De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Het werk van de secretaris Een karwei of een plezier ? D 1630 P.E.T.S 2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Het werk van de secretaris Een karwei of een plezier ? D 1630 P.E.T.S 2014."— Transcript van de presentatie:

1 Het werk van de secretaris Een karwei of een plezier ? D 1630 P.E.T.S 2014

2 Uw team voor vandaag Pp Marc Roppe DGN Emma Groenen Executive Secretaris Jean Pierre Coheur D 1630 P.E.T.S 2014

3 PRESIDENT MEER DAN EEN TEAM!! D 1630 P.E.T.S 2014

4 Het werk van de secretaris clubbulletin  Het opstellen van het clubbulletin. verslagen  De verslagen van commissie- en clubbestuurvergaderingen. uitnodigingen  Opsturen van de verschillende uitnodigingen. rapporten  Op maken van de rapporten voor het district en Rotary International. ledengegevens  De ledengegevens bijhouden.  Abonnementen  Abonnementen op regionaal tijdschrift en Rotarian. clubarchief  Bijhouden clubarchief. D 1630 P.E.T.S 2014

5 Hulpmiddelen - Bronnen  De Handleiding voor de secretaris  De Manual of Procedure  De Code of Policies  Het Huishoudelijk Reglement  De Cataloog  RBS (Rotary Belux Services)  The Rotarian  Rotary Contact  Maandbrief van de Gouverneur D 1630 P.E.T.S 2014

6 RBS RBS Rotary Belux Services  Dienstencentrum voor Clubs, Districten en VZW’s  Rotary Contact  De Directory  Uitgever van Rotary documentatie:  Welcome Pack “Nieuwe Leden”  Ethische Code 1 & 2  Clubgids  Rotary Basics  Enz…. D 1630 P.E.T.S 2014

7 Het werk van de secretaris: Clubbulletin Het Clubbulletin – Wekelijks verslag? welk informatie zet ik erin? aan wie stuur ik het? Aan ALLE leden (zelfs aan deze die geen mail hebben aub) Aan het district : DG, DGE, DGN, DGA Aan uw contactclubs en clubs van de zone D 1630 P.E.T.S 2014

8 Het werk van de secretaris : Het PV – Verslag van het clubbestuur welke informatie zet ik erin? aan wie stuur ik het? Aan ALLE leden van het clubbestuur U probeert de verslagen van de commissies te verzamelen … zelfs indien het niet makkelijk is D 1630 P.E.T.S 2014

9 Het werk van de secretaris : De uitnodigingen: algemene Voor een algemene Vergadering? wekelijkse Voor de wekelijkse vergaderingen? clubactiviteit Voor een clubactiviteit? Family of Rotary: Rotaract, Interact, Innerwheel, Studenten,… Wanneer moet ik volmachten voorzien? D 1630 P.E.T.S 2014

10 Het werk van de secretaris : Rapporten voor District en RI: RAPPORT Rapport over het effectief “Taxe per Capita” Rapport over het effectief “Taxe per Capita” Aanwezigheidscijfers Veranderingen in het effectief Gegevens Directory Planning Guide for Effective Rotary Clubs (Bezoek van de Gouverneur) Planning Guide for Effective Rotary Clubs (Bezoek van de Gouverneur) AAN WIE STUREN? Rotary International (Zurich) met kopie aan secretariaat Gouverneur Rotary International (Zurich) met kopie aan secretariaat Gouverneur Invullen op Invullen op Invullen op Invullen op Invullen op Invullen op Secretariaat Gouverneur Kopie aan adjunct-gouverneur Secretariaat Gouverneur Kopie aan adjunct-gouverneur WANNEER? 1 juli 1 januari 1 juli 1 januari 15 dagen na laatste vergadering v/d maand 15 dagen na laatste vergadering v/d maand Zo snel mogelijk Vóór 31 maart 14 dagen voor het bezoek van de Gouverneur 14 dagen voor het bezoek van de Gouverneur D 1630 P.E.T.S 2014

