De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011

Verwante presentaties


Presentatie over: "Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011"— Transcript van de presentatie:

1 Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar

2 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 2 Copyright notice This powerpoint presentation was developed as an educational aid to the renewed course “Office automation” (Kantoorautomatisering), taught at the University of Gent, Belgium as of the year This presentation may be used, modified and copied free of charge for non-commercial purposes by individuals and non-for-profit organisations and distributed free of charge by individuals and non-for-profit organisations to individuals and non-for-profit organisations, either in electronic form on a physical storage medium such as a CD-rom, provided that the following conditions are observed: 1.If you use this presentation as a whole or in part either in original or modified form, you should include the copyright notice “© W. Philips, Universiteit Gent, ” in a font size of at least 10 point on each slide; 2.You should include this slide (with the copyright conditions) once in each document (by which is meant either a computer file or a reproduction derived from such a file); 3. If you modify the presentation, you should clearly state so in the presentation; 4.You may not charge a fee for presenting or distributing the presentation, except to cover your costs pertaining to distribution. In other words, you or your organisation should not intend to make or make a profit from the activity for which you use or distribute the presentation; 5. You may not distribute the presentations electronically through a network (e.g., an HTTP or FTP server) without express permission by the author. In case the presentation is modified these requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that work are not derived from the presentation, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then these requirements do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the presentation, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permissions for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it. In particular note that condition 4 also applies to the modified work (i.e., you may not charge for it). “Using and distributing the presentation” means using it for any purpose, including but not limited to viewing it, presenting it to an audience in a lecture, distributing it to students or employees for self-teaching purposes,... Use, modification, copying and distribution for commercial purposes or by commercial organisations is not covered by this licence and is not permitted without the author’s consent. A fee may be charged for such use. Disclaimer: Note that no warrantee is offered, neither for the correctness of the contents of this presentation, nor to the safety of its use. Electronic documents such as this one are inherently unsafe because they may become infected by macro viruses. The programs used to view and modify this software are also inherently unsafe and may contain bugs that might corrupt the data or the operating system on your computer. If you use this presentation, I would appreciate being notified of this by . I would also like to be informed of any errors or omissions that you discover. Finally, if you have developed similar presentations I would be grateful if you allow me to use these in my course lectures. Prof. dr. ir. W. Philips Department of Telecommunications and Information ProcessingFax: University of GentTel: St.-Pietersnieuwstraat 41, B9000 Gent, Belgium

3 Effectief presenteren Enkele richtlijnen en tips

4 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 4 Een citaat “We have all seen them – poor presentations. The ones where the PowerPoint slides were unreadable the presenter stood facing the screen and read each slide as it was displayed and there was no clear message or point to the time spent These presentations are frustrating to watch, but more importantly cost organizations a huge amount of money.” uit: “What is the REAL Cost of Poor Presentations?,” Dave Paradi, MBA, co-author of "Guide to PowerPoint"

5 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 5 Overzicht Context: publiek, doelstellingen, randvoorwaarden Vormelijke aspecten – ontwerp van de slides Structuur – ontwerp van de presentatie Presentatie – het geven van de presentatie Geavanceerde mogelijkheden van PowerPoint

6 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 6 Opmerking vooraf Deze richtlijnen gelden voor korte presentaties (b.v. 20 min.) Bij langere presentaties (of lessen) zijn sommige regels minder van toepassing, of moet men er om praktische redenen van afwijken gelden soms andere of bijkomende regels De presentaties waarover het hier gaat, zijn bedoeld om te informeren of om interesse te wekken (b.v. Public Relations) om te overtuigen (b.v. bij klanten en financierders) of om concrete acties of reacties uit te lokken (b.v. bij een vakbondsmeeting)

7 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 7 Het publiek … Auditieve, visuele en emotionele ingesteldheid De grafiek toont duidelijk dat het bergaf gaat Dat is nu al de derde keer dat ik dat hoor vertellen Ik voel ook dat we er slecht aan toe zijn

