Visiedocument 2011 -2012 Beleidsgroep juni 2011.

Presentatie over: "Visiedocument 2011 -2012 Beleidsgroep juni 2011."— Transcript van de presentatie:

1 Visiedocument Beleidsgroep juni 2011

2 Aanleiding Op 23 maart is binnen de beleidsgroep gesproken over de voortgaande professionalisering van NONed. Hierbij is een plan van aanpak vastgesteld dat bestaat uit de volgende stappen: Visiedocument opstellen door Beleidsgroep, incl. Roadmap Gedrags- en omgangsvormen bespreken en benoemen Benoemen en vastleggen TBV’s van NONed-functionarissen (Top → Down) Vanuit visiedocument prioritaire projecten en acties benoemen en deze adresseren en plannen Deze projecten en acties prominent op de agenda van de beleidsgroep zetten Vergroten naamsbekendheid en verduidelijken NONed-loketten Dit visiedocument is een nadere uitwerking van stap 1 en een eerste aanzet tot een groeidocument in de verdere ontwikkeling van NONed.

3 Missie en Visie Missie NONed
Klanten voorzien van kwalitatief hoogwaardige en betrouwbare nuts-voorzieningen met minimale hinder en op een kostenefficiente wijze. Visie NONed In haar verzorgingsgebied faciliteert NONed voor alle betrokken bedrijven op een duidelijke en uniforme wijze de samenwerking in de gecombineerde aanleg van ondergrondse infra structuur alsmede de aansluitingen. Zij doet dit met minimale hinder en met grote betrokkenheid voor de publieke omgeving en de klant. Zij onderscheidt zich als samenwerkingsverband in Nederland door slagvaardigheid en innovatie in de operationele samenwerking.

4 Ontwikkelingen in visie NONed
Toename van werk (investeringen) Uitstroom van technisch personeel Striktere naleving wet- en regelgeving Toenemende informatievraag klanten Meer aandacht voor afvalstromen, hinder, schade, duurzaamheid Veranderende verdeling van taken opdrachtgever / opdrachtnemer Toename regeldruk vanuit overheden Aansluiting houden met de landelijke ontwikkelingen

5 Huidige knelpunten Te veel operationele zaken bij beleidsgroep
Afspraken te vrijblijvend binnen NONed TBV’s van NONed-organisatie onduidelijk Onvoldoende zicht op faalkosten Werkvoorbereiding binnen de samenwerking kan efficienter Geen éénduidig loket voor betrokkenen (gemeenten, projectontwikkelaars ed) Ontbreken van een communicatiestructuur Van beleidsgroep naar operationele werkgroepen Van beleidsgroep naar participerende organisaties Doorontwikkelen web-site NONed (content + beheer)

6 Sterkte/Zwakte analyse (SWOT)
Kansen Reduceren faalkosten Samenwerking werkvoorbereiding Administratief eenvoudiger proces Opschuiven aannemers in keten Landelijke ontwikkelingen (▲) Ketenverbetering klant → voorman Bedreigingen Schaalvergroting aannemers Te laag rendement aannemers Dominantie grote netbedrijven Capaciteitsgebrek personeel Landelijke ontwikkelingen (▼) Bureaucratie en systemen Sterkten 16 jr ontwikkeling en ervaring RAW bestekken de standaard Meerjarige overeenkomsten Bestaande werkgroepen Gelijkwaardig met consensus Lage operationele kosten Ontwikkelen Groeien Consolideren Stabiliseren Zwakten Verschillende snelheden partners Verschillend mandaat leden Veel operationele zaken in beleidsgr. Vrijblijvendheid Verbeteren Afbouwen Stoppen 6

7 Te realiseren 2011-2012 Visie Organisatie Resultaten
De NONed-doelstellingen voor de periode zijn in te delen in drie pijlers, te weten Visie, Organisatie, Resultaten: Visie Toekomstbeelden - Kansen Bedreigingen Sterktes Zwaktes - Missie NONed - Visie NONed Organisatie Organogrammen profielschetsen Taken, bevoegdheden & Verantwoordelijkheden - Overlegvormen Informatiestromen Eenduidig loket Resultaten Efficiënte werkvoorbereiding Uniform bestek Contractering aannemers - Voldoende personeel - Kwaliteit van werken - Informatiebehoefte klant Afvalstromen

