De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009

Verwante presentaties


Presentatie over: "De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009"— Transcript van de presentatie:

1 De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009

2 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

3 ICT Organisatiestudie
Hebben we de goede organisatie? processen met verantwoordelijkheden en bevoegdheden (RACI-matrix) organisatiemodel aantal functies functiebeschrijvingen kloofanalyse met de bestaande situatie implementatieplan 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

4 Projectplan 1. Voorbereiding en Kickoff 2. Context Evaluatie
3. Evaluatie van huidige organisatie 4. Formulering aanbevelingen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

5 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

6 Evaluatie van de huidige ICT organisatie
De ICT management en ondersteunende processen vertonen een aantal lacunes: Planning ICT vraag & aanbod Portfoliobeheer Innovatie & architectuur Management & leiderschap Relatiebeheer & communicatie Sourcing De ICT kernprocessen dienen naar een basismaturiteit gebracht te worden (standaardiseren): Software ontwikkeling en pakketimplementaties Operationeelbeheer 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

7 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

8 ICT Organisatiestudie
ICT Processen – COBIT framework Control Objectives for Information and Related Technology Plan and organize PO1. Bepalen van strategisch ICT plan PO2. Definiëren van informatiearchitectuur PO3. Bepalen van technologische richting PO4. Definiëren van IT processen, organisatie en relaties PO5. Beheren van ICT investeringen PO6. Communiceren van management strategie PO7. Beheren ICT Human Resources PO8. Beheren van kwaliteit PO9. Inschatten van de risico's PO10. Beheren van projecten Acquire and implement AI1. Identificeren van geautomatiseerde oplossingen AI2. Verwerven & onderhouden van software AI3. Verwerven & onderhouden van infrastructuur AI4. Kennisoverdracht AI5. Aankoop ICT systemen AI6. Beheren van wijzigingen AI7. Installeren & goedkeuren van oplossingen en wijzigingen Deliver and support DS1. Definiëren en bepalen van de SLA's DS2. Opvolging derden DS3. Beheren van prestatie performantie en capaciteit DS4. Verzekeren van continuïteit DS5. Verzekeren van systeembeveiliging DS6. Identificeren en toewijzen kosten DS7. Opleiden en trainen van eindgebruikers DS8. Beheren service desk en incidenten DS9. Configuratiebeheer DS10. Beheren van problemen DS11. Beheren van gegevens DS12. Beheren van faciliteiten DS13. Operationeel beheer Monitor and evaluate ME1. Opvolgen van ICT performantie ME2. Monitoren en evalueren van de interne controle ME3. Naleven van compliance ME4. Verzekeren van ICT governance 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

9 ICT processen Methodologie: RACI
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden als volgt toegewezen: R: Responsible Verantwoordelijk om taak uit te voeren A: Accountable Verantw. om goedkeuring te leveren C: Consulted Verantw. om ondersteuning en advies te leveren I: Informed Deze partijen/rollen ontvangen informatie (*) RACI: volgens COBIT definities: Accountable means ‘the buck stops here’—this is the person who provides direction and authorises an activity. Responsibility is attributed to the person who gets the task done. The other two roles (consulted and informed) ensure that everyone who needs to be is involved and supports the process. Legende: P Verantwoordelijk voor uitvoering S Verantw. om ondersteuning te leveren A Verantw. om goedkeuring te leveren I Deze partijen ontvangen informatie Opmerking: Indien bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden meermaals en chronologisch plaatsvinden in een processtap, worden ze aangeduid met een cijfer (vb: A1 en A2). 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

10 ICT processen Methodologie: RACI
Rollen: ICT en business Worden vervolgens gebundeld tot functies rekening houdend met: Generieke functies Werklast Processen: activiteiten 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

11 RACI accenten: per ICT principe
Er werden in een vorige fase 10 ICT principes vastgelegd Per principe werd aangeduid wat er in de processen werd opgenomen om de ICT principe te kunnen realiseren Cfr. bijlage 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

12 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

13 Bundeling van rollen tot functies
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

14 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

15 Organogram Centrale Diensten
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

16 Organogram Centrale Diensten
ICT projectenbureau Het plannen van de ICT vraag zijde en samenbrengen met het passende aanbod. Werken volgens vastgelegde projectmethodologie en invoering van de functie van ICT project manager Architectuur Het beheren van de ICT strategie en de enterprise architectuur evenals het opzetten en beheren van de architectuur en het verzorgen van het inhoudelijk beheer van de business – ICT vraag. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