11 Het werk van de secretaris : Kalender van Rotary International: MAAND AUGUSTUS AANWERVING -EFFECTIEF SEPTEMBER NIEUWE GENERATIES OKTOBER BEROEPSACTIE NOVEMBER ROTARY FOUNDATION DECEMBER DE ROTARY FAMILIE JANUARI ROTARY BEWUSTWORDING FEBRUARI ONDERLINGE VERSTANDHOUDING ANALFABETISME MAART HET ROTARY TIJDSCHRIFT APRIL JUNI ROTARY FELLOWSHIPS D 1630 P.E.T.S 2014

12 Het werk van de secretaris : Het Huishoudelijk Reglement U bezorgt dit aan de leden van uw club U geeft raad aan de voorzitter aangaande zijn toepassing … D 1630 P.E.T.S 20124

13 Het werk van de secretaris : Beheer van het effectief Binnen de club… is dat uw taak Directory on line… u of de CICO : te bekijken De aanwezigheidscijfers (directory online …. U of de CICO) Aanmelden nieuwe leden volgens de procedure die van kracht is binnen de club (huishoudelijk reglement) … D 1630 P.E.T.S 2014

14 Het werk van de secretaris : Beheer van het effectief 2 categorieën van leden:  Actieve Leden  Aanwezigheid – Vrijstelling  Classificatie  Ereleden 2 categorieën van leden:  Actieve Leden  Aanwezigheid – Vrijstelling  Classificatie  Ereleden D 1630 P.E.T.S 2014

15 Het werk van de secretaris : Beheer van het effectief  U als secretaris zal de factuur van RI ontvangen !  Geef ze door aan de penningmeester van uw club voor betaling !!!!!!  U als secretaris zal de factuur van RI ontvangen !  Geef ze door aan de penningmeester van uw club voor betaling !!!!!! D 1630 P.E.T.S 2014

16 Het werk van de secretaris : Beheer van het effectief D 1630 P.E.T.S 2014 Betaalinstructies RI – Deutsche Bank (Duesseldorf/Allemagne) ZONE EURO Vraag uw bank om een EU standaard betaling uit te voeren Bedrag: Saldo debiteur van de club ( semestriele factuur/SAR) Begunstigde : Rotary International IBAN nummer ( rekening in euro’s) DE BIC code ( SWIFT) van de bank van de begunstigde : DEUTDEDDXXX de bankkosten zijn verdeeld tussen de betaler en de begunstigde Betalingsgegevens: Nummer van de club / nummer van de factuur

17 De classificatie beschrijft kort de activiteit waarin de Rotarian is tewerkgesteld. Vb. : bankwezen, niet bankdirecteur Voor eenzelfde industrie bestaan er meerdere classificaties. Vb. : productie, distributie, dienst, enz. Meerdere leden kunnen dezelfde classificatie hebben (tot maximaal 5 voor een club van 50 leden). In grotere clubs, max. 10 % van het totaal aantal leden. Classificatie D 1630 P.E.T.S 2014

18 Per semester dienen minimum 50 % van de vergaderingen te worden bijgewoond of gecompenseerd. Minimum 30 % van de vergaderingen moeten worden bijgewoond in de eigen Club. Aanwezigheden D 1630 P.E.T.S 2014

19 afwezigheideen clubvergadering uw afwezigheid op een clubvergadering goedmaken door in 14 dagen ervoor of in de 14 dagen erna : een vergadering bij te wonen in een andere Rotary- of Rotaractclub, districtsactiviteit een districtsactiviteit bij te wonen of een conferentie of seminarie van Rotary International, in eigen club deel te nemen aan een vergadering clubbestuurcommissie van clubbestuur of commissie, of deel te nemen aan clubactiviteitsociaal doel een clubactiviteit ten voordele van een sociaal doel. Compensatie = D 1630 P.E.T.S 2014