8 Keuzes maken in prioritering
Omdat niet alles tegelijk kan wordt voorgesteld eerst de visie te actualiseren en herijken, vervolgens keuzes te maken in de kolommen Organisatie en Resultaten en deze toe te delen aan projectteams. Visie Organisatie Resultaten Na prioriteren: Projectgroepen Na prioriteren: Projectgroepen

9 Doelstellingen beleidsgroep NONed 2011 -2012
23 juni 2011 9

10 Lijst van doelstellingen
Op 31 december 2011 weten alle gemeenten en provincies in NONed-gebied wat NONed is, en wat zij doet. Op 31 december 2012 wordt de organisatie NONed positiever beoordeeld op professionaliteit, eenduidigheid en helderheid dan in 2011 door haar aannemers haar eigen medewerkers 10

11 Lijst van doelstellingen
Medio 2012 werkt NONed met clustercodes, een uniform bestek en is het gehele ketenproces (zowel bij NONed als bij aannemers) vereenvoudigd en efficiënter. Op 1 januari 2011 heeft NONed inzicht in de faalkosten in diverse fasen van haar proces. Medio 2012 ligt er een vastgesteld Plan van Aanpak om de faalkosten structureel omlaag te brengen. 11

12 Aanpak Vaststellen doelstellingen in vergadering 23 juni
Toewijzen doelstellingen aan leden beleidsgroep (eigenaarschap) Uitwerken doelstelling in ‘smartsheet’ en deze bekrachtigen door beleidsgroep Periodieke terugkoppeling aan beleidsgroep door eigenaar(s) Eigenaar neemt verantwoordelijkheid voor falen en succes 12

13 Smartsheet 1: Op 31 december 2011 weten alle gemeenten en provincies in NONed-gebied wat NONed is, en wat zij doet. Inhoud Motivatie . Doel(-en) …….. ……. Output Concrete output benoemen Samenstelling werkgroep Eigenaar: …….. Leden: ……….. Benodigde derden ….. Tijd Planning en mijlpalen Stappenplan van aanpak: 13

14 Organisatie NONed Beleidsgroep 14

15 Organogram NONED Beleidsgroep 15 Cogas: Paul de Groot Voorzitter
Vitens: Renée Vijge WMD: Petra Holzhaus Aanspreekpunt Vz-overleg WBG: Karst Tamminga Enexis: Iwan Siemensma KPN: Edward van Ameijde Ziggo: Tjerk Postumus Aanspreekpunt WG VANN RENDO:Frans Ooms Aanspreekpunt WG A/C en BB Enexis: Fer Siegersma: Secretaris WG Ad Hoc Voorzitters overleg coördinatoren (OC) WG aanbestedingen-/contracten WG beheer bestekken Overleg vraag afhankelijk Overleg vraag afhankelijk Overleg vraag afhankelijk Voorzitters overleg 1 x per Q VZ Coördinatoren Vacature Leden:T. Elgersma (vz) N. van der Ploeg (vz) K. Frei (vz) C.Sorries (vz) Werkgroep c l-2 Werkgroep c 3-4 Werkgroep c 5- 6 Werkgroep c7,8-9 Overleg 4 x jr Overleg met aannemers 2 x jaar Overleg 4 x jr Overleg met aannemers 2 x/jaar Overleg 4 x jr Overleg met aannemers 2 x jaar Overleg 4 x jr Overleg met aannemers 2 x jaar 15