17 Organogram Centrale Diensten
Applicaties Het voorzien van de nodige resources en het uitvoeren van de applicatie projecten en wijzigingen. Werken volgens vastgelegde methodologie en invoering van een meer flexibele organisatie door invoering van generiekere functies en competence centers. Releasematig werken Handover van ontwikkeling naar test en productie via de infrastructuur dienst 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

18 Organogram Centrale Diensten
Infrastructuur Het operationeel houden van de ICT infrastructuur en het voorzien van de nodige support naar de ICT klanten. Het voorzien van de nodige resources en het uitvoeren van infrastructuurprojecten en -wijzigingen. Meer verantwoordelijkheden in het kader van handover van applicatie naar test en productie. Meer globale verantwoordelijkheden in het kader van netwerken en telecom en de local support werking. Invoering van een centrale helpdesk 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

19 Organogram: Business analist
Doel De business analist onderkent de business problemen en opportuniteiten, verzamelt de business requirements en doet hier van de vertaalslag naar ICT. In die context verzekert hij een goede samenwerking tussen de hem toegewezen functionele domeinen en ICT. Hij werkt studies, business cases en behoefteanalyses uit en beveelt oplossingen aan teneinde het business – ICT-alignment te verzekeren. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen Staffunctie onder de functionele directeur Neemt de rol op van IT-driver Neemt deel aan het functioneel overleg en werkt volgens de businessanalysestandaarden van ICT Coördinatie binnen ICT-werking en functionele aansturing wordt door de coördinator architectuur gedaan. Zorgt ervoor dat de noden van de entiteiten mee opgenomen worden Rapportering via de ICT-systemen (o.a. tijdsregistratie en opvolging) 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

20 Organogram: Kwaliteitsmanager
Doel Het opzetten, beheren en bewaken van het ict-kwaliteitssysteem en de ict-procedures en processen alsook het analyseren van werkmethodes en het formuleren en voorstellen van mogelijke verbeteracties teneinde bij te dragen tot een kwaliteitsgerichte ict-organisatie. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen Maakt deel uit van zorgsystemen Coördinatie binnen ICT-werking gebeurt i.s.m. de coördinator van het ICT-projectenbureau. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

21 Organogram Entiteiten
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

22 Organogram entiteiten: Toelichting local support
Doel Het ondersteunen van de locale ICT-werking van de entiteiten Belangrijkste taken Het installeren en onderhouden van de locale ICT-infrastructuur het begeleiden en ondersteunen van de gebruikers bij het gebruik van de hard- en software Werking en interactie met de andere afdelingen Frequente interactie met de dienst infrastructuur binnen de centrale diensten voor de afstemming van de planning en de werking. Frequente interactie met de eindgebruiker in het kader van de supportactiviteiten Belangrijkste vernieuwingen Werken via een centraal gecoördineerde planning (Overleg tussen entiteit en centrale diensten) Enkel lokale activiteiten en geen globale. Centrale helpdesk via de centrale diensten 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

23 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

24 VTE – besluit Organogram met aantallen
Deze schatting zijn de VTEs na 5 jaar 1 1 2 1 1 1 1 5,5 2 5,5 6 1 1 1 1 1 1 3,5 18 4 0,5 5,5 6 4 1 2 2 Extra bezetting Business (Bus. Analisten + Kwaliteits mgr.) Voor OBBC (ETL) overdracht te voorzien van een 2-tal VTEs van OBBC naar ICT 2,5 +7 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

25 Organogram Entiteiten
ANTW OVL VLB LIMB WVL LS 1 ALS 3,3 2,5 1,5 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

26 VTE’s - Verhouding interne - externe
Kritische functies (dwz ICT kerncompetenties) worden bij voorrang door interne medewerkers ingevuld. Niet-kritische functies kunnen deels door externe medewerkers worden ingevuld. Zowel voor de kritische als voor de niet-kritische functies wordt een minimum (procentuele) verhouding van interne medewerkers aangeduid De aangeduide verhoudingen zijn “streefverhoudingen”. Pieken kunnen door externe uitbesteding worden opgevangen. 100% intern 100% intern 100% intern 100% intern 100% intern 100% intern 100% intern 80% intern 100% intern 80% intern 100% intern 100% intern 100% intern 100% intern 100% intern 100% intern 66% intern 80% intern 100% intern 100% intern .100% intern 66% intern 66% intern 80% intern 100% extern 80% intern 100.% intern 66.% intern (zelfde streefverhouding voor local support functie) 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

