Visie & Beheerplan Dorpshuis Lierderholthuis 1 juli 2014

Presentatie over: "Visie & Beheerplan Dorpshuis Lierderholthuis 1 juli 2014"— Transcript van de presentatie:

1 Visie & Beheerplan Dorpshuis Lierderholthuis 1 juli 2014
doel visie

2 Visie & Beheer (opgesteld 1 juli 2014)
De inhoud is verdeeld in vijf hoofdstukken: 0. Visie en Doel Volop Gebruik Sluitende exploitatie Verstandig beheer Preventief Onderhoud In dit document staan de Visie en de uitgangspunten van het Beheer van het dorpshuis van Lierderholthuis beschreven. Tezamen met het gebruiksregelement en de gebruiksovereenkomst voor vaste gebruikers biedt dit de verenigingen van Lierderholthuis, inwoners en betrokkenen de informatie over beheer en gebruik van het dorpshuis. Het gebruiksregelement en de gebruiksovereenkomst staat op www. Lierderholthuis.com onder MFA.

3 Ons dorpshuis is laagdrempelig, toegankelijk en uitnodigend
Doel: het dorpshuis in Lierderholthuis is het middelpunt voor dorps-activiteiten en biedt onderdak voor het verenigingsleven, de vrijetijdsbesteding en basisschoolactiviteiten. Het is een centrale ontmoetingsplaats en huisvest dienstverlening aan inwoners van Lierderholthuis en omstreken. Visie: het dorpshuis in Lierderholthuis is een ontmoetingsplek voor en door inwoners van Lierderholthuis.

4 Iedereen is welkom in het dorpshuis in Lierderholthuis
Het dorpshuis staat open voor: alle verenigingen, organisaties, clubs en groepen uit Lierderholthuis activiteiten van de basisschool Lierderholthuis familiefeesten, verjaardagen en vergaderingen activiteiten van dienstverlenende instellingen gericht op de bevolking van Lierderholthuis en buitengebied (WMO) voorlichtings- en informatiebijeenkomsten cursussen en educatieve activiteiten overige activiteiten in overleg met SDL verenigingen van buiten Lierderholthuis die ruimtes willen huren over commerciële en particuliere activiteiten wordt overlegt met SDL

5 Stichting Dorpshuis Lierderholthuis (SDL) houdt koers naar het doel op basis van onderstaande kaders
Volop gebruik makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven, laagdrempelig Sluitende exploitatie afspraken met pachter café en contracten met gebruikers Verstandig beheer gelinkt aan PB en goede samenwerking met gebruikers, de familie Leer en vrijwilligers Preventief onderhoud slim onderhouden en gebruik maken van skills in de gemeenschap

6 Volop gebruik Verstandig beheer Preventief onderhoud
makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven, laagdrempelig Sluitende exploitatie afspraken met pachter café en contracten met gebruikers Verstandig beheer gelinkt aan PB en goede samenwerking met gebruikers en vrijwilligers Preventief onderhoud slim onderhouden en gebruik maken van skills in de gemeenschap

7 Vaste gebruikers hebben een streepje voor in het dorpshuis
De vaste gebruikers in Lierderholthuis in 2014 zijn: Volleybal vereniging, Tennis, Muziekvereniging, Basisschool Sint Nicolaas, Jeugdsoos, Toneelvereniging In 2014 betalen zij voor gebruik van de Kerkehoek. En niet additioneel voor MFA. In oktober evaluatie van het gebruik en aanloop naar de tarieven MFA. Tarief van plaatselijke vereniging geldt voor de vaste gebruikers. Vaste gebruikers die een plaatselijke vereniging zijn, hebben de mogelijkheid om 1 activiteit per jaar te houden in het dorpshuis met de doelstelling om de verenigingskas te spekken. De insteek is dan dat de vereniging zelf vrijwilligers in de bediening zet in het dorpshuis en de drank & hapjes van de pachter van het café betrekt. De inkomsten van de activiteit zijn voor de vereniging. Vaste gebruikers reserveren ruimtes zonder tussenkomst van SDL of de Familie Leer. En geven in de reservering aan of ze gebruik willen maken van koffie/thee.