16 Werkgroepen WG aanbestedingen/ beheer contracten WG beheer bestekken
Werkgroep c 1-2  Werkgroep c 3-4  Werkgroep c 5-6  Werkgroep c7, 8-9  Overleg vraag afhankelijk R. Boers( vz)(Enexis) Penvoerder Leden; F. Ooms (Rendo Netwerken) R. van Kan (WBG) N. Gaal en/of F. Kouwenhoven (Vitens) vitens.nl H. van Welbergen (Ziggo) office.ziggo.nl R. Paulus (Cogas) H. Merkus (WMD) Nnb (KPN) G.Janzen (Enexis) Overleg vraag afhankelijk F. Ooms (vz) (Rendo Netwerken) Leden; J. Suelmann (WMD) R. Treep en/of R. Boers (Enexis) H. Berndt (Vitens) M. Pil (Cogas) H. van Welbergen (Ziggo) office.ziggo.nl O. Windt (KPN/VWTI) Overleg 4 x jr Overleg met aannemers 2 x jaar T. Elgersma (vz) (Enexis) Coordinator C1 J. Van Esch Coordinator C2 L. de Vries   W.Doeleman H.Bakker P.Ruiter Overleg met aannemers 2 x/jaar N. van der Ploeg (vz) (Rendo Netwerken) Coordinator C3 J. van der Hout Coordinator C4 A. Staal R. Heling B. Waaijer reggefiber.nl Overleg met aannemers 2 x jaar E. Wolf (vz) Coordinator C5 Gert Venemann vitens.nl Coordinator C6 F. Salverda C. Sorries (vz) (Ziggo) office.ziggo.nl Coordinator C7 H. Jansen Coordinator C8 A. de Boer Coordinator C9 O. Bos Martin Waaijer

17 Coördinatie hoofdinfra (1/3)
Algemeen. De coördinatietaken zijn te splitsen in coördinatie van: de bouwrijp fase; aanleg van de hoofdinfrastructuur voor kabels en leidingen in een nieuwbouwwijk en woonrijp fase; de bouw - en huisaansluitingen. Onderstaande taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden gelden voor de bouwrijp fase (is hoofdinfra). De taken van de coördinator voor de woonrijp fase (is aansluitingen) ligt momenteel voor wat betreft de uitvoeringsplanning bij de clusteraannemer, die van de hoofdinfra bij de nutsbedrijven. Opmerking: In de tekst bij onderstaande “Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden” wordt met “opdrachtgever” bedoeld: de opdrachtgever van de nutsbedrijven, zoals een gemeente, projectontwikkelaar, bouwaannemers of de bewoner.

18 Coördinatie hoofdinfra (2/3)
Taken Coördineert namens de gezamenlijke nutsbedrijven de uit te voeren werken met betrekking tot de hoofdinfra. Onderhoudt contacten met opdrachtgevers (bezoekt mede hierom de coördinatievergaderingen van de opdrachtgevers) om in een zo vroeg mogelijk stadium projectinformatie te verkrijgen en stelt deze ter beschikking aan de deelnemende nutsbedrijven en verwerkt dit in een zachte planning en verstrekt deze ook aan de clusteraannemer. De specifieke projectinformatie wordt door de opdrachtgevers aan de individuele nutsbedrijven verzonden. De voorbereidingstijd is 13 weken gerekend vanaf de startdatum van het (deel)project. Verzamelt informatie van de combi - partners over in combinatie uit te voeren werken. Verzorgt afstemming tracés in overleg met aanvrager en nutsbedrijven en stelt in overleg met de opdrachtgever het tracé vast. Zorgt, afhankelijk van het project, voor de totstandkoming van de combi – tekening voor het betreffende deelproject en stelt deze tevens digitaal beschikbaar aan de clusteraannemer. Bewaakt de tijdige aanlevering van de uitvoeringsmappen. De uitvoeringsmappen worden door de nutsbedrijven direct bij de aannemer ingeleverd, de nutsbedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor een tijdige aanlevering van de uitvoeringsmap. Stelt de door de opdrachtgever en de clusteraannemer aangeleverde planning per (deel)project vast en koppelt de vastgestelde planning terug naar de contactpersonen van de gezamenlijke nutsbedrijven. De coördinator neemt het initiatief voor het tot stand komen van de planning. De overall planning voor het coördinatie gebied wordt door de aannemer opgesteld. Overlegt met de gezamenlijke nutsbedrijven en de clusteraannemer over de uitvoering en planning van projecten van hoofdinfra, en belegt 14 dagen voor de start van de uitvoering van het (deel)project een startoverleg. De uitvoeringsmappen dienen voor dit startoverleg bij de aannemer ingeleverd te zijn. In deze uitvoeringsmappen drie exemplaren van de werktekening en twee exemplaren van de ondergrond (analoog), of de ondergrond in digitale vorm, bijvoegen. Controleert de (nutsinfra) productiegegevens van projecten en rapporteert daarover aan de gezamenlijke nutsbedrijven (het in voorkomende gevallen gezamenlijk met het desbetreffende bedrijf van de gezamenlijke nutsbedrijven de productiestaat beoordelen). Levert, in overleg met de clusteraannemer, gegevens m.b.t. herbestrating aan voor de opdrachtgever en de deelnemende bedrijven. Bewaakt steekproefsgewijs de kwaliteit van het geleverde nutsinfra technische werk voor de gezamenlijke nutsbedrijven t.a.v. grondwerk, diepteligging, sleufafwerking en kwaliteitseisen. Bepaalt in overleg met de opdrachtgever of er bronbemaling moet worden toegepast en informeert de gezamenlijke nutsbedrijven hierover. Ziet toe dat de concept V&G plannen zijn aangereikt aan de aannemer. Bij grotere (deel)projecten belegt de coördinator periodiek een voortgangsoverleg. De frequentie is afhankelijk van het (deel)project.