27 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

28 Business ICT alignment
Om de samenwerking tussen ICT en de business te verbeteren, werden er spiegelrollen geëxpliciteerd, dit zijn interactiepunten-/gesprekspartners tussen business en ICT op de verschillende niveaus: strategisch, tactisch én operationeel. Voorbeelden Business Continuity manager en Compliancy expert tov Ict-Security-officer It-driver tov Coördinator ict-projectenbureau en service-manager Eveneens werden er op de verschillende niveaus overlegorganen vastgelegd (doeltelling, samenstelling, frequentie) Strategisch Overleg Buciness-Ict (SOBI) Architecture Board 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

29 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

30 ICT Organisatiestudie
Kloofanalyse Processen Maturiteit verhogen naar doelmaturiteit van 2,5 (CMM: Capability Maturity Model) Aantallen Kloof AS IS (status juni 2008) 76,5 VTE Volgroeid model 96, 3 VTE (89,3 VTE ICT, 7 VTE business) 19,8 VTE Minimaal scenario 88,9 VTE 12,4 VTE Minimaal scenario incl wegwerken backlog 93 VTE 16,5 VTE 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

31 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

32 Kritisch succesfactoren voor de implementatie
Communicatie Nodige middelen en ondersteuning Draagvlak en motivatie (business én ICT) Concrete invulling van het model Mee aanpassen van de ICT rollen en processen langs business zijde Gefaseerd implementatietraject (Change) Management Leiderschap Integrale benadering van de ICT organisatie met aandacht voor de harde én zachte factoren Invoeren van andere manieren van werken 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

33 Het implementatieplan bevat vier groepen implementatieactiviteiten
Voorbereidende activiteiten die nu reeds bezig zijn of kunnen gestart worden (uitwerken standaarden en richtlijnen architectuur, projectbeheer methodologie, testprocessen, changemanagement, SLA’s, balanced scorecard, ...) Activiteiten rond de invulling van de functies zoals de selectie en recrutering (gefaseerd cfr. procedure van invulling) Activiteiten rond de inwerking van de functies: de functies zijn dan ingevuld, maar ze moeten ingewerkt worden in de organisatie (inleidingen, opleiding,…) Specifieke activiteiten die nodig zijn voor de nieuwe organisatie introduceren in de nieuwe manier van werken (businessanalyse, business case en make or buy-evaluatie, releasemanagement, ICT-governance processen, ...) 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

34 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

35 Organogram Centrale Diensten
F G G D D F E E F E E F C C 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

36 Organogram Entiteiten
C 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

37 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

38 Invulling van de nieuwe organisatie
Gefaseerde invulling: Er zal gestart worden met het personeelsbestand dat heden beschikbaar is Aangevuld met bijkomende functies: in functie van de budgettaire ruimte rekening houdend met sleutelfuncties die nodig zijn om de nieuwe processen te kunnen implementeren 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

39 Invulling van de nieuwe organisatie
Toepassen van de CAO reorganisatiestudies (10/12/2004) Uitgangspunten: Invulling gebeurt maximaal door verschuiving van de oude naar de naar de nieuwe organisatie Behoud van de verworven rechten Begeleiding van de personeelsleden na de invulling Top-down invulling: FASE 1: functies hoger dan klasse G Procedure wordt vastgelegd door het management FASE 2: hoofden en nieuwe functies FASE 3: overige functies 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

40 Invulling van de nieuwe organisatie
FASE 2: hoofden en nieuwe functie Worden enkel intern open verklaard voor de betrokkenen (personeelsleden ICT) Volgens het bericht ‘toegang & promotie tot weddetrekkende functies’ Algemene proef Kennisproef Assesment Selectie-interview De functies die na deze ronde niet ingevuld zijn worden ingevuld volgens de normale procedure 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

41 Invulling van de nieuwe organisatie
FASE 3: overige functies Worden ingevuld door verschuiving Wanneer er meerdere kandidaten zijn voor een functie is er een selectie-interview Voor functies vanaf klasse E is er steeds een interview Als invulling door verschuiving niet mogelijk is (bv. omdat het bezoldigingsniveau van de functie hoger is dan het verworven niveau), dan wordt de functie open verklaard volgens de procedure van fase 2 De functies die na deze ronde niet ingevuld zijn, worden ingevuld volgens de normale procedure 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