8 Vaste gebruikers committeren zich aan gebruik van de ruimtes.
Vaste gebruikers stellen eenmaal per jaar gezamenlijk een gebruiksschema op met hun vaste activiteiten en zijn ook gezamenlijk verantwoordelijk voor afstemming hiertussen. Vaste gebruikers en plaatselijke verenigingen committeren zich jaarlijks aan een bezetting van de ruimtes. De gebruiksinkomsten van de vaste gebruikers gelden als dekking van de vaste kosten van het dorpshuis. PB subsidieert vooralsnog de bestuursvergaderingen in MFA van plaatselijke verenigingen.

9 Uitgangspunten voor gebruik van de ruimtes
Alle gebruikers ondertekenen een gebruiksovereenkomst Rechten en plichten staan in het gebruiksregelement Spelzaal en Soos zijn te gebruiken per uur en per dagdeel (4 uur) Hooiberg en BSO zijn per dagdeel te gebruiken, minimaal gebruik van 1 uur Zaalverhuur bij commerciële en particuliere feestjes regelen via de pachter van café Podium is op afspraak te gebruiken (Muziekvereniging) en niet commercieel We maken onderscheid tussen vaste en incidentele gebruiken En ook tussen verenigingen (plaatselijk en niet-plaatselijk) en commerciële Bij toernooien is het beperkt toegestaan drinken voor persoonlijk gebruik mee te nemen

10 Er zijn drie arrangementen voor gebruik van het dorpshuis
Bestuursvergaderingen vaste gebruikers ruimte gebruik inclusief toilet & garderobe dagdeel tarief, subsidie vanuit PB koffie & thee voor MFA-prijs, drankjes café prijs 2. Gebruik vereniging plaatselijk en niet-plaatselijk tarief per uur of per dagdeel (prijs volgens tabel) koffie & thee & ranja voor MFA-prijs, drankjes café prijs 3. Maatwerk arrangement afspraken via de familie Leer van het café tarief per uur of dagdeel factuur inclusief consumpties

11 Bij een vergadering voorziet het café in koffie en thee
De familie Leer voorziet desgevraagd mensen van koffie, thee of ranja. Geef dit aan in de reservering. Bijvoorbeeld een kar met koffiekan + kopjes + melk + suiker + heet water + thee zakjes + ranja. De gebruikers schenken zelf koffie of thee naar behoefte. Na afloop van de bijeenkomst wordt de kar met de gebruikte kopjes in de keuken van het café gereden. De prijs voor een kopje koffie/thee is 1 euro. Mocht er in de bijeenkomst andere drankjes gewenst zijn dan is dat apart af te spreken met Sjaak Leer. Voor deze drankjes gelden de prijzen van het café.

12 Over koffie en thee overleg je met het café
Welk bedrag reken ik af voor ruimte en koffie/thee/ranja? De gebruikers ontvangt maandelijks een verzamelfactuur van de ruimte en de genuttigde koffie/thee voor het dorpshuistarief aan SDL. De familie Leer registreert de afgenomen thee/koffie per gebruikersgroep per activiteit en stuurt een factuur naar SDL. Die verrekend met de familie Leer eens per maand. Hoe kom ik in het MFA gebouw als het café gesloten is? De sleutel is beschikbaar bij SDL; Henk Meulman, Walter Liebregts Hoe kom ik aan koffie/thee/ranja voor mijn bijeenkomst als het café dicht is? Dit kan je vooraf aangeven bij Sjaak Leer en daar maak je een afspraak over.

13 Hoe reserveer ik een zaal met catering
Hoe reserveer ik een zaal met catering? Er zijn twee ‘ingangen’ om gebruik te maken van een ruimte in het dorpshuis Ik wil een ruimte huren? SDL factureert ruimte aan de familie Leer Ik meld me bij Sjaak Leer en maak een afspraak met het café voor ruimte en catering Ik meld me bij SDL en reserveer een ruimte Ik maak afspraak voor de catering de familie Leer Ik ontvang 2 facturen: 1 van SDL voor ruimte 1 van Sjaak Leer voor catering Ik ontvang 1 factuur: voor de ruimte en de catering structureel incidenteel

