De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

DocumentenLoket DT&VIND COA CDD Abonn BVV. Masterplan Digitaal Werken 2013.

Verwante presentaties


Presentatie over: "DocumentenLoket DT&VIND COA CDD Abonn BVV. Masterplan Digitaal Werken 2013."— Transcript van de presentatie:

1 DocumentenLoket DT&VIND COA CDD Abonn BVV

2 Masterplan Digitaal Werken 2013

3 3 Masterplan Digitaal Werken - In gebruik nemen van het ketendossier - Definitieve documenten worden uitgewisseld met ketenpartners via het Centraal Digitaal Depot van JustID - Drie prioriteiten onderkend 1.Overdrachtsdossier 2.Beschikking en Rechterlijke uitspraak 3.Koppeling Raad voor de Rechtspraak

4 4 Wat houdt het DocumentenLoket in? Digitaal uitwisselen van originele ketendocumenten (ongestructureerde informatie) gebruikmakend van: - het bestaande berichtenverkeer van de Vreemdelingenketen (BVV), dat nu voor gestructureerde informatie wordt gebruikt. - het nieuwe Centrale Digitale Depot (CDD), waarvan de oorspronkelijke versie reeds in gebruik is bij de IND.

5 5 Wat is de doelstelling van het DocumentenLoket? - Voldoen aan politieke wens om in 2017 volledig digitaal te kunnen werken binnen de overheid - Naar de toekomst toe realiseren van een bestendige uitwisseling van digitale originele documenten tussen ketenpartners. - Realiseren van efficiency en kostenbesparingen door versnellen van het uitwisselen van informatie, in casu documenten.

6 6 Wie gaan gebruik maken van het DocumentenLoket? - op lange termijn de hele Vreemdelingenketen (de ‘grote keten’ genaamd) - op korte termijn wordt gestart in de ‘kleine keten’ oftewel de IND, DT&V en het COA. - er zal binnen afzienbare tijd (jaar of 2 tot 3) ook een koppeling worden aangebracht met de strafrechtketen.

7 7 Hoe werkt het DocumentenLoket schematisch gezien? Consumeren Trigger Deponeren DT&VIND COA CDD Abonn BVV

8 INDiGO

9 Behandelplan

10 Dossierstukken

11 11 Proces IND en koppeling

12 BVV berichten

13 13 Hoe werkt het DocumentenLoket bekeken vanuit het COA? Het COA onderkent 5 verschillende documentstromen: - Stroom 1: deponeren volledig digitaal met QR-code - Stroom 2: deponeren volledig digitaal vanuit MS Office - Stroom 3: deponeren fysiek met QR-code - Stroom 4: deponeren fysiek zonder QR-code - Stroom 5: consumeren uit DocumentenLoket

14 14 BVV Medewerker DIV Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Verwerken VerrijkenOpslaan CDD Corsa Berichtenmakelaar Stroom 5 - consumeren uit DocumentenLoket Trigger ontvangen Ophalen Signaal sturen Gemeenschappelijke voorzieningen MetadaterenControleren Beheren

15 15 Document ontvangen

16 16 VertrekplanCorsaBeëndigen opvang Locatie Almere Map Titel Inhoud Ontvangstdatum Documenttype Stuknummer (Corsa) Documentnr (CDD) Bron Organisatie Kopie gemeentebrief Corsa Beëndigen opvang Locatie Almere BeschikkingCorsaOpvang TitelBewaarlocatieMapCreatiedatumAfzender Kopie Gemeentebrief Beëndigen opvang Bericht aan Gemeente DT&V hgb57869

17 17 Hoe werkt het DocumentenLoket bekeken vanuit het COA? Het COA onderkent 5 verschillende documentstromen: - Stroom 1: deponeren volledig digitaal met QR-code - Stroom 2: deponeren volledig digitaal vanuit MS Office - Stroom 3: deponeren fysiek met QR-code - Stroom 4: deponeren fysiek zonder QR-code - Stroom 5: consumeren uit DocumentenLoket

18 18 BVV Medewerker DIV Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Creëren MetadaterenControleren VerrijkenOpslaan CDD Corsa Beheren Trigger sturen Stroom 1 - deponeren volledig digitaal met QR-code Gemeenschappelijke voorzieningen Berichtenmakelaar BVV

