijk te gebruiken. De tijd die je werkelijk spendeert aan je werk zal toenemen, mede doordat je elementen die voor afleiding zorgen leert beheersen. M.a.w., je effectiviteit neemt toe en je stress neemt af.

6 Het nut van time management
Belangrijk binnen time management is het Pareto-principe. 80% van de ineffectieve inspanningen instaat voor 20% van de resultaten, 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de effectieve inspanningen. Via time management, werkorganisatie en planning kan je nutteloze, inefficiënte en ineffectieve inspanningen naar de achtergrond verschuiven en vervang je ze door de efficiente en effectieve inspanningen. Als time management dan toch zo belangrijk is, waarom besteden we er dan zo weinig aandacht aan? Sommige bedrijven en werknemers: + willen het, om verschillende uiteenlopende redenen niet toepassen + willen wel maar weten niet hoe. Anderen hebben er - hoe vreemd dit ook moge klinken - geen tijd voor: + even stilstaan bij planning kost hun teveel tijd, + tijd die ze nodig hebben om hun strakke deadlines te halen

7 Tijd-analyse als vertrekpunt

8 Tijd-analyse als vertrekpunt
Het uitgangspunt van time management is de “manier waarop je op dit moment je werktijd indeelt”. Je geheugen zal je daarbij tot op zekere hoogte in de steek laten: de tijd die je verloor door naast de kwestie te discussiëren of die je verprutste door naar een bepaald dossier te zoeken zal je in de meeste gevallen minimaliseren. Niemand geeft trouwens graag toe dat een deel van zijn werkdag verloren gaat aan eerder inefficiënte handelingen. Bovendien zal je je misschien niet realiseren dat er dagelijks momenten zijn waarop het sowieso slechter gaat, gewoon omdat je energiepeil fluctueert.

9  Logboek En wat doe je er dan aan ???
Wie echt wil werken aan een efficiënter tijdsbeheer zal daarom beroep moeten doen op een logboek. Noteer gedurende enkele dagen per half uur waar je mee bezig bent. Maak eveneens een aantekening hoe vlot dat gaat (voel je je kort na de middag minder energiek, dan kan je dat aangeven via één of meerdere mintekens). De bedoeling is om nadien te kijken: wat je allemaal gedaan hebt nog belangrijker hoeveel tijd dit in beslag nam Je zult merken dat je onverwacht veel tijd verliest met dingen zoals: je mail lezen (E-jail) naar vergaderingen gaan of inspringen voor je collega's.  En wat doe je er dan aan ???

10 Takenhiërarchie Vanuit de tijd-analyse kan je een takenhiërarchie of prioriteitenlijst opstellen. Die hiërarchie zal niet alleen rekening houden met het belang van de taken die je nog resten maar ook met je persoonlijke werkritme. Wanneer je de taken overloopt die voor jou liggen, zal je vast en zeker een hiërarchie kunnen bepalen. bepalen van de prioriteiten volgorde van de uit te voeren taken hoeveelheid werk?

11 Bepalen van de prioriteiten
Bij het bepalen van de prioriteit spelen verschillende elementen een rol. Dringendheid is de meest gekende. Als dringendheid echter de enige parameter is voor het bepalen van je prioriteiten, zit er iets fundamenteel fout in je planning. Je bent dan vermoedelijk in de positie beland van "brandjesblusser" en "hardst roept eerst bediend". Je kunt enkel uit deze meestal neerwaartse spiraal geraken door je werk time-smart te organiseren. Het is een goede oefening om je prioriteiten eens te berekenen. Beter nog is ze elke dag te berekenen.

12 Volgorde van uit te voeren taken
Naast het bepalen van de prioriteiten, heb je de volgorde dat je de taken wilt uitvoeren. Het is belangrijk om de verschillende soorten taken te verdelen over een dag. Dat is efficiënter dan systematisch een bepaald type taak proberen af te werken. Zo kan je momenten van sterke concentratie (A en B) afwisselen met momenten van lichtere inspannning (C). De takenhiërarchie is geen rigide structuur: taken kunnen veranderen van belangrijkheidsgraad door extra informatie die binnenkomt of door onverwachte wendingen.