8 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 8 … Het publiek De meeste mensen zijn overwegend visueel ingesteld, een minderheid auditief en nog een kleinere groep emotioneel visueel ingestelde mensen begrijpen “het” best met een tekening of een figuur auditieve mensen luisteren naar de spreker en hebben minder aandacht voor slides  Mik op de meerderheid en gebruik zoveel mogelijk visueel materiaal om je boodschap over te brengen Mensen onthouden maar 10% van wat ze lezen, maar 70% van wat ze zien of horen  Tekst op een slide is veel minder effectief dan een figuur, grafiek of een beeld  Ideaal is dus een combinatie van “grafische” slides met een duidelijke uitleg door de presentator

9 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 9 Person-to-person communicatie Immersive Communication and rule Effects of Visual information & feeling of presence on learning/absorbing of info Learning improves by 200% Absorbing of the information improves by 40% Words, What you say (7%) Tone of voice, How you say them (38%) Gaze, Facial expression, Body language (55%) Visual Information is extremely important for efficient communication

10 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 10 The elephant and the audience What is the difference between your audience and an elephant? The elephant never forgets — the audience occasionally remembers!(Art Feierman) Gevolgen voor de inhoud van de presentatie Identificeer 3 belangrijke elementen die je wil overbrengen en focuseer de presentatie op die punten illustreer elk element op minstens één plaats in de presentatie met een grafisch element verwar het publiek niet met details vermijd redundant materiaal (slides die dezelfde informatie overbrengen), tenzij om nadruk te leggen

11 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 11 The Kiss Principle The KISS principle: Keep It (slides en uitleg) Simple, Stupid  je kan dan beginnen met concreter materiaal dat gemakke- lijker zal begrepen worden en dat dichter bij het publiek staat Bouw je presentatie zoveel mogelijk rond audiovisueel materiaal (beelden, grafieken, tabellen, tekeningen, video’s) Beperk je en concentreer je op het essentiële -het uitleggen van de 3 belangrijke elementen -zonder overbodige details Als je iets moeilijk wil uitleggen is het dikwijls (maar niet altijd) beter te beginnen met “eenvoudige” gevallen, b.v.: -concrete voorbeelden -vereenvoudigde versie van het probleem, … en daarna pas de algemene samenhang te bespreken

12 Effectief presenteren Ontwerp van de slides

13 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 13 De informatie op een slide Beperk de hoeveelheid informatie op een slide richtlijn voor slides met enkel tekst: 7 regels tekst, elk bestaand uit 7 woorden liefst: grafische element + tekst als je toch meer informatie op de slide wil zetten: gebruik dan animatie, d.w.z. laat niet al het materiaal ineens verschijnen animatie Tracht tabellen zoveel mogelijk te vervangen door grafiekengrafieken Tracht teksten te vervangen door diagrammendiagrammen Voeg waar mogelijk relevante tekeningen (b.v. clipart) toe: deze worden beter onthouden dan tekst Maak titels van grafieken zo sprekend mogelijk, d.w.z. zorg ervoor dat ze zeggen waar het publiek moet op lettentitels Laat het publiek voldoende tijd om de slides te bekijken

14 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 14 De indeling van een slide De mens zoekt geometrische patronen op een slide en volgt die Pas in de tweede instantie wordt de tekst gelezen Die patronen kunnen gekoppeld zijn aan grafische elementen (b.v. pijlen)grafische elementen aan de layout (indeling van de slide) De mens heeft de neiging een patroon te koppelen aan objecten die op elkaar lijken en die dus na elkaar te bekijkenobjecten die op elkaar lijken Bij gebrek aan patronen de slide te bekijken startend van linksboven en eindigend rechtsonder Duidelijke geometrische patronen en animatie gidsen het publiek door je slide en zorgen dat hij in de juiste volgorde gelezen wordtanimatie vooral belangrijk voor informatie die op verschillende manieren kan worden gelezen, b.v. tabellen