20  85  Als leeftijd lid (>65) + aantal jaren in Rotary  85, dan kan het lid vrijstelling van aanwezigheid bekomen, mits een schriftelijke aanvraag bij de secretaris en goedkeuring door het clubbestuur.  Het clubbestuur kan beslissen om een lid voor een bepaalde duur vrijstelling van aanwezigheid te geven, als het meent daar goede en voldoende redenen voor te hebben (max. 12 mnd). Vrijgesteld: Verontschuldigd of Verlof: D 1630 P.E.T.S 2014

21 ereleden Een club kan ereleden opnemen voor een bepaalde duur. RotariansNiet-Rotarians Ereleden zijn Rotarians of Niet-Rotarians, die zich onderscheiden hebben in de realisatie van Rotary-idealen. geen geen bijdragen Het erelid heeft geen functie of stemrecht in de club en betaalt ook geen bijdragen. Het erelid mag het Rotary-insigne dragen en de gewone Rotary-vergaderingen bijwonen in eender welke club. Ereleden: D 1630 P.E.T.S 2014

22 Rotaryspeldje voorzien Jaarboek Rotary International Kopie van het Huishoudelijk Reglement en Statuten Het Rotary Welcome Pack van RBS voorzien (Het ‘Rotary Welcome Pack’ is een ‘welkomstdoos’ met Rotarydocumentatie (het laatste nummer van Rotary Contact, Rotary’s Basisboekje, Ethische Code 1 en 2, Clubgids, Rotaryspeldje) om tijdens de intronisatie te overhandigen aan een nieuw clublid.) De introductie van een nieuw clublid: D 1630 P.E.T.S 2014

23 De agenda van de club: Invoeren Wijzigen Consulteren D 1630 P.E.T.S 2014

24 Het Clubarchief U bezorgt uw opvolger uw volledig archief en u begeleidt hem bij het opnemen van zijn functie …. Dit is altijd sympathiek en hij kan er zijn persoonlijke toets aan geven. … Het bijhouden van een gedetailleerd archief, is ook plezierig voor de volgende generatie clubleden… - -Alle documenten - Classement - Al dan niet online (toegankelijk voor alle leden) D 1630 P.E.T.S 2014

25

26 Introduction to Rotary Club CentralEntering GoalsDistrict-level FeaturesQuestions

27 District-level Features One-stop shop Eliminates paper forms Fosters continuity in leadership Enable clubs to track their progress Creates transparency Showcases the important work that Rotary clubs do worldwide What’s in it for clubs?

28

29 District: 0000 | Club: Your Club John Q. Rotarian

30 Start and End Dates (5 year trends) Gender (3 year trends) Age Trends (3 year trends) Membership Trends

31 Membership Retention Rotarian Engagement Club Communication Public Relations Your Club

32

33 Service Projects and Activities New Generations Clubs New Generations Participants Service

34 John Q. Rotarian District: 0000 | Club: Your Club

35 791 USD Annual Fund Polio Plus Major Gifts and Benefactors Foundation

36 John Q. Rotarian

37

38

39 Introduction to Rotary Club Central Entering Goals District-level Features Questions

40 CLUB LEVEL President Secretary Treasurer Foundation Chair Membership Chair Executive Secretary DISTRICT LEVEL District Governor *Assistant Governors Committee Chairs Executive Secretary Who can enter goals?

41 791 USD

42

43 Numeric Monetary (USD) Percentage % Yes / No

44 Introduction to Rotary Club Central District-level Features Questions Entering Goals

45

46 Sesame Street Atlantis Atlantis Sunrise Gotham Metropolis Twin Peaks Greendale Metropolis Sunset Tattooine

47

48 Metropolis Twin Peaks Greendale

49 District: 0000

50 John Q. Rotarian

51 Sesame Street Atlantis Atlantis Sunrise Gotham Metropolis Twin Peaks Greendale

52 Introduction to Rotary Club Central Questions Entering Goals District-level Features

53 Het werk van de secretaris : Aan u de keuze D 1630 P.E.T.S 2014

54


Download ppt "Het werk van de secretaris Een karwei of een plezier ? D 1630 P.E.T.S 2014."

Verwante presentaties


Ads door Google