ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Presentatie over: "ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE"— Transcript van de presentatie:

1 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

2 Klassement documenten met betrekking tot het personeel
Klassement documenten met betrekking tot de boekhouding Klassement van de HACCP documenten Klassement « Wasserij & blekerij » Toolbox Het logboek Besluit Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

3 Klassement met betrekking tot het personeel
Map 1 : Te klasseren documenten : Het Personeelsregister Een geperforeerde map per medewerker met: Individuele fiche Kopie arbeidsovereenkomst Eventuele bijlage(n) Interne en externe briefwisseling : bedank- en waarschuwingsbrieven Andere belangrijke « juridische » documenten Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Eenheid: P E R S O N L Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

4 Klassement met betrekking tot het personeel
Map 2 : Te klasseren documenten : Verslagen van CPBW Verslagen Raad voor Preventie en Bescherming Max 1 jaar te bewaren Beschikbaar op het Intranet. Herinnering: De lijst met de syndicale vertegenwoordigers evenals het laatste CPBW verslag en verslag van de RPB moeten voor het personeel zichtbaar zijn. Eenheid: Verslagen CPBW RPB Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

5 Klassement met betrekking tot het personeel
Map 3 : (facultatief) «Interne verklaring arbeidsongeval » « Medisch attest van eerste verslag » (AXA)  Medisch attest van herstel» (AXA) Deze documenten zijn beschikbaar op het Intranet. Eenheid: Documenten Bescherming &&& Preventie Stuur enkel originele documenten met betrekking tot een ongeval, zoals : - medisch attest van eerste verslag - medisch attest van uitbreiding - medische kosten (Apotheek - Ziekenhuis - Kinesist- ...) zo spoedig mogelijk en altijd naar de dienst van preventie & bescherming Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

6 Klassement met betrekking tot het personeel
Map 4 : Kopie van de B.E.V. getekend door iedere werknemer (Bulletin des Enregistrements Variables) Een geperforeerde map per medewerker met : De jaarlijkse vakantiefiche ondertekend per medewerker. 5 jaar te bewaren – (jaarlijks klassement) Eenheid: B.E.V. Jaarlijks Vakantie - fiche Kopieën van medische certificaten worden naar de site verzonden via de personeelsdienst ter informatie, deze hoeven niet bewaard te worden op de site. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

7 Klassement met betrekking tot het personeel
Algemene informatie: Personeelsregister: Indien niet aanwezig op de site, richt uw aanvraag tot uw payroll beheerder. Registreer aanvangsdatum op de uitbating in functie van iedere werknemer (behalve CPS en Interim) en indien van toepassing , de uitgangsdatum. Kopie van arbeidsovereenkomst Indien niet aanwezig op de site, richt uw aanvraag aan uw payroll beheerder. In geval van overgang van de medewerker naar een andere site, deze kopie meesturen naar zijn nieuwe site (Voeg de bijlagen en/of brieven erbij) Het laatste rapport van de CPBW en RPB moet ter beschikking staan van elke medewerker Arbeidsreglement en Etische Code van Sodexo moeten ter beschikking staan van alle medewerkers Prestatieboekje : Aanduiden uur van aankomst en vertrek is verplicht. (5 jaar te bewaren – jaarlijks klassement & ondertekend door de verantwoordelijke van de site) Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid: te vragen aan het personeelsdienst Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

8 Klassement documenten met betrekking tot de boekhouding
Map 5 : Kopieen verzendnota’s : Maandelijks klassement per leverancier 5 jaar te bewaren (jaarlijks klassement) Belangrijke opmerkingen: Waarom 5 jaar? Eenheid: Verzendnota’s leveranciers Vgl. Door verplichtingen van het Federaal Agentschap, voor de veiligheid van de voedingsketen, moet de traceerbaarheid van de producten gedurende 5 jaar gewaarborgd blijven. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

9 Klassement documenten met betrekking tot de boekhouding
Map 6 : Kopiëen van de facturen : Maandelijks klassement per leverancier, 5 Jaar te bewaren (jaarlijks klassement) Belangrijke opmerkingen : Waarom 5 jaar? Eenheid: Facturen Leveranciers Volgens de wet moeten de facturen 5 jaar bijgehouden worden. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

10 Klassement HACCP documenten
Map 7 : H.A.C.C.P. map Maandelijks klassement per leverancier en in alfabetische volgorde. De aanwezigheid van deze map is verplicht. H.A.C.C.P Hazard Analysis and Critical Control Points Map ABC Food Safety Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

11 Klassement HACCP documenten
Map 8: Registratieformulieren H.A.C.C.P: Ontvangst van goederen Controle van de goede werking van de thermometers Temperatuurcontrole koelkamer/koelkast Temperatuurcontrole diepvrieser Controle van de temperatuur en tijd tijdens het afkoelen Controle van de temperatuur en kwaliteit van de friteuse Temperatuurcontrole tijdens het portioneren Temperaturecontrole tijdens de distributie Eenheid: Registratie Documenten HACCP Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

12 Klassement HACCP documenten
Map 8: Temperatuurcontrole bain-marie Temperatuurcontrole koeltoog/vitrine Temperatuurcontrole van de maaltijdkarren Artisanaal ingevroren producten Snel vriezer Voorbeeld van een reinigings – en ontsmettingsplan Controlelijst reiniginigs – en ontsmetting Leveringsbon Beschikbaar op Intranet Eenheid: Registratie Documenten HACCP Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

