Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011

Presentatie over: "Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011"— Transcript van de presentatie:

1 Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011 philips@telin.UGent.be http://telin.UGent.be/~philips/kantoorautomatisering/

2 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 2 Copyright notice This powerpoint presentation was developed as an educational aid to the renewed course “Office automation” (Kantoorautomatisering), taught at the University of Gent, Belgium as of the year 2000. This presentation may be used, modified and copied free of charge for non-commercial purposes by individuals and non-for-profit organisations and distributed free of charge by individuals and non-for-profit organisations to individuals and non-for-profit organisations, either in electronic form on a physical storage medium such as a CD-rom, provided that the following conditions are observed: 1.If you use this presentation as a whole or in part either in original or modified form, you should include the copyright notice “© W. Philips, Universiteit Gent, 1998” in a font size of at least 10 point on each slide; 2.You should include this slide (with the copyright conditions) once in each document (by which is meant either a computer file or a reproduction derived from such a file); 3. If you modify the presentation, you should clearly state so in the presentation; 4.You may not charge a fee for presenting or distributing the presentation, except to cover your costs pertaining to distribution. In other words, you or your organisation should not intend to make or make a profit from the activity for which you use or distribute the presentation; 5. You may not distribute the presentations electronically through a network (e.g., an HTTP or FTP server) without express permission by the author. In case the presentation is modified these requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that work are not derived from the presentation, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then these requirements do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the presentation, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permissions for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it. In particular note that condition 4 also applies to the modified work (i.e., you may not charge for it). “Using and distributing the presentation” means using it for any purpose, including but not limited to viewing it, presenting it to an audience in a lecture, distributing it to students or employees for self-teaching purposes,... Use, modification, copying and distribution for commercial purposes or by commercial organisations is not covered by this licence and is not permitted without the author’s consent. A fee may be charged for such use. Disclaimer: Note that no warrantee is offered, neither for the correctness of the contents of this presentation, nor to the safety of its use. Electronic documents such as this one are inherently unsafe because they may become infected by macro viruses. The programs used to view and modify this software are also inherently unsafe and may contain bugs that might corrupt the data or the operating system on your computer. If you use this presentation, I would appreciate being notified of this by email. I would also like to be informed of any errors or omissions that you discover. Finally, if you have developed similar presentations I would be grateful if you allow me to use these in my course lectures. Prof. dr. ir. W. PhilipsE-mail: philips@telin.UGent.be Department of Telecommunications and Information ProcessingFax: 32-9-264.42.95 University of GentTel: 32-9-264.33.85 St.-Pietersnieuwstraat 41, B9000 Gent, Belgium

3 Opmerkigen i.v.m. excel

4 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 4 Opmerkingen Oefeningen lees als voorbereiding het boek: bepaalde operaties (b.v. efficiënt cellen selecteren) kan je enkel leren door erover te lezen je moet ook leren vlot werken met b.v. excel; op het examen en in de practica wordt hierop getest Lees het boek (b.v. efficiënt cellen selecteren)

5 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 5 Referenties… Absolute referentie=referentie naar cel in welbepaalde kolom en rij: b.v. $A$2 is de cel in kolom A en rij 2 excel slaat dit intern op als R2C1 (rij 2 kolom 1) Relatieve referentie=referentie naar een cel die een bepaald aantal kolommen links of rechts van de huidige cel ligt en een bepaald aantal rijen eronder of er boven b.v. de formule “=A2” in cel B3 verwijst naar de cel die 1 kolom naar links ligt en 1 rij naar boven excel slaat dit intern op als R[-1]C[-1] (1 cel naar links en 1 naar boven) excel toont dit voor het gemak als A2 Het verschil tussen absolute en relatieve referenties manifesteert zich bij het kopiëren van formules van de ene cel naar de andere

6 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 6 …Referenties Opmerking: als je bij het invullen van een formule (na “=”) klikt op een cel, voegt excel een relatieve referentie in; met “ paste link ” wordt het een absolute referentie met F4 kan je gemakkelijk omschakelen als de structuur van het rekenblad verandert (d.w.z. als je cellen weglaat of toevoegt) past excel alle formules in het werkblad in de mate van het mogelijke aan Men kan cellen of groepen cellen een naam geven  een dergelijke naam is steeds een formule (begint met “=“) en kan dus verwijzen naar “$B$8”, “B8” “B$8+7”, … Men kan ook naar cellen verwijzen d.m.v. rij- en kolomhoofden (natural language formulas)  gebruik dit nooit! werkbladen met zulke referenties kunnen inconsistent worden: de getoonde formule komt niet overeen met wat er werkelijk berekend wordt

7 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 7 Natural language formulas Afzetten. Nooit gebruiken

8 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 8 Namen Namen in excel rekenbladen kunnen zowel verwijzen naar absolute als naar relatieve referenties als je de definitie van de naam bekijkt zal deze dan wel afhangen van de cel die momenteel actief is (verwarrend) In feite verwijzen namen steeds naar formules een referentie is een van de eenvoudigst mogelijke formules