42 Invulling van de nieuwe organisatie
Volgende stappen Na de goedkeuring door de Raad van Bestuur, zal: De invulling van fase 1 vastgelegd worden De procedure geconcretiseerd worden, door vast te leggen welke functies tot welke fase behoren 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

43 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

44 ICT Organisatiestudie
Volgende stappen Voorstelling ondernemingsraden - 22 januari OR brengt advies uit mbt de voorgestelde organisatiestructuur - 6 februari Eventuele opmerkingen van de OR worden teruggekoppeld aan de raad van directeuren - 16 februari Voorstelling raad van bestuur - maart 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

45 ICT Organisatiestudie
Agenda Inleiding Evaluatie van de huidige ICT organisatie Processen, rollen en verantwoordelijkheden Functies Organogram VTE Business ICT alignment Kloofanalyse Implementatieplan Wegingen Procedure van invulling Volgende stappen Bijlagen 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

46 Bijlage: RACI accenten per ICT principe
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

47 RACI accenten: per ICT principe
De ict-prioriteiten worden in een geïntegreerde planningscyclus rechtstreeks gekoppeld aan de strategische doelstellingen van De Lijn. - Uitbouwen van rol van architectuur in planning en strategie - Business case bepaalt of projecten/initiatieven al dan niet doorgaan. - Invoering van het ICT projectenbureau (met gepaste en tijdige afstemming met het projectenbureau). - Flexibele, vraaggedreven ICT sourcing - (Trapsgewijze) validatie van ICT policies & plannen (SOBI/Raad van directeuren) 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

48 RACI accenten: per ICT principe
2. Ict werkt proactief mee aan het realiseren van de strategische doelstellingen van De Lijn. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

49 RACI accenten: per ICT principe
3. Ict werkt proactief en innovatief mee aan het ontwerpen van de businessprocessen. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

50 RACI accenten: per ICT principe
4. Het verwachte niveau van dienstverlening door ict aan haar klanten is helder afgesproken en wordt continu opgevolgd. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

51 RACI accenten: per ICT principe
5. Reeds bij de initiatiefase van projecten dient men de impact op ict te overwegen. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

52 RACI accenten: per ICT principe
6. Afspraak is afspraak. Gebaseerd op een scopeafbakening, impactanalyse en capaciteitstoets volgt een commitment van alle partijen aan tijdige oplevering. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

53 RACI accenten: per ICT principe
7. Ict is de exclusieve leverancier van ict-diensten. Uitbesteding gebeurt in overleg tussen business en ict. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

54 RACI accenten: per ICT principe
8. Ict bouwt prioritair die competenties op, die gerelateerd zijn aan kennis die specifiek is aan De Lijn. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

55 RACI accenten: per ICT principe
9. Ict beheert haar middelen efficiënt en effectief. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

56 RACI accenten: per ICT principe
10. Alle ict-oplossingen passen binnen standaarden bepaald door ict in overleg met de business. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

57 Bijlage: Toelichting organogrammen
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

58 Organogram Centrale Diensten: Toelichting ICT projectenbureau
Doel Het plannen van de ICT vraagzijde en samenbrengen met het passende aanbod. Belangrijkste taken Het beheren van de ganse ICT projectportfolio en het tactisch plan Het beheren van alle ICT-projecten Het beheer van de kwaliteit (voor de volledige ICT-afdeling) Werking en interactie met de andere afdelingen Frequente interactie met de business en het projectenbureau van De Lijn voor de planning van ICT-projecten binnen de strategische projecten. Frequente interactie met het projectenbureau voor het afstemmen van de projectmanagementstandaarden. Frequente interactie met de afdeling zorgsystemen voor het afstemmen van de kwaliteitsstandaarden en werking van de kwaliteitsmanager. Frequente interactie met de andere ICT-diensten Belangrijkste vernieuwingen Werken volgens vastgelegde projectmethodologie en invoering van de functie van ICT-projectmanager 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