13 The Eisenhower principle

14 Hoeveelheid werk Bovendien zal de indeling van de taken er niet voor zorgen dat het aantal taken vermindert. Soms zal je dus nog steeds overdonderd worden door de hoeveelheid werk die op je afkomt. Op zo'n moment is het handig om een overzicht te maken van de deadlines. Dat werkje heeft op zich al een therapeutisch effect maar het zal er ook voor zorgen dat je een globaal overzicht krijgt waardoor oplossingen vanzelf duidelijk worden. Als zelfs je deadline-overzicht geen soelaas brengt, zal je moeten schrappen in je taken met lage prioriteit. Deze manier van werken is ook belangrijk voor mensen die altijd drukbezet zijn. Even de tijd nemen om je activiteiten te overlopen en dingen te plannen werkt psychologisch: het geeft je immers het gevoel dat je alles onder controle hebt.

15 Werkritme Elke persoon heeft zijn eigen innerlijke klok en daarmee samenhangend een eigen werkritme. Het ritme van moe worden, je fit voelen, weer moe worden is een heel persoonlijk gegeven. Wil je efficiënt te werk gaan, dan moet je rekening houden met je eigen bioritme.

16 Negeer je innerlijke klok niet.
Ochtendmens: Ben jij het type mens dat bij het eerste ochtengloren juichend en vol enthousiasme het bed uit springt? Dan is de kans groot dat je veel en efficiënt werk verzet in de vroege ochtend. Avondmens: Ben je daarentegen het soort persoon dat pas tot volle bewustzijn komt enkele uren na de wekker en na een halve liter sterke koffie? Hou moeilijke taken of belangrijke vergaderingen en afspraken beter voor de late voormiddag of de namiddag. Of je nu een ochtend- dan wel een avondmens bent, je energiepeil en prestatieniveau zullen de hele dag schommelen. Je houdt best zelf in de gaten wanneer je optimaal functioneert en wanneer het wat minder gaat. Op die manier kan je je dag indelen Moeilijke taken doe je wanneer je je het meest energiek voelt Ben je eerder sloom en suf dan reserveer je die tijd voor makkelijke routinetaken.

17 Energiepatroon Je energiepatroon wordt in sterke mate bepaald door je eetpatroon: 's Morgens begin je de dag best met een gezond ontbijt. Ontbijt bij voorkeur zittend Sta een kwartiertje vroeger op zodat je niet moet beginnen racen tegen de klok van zodra je je ogen opent. Je middagmaal hou je beter aan de lichte kant. Eet je toch zwaar, dan zal je spijsvertering om extra bloed vragen, bloed dat je eigenlijk nodig hebt om je hersenen vlot te laten functioneren. Vandaar het slaperige en lome gevoel dat velen overvalt na het middageten. Onnodig te zeggen dat dit effect verergert wanneer je ook alcohol drinkt. Probeer je avondmaal niet te zwaar te maken. Te zwaar eten voor je gaat slapen kan leiden tot slapeloosheid en geïrriteerdheid.

18 Energiepatroon Wie de hele dag doorwerkt zonder pauzes zal zijn energiepeil tegen de avond aan dramatisch zien dalen. Zeker het overslaan van je middagpauze zal nefast zijn voor je efficiëntie. Gun jezelf dus regelmatig rust. Het heeft ook geen zin om jezelf 's avonds te blijven forceren om toch nog even door te gaan. Niet alleen kom je zelf waarschijnlijk moe en geïrriteerd buiten, ook je partner zal het niet blijven appreciëren. Zit de werkdag erop, probeer dan naar buiten te stappen met een positieve ingesteldheid. Het is beter om de deur achter je dicht te trekken terwijl je voldaan overdenkt dat je toch wel veel gedaan hebt, dan gejaagd de deur dicht te trekken omdat je morgen nog o zo veel te doen hebt. Het lijkt voor sommigen onder ons een onmogelijke opdracht maar de laatste twee uren voor je gaat slapen denk je beter niet aan je werk.

19 Plannen: hoe zorg je voor een efficiënte planning?

20 Planning Een goede planning helpt om je tijd nuttiger te besteden.
In haar meest rudimentaire vorm is een planning een doe-lijstje met details over de belangrijkheid van je taken en het tijdstip waarop je ze gaat uitvoeren. Wanneer je een groot en belangrijk project moet realiseren, zal je je eenvoudig doe-lijstje echter moeten vervangen door een uitgebreider werkdocument. Een planning helpt je zicht houden op je doelen en objectieven en de taken die je moet uitvoeren om ze te bereiken. Wat is essentieel voor een goed uitgewerkte planning? Waarom wordt een planning nog al te vaak verwaardloosd?