15 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 15 De vormgeving van een slide Gebruik nooit een korpsgrootte kleiner dan 20pt Lettertype schreefloos (behalve eventueel de titels) liefst één lettertype in een presentatie en nooit meer dan 2 Een presentatie moet enigszins opvallen maar niet te veel teveel speciale effecten, achtergronden leiden de aandacht af  gebruik ze op een beperkt aantal slides om aandacht te trekken en zorg dat ze te maken hebben met het onderwerp Kleurgebruik gebruik kleuren, maar beperk het aantal kleuren en gebruik ze consequent (b.v. alle titels in dezelfde kleur, alle broodtekst in de zelfde kleur)  gebruik paletkleuren gebruik een afwijkende kleur om nadruk te leggen; beperk echter het aantal keren dat je nadruk legt

16 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 16 Gebruik van kleur Van alle mannen heeft 5 à 20% (afhankelijk van de bron) een of andere vorm van kleurenblindheid; bij de vrouwen komt kleurenblindheid veel minder voor  beperk het aantal kleuren en kies kleuren die ook voor kleurenblinden sterk verschillen om verschillen te illustreren: liefst kleuren met sterk verschillende intensiteit en/of met een sterk verschillende B-component Opmerking: de moeilijkheid om twee kleuren te onderscheiden neemt af naarmate de kleuren donkerder worden Op een witte achtergrond moet men donkere voorgrondkleuren gebruiken om een goed contrast te verkrijgen vermits het oog donkere kleuren minder goed kan onder- scheiden, beperkt dit het aantal bruikbare voorgrondkleuren Op een donkere achtergrond heeft men meer mogelijkheden qua voorgrondkleuren

17 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 17 Kleurenblindheid Spectrale gevoeligheden kegeltjes: Hoe sterk is het zenuwsignaal wanneer licht met een bepaalde golflengte en een vaste intensiteit op een kegeltje invalt?  (blauw) relatieve absorptiespectra golflengte (nm)  (groen)  (geelgroen tot rood) (golflengtespectra!) arbitraire eenheden

18 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 18 Kleurenblindheid Geval 1: één soort kegeltjes ontbreekt dikwijls ontbreekt rood  geen onderscheid mogelijk tussen rode en groene tinten  (blauw) relatieve absorptiespectra golflengte (nm)  (groen) (golflengtespectra!) arbitraire eenheden

19 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 19 Kleurenblindheid Geval 2: de spectrale gevoeligheden van twee soorten kegeltjes overlappen te veel dikwijls verwarring tussenrood en groen  geen onderscheid mogelijk tussen rode en groene tinten  (blauw) relatieve absorptiespectra golflengte (nm)  (groen)  (geelgroen tot rood) (golflengtespectra!) arbitraire eenheden  (geelgroen tot rood)

20 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 20 Kleurenblindheid De twee rechtse beelden simuleren hoe de kleuren links er uit zien voor twee types kleurenblinden normaal zichttype II kleurenblindheid type I Meest voorkomend problemen ongevoeligheid voor ofwel R- ofwel G-kleurcomponente verwarring tussen R- en G-kleurcomponenten De meeste kleurenblinden kunnen kleuren onderscheiden met sterk verschillende B-componente en/of helderheid

21 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 21 Goede en slechte kleurcombinaties Opmerkingen “goed” en “slecht” slaan hier op zichtbaarheid en verwarbaar- heid en dus niet op een esthetische of psychologische waarde rood-blauw tegen groenblauw Geel (R+G), groen (G) en oranje in combinatie roodachtig blauw tegen blauw Slechte kleurencombinaties Goede combinaties zwart, rood, grijs, blauw op wit Geel (R+G), cyaan (G+B) en helder magenta (R+B) tegen donker blauw wit op zwart donkerblauw op helder geel donkerblauw op helder groen heel helder magenta tegen zeer donker groen (±) Verwarring tussen kleuren is niet altijd zo erg, b.v. als je enkel om esthetische reden een andere kleur gebruikt

22 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 22 Achtergrondkleur Voordelen van een donkere achtergronddonkere achtergrond de voorgrondobjecten (b.v. tekst) lijken door hun helderheid dichterbij te staan dan de achtergrond en winnen aan belang het oog raakt minder snel vermoeid als het naar een donker scherm kijkt dan als het naar een helder scherm kijkt mensen met dyslexie hebben minder moeite met lezen wanneer de achtergrond donker is Nadelen van een donkere achtergrond dataprojectoren hebben een relatief lage lichtintensiteit, waardoor de zaal moet verduisterd worden; het publiek wordt snel slaperig door gebrek aan licht en een donker scherm versterkt dit effect als de slides ook op papier moeten worden afgedrukt, moet men de donkere achtergrondkleur vervangen door een heldere; hierdoor kan het contrast tussen voorgrond- en achtergrondkleuren sterk verminderen

23 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 23 Psychologische effecten omtrent kleur De achtergrondkleur is de dominante kleur van het scherm en heeft een bepaald psychologisch effect:achtergrondkleur Grijs= neutraal, zakelijk Blauw=rustig, kalmerend (vermindert bloeddruk en hartslag) Groen=conservatief, wilskrachtig, “I am in control” Rood=impulsief, vurig, vitaal en opwindend (verhoogt bloeddruk en hartslag) Zwart=leeg, krachtig, koppig Als je verschillende kleuren nodig hebt in een grafiek zorg er dan voor dat de donkere aardkleuren (bruin, donkerblauw, donkergrijs … ) zich eerder onderaan bevinden en de heldere hemelkleuren (wit, geel, lichtblauw) eerder bovenaan

24 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 24 Aantal slides per presentatie De snelheid waarmee je van slide kan wisselen hangt af van het presentatiemedium computerprojectie gaat het snelst diaprojectie gaat al iets trager (i.v.m. powerpointanimatie) overhead gaat heel wat trager Richtlijn voor een presentatie van 20 minuten overhead: 10 transparanten met typisch 7 lijnen tekst van 7 woorden of een equivalente hoeveelheid informatie onder de vorm van figuren, tabellen, … computerprojectie: ten hoogste 30 à 35 slides, -waarbij je per slide natuurlijk veel minder informatie toont -of waarbij je complexe slides opbouwt via animatie en waarbij je dergelijke slides telt als meerdere slides 15 a 20 is meestal een realistischer aantal

25 Effectief presenteren Ontwerp van een presentatie

26 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 26 Opbouwen van de argumentatie… Meestal kan je over een onderwerp veel meer vertellen dan de duur van de presentatie toelaat  Hoe beslis je wat te vertellen en wat niet? Concretiseer vervolgens je doel wat wil je dat de toehoorder onthoudt van jouw presentatie, doet als gevolg van jouw presentatie of als indruk overhoudt? concretiseer dit in een drietal zinnen, tekeningen of figuren Oplossing: baken eerst je doel af: wil je enkel informeren (b.v. omdat het moet)? vrijblijvende interesse wekken (bij klanten, …)? overtuigen (b.v. kwaliteit producten)? concrete acties en reacties uitlokken (bestelbon tekenen, afspraken maken omtrent een te volgen strategie, …)?

27 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 27 … Opbouwen van de argumentatie Beslis tenslotte welk materiaal je in de presentatie wil opnemen: argumenten, ideeën, gegevens, figuren, … Het soort materiaal hang af van je doelstelling(en), b.v. overtuigen: het management van het bedrijf waar je werkt doen kiezen voor het softwarepakket dat jij het beste vindt  hiervoor gebruik je “vergelijkend materiaal”: tabellen, grafieken, waarin jouw favoriet pakket wordt vergeleken met concurrerende pakketten motiveren: een team aansporen opdat hun project tijdig wordt afgewerkt  tijds- en beloningsgerelateerde argumenten: als we de deadline halen krijgen we een premie; dit werkje is vervelend maar is belangrijk om de deadline te halen …

28 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 28 Besluit en inleiding… Het besluit en de inleiding zijn de meest cruciale gedeeltes van een presentatie het publiek is dan het aandachtigst en daar maak je gebruik van om je belangrijkste pijlen af te schieten goed begonnen is half gewonnen In de inleiding (1 à 2 slides): trek de aandacht: doe een uitspraak die vragen oproept of die het publiek verrast (en die relevant is voor je doelstelling) overtuig je publiek dat -de inhoud van je presentatie belangrijk is: probleemstelling -en dat je op een appetijtelijke manier zal presenteren: maak een goede eerste indruk vertel waarover je het zal hebben (overzicht) wat je het laatst zegt, wordt het best onthouden