19

20

21 Archiveren Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

22 Archiveren Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer

23 Archiveren Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer

24 Archiveren

25 25 Wat moet u allemaal regelen om aan te kunnen sluiten op het DocumentenLoket? Documenten classificeren (van wie, naar wie, DocType) Metadatering: Waardebereiken definieren Tonnetje in CDD (JustID: Vooronderzoek en Uitvoering) Abonnement op DocType in BVV Berichten implementeren (deponeren, consumeren, trigger, zoeken) Digitaal document (COPAFITHJE) Convenant afsluiten met afnemers (hoe lang nog papier/ /etc) Digitaliseren ? Scanstraat ? Substitutie ? (Visie, Strategie, Beleid, Publicatie) Conversie huidig digitaal archief ? (document, metadata) Vernietigen ? Recordmanager ?

26 26

27 27 BVV Medewerker DIV Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling CreërenOntvangen Verwerken MetadaterenControleren VerrijkenOpslaan CDD Corsa Beheren Trigger sturen Stromen 1 en 2 Gemeenschappelijke voorzieningen Berichtenmakelaar BVV

28 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2) Archiveren

29 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2) Archiveren SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer

30 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2) Archiveren SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer PID Documentenloket

31 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2) Archiveren PID Documentenloket Dick Snow

32 32 BVV Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Uitsplitsen CreërenOntvangen Scannen OndertekenenVerwerken Voorbereiden MetadaterenControleren VerrijkenOpslaanTrigger sturen Berichtenmakelaar Stromen 3 en 4 Medewerker DIV CDD Corsa Beheren Gemeenschappelijke voorzieningen BVV

33 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3) Archiveren Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

34 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3)

35 Aanmeldings- en begeleidingsformulier deel B Instromen Klaas de Groot Jos Stevens Dick Snow Scanbatch

36 Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 4)

37

38 38 BVV Medewerker DIV Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Verwerken VerrijkenOpslaan CDD Corsa Berichtenmakelaar Stroom 5 Trigger ontvangen Ophalen Trigger sturen Gemeenschappelijke voorzieningen MetadaterenControleren Beheren

39 39

40 40 Project Digitaal Werken Doelstellingen: - - Primair => Digitaal uitwisselen van documenten via de BVV en het nieuwe Centraal Digitaal Depot (CDD)

41 41 Project Digitaal Werken Doelstellingen: - - Primair => Digitaal uitwisselen van documenten via de BVV en het nieuwe Centraal Digitaal Depot (CDD) - - Vervangen van fysieke documenten door digitale originelen (substitutie) - - Op orde brengen van de digitale bewonersdossiers in lijn met de archiefwet en -regelgeving

42 42 Project Digitaal Werken Binnen scope: - - Alléén documenten die worden ontvangen en/of opgemaakt i.h.k.v. het COA-bewonersdossier. - Alle ketendocumenten die het COA levert aan de grote keten - De ‘beschikkingen van de IND’ en ‘uitspraken van de rechtbank/raad van state’ die het COA ontvangt van de IND - Voor digitaal archiefbeheer (Recordmanagement): - Visie & Strategie voor heel het COA - Beleid & middelen alléén voor het bewonersdossier - - Vervangen van fysieke documenten door digitale originelen (substitutie)

43 43 Project Digitaal Werken Buiten scope: - - De gestructureerde informatie die wordt ontvangen/gedeeld met de keten. - - De beleidsdossiers, personeelsdossiers, juridische dossiers, huisvestingsdossiers en financiële dossiers van het COA. - - RM beleid & middelen voor processen die niet in het kader van het bewonersdossier worden uitgevoerd. - - Het gebruik van digitale ondertekening door internen, bewoners en externen - - Dit project streeft geen procesverbetervoorstellen na bij het digitaliseren van de documenten. Er wordt in dat kader dan ook geen uitgebreide procesanalyse en ontwerp gedaan. Daar waar verbeteringen noodzakelijk zijn voor het realiseren van de projectdoelstellingen, zullen deze echter wel worden doorgevoerd.

44 44 Project Digitaal Werken Planning: in Productie 1 e week van juli! 2014 JulAugSepOktNovDecJanFebMrtAprMeiJunJul Q3Q4 Analyse (ICT/documenten/processen/metadata/…) Visie/Strategie/Beleid/Middelen Archiefbeheer Substitutie en scanstraat Bewonersdossier ICT intern (IBIS/MS Office/Scansoftware/Berichtenmakelaar/Corsa) ICT extern (BVV/CDD) Testen Nazorg Digitaliseren bestaand archief

45 DossierDat betekent: Volledig dossierAlle documenten die erin moeten zitten, zijn aanwezig Digitaal dossier leidend- Geen fysiek dossier meer - Digitale documenten zijn het origineel - Fysieke documenten worden vernietigd kort na inscannen (substitutie) Originele documenten real time beschikbaar / reproduceerbaar Digitaal beschikbaar bij ketenpartner = digitaal beschikbaar bij COA en andersom Geen fysieke documenten meer, tenzij... Alléén fysieke documenten om inefficiency in een proces(stap) te voorkomen Terugvindbaarheid hoogMet behulp van kenmerken (metadata): Titel, map, werkproces, creatiedatum, V-Nr, SOE-nr, e.d. 45 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier

46 ProcessenDat betekent Documenten komen synchroon binnen met gestructureerde informatie Beslissingen/uitspraken tegelijk met verblijfstitel/verwijderbaarheidscode en activiteitcode Informatie real time beschikbaarDigitaal beschikbaar bij ketenpartner = digitaal beschikbaar bij COA en andersom Overbodige tussenstappen eruitDigitale formulieren digitaal aanleveren via invoegtoepassing in MS Office Minder zoekwerk, minder dubbel werk Duidelijk wat je moet bewaren in het bewonersdossier en dus ook terug kunt vinden Als een signaal aangeeft dat een document is ontvangen, zit het reeds in het dossier 46 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier

47 ScanstraatDat betekent Kwaliteit naar hoog niveauLeesbare documenten, die reproduceerbaar zijn in oorspronkelijke vorm Papier vervangen door digitaal origineel Fysieke versie kan worden vernietigd Toevoegen kenmerken (metadata) aan documenten sterk geautormatiseerd Zowel de medewerker uit het primaire proces als uit de scanstraat hoeft veel kenmerken niet (meer) in te toetsen Direct plaatsing in het juiste dossier Door toevoegen van de kenmerken is duidelijk waar een document in het digitale dossier geplaatst moet worden 47 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier

48 Beheer van Records (= archiefstuk)Dat betekent: Voldoen aan wet- en regelgevingDocumenten worden ordelijk en toegankelijk opgeslagen en zijn van voldoende kwaliteitsniveau Bewaartermijnen helder Kunnen reconstrueren van handelingen, verantwoording daarover afleggen als nodig Alleen nog beheer op digitale documenten O.b.v. handboek voor recordmanager en medewerkers Uniform beheer voor alle recordsHelder hoe in welke situatie te handelen 48 Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier

49 49 Wat moet in het dossier? Gespreksverslagen uitnodigingen & ROV’s Eigen documenten Inkomende post s + bijlage (in- en uitgaangd) Lang bewaren Werk kladjes IBIS Formulieren met QR-code

50 Maken IBIS formulier met QR-code Afmaken document in MS Word Ondertekenen prints Printen formulier met QR code Aanvullen metadata Controleren metadata & doc Toezenden print met QR-code Scannen documenten Registreren metadata Maken en verzenden XML + PDF Opslaan in Corsa en CDD Ontvangen ketendocumenten Versturen PDF + XML zonder QR-code Aanvullen metadata Controleren metadata & doc Ontvangen digitale docs Registreren metadata Maken en verzenden XML Opslaan in Corsa & signaal naar IBIS Ontvangen & verwerken post Aanvullen metadata Controleren metadata & doc Toezenden docs zonder QR-code Scannen documenten Registreren metadata Maken en verzenden XML + PDF Opslaan in Corsa en CDD Maken IBIS formulier met QR-code Afmaken document in MS Word Versturen PDF met QR-code Aanvullen metadata Controleren metadata & doc Ontvangen digitale docs Registreren metadata Maken en verzenden XML + PDF Opslaan in Corsa en CDD Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken STROOM 1STROOM 2STROOM 3STROOM 4STROOM 5 Maken/ontvangen doc in MS Office Versturen PDF + XML zonder QR-code Aanvullen metadata Controleren metadata & doc Ontvangen digitale docs Registreren metadata Maken en verzenden XML + PDF Opslaan in Corsa en CDD Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken IBISIBIS BIZTALKBIZTALK CAPTURECAPTURE CAPTURECAPTURE


Download ppt "DocumentenLoket DT&VIND COA CDD Abonn BVV. Masterplan Digitaal Werken 2013."

Verwante presentaties


Ads door Google