21 Essentieel voor een goede planning
Waar staan we nu? Waar moeten we naartoe? Doelen en objectieven van het project? Hoe gaan we onze doelen en objectieven bereiken? Wat moet er gedaan worden. Wat hebben we daarvoor nodig? Gedetailleerd kostenoverzicht, noodzakelijk materiaal (mensen en middelen). Waar moeten we allemaal op letten? Hou rekening met àlle factoren, ook met degene die in het honderd kunnen lopen. Kunnen we het op verschillende manieren aanpakken? Dit geeft je een kijk op de verschillende naast elkaar bestaande opties. Wat zijn de gevolgen eenmaal de opdracht gerealiseerd is? Maakt de impact duidelijk op je bedrijf of je collega's. Is het doel in verhouding met de inspanning? Evalueer of de inspanningen, kosten en impact wel de moeite waard zijn. Hoe controleren we het verloop? Controlemechanismen om op schema te blijven (rapporten, quality control, kostencontrole)

22 Waarom wordt planning verwaarloosd?
Bedrijfscultuur: Planning wordt vaak aanzien als tijdsverlies. Planning vraagt tijd en dus ook geld. Beloningsstructuur binnen het bedrijf: Het succesvol afhandelen van een opdracht is vaak vanzelfsprekend. Mislukking daarentegen wordt wel afgestraft. Deze aanpak leidt tot situaties waarin mensen eerder niets doen dan iets te proberen met kans op falen. 'Fire-fighting': Bij voortdurend branden blussen is er geen tijd voor brandpreventie. Organisatie kunnen zo zwaar bezig is met het rechttrekken van bepaalde situaties of te druk bezig is met het draaiende houden van haar organisatie dat er eenvoudigweg geen tijd is voor planning. Individuele factoren: mensen zien het nut niet in van planning, ze willen er geen tijd aan besteden, ze willen hun manier van werken niet veranderen, We hebben toch al moeilijke opdrachten tot een goed einde gebracht...

23 Vergaderen: niet langer tijdverspilling

24 Tips voor efficiënter vergaderen
Leg alleen een vergadering vast wanneer er effectief nood aan is. Maak vooraf een duidelijke agenda. Stuur deze tijdig uit aan de personen die het moeten weten. Vermeld per punt de te verwachte voorbereiding. Begin op tijd, ook als nog niet iedereen aanwezig is. Hou je aan de agenda. Zo vermijd je dat een vergadering op drift slaat. Te lang vergaderen is nergens goed voor. Na 75 minuten verdwijnt de concentratie. Is een marathonmeeting de enige optie, zorg voor voldoende pauzes. Speel met de timing afhankelijk van met wie je vergadert. Is er de neiging om oeverloos uit te wijden, plan de meeting dan kort voor de middag of kort voor het eind van de dag. Is men daarentegen niet stipt, werk dan met een vreemd starttijdstip, bv. 14,13 uur. Deze manier van werken zou stiptheid aanwakkeren.

25 Tips voor efficiënter vergaderen
Hou het aantal deelnemers aan de vergadering beperkt. Hoe meer volk, hoe meer verschillende visies. mensen die niet echt nodig zijn op de meeting alleen maar hun tijd verspillen. als je niet echt nodig bent, blijf dan liever weg. Vraag desnoods het verslag op achteraf. Vat aan het eind van de vergadering kort samen Overloop het actieplan. Zo weet iedereen wie waarmee bezig is. Geef iedereen een kopie mee van de actielijst. Een verslag van de vergadering kan achteraf worden nagestuurd. Vermijd dat mensen elkaar gaan herhalen. Stel iemand aan om de vergadering in goede banen te leiden. Wees zelf kort, bondig en to the point.

26 Tips ter afronding Tot slot een aantal handige tips om je werkleven te vergemakkelijken . Voor op je werk: wat kan je, globaal gezien, op je werk veranderen om je tijd efficiënter te beheren? Voor je werkruimte: één van de weinige dingen die je op je werk zelf in de hand hebt, is je eigen bureau. En ook daar kan je het een en ander doen.

27 Algemene tips (voor op je werk)
Maak dagelijks een doe-lijst Verspil geen tijd door te proberen onthouden wat je allemaal nog moet doen. Doe liever geen 2 of 3 dingen tegelijk. Je verprutst nodeloos tijd door te switchen tussen taken en door steeds te moeten hernemen waar je gestopt was. Wees realistisch in het stellen van deadlines. Een deadline moet normaal gezien stimuleren, niet stresseren. Vereenvoudig je leven. Moet je elke dag de krant van de eerste tot de laatste letter lezen. Is het echt nodig om alle die vergaderingen bij te wonen. Durf vrijaf te nemen en te ontspannen. Denk eraan dat werkvakantie een contradictio in terminis is. Bouw denktijd in, Tijd om nieuwe ideeën te ontwikkelen Je gedachten te ordenen.

28 Algemene tips (voor op je werk)
Wil je een gesprek niet nodeloos rekken, stel dan geen open vragen. Dingen die je niet graag doet, doe je best als je goedgezind bent. Vermijd het om ze te doen wanneer je moe bent. Kom op tijd bij vergaderingen, afspraken,... Zo vermijd je wachttijden. Gun jezelf extra tijd door taken te delegeren. Managers moeten vaak stapels literatuur doornemen. Bepaalde leestechnieken (snellezen, diagonaal lezen, screenen,...) kunnen hier zeker bij helpen. Hoe goed je ook opschiet met collega's, soms wil je gewoon niet gestoord worden. Een gesloten deur doet dan wonderen. In een open werkruimte kan je non-verbaal laten merken dat je bezig bent. Lukt ook dat niet, dan kan je het ook gewoon zeggen natuurlijk.

29 Specifieke tips (voor je werkruimte)
Voorzichtig met post-it'jes: ze gaan makkelijk verloren en kosten dan tijd om opnieuw te achterhalen wat je niet mocht vergeten of wie je nu zo dringend moest bellen. Noteer afspraken altijd meteen in je agenda. Vermeld het juiste uur, het adres en het telefoonnummer. Maak er een gewoonte van om je agenda steeds bij je te hebben. Leg op je bureau alleen de zaken waar je op dat moment mee bezig bent. Papieren van vergaderingen die al achter de rug zijn of dossiers die pas over een maand aan bod komen horen thuis in een kast of lade. Een rommelige bureau weerspiegelt een ongestructureerde geest. Misschien niet voor jou persoonlijk, maar zeker voor de buitenstaanders die je niet kennen en die langs je bureau lopen of waarmee je straks moet gaan vergaderen.

30 Specifieke tips (voor je werkruimte)
Probeer elke dag op te ruimen. Zo voorkom je een opeenstapeling van nutteloze papieren. Vermijd dat post zich gaat opstapelen. Overloop dagelijks de documenten die je binnenkrijgt Rangschik ze naar dringendheid of gooi ze weg als je ze niet meer nodig hebt. Leg documenten niet lukraak weg Gebruik een klasseersysteem zodat je achteraf dingen vlot kunt terugvinden. Maak ook tijd om te klasseren. Een document dat vandaag nutteloos is, zal dat naar alle waarschijn-lijkheid morgen ook nog zijn. Durf dus dingen weg te gooien i.p.v. ze nodeloos te klasseren.

31 Integratie van VGM taken in de lijnorganisatie.
Resultaten van een re-engineering proces in 2001 bij Borealis. Doelstelling: verminderen van totaal aantal medewerkers in VGM&K zowel op groepsniveau als in de verschillende locaties. Verhogen van het VGM&K bewustzijn in de organisatie. Bevorderen van de uitwisseling van informatie tussen de verschillende locaties.

32 Over te dragen taken naar de lijn.
Geven van VGM trainingen aan medewerkers. VGM dienst zorgt voor ondersteunende trainingspakketten en opleiding trainers. Uitbesteding van een aantal trainingen aan derden. Onderzoek van bijna-ongevallen en schadegevallen Opleiding van onderzoekers in verschillende afdelingen Toelichting van incidentmeldingen met een risicofactor > 20 door afdelings-verantwoordelijke op het CPBW Chemicals controle Goedkeuring van nieuwe grondstoffen blijft binnen VGM Administratieve verwerking van productinformatie tot werkplaatskaarten door medewerker in het labo.

33 Over te dragen taken naar de lijn.
Nazicht van VGM materiaal. Wekelijkse controle van sprinklers, detectiesystemen & blusmiddelen. 2 maandelijkse controles van EHBO materiaal, blustoestellen, nooddouches, persluchttoestellen, materiaal van brandweerwagen & pijplijn interventievoertuig. 6 maandelijkse controle van hydranten, watermonitoren. Verslagen van CPBW afdelingsrondgangen Opmaak en opvolging door afdelingsverantwoordelijken. Coördinatie afvoer van afvalstoffen Verschuiving van milieucoördinator naar Technische dienst.