14 Vaste gebruikers reserveren zelf via www. Lierderholthuis.com
SDL is de supervisor van Supersaas en beheert inloggegevens. De tijden van vaste wekelijks gebruikers Volleybal en Muziekvereniging in 2014 zijn nu al geblokt in de kalender en kunnen niet gereserveerd worden. Gebruik van de ruimte is inclusief de toestellen en apparaten: Podium Vergaderzaal Hooiberg hoog Vergaderzaal Hooiberg laag BSO ruimte Soos Hal Spelzaal

15 Volop gebruik Verstandig beheer Preventief onderhoud
makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven, laagdrempelig Sluitende exploitatie afspraken met pachter café en contracten met gebruikers Verstandig beheer gelinkt aan PB en goede samenwerking met gebruikers en vrijwilligers Preventief onderhoud slim onderhouden en gebruik maken van skills in de gemeenschap

16 Bij de ingebruikname van de MFA hanteert SDL de volgende financiële uitgangspunten
Het gebouw is gebouwd en ingericht, zodat alle ruimten voor meerdere doeleinden inzetbaar zijn, hetgeen de multifunctionaliteit en gebruiksmogelijkheden vergroot. SDL is verantwoordelijk voor de bouw en inrichting van het gebouw, en draagt zorg voor (laten) schoonmaken, verwarming en klimaatbeheersing, EHBO en AED voorzieningen (via Plaatselijk Belang Lierderholthuis). De exploitatie dient kostendekkend te zijn, met een betaalbare gebruikersvergoeding voor haar gebruikers. Uitgangspunt is een gezonde exploitatie, waarbij afschrijvingslasten worden genomen en tevens gereserveerd wordt voor toekomstige kosten zoals groot onderhoud.

17 Bij de tarieven van de MFA hanteert SDL de volgende uitgangspunten
SDL is BTW plichtig, op de bouwkosten van ongeveer € , heeft dit een BTW voordeel van ongeveer € opgeleverd; In de gebruikersvergoeding heeft SDL 6% BTW voor sportactiviteiten en 21% voor overige activiteiten verrekend. De tarieven worden bepaald op basis van de begrote exploitatiekosten en het verwachte gebruik en worden vastgesteld door haar bestuur. Tevens zijn de tarieven gestaafd aan de tarieven die gelden binnen andere accommodaties binnen de Gemeente Raalte. De tarieven worden met ingang van 1 januari 2015 aan haar vaste gebruikers doorberekend, voor het hele jaar 2014 worden de oude jaartarieven nog gehanteerd

18 We gaan uit van een realistische financiële exploitatie

19 De tarieven voor zaalgebruik zijn gebaseerd op de tarieven van de Kerkehoek
Bedragen zijn in euro’s Plaatselijke vereniging Niet-plaatselijke vereniging Commercieel & particulier uur dagdeel Spelzaal 22,50 67,5 28,50 85,50 40 120 BSO 12,5 37,5 18,75 56,25 29 86 Soos 15 45 22,5 34 103 Podium Hooiberg 10 30 23 69 Korting bij ≥ 26 keer gebruik per jaar 15% Korting bij ≥ 15 - < 25 keer gebruik per jaar 10% Bovenstaande tarieven gaan in per 1 juli 2014 Een dagdeel is 4 uur. De tarieven zijn inclusief BTW.

20 Volop gebruik Verstandig beheer Preventief onderhoud
makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven, laagdrempelig Sluitende exploitatie afspraken met pachter café en contracten met gebruikers Verstandig beheer gelinkt aan PB en goede samenwerking met gebruikers, de familie Leer en vrijwilligers Preventief onderhoud slim onderhouden en gebruik maken van skills in de gemeenschap

21 Taken & Verantwoordelijkheden
Stichting Dorpshuis Lierderholthuis is verantwoordelijk voor het dorpshuis PB lid voorzitter Penning meester secretaris SDL Mea ntb Walter Taken & Verantwoordelijkheden afstemming met pachter café, tarieven bepalen, financiële cijfers, exploitatie, versturen van facturen, coördinatie van vrijwilligers, programmering SDL heeft het juridisch eigendom van het dorpshuis en is financieel onafhankelijk van PB. SDL heeft een eigen balans en een eigen begroting. Het bestuur bestaat uit twee bestuursleden van PB aangevuld met een bestuurslid van buiten PB. SDL heeft tot doel het in stand houden en exploiteren van een dorpshuis in Lierderholthuis. SDL bestuur werkt nauw samen met PB over de besturing van het dorpshuis.