9 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 9 Matrixformules Een matrixformule is een formule die ofwel als resultaat meer dan één cel oplevert of die een deelformule bevat die meer dan één cel oplevert Zo een formule wordt ingevuld door eerst een rechthoekig bereik (of één cel) te selecteren vervolgens de formule in te tikken, maar te eindigen met “Ctrl- Shift-enter” i.p.v. “enter” Hoe toont excel het resultaat van zo een formule? als de formule maar één cel oplevert: het resultaat wordt herhaald in elke cel van het bereik als de formule een matrix (d.w.z. meerdere cellen) oplevert, dan wordt het bereik opgevuld met deze matrix -indien er plaats te kort is wordt enkel het linkerbovengebied van de matrix getoond -overblijvende cellen hebben een ongeldig resultaat

10 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 10 Matrixformules Voordelen van matrixformules excel slaat de formule maar één keer op sommige operaties kunnen op die manier veel compacter worden uitgedrukt, b.v. matrixvermenigvuldiging andere operaties kunnen zeer moeilijk zonder matrixformules worden uitgedrukt, b.v. matrixinversie door het gebruik ervan kan men hulpkolommen sparen Opgelet: sommige functies gedragen zich als matrixfunctie of als gewone functie,naargelang hun argumenten if(A1=7, …) is een gewone functie; if(A1:A3=7, …) is een matrixfunctie andere functies zoals MINVERSE zijn enkel matrixfunctie nog andere functies beschouwen hun argument als scalair of als matrix naargelang ze als matrixfunctie worden opgeroepen

11 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 11 Matrixformules Opmerkingen functies met matrixargumenten, maar die geen matrix terugleveren zijn geen matrix functies, -AND(A1:A2,B1:B2) is equivalent met AND(A1,A2,B1,B2) ; -men zou kunnen denken dat als men dit als matrixfunctie zou invoeren het resultaat 2 cellen zou zijn, n.l. AND(A1,B1) en AND(A2, B2), maar dat klopt niet -reden: AND is intrinsiek een scalaire functie, d.w.z. een functie die één resultaat oplevert -hetzelfde geldt voor PRODUCT, maar niet voor b.v. “*”

12 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 12 Uitdaging Een rekenblad a.xls bevat 2 bladen alfa, beta alfa bevat geen formules, maar gegevens (b.v. elk een lijst met namen) die vroeger door iemand anders werden aangeleverd beta bevat zeer veel formules waarvan sommigen cellen uit alfa als inputs gebruiken Op een bepaald moment krijg je een email met daarin een verbeterde versie van het blad alfa, nl. alfa1 Gevraagd: hoe kan je in a.xls alfa vervangen door alfa1 (m.b.v. kopiëren en verplaatsen van bladen) zodanig dat alle formules die vroeger naar alfa verwezen nu naar alfa1 verwijzen? Je kan natuurlijk alle gegevens van alfa1 naar alfa kopieren, maar het risico op fouten is groot ook wordt opmaak e.d. niet altijd automatisch mee gekopieerd

13 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 13 Oplossing 1. creëer een leeg rekenblad en verplaats alfa naar dat blad 2. copieer de nieuwe alfa naar a.xls en zorg dat hij daar ook alfa heet 3. gebruik edit links om de formules in a.xls weer naar a.xls (ipv naar het nieuwe rekenblad) te laten verwijzen

14 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 14 Formules en lege cellen In puntenlijsten ontbreken soms punten (b.v. wegens ziekte) bij het berekenen van gemiddelden mogen lege cellen niet meegerekend worden average, sum, … rekenen ze inderdaad niet mee Soms worden punten echter berekend  hoe genereer je lege cellen met een formule? (of minstens: cellen die niet worden meegerekend) oplossing 1: genereer de waarde FALSE =if(a1,a1)  a1 als a1 een waarde heeft; zoniet: FALSE oplossing 2: genereer de waarde “” (lege string) =if(a1,a1,“”)

15 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 15 Solver Let op: de solver werkt niet correct als het werkblad of het rekenblad beveiligd is {=SUMPRODUCT(A9:D9,TRANSPOSE(F3:F6))} de solver heeft heel wat opties die lang worden bewaard  controleer telkens voor je de solver toepast of er geen opties aanstaan die je vroeger hebt gebruikt, maar die nu niet mogen aanstaan Hoe bereken je het scalair product van een kolomvector en een rijvector?

16 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000-2011versie: 25/10/2010 05b. 16 Grafieken met variabel aantal punten Gevraagd: in een rekenblad bevinden zich drie cellen, die we a, b en n noemen; plaats in dit rekenblad een grafiek met n datapunten die sin (x ) tekent als functie van x voor a  x  b de grafiek moet zich automatisch aanpassen zodra men a, b of n verandert (dit is de grootste moeilijkheid) er mag geen enkele hulpcel gebruiken (het gebruik van hulpcellen zou hier de oplossing compliceren!) Wat is het probleem hier? het probleem is dat het aantal punten in de grafiek moet kunnen worden veranderd terwijl een curve in een grafiek in principe geassocieerd is aan een vast bereik van cellen