29 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 29 …Besluit en inleiding Het besluit (1 à 2 slides) bevat een drietal concepten (zinnen, tekeningen of figuren) elk van deze concepten ondersteunt rechtstreeks de doelstelling(en) die je met de presentatie beoogt (eventueel) nog enkele minder belangrijke elementen: een dankwoord, contactgegevens, …

30 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 30 Aandachttrekkers: The hook … A hook is used for the purpose of changing something about the way an audience thinks. A hook can be a credible or even doubtful piece of information, which, when presented, causes an audience to immediately react. Whether it be a bit of research, a current event, or simply a smile in the face of defeat, the opening hook sets the stage for the rest of the presentation (Tom Mucciolo) Opmerkingen de “hook” moet verband houden met één van je hoofdpunten en moet het publiek er zich bij betrokken voelen de “hook” kan (maar hoeft niet) op een slide staan

31 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 31 … Aandachttrekkers: The hook De bedoeling van de “hook” is de aandacht van het publiek te trekken en ze te motiveren om aandachtig te luisteren de “believers” zijn jouw supporters en voelen zich betrokken; ze zullen luisteren omdat mensen graag hun opinies horen bevestigen door anderen (=de spreker) de “non-believers” zullen ook luisteren naar jouw argumenten -waarschijnlijk omdat ze hopen je op een fout te betrappen -ondertussen luisteren ze toch maar naar jouw boodschap de “hook” mag een controversiële of (ietwat) simplistisch stelling zijn  nuanceer de stelling verder in de presentatie Opmerkingen de “hook” moet verband houden met één van je hoofdpunten en moet het publiek er zich bij betrokken voelen de hook kan (maar hoeft niet) op een slide staan

32 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 32 Het middengedeelte Denk na over de inhoud ervan hoe kan je je doelstelling ondersteunen? welk cijfermateriaal, beelden, grafieken, figuren moet je gebruiken om je doelstelling te helpen realiseren? welk materiaal is niet of minder relevant voor je doelstelling of ondergraaft je doelstelling? hoe kan je de aandacht van het publiek blijven houden? welk spectaculair beeld, welke verrassend cijfermateriaal, welke controversiële uitspraak of welk verrassend resultaat kan de verslappende aandacht weer versterken? Tracht voor elk van de gevonden onderwerpen een figuur of een tekening te maken en voeg vervolgens tekst toe

33 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 33 The big picture and the small details Geef je eerst een globaal (abstracter) overzicht (b.v. probleem- stelling in een ruimer kader) en vervolgens de specifieke (concretere) elementen of doe je het omgekeerd? Voordelen van “concreet eerst, abstract later”: concrete, specifieke, elementen van je betoog -worden beter begrepen en wekken meer interesse -hebben dikwijls een grotere “nieuwheidswaarde” dan algemeenheden, globale overzichten … die de toehoorder gemakkelijk zelf kan opzoeken (b.v. op het internet)  als je ze in het begin van de presentatie vertelt -verlies je minder snel de interesse van het publiek -riskeer je niet van belangrijke details te moeten overslaan als je tijd op is Dus: “get to the point as soon as you can”

34 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 34 Het scenario Beschouw je presentatie als een verhaal en kies een scenario Het scenario legt vast in welke volgorde je de elementen gaat aanbrengen vanuit welk gezichtspunt op welke aspecten je de nadruk wenst te leggen De details van scenario’s kunnen verschillen, maar uiteindelijk kan je maar kiezen uit een zeer beperkt aantal (7?) prototypes het hoofdpuntenscenario (cfr. het nieuws op TV) het probleem-oplossing scenario (cfr. de politici) het vraag-en-antwoord scenario …

35 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 35 Seven “F”-words From the great works of literature to the trashiest novels, in theatre, movies, or television, you’ll find basically seven script. No matter what the plot, it fits into one of seven scripts. Those script all begin with the letter F: Fact, Failure, Fantasy, Fear, Fidelity, Freedom, and Fortune. From these script all plots are hatched. (Tom Mucciolo)

36 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 36 tell them what you are going to tell them tell them tell them what you have told them Inleiding=overzicht Middengedeelte=uitleg van de belangrijke punten Besluit=samenvatting van wat er gezegd werd Prototype 1: hoofdpunten Dit is de klassieke manier om complexe informatie over te brengen het doel is vooral “informeren” de meeste TV- en radiojournaals volgen dit stramien ook de meeste wetenschappelijke en technische presentaties volgen het

37 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 37 Prototype 2: probleem – oplossing Beschrijf het probleem de wegen zijn aan het dichtslibben de economie zal in de knoop geraken, we zullen allemaal tot de bedelstaf worden gedwongen, … het is eigenlijk al te laat, maar als we ons haasten kunnen we de wereld nog redden Stem op mijn partij; wij zullen alles oplossen Leg uit waarom het probleem belangrijk is, d.w.z. wat er zal gebeuren als het niet opgelost geraakt Leg uit dat het probleem dringend moet opgelost worden Eindig met de oplossing Dit is het klassieke scenario van de politieker; het doel is te “overtuigen” en eventueel een actie uitlokken nuttig zowel voor presentaties met als zonder inhoud

38 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 38 The problem-solution script From a business presentation perspective, the problem- solution script can be highly effective because it plays on a powerful human emotion: Fear. If problems can’t be solved then the consequences may be harmful. This can cause fear and anxiety In fact with so many companies touting solutions these days, I keep thinking we’re going to run out of problems! Now that is a problem we need to solve! The solution to running out of problems would be to have fewer solutions. Then we would end up having more problems than solutions. I feel better already, how about you? (Tom Mucciolo)

39 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 39 Prototype 3: “matching ideals” Het klassieke verkoopspraatje ”the matching ideal script is designed to lead the audience to an understanding that the product (or service) is the best one for the job, but it may not do the whole job. Sounds like a politician to me!”(Tom Mucciolo) Scenario Je begint met een beschrijving van het “ideale” product Vervolgens illustreer je hoe jouw product (beter) overeenstemt met het ideaal product (dan andere producten) Om het geheel geloofwaardiger te maken som je ook enkele negatieve (maar niet zo belangrijke) punten op Als besluit constateer je (o wonder!) dat jouw product het dichtst in de buurt komt van de ideale oplossing

40 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 40 Prototype 4: vraag en antwoord Dit scenario is interessant voor b.v. trainingssessie waar veel eenvoudige, maar niet sterk verwante onderwerpen aan bod moeten komen je laat het publiek een vragenlijst (multiple-choice) invullen vervolgens behandel je de vragen en de antwoorden geregeld vat je het reeds besproken materiaal samen om enige structuur in de presentatie te brengen Het publiek volgt aandachtig omdat het wil weten of het juist heeft geantwoord heeft wegens de initiële test het gevoel iets bij te leren

41 Effectief presenteren Het geven van de presentatie

42 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 42 Oefening en timing Binnen de toegelaten tijd blijven is cruciaal over de tijd gaan is zeer frustrerend voor de toehoorders je haasten om binnen de tijd te blijven is even erg vermits het besluit zo belangrijk is moet je zorgen dat er tijd overblijft om het rustig uit te leggen Hoe blijf je binnen de tijd?  oefenen is essentieel om te weten hoe lang je presentatie zal duren om te weten met welke onderdelen van je presentatie je tijd verliest omdat je moeite hebt om ze uit leggen… en er een betere (eenvoudiger) uitleg/slides voor te bedenken Leer nooit een presentatie “uit het hoofd” of lees nooit je tekst af, maar zorg dat er een logisch verhaal in je presentatie zit je komt dan over als “vlot” en “competent” je zal nooit de draad kwijt raken

43 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 43 Opmerkingen… Quality content is only quality content if presented that way: je werk goed presenteren is dikwijls even belangrijk als je werk goed doen Een goede presentatie maken vraagt tijd nadenken over de beste manier om te presenteren het maken van de slides het voorbereiden van de presentaties Niet iedereen kan even goed presenteren, maar iedereen kan wel zijn presentatie verbeteren door ze goed voor te bereiden nadenken over de inhoud (wat vertellen en wat niet vertellen) en structuur aantrekkelijke of ten minste leesbare slides maken (kleuren, korps, lettertype) oefenen

44 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 44 …Opmerkingen Stel voor je een presentatie begint steeds de juiste taal in en zet spellingscontrole aan om één of andere duistere reden doen de meeste presentatoren dit niet en staan hun slides vol spellingsfouten nochtans kost spellingscontrole geen enkele moeite! Opmerking: wegens een bug in (o.a.?) de Engelstalige versie van powerpoint wordt de default taal niet altijd toegepast op nieuwe slides als je de default taal instelt op Nederlands oplossing: installeer en gebruik de Nederlandse locale, eventueel in combinatie met een qwerty-toetsenbord; schakel over naar de engelse locale als je toch een Engelstalige presentatie moet maken

45 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 45 Aandachthouders: “timely grabs”… In one of my talks, for example, I need to illustrate the importance of change. To do so, I often tell a story about when I bought a new car a few years ago. Right away I noticed a button marked "A/C," but for years, I never pressed it because I had learned in Africa that A/C means alternating current. One day a friend convinced me to push the button and my whole perception changed. Such a short anecdote is very effective. I reinforce that story by relating it to my point — the need for audience members to identify their own unpressed buttons in their professional and personal lives. Vincent Muli wa Kituku

46 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 46 … Aandachthouders: “timely grabs” Een “hook” dient om de aandacht te trekken, een “timely grab” om de verslappende aandacht weer te versterken de “grab” kan verband houden met het onderwerp: -een leuke analogie: “dit virus is de bin laden onder alle virussen” -een onverwachte statistiek: “als je nog zou twijfelen aan het nut van de gordelplicht, bedenk dan dat nog steeds …% van de verkeersdoden zouden kunnen vermeden worden als iedereen zijn gordel zou dragen of helemaal niet -een (korte) mop -een aandachtstrekker: “het begint hier precies naar friet te ruiken ik denk dat de lunch bijna klaar is…” -een luide kuch in de microfoon

47 Effectief presenteren Geavanceerde mogelijkheden van powerpoint

48 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 48 Enkele voorbeelden A look at powerpoint2000A look at powerpoint Cathleen Belleville ( : Microsoft PowerPoint product manager) Saving to the web : illustratie met mondelinge uitleg i.p.v. tekst The choices : tabellen met sprekende grafische elementen Presentation broadcasting : toon het met een animatie terwijl je het vertelt Shameless Self Promotion : animatie met Macromedia flashanimatie met Macromedia flash -het mannetje=“eye-catcher” bedoeld om indruk te maken -het leidt af van de inhoud  enkel gebruiken als “timely grab” of aan het einde van de presentatie -de titel en het mannetje=humoristische elementen de bewegende achtergrond in alle slides -dit is ook “eye-catcher” en hij leidt ook af … -maar alleen in het begin van de presentatie als hij nieuw is

49 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 49 Enkele technische tips Invoegen Macromedia Flash: zie belleville_flash.ppt belleville_flash.ppt Teruggaan in een slide-show is eenvoudig met het toetsenbord (b.v. backspace ) maar moeilijk met de muis … Tenzij je een “terug” knopje ( action buttons ) aanmaakt eventueel in de slide master (  op alle slides) let op dat er zich boven de knopjes geen andere objecten bevinden, want dan werkt het knopje niet

50 © W. Philips, Universiteit Gent, versie: 23/11/ c. 50 Bibliografie P.A. Rutledge, T. Mucciolo, T. Dyck, R. Fuller, R., Gilgen, en L. Ulrich. Special Edition Using Microsoft Powerpoint Que ISBN Hfdstk richtlijnen omtrent slides richtlijnen omtrent presenteren en communiceren Jan D’Arcy. Technically Speaking. A Guide for Communicating Complex Information. Battelle Press. Columbus, Richland ISBN Presentaties: tips and tricks Art Feierman. The art of communicating effectively. art of communicating effectively Powerpoint voorbeelden en “tips and tricks” Anand Natrajan. What to do and What to avoid with PowerPoint Presentations. to do and What to avoid with PowerPoint Presentations Powerpoint makes you dumb


Download ppt "Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011"

Verwante presentaties


Ads door Google