13 Klassement HACCP documenten
Algemene informatie: « Tip : Wees ordelik ! » Maak zelf geen documenten Gebruik alleen de documenten die op het Intranet van Sodexo verkrijgbaar zijn. &&&&& Niet wekelijks alle documenten samen aan een copie van de menu’s. Klasseer het geheel per datum. Te bewaren gedurende 5 jaar – (jaarlijks klassement) Tijdens de contrôle beschikt de auditor zonder problemen over alle informatie. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

14 Klassement HACCP documenten
Map 9: Juridische documenten Toelating FAVV A.R. relatief aan de autocontrole Water analyse Klachten producten & actieplan Audit Quality Partner Instructies van het bedrijf Controle handschoenen Controle verpakkingen Controle thermometers Document onderhoud damkappen Gezondheidsfiches Eenheid: Juridische documenten HACCP Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

15 Classement des documents HACCP
Map 9 : Juridische documenten Ecolab - Veiligheidsfiches Ecolab – Technische fiches Opleiding personeel van Sodexo Gedierte & attest van opvolging Onderhoudsplan Keukenplan Technische fiches Non-food Audit veiligheid Eenheid: Juridische documenten HACCP Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

16 TOOLBOX Map 10: Eenheid: T O L B X
T O L B X Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

17 Klassement HACCP documenten
Algemene informatie De goedkeuring van de keuken: Dit plan moet goed zichtbaar uitgehangen worden in de keuken. Een exemplaar in de werkmap behouden. A.R. relatief aan de autocontrole : Beschikbaar op Intranet Wateranalyse: (facultatief): Beschikbaar op de gemeentelijke website via Internet (aanbevolen indien aanwezigheid van leidingwaterfonteinen of post-mix Klachten producten & actieplannen : Print uw berichten met klachten van producten af en verstuur deze naar de aankoopdienst gekoppeld aan het automatische antwoord dat het volgnummer vermeldt. Audit Quality Partner: Klasseren volgens visitedatum (Vergemakkelijkt tijdens bezoeken van het FAVV) Instructies van het bedrijf : (Als deze een invloed hebben op de procedures van Sodexo) Controle van de handschoenen : De conformiteit van de vermezen handschoenen is beschikbaar op het Intranet Controle van de verpakking : De conformiteit van de vermezen verpakking is beschikbaar op het Intranet. Controle v.d thermometers: 1X / jaar uit te voeren. Document onderhoud damkappen : Aan te vragen bij de verantwoordelijke van de klant Medische dossiers van het personeel: Beschikbaar bij de veiligheidsdienst van Sodexo Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

18 Klassement HACCP documenten
Algemene informatie: Ecolab – Veiligheidsfiches : De veiligheidsfiche van de verwezen producten is beschikbaar op het Intranet Ecolab – Technische fiches : De technische fiche van de verwezen producten is beschikbaar op het Intranet Opleiding personeel van Sodexo : Indien de opleidingsattesten niet op de site zijn, neem contact op met de afdeling « Opleiding » om een kopie te verkrijgen Gedierte & Attest van opvolging : Verkrijgbaar bij de verantwoordelijke van de klant Reinigingsplan : Volledig ingevulde reinigingsplan van alle lokalen Het plan van de keuken : Verkrijgbaar bij de verantwoordelijke van de klant Non-food technische fiches : De technische fiches van de verwezen producten zijn beschikbaar op het Intranet Audit veiligheid: Beschikbaar op het intranet Tijdens de controle beschikt de auditor zonder problemen over alle informatie. Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

19 Klassement : “Droogkuis” & “ Wasserij”
Map 11: Te klasseren documenten : Documenten met betrekking tot het beheer van keding Linnen voorraad Annulering toelage Enz… Ecolab rapporten Eenheid Documenten Droogkuis &&& Wasserij Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

20 LOGBOEK Volgende gegevens klasseren : Map 12:
Telefoonnummer van de chef-gerant Telefoonnummers keukenpersoneel Telefoonnummer van de C.R.D Telefoonnummer contactpersoon klant Plaats waar de toegangsleutels zich bevinden Komende menu’s…. Productievolumes Grammagelijst Toegangscodes voor de computer En alle nodige informatie die zou kunnen helpen in geval van afwezigheid Map 12: Eenheid: L O G B E K Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer

21 Beperk uw werktafel strict aan werkgelateerde documenten
Besluit In het algemeen moeten alle administratieve, boekhoudkundige en HACCP documenten 5 jaar bijgehouden worden. Deze lijst van werkmappen is niet beperkt en kan worden bijgevuld volgens bepaalde voorschriften die eigen zijn aan elke site, niettemin: Maak geen werkmappen type « Varia », deze groeien snel uit tot een « catch-all» Archiveer jaarlijks uw documenten (Einddatum vermelden op de doos) Bevorder een klassement op computer met een maximum van documenten. Klasseer regelmatig uw documenten , klasseer geen documenten die niet langer nodig zijn. Ruim ook uw lades op Beperk uw werktafel strict aan werkgelateerde documenten Title of the document or activity name – Month XX, 2012 – Insert tab > Header/Footer