19 Coördinatie hoofdinfra (3/3)
Verantwoordelijkheden. De coördinator is verantwoordelijk voor het begeleiden van het gehele gecombineerde aanleg proces van voorbereiding, uitvoering en oplevering van hoofdinfra (operationeel niveau). De verantwoording voor een tijdige voorbereiding ligt bij de gezamenlijke nutsbedrijven zelf. Hij vertegenwoordigt de gezamenlijke nutsbedrijven op het werk en is bewaker voor de kwaliteit van de nutsinfra technische werkzaamheden, de clusteraannemer is verantwoordelijk voor de uitvoering. Ieder van de gezamenlijke nutsbedrijven blijft evenwel als opdrachtgever onverkort verantwoordelijk voor de technische kwaliteit van de werkzaamheden, met in acht name van de door de clusteraannemer aangegane verplichtingen vermeld in het bestek. Hij is het eerste aanspreekpunt voor zowel de clusteraannemer, de wegbeheerder, de vergunninghouders als de gezamenlijke nutsbedrijven. Hij is verantwoordelijk voor overleg tussen de deelnemende nutsbedrijven, vergunninghouders, wegbeheerders, opdrachtgevers en civiele aannemers. De coördinator zorgt, in overleg met de opdrachtgever, voor de benodigde uitzetgegevens. De coördinator is er verantwoordelijk voor dat de clusteraannemer een vrij tracé, dat overeenkomt met de vastgestelde planning, ter beschikking wordt gesteld. Heeft voldoende inzicht in de nutsinfra technische werkzaamheden van de gezamenlijke nutsbedrijven en meldt knelpunten (nutsinfra technisch en bedrijfsspecifiek) direct aan de contactpersonen van de gezamenlijke nutsbedrijven. De coördinator is er verantwoordelijk voor dat conform de UAV de oplevering van (deel)projecten tijdig uitgevoerd wordt. Bij de oplevering zijn behalve de coördinator, de uitvoerder van de clusteraannemer en de contactpersoon van de opdrachtgever aanwezig. De oplevering wordt met een proces verbaal van oplevering vast gelegd. Bevoegdheden. Bepaalt in overleg met opdrachtgever, clusteraannemer en de gezamenlijke nutsbedrijven de omvang en tijdstip van uitvoering van de opgedragen werken. Schort de werkzaamheden op indien daarvoor gegronde redenen aanwezig zijn. Tracé wijzigingen accorderen indien hier tijdens de realisatie aanleiding toe is plus terugkoppeling naar de contactpersonen van de gezamenlijke nutsbedrijven. Wijst de clusteraannemer erop dat de werkzaamheden volgens de besteksvoorwaarden uitgevoerd. Beslist of bij het uitvoeren van werken bronbemaling mag worden toegepast en informeert de gezamenlijke nutsbedrijven hierover. De coördinator bepaalt in overleg met de opdrachtgever, wie de kosten van de bemaling betaalt opdrachtgever, nutsbedrijven of gezamenlijk. De coördinator geeft aan hoe en door wie de eventuele lozingsvergunning aangevraagd wordt. Accordeert de concept productiestaat (verwerkte hoeveelheden) voor wat betreft de nutsinfra technische werkzaamheden.

20 Werkgroep Beheer Bestekken (WBB)
Taken De WBB heeft de volgende taken: Het up-to-date houden van de bestekken Het doen van voorstellen in het kader van efficiency Het afstemmen en communiceren met de operationele clustergroepen Het implementeren van nieuwe (aangepaste) bestekken samen met clusterwerkgroepen Het bijwerken van de tarievenlijsten aan de hand van vastgestelde kaders of indexeringen Het fungeren als FAQ Bevoegdheden De bevoegdheden bestaan uit: Het opmaken van basis tarieflijsten tbv aanbestedingen in samenwerking met de werkgroep Werkgroep aanbestedingen/ beheer contracten Het verwerken van besteksaanpassingen zonder verregaande financiële consequenties Het zelfstandig doorvoeren en implementeren van wijzigingen in het kader van operationele aanpassingen en communiceren met de overige bedrijven en aannemingsbedrijven Structuur De bestekkenwerkgroep heeft de volgende structuur: Besteksbeheerder fungeert tevens als voorzitter Verantwoordelijk voor up-to-date houden van het bestek en verzorgt in- en output naar de clusterwerkgroepen. Administratieve ondersteuning door leden werkgroep Samenstelling Evenals de voorzitter zijn de overige leden afgevaardigd door de verschillende opdrachtgevers of daartoe aangewezen functionarissen.

21 Werkgroep Aanbestedingen/ Beheer Contracten (WABC)
Taken De werkgroep aanbestedingen/beheer contracten heeft de volgende taken: Het onderhouden van de erkenningsregeling NONed Het doen van voorstellen naar beleidsgroep ten behoeve van inkoopstrategieën Het uitvoeren van geaccordeerd aanbestedingsbeleid Het doen van voorstellen in het kader van efficiency verbeteringen Het afstemmen met de werkgroep beheer bestekken Het operationeel uitvoeren van inkoop processen Bevoegdheden De bevoegdheden bestaan uit: Het opstellen van aanbestedingsdocumenten in het kader van de Europese richtlijn Het doorlopen van het aanbestedingsproces Het voeren van onderhandelingen namens opdrachtgevers Het na doorlopen van inkooptrajecten opmaken van een gunningsvoorstel tbv beleidsgroep Structuur De werkgroep aanbestedingen/beheer contracten heeft de volgende structuur; De voorzitter en het bedrijf waar hij onder resorteert fungeert tevens als Penvoerder. De penvoerder is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de erkenningsregeling NONed en de in- en output naar werkgroep beheer bestekken. Stuurt inkoopprocessen, bewaakt voortgang en resultaten. Voert namens NONed correspondentie met gegadigden en gecontracteerde partijen. Administratieve ondersteuning door lid werkgroep tijdens aanbestedingsprocessen Informeert beleidsgroep over ontwikkelingen en resultaten. Samenstelling Evenals de voorzitter zijn de overige leden afgevaardigd door de verschillende netbeheerders / contracteigenaren. In deze werkgroep wordt op tactisch niveau voorstellen gedaan vwb tariefstellingen en strategieën tav de te doorlopen aanbesteding inclusief inzage in resultaten hiervan. Om die reden is deze werkgroep uitsluitend voorbehouden aan afgevaardigden van NONed netbeheerders en is het niet toegestaan dat hierin uitvoerende partijen of aannemer gelieerde bedrijven/afgevaardigden zitting nemen.

22 Profielschetsen Door het bundelen van de krachten van de nutsbedrijven en netbeheerders in Noord- en Oost Nederland coördineert NONed de infra-structurele werkzaamheden van alle energie, water en telecombedrijven in dit gebied, met uitzondering van de provincie Friesland. NONed is een virtuele organisatie die op basis van non-profit de werkzaamheden verricht. Er is geen sprake van een fysiek bedrijf. De leiding is in handen van een bestuur (beleidsgroep) dat de bestuursfunctie als neventaak heeft naast de hoofdfunctie bij het eigen bedrijf. Er vindt geen onderlinge verrekening van werkzaamheden plaats. De operationele aansturing en afstemming met de coördinatoren wordt verzorgd door zg. Clustervoorzitters. NONed vindt het belangrijk om structuur, taken en verantwoordelijkheden helder te definiëren om op die wijze gestructureerd sturing en richting te geven aan de lopende en toekomstige ontwikkelingen. Hierin speelt ook een evenredige lastenverdeling van de taken en rollen binnen NONed over de deelnemende bedrijven een rol. Daarbij passen eenduidig vastgelegde functieprofielen.

23 Profielschets Voorzitter
zorgt voor een vruchtbare samenwerking binnen de beleidsgroep en is in de relatie constructief en gericht op samenwerking; bekleedt de functie in een vertegenwoordigende rol voor alle participanten in NONed en treedt ook als zodanig naar buiten; geeft sturing aan en faciliteert een effectieve, slagvaardige en goede oordeels- en besluitvorming in de beleidsgroep; in samenwerking met de secretaris het voorbereiden van de agenda; draagt zorg voor het inhoudelijk voorbereiden van beleidsgroep vergaderingen; leidt vergaderingen en draagt daarin zorg voor een pro-actieve besluitvorming; kan een standpunt of mening verdedigen zonder de relatie met de beleidsgroep te verliezen; kan als manager optreden in situaties waarin een actieve rol van de beleidsgroep wordt gevraagd: doordacht, daadkrachtig en communicatief sterk; heeft gezag binnen de beleidsgroep en daarbuiten; heeft het vertrouwen van de leden van de beleidsgroep; neemt deel aan landelijke overlegorganen en treedt in voorkomende gevallen op als vertegenwoordiger van NONed; draagt zorg voor een evenwichtige verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen de beleidsgroep. Functie-eisen: krachtig communicator, vaardig netwerker en capabel onderhandelaar. standvastig en betrokken. leidinggevende capaciteiten. consensusdenker die kan beslissen. werkzaam bij in NONed deelnemend bedrijf management functie in lijnorganisatie belast met netwerk gerelateerde activiteiten. gemandateerd door eigen bedrijf

24 Profielschets lid beleidsgroep
dient bestuurlijke en/of managementervaring te hebben; dient strategisch bestuurlijk inzicht te hebben; is gemandateerd door de eigen organisatie; stelt zich achter de doelstellingen van NONed; is mede verantwoordelijk voor het beleid; is daarop aanspreekbaar en legt het beleid uit en verdedigt dit dat waar gewenst; neemt de belangen van alle betrokkenen op een evenwichtige manier mee; dient in staat te zijn tot zelfreflectie ten opzichte van het functioneren van de beleidsgroep als geheel maar ook ten opzichte van het eigen functioneren; treedt zo mogelijk op als linking-pin tussen operationele werkgroepen en de beleidsgroep. Functie-eisen: pro-actieve houding; standvastig en betrokken; leidinggevende capaciteiten; werkzaam bij in NONed deelnemend bedrijf; affiniteit met doelstellingen NONed; gemandateerd door eigen bedrijf; bij voorkeur een management functie in lijnorganisatie belast met netwerk gerelateerde activiteiten;

25 Profielschets secretaris
stelt zich achter de doelstellingen van NONed; heeft affiniteit met de rollen en taken van NONed is mede verantwoordelijk voor het beleid; is daarop aanspreekbaar en legt het beleid uit en verdedigt dat waar gewenst; faciliteert de voorzitter en leden van de beleidsgroep; stelt in samenwerking met de voorzitter de agenda op; draagt zorg voor fysieke distributie van stukken en correspondentie; heeft de eindverantwoording voor de verslaglegging van beleidsgroep vergaderingen verzorgt alle in- externe correspondentie; draagt zorg voor een adequate archivering van alle vergaderstukken en correspondentie Functie-eisen: pro-actieve houding; organisatievermogen hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden beschikt over een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid ordelijke planmatige werkwijze overweg kunnen met de computer en de gangbare programma’s (Office) goede contactuele vaardigheden affiniteit met doelstellingen NONed

26 Betrokken Slagvaardig Innovatief