59 Organogram Centrale Diensten: Toelichting architectuur
Doel Het beheren van de ICT-strategie en de enterprisearchitectuur evenals het opzetten en beheren van de architectuur en het verzorgen van het inhoudelijk beheer van de business – ICT-vraag. Belangrijkste taken Het opzetten van de architectuur en de uitwerking ervan binnen de projecten Het uitwerken van de ICT-strategie en de enterprisearchitectuur met de erbij horende standaarden Het ondersteunen van de business via het beheer van de requirements en het uittekenen van oplossingen Werking en interactie met de andere afdelingen Frequente interactie met de andere ICT-diensten. Interactie met de business in het kader van de projecten en de strategie. Interactie met OBBC in het kader van datamodellering Interactie met de directie onderzoek in het kader van de enterprisearchitectuur. Interactie met de businessanalisten, die rapporteren aan de functionele directeuren Belangrijkste vernieuwingen Werken met architecturale standaarden en herbruikbare componenten Integratie van architectuur in de projecten Invoering van de functies solution-architect en businessanalist Invoeren van businessanalysestandaarden: business process management, business cases, requirements management 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

60 Organogram Centrale Diensten: Toelichting applicaties
Doel Het voorzien van de nodige resources en het uitvoeren van de applicatieprojecten en wijzigingen. Belangrijkste taken Het uitvoeren van de applicatieprojecten Het uitvoeren van applicatiewijzigingen Het ondersteunen van de business bij vragen en problemen. Werking en interactie met de andere afdelingen Frequente interactie met de andere ICT-diensten. Interactie met de business in het kader van de projecten en de wijzigingen. Belangrijkste vernieuwingen Werken volgens vastgelegde methodologie en invoering van een flexibele organisatie gekoppeld aan projectstructuren en -methodes en de invoering van generieke functies en competence centers. Releasematig werken Handover van ontwikkeling naar test en productie via de dienst infrastructuur Invoering van de functies release- & changemanager, teammanager, technologie-expert, tester 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

61 Organogram Centrale Diensten: Toelichting infrastructuur
Doel Het operationeel houden van de ICT-infrastructuur en het voorzien van de nodige support voor de ICT-klanten. Het voorzien van de nodige resources voor en het uitvoeren van infrastructuurprojecten en -wijzigingen. Belangrijkste taken Het operationeel houden van de ICT-infrastructuur Het voorzien van support voor de ICT-klanten. Het uitvoeren van de infrastructuurprojecten en -wijzigingen Werking en interactie met de andere afdelingen Frequente interactie met de andere ICT-diensten. Interactie met de business in het kader van de projecten, wijzigingen en support. Belangrijkste vernieuwingen Meer verantwoordelijkheden in het kader van handover van applicatie naar test en productie. Meer globale verantwoordelijkheden in het kader van netwerken en telecom en de local supportwerking. Invoering van een centrale helpdesk Invoering van de functies datacentermanager, technologie-expert en desktopbeheerder 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

62 Organogram: Business analist
Doel De business analist onderkent de business problemen en opportuniteiten, verzamelt de business requirements en doet hier van de vertaalslag naar ICT. In die context verzekert hij een goede samenwerking tussen de hem toegewezen functionele domeinen en ICT. Hij werkt studies, business cases en behoefteanalyses uit en beveelt oplossingen aan teneinde het business – ICT-alignment te verzekeren. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen Staffunctie onder de functionele directeur Neemt de rol op van IT-driver Neemt deel aan het functioneel overleg en werkt volgens de businessanalysestandaarden van ICT Coördinatie binnen ICT-werking en functionele aansturing wordt door de coördinator architectuur gedaan. Zorgt ervoor dat de noden van de entiteiten mee opgenomen worden Rapportering via de ICT-systemen (o.a. tijdsregistratie en opvolging) 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

63 Organogram: Kwaliteitsmanager
Doel Het opzetten, beheren en bewaken van het ict-kwaliteitssysteem en de ict-procedures en processen alsook het analyseren van werkmethodes en het formuleren en voorstellen van mogelijke verbeteracties teneinde bij te dragen tot een kwaliteitsgerichte ict-organisatie. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen Maakt deel uit van zorgsystemen Coördinatie binnen ICT-werking gebeurt i.s.m. de coördinator van het ICT-projectenbureau. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