22 Beheer en onderhoud wordt vanuit SDL gecoördineerd
PB SDL Beheerder Familie Leer klussenclub gebruikerscommissie vrijwilligerspool Vrijwilligers voeren een groot gedeelte van de praktische taken in en rondom het dorpshuis uit. Werkgroepen zijn verbonden aan SDL via de kartrekker. Deze stemt in regelmatige vergaderingen af met SDL. evenementenclub

23 Vrijwilligers hebben een actieve rol bij het verstandig beheer van MFA
evenementenclub klussenclub gebruikerscommissie vrijwilligerspool Legt contacten met nieuwe gebruikers, stemt af over evenementen, zorgt voor reuring en neemt initiatief met als doel het MFA maximaal gevuld te krijgen. Kartrekker: Voert kleine onderhoudsklusjes uit en een paar keer per jaar groot onderhoud. Contactpersoon en kartrekker: ntb Stellen eenmaal per jaar het gebruiksschema op en evalueert eenmaal per jaar. Bestaat uit afvaardiging van vaste gebruikers. Coördinator organiseert vrijwilligers voor incidentele (niet bouw-gerelateerde) klussen in het MFA:

24 SDL faciliteert gebruik van het gebouw en heeft finale beslissingsbevoegdheid
SDL vult de volgende praktische zaken in: Geeft sleutels uit aan gebruikers Aanspreekpunt voor klachten en vragen Stelt de digitale agenda voor reserveren van ruimtes beschikbaar Factureert gebruik van de ruimtes aan gebruikers Bepaalt bij twijfel of een activiteit kan plaatsvinden Maakt eenmalig prijsafspraken voor de koffie en thee Stelt “gebruiksovereenkomst” en “gebruiksregelement” op Organiseert vrijwilligers voor onderhoud en klussen Stelt een contactpersoon in het dorp beschikbaar (ntb)

25 De familie Leer is pachter van het café en vervult de rol van beheerder van het dorpshuis
De beheerder heeft de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden: Voorzien van koffie & thee & ranja voor vast dorpshuistarief (1 euro per kopje) bij bijeenkomsten in de MFA Registreert koffie/thee/ranja a 1 euro gebruik voor het dorpshuistarief Signaleert klein onderhoud aan het gebouw Lichten in dorpshuis aan en uit doen en check op afgesloten deur, verwarming aan en uit doen en opent het gebouw op verzoek Reserveert ruimtes op verzoek van gebruikers (verenigingen en commercieel) in de agenda en verzorgt eventuele catering. Overlegt met SDL bij twijfel gebruiksaanvragen en heeft het recht op gebruik te eindigen in afstemming met SDL Stemt af met contactpersoon SDL bij schade, niet schoon en incidenten

26 De familie Leer is ook uitbater van Café D’Olde Wettering
De familie Leer is momenteel ook pachter van het café en heeft een pacht contract met SDL. Zij exploiteren het horeca gedeelte op commerciële basis en zijn zelf verantwoordelijk voor zijn prijsbeleid en invulling van ondernemerschap. Voor drinken buiten de dorpshuis arrangementen gelden de prijzen van het café. Andere dranken dan koffie en thee (ook tijdens een activiteit in het MFA) worden betrokken bij het café voor commerciële prijzen.

27 Volop gebruik Verstandig beheer Preventief onderhoud
makkelijk reserveren, aantrekkelijke tarieven, laagdrempelig Sluitende exploitatie afspraken met pachter café en contracten met gebruikers Verstandig beheer gelinkt aan PB en goede samenwerking met gebruikers, de familie Leer en vrijwilligers Preventief onderhoud slim onderhouden en gebruik maken van skills in de gemeenschap

28 We reserveren 2500 euro per jaar als voorziening voor groot onderhoud
Preventief Onderhoud Door slim te onderhouden en gebruik maken van skills in de gemeenschap hebben we nog jaren plezier van het dorpshuis. We reserveren 2500 euro per jaar als voorziening voor groot onderhoud