64 Bijlage: Spiegelrollen
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

65 Business – ICT alignment: Spiegelrollen
ICT Beslissingen Business ICT Strategisch ICT principes ICT Strategie ICT Investeringen Directeur (functioneel/entiteiten) afdelingshoofd ICT Enterprise Architectuur Verantwoordelijke Projectenbureau Coordinator Architectuur Security/Risk Business Continuity Manager ICT-Security officer Tactisch Budgetten en Planning- Coordinator ICT-Projectenbureau IT Driver Business Cases Business Process owner Business Analist/Business architect Compliancy Compliancy expert Service Level Agreements Business Process Owner IT Driver Service Manager Operationeel Projecten Business Projectverantwoordelijke ICT-Projectmanager Wijzigingen Release- & Changemanager Incidenten en operationeel beheer eindgebruiker Centrale helpdesk -> 1ste lijns servicedesk- expertgebruiker 1ste lijns service desk- expertgebruiker 2de lijns ICT-servicedesk 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

66 Bijlage: overlegorganen
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

67 Overzicht van business ICT alignment overlegorganen
Onderwerp Orgaan S T R A . Afstemmen van business en ICT strategie op organisatieniveau Bewaken van de security strategie Raad van directeuren Strategisch Overleg Business-ICT (SOBI) C I H / O P E R. Beheren en bewaken van architectuur Architecture Board Beheren van projectportefeuille De Lijn Overleg IT-drivers Beheren van individuele projecten en changes Projectstuurgroep Change advisory board Aansturen van ICT afdeling Stafoverleg ICT (incl. Voorzitter IT-Drivers) Opvolging en aansturing Businessanalisten Businessanalistenoverleg Globale opvolging local supportwerking Functioneel overleg financiën (Afdelingshoofd ICT blijft hiervan deel uitmaken om de globale local supportwerking en de werking van ICT binnen de entiteiten te bespreken). 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

68 ICT Organisatiestudie
Overlegorganen Strategisch Overleg Business-ICT (SOBI) Doel Een lange-termijn, strategische functie met de focus op pro-actieve innovatie (ICT strategie, ICT planning) Een bewaker van de bedrijfsarchitectuur Een driver van performantieverbeteringen van de ICT-afdeling (balanced scorecard) Security beleid Samenstelling Directeur Financiën/ICT, Onderzoek, Marketing, Exploitatie, Personeel, 2 entiteitsdirecteuren (samenstelling owv breed draagvlag). 1 externe met kennis van ICT in transportsector (business inzicht) Voorzitter Directeur Financiën/ICT Frequentie 4x per jaar (in functie van het strategisch planningsproces) Opmerking: Voor de Stuurgroep Informatiebeveiliging is de security officer ook een deelnemer. Deze stuurgroep valt samen met de SOBI, dus voor security gerelateerde zaken maakt de security officer ook deel uit van de SOBI. Architecture Board Het sturen en valideren van de ICT architectuur standaarden, richting en planning Samenstelling (voorstel) Vaste leden: ICT afdelingshoofd, coordinatoren ICT projecten bureau, applicaties, infrastructuur en architectuur, verantwoordelijke projectenbureau. Ad hoc kunnen er afdelingshoofden (OBBC, Techniek…) bij betrokken worden ICT Afdelingshoofd Maandelijks 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

69 ICT Organisatiestudie
Overlegorganen Staff overleg ICT Doel Voorbereiding technische dossiers en gunningen in overleg met aankoop en de afdelingen Operationele opvolging ICT afdeling Drijvende kracht achter verbeteringsinitiatieven voor ICT afdeling en opvolgen van de performantieïndicatoren (balanced scorecard) Voorbereiding SOBI vergaderingen Samenstelling Voorstel voor samenstelling vaste leden: afdelingshoofd ICT, coordinatoren ICT projecten bureau, applicaties, infrastructuur en architectuur, voorzitter IT drivers, vertegenwoordiger van OBBC. Ad hoc kunnen er afdelingshoofden, Aankoop of anderen bij betrokken worden. Voorzitter Afdelingshoofd ICT Frequentie Maandelijks Overleg IT-Drivers Ondersteuning van de tactische planning en prioritisatie van de projecten uit de dagelijkse werking Samenstelling (voorstel) Directeur Onderzoek Entiteitsdirecteur IT drivers Verantwoordelijke projectenbureau Coordinator ICT projectenbureau Directeur onderzoek Ondervoorzitter 2-maandelijks 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

70 ICT Organisatiestudie
Overlegorganen Project stuurgroep Doel Conform De Lijn - Prince2 standaard Samenstelling, voorzitter en frequentie Change advisory board Het ondersteunen van change management (mee bepalen van de prioriteiten, impact… van de gevraagde changes) Te bepalen binnen de applicatie en/of infrastructuur groep. 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

71 ICT Organisatiestudie
Overlegorganen Business Analisten overleg Doel Coördinatie meeting met de business analisten voor de afstemming en planning van hun werk Samenstelling Business analisten, Solution architecten, Coördinator Architectuur. Voorzitter Coördinator Architectuur Frequentie Wekelijks 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

72 ICT Organisatiestudie
Overlegorganen Local support overleg Doel Coördinatie meeting met de local supports voor de afstemming en planning van hun werk De bespreking en verwerking van de lokale support behoeften en opmerkingen Samenstelling Local supports, team manager support. Voorzitter Team manager support Frequentie Maandelijks 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

73 ICT Organisatiestudie
Overlegorganen Individueel local support planningsoverleg (georganiseerd per entiteit) Doel Afstemmen van de planning met het afdelingshoofd F&A en de local support van de entiteit. De bespreking, verwerking en opvolging van de locale support behoeften en opmerkingen van de entiteit Samenstelling Afdelingshoofd F&A, local support, team manager support. Voorzitter Team manager support Frequentie maandelijks 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

74 Bijlage: Kloofanalyse
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

75 Kloofanalyse: Processen (in termen van huidige & gewenste maturiteit)
Gemiddelde, globale doelmaturiteit is ongeveer 2,5 Cobit domein Gemiddelde Maturiteit PO: Plan and organize AI: Acquire and implement DS: Deliver and support ME: Monitor and evaluate Globaal: 1,26 2,45 1,78 2,75 1,52 2,51 1,25 2,56 1,45 2,54 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

76 Bijlage: implementatieplan
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

77 Kritische succesfactoren voor de implementatie
Communicatie Verantwoorden van nieuwe ICT organisatiemodel Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden Nodige middelen en ondersteuning Intensieve begeleiding en coaching van de sleutelrollen (inclusief management) in de nieuwe organisatie Aandacht voor ondersteunende HR processen (competentiebeheer, coaching & begeleiding, evaluatie en verloning, training, kennisbeheer, carrièrebegeleiding) Draagvlak en motivatie (business én ICT) People management Concrete invulling van het model Slaagkans van voorgestelde organisatiemodel zal sterk afhankelijk zijn van de invulling van het model op micro-niveau (juiste mensen op de juiste plaats, acceptatie van model door sleutelrollen) Zetten van de juiste mensen op de juiste plaats moet 3 aspecten in rekening brengen: “willen”, “kunnen”, “kennen” Mee aanpassen van de ICT rollen en processen langs business zijde Organisatie en (ICT gerelateerde) rollen langs business zijde moeten ook mee aangepast worden Gefaseerd implementatietraject Gefaseerde, pragmatische transitie naar toekomstige ICT organisatie (oppassen voor overformalisatie) Sla geen stappen over, doseer de verandering. Ambieer geen hoger maturiteitsniveau alvorens het basisniveau geïmplementeerd is. Tempo van implementatie: na de studie moet de nodige dynamiek gecreëerd worden om de verandering echt te kunnen laten voelen (credibiliteit) en een positief, motiverend effect te hebben (Change) Management Het nieuwe ICT organisatiemodel kan pas slagen als management systematisch en continue de implementatie opvolgt, meet en bijstuurt. “Afspraak is afspraak”: Management moet durven optreden indien wordt afgeweken van ingevoerde rollen en afspraken. Men vervalt al te gemakkelijk in de vertrouwde manier van werken Organisatiemodel moet dynamisch en flexibel kunnen verder evolueren. Laat het model werken en pas aan indien nodig Dagdagelijkse operationele werking mag focus van de verandering niet doen verslappen. Leiderschap Sponsorship bij volledige directie van De Lijn: verandering is gedragen door de top, een duidelijke, unanieme visie en wil tot resultaat Leidinggevenden spelen een sleutelrol in veranderingsbeheer en communicatie. Ze treden op als rolmodellen voor het gewenste gedrag (“walk the talk”). Ze verduidelijken continu de rollen en processen. Leidinggevenden introduceren een meer participatieve management stijl. Ze creëren een omgeving die betrokkenheid en dialoog stimuleert. Participatieve stijl begint bij het openstaan voor vragen en luisteren. Management moet ruimte voor vragen creëren en deze goed afhandelen. Het “luisteren” bestaat uit het tonen van aandacht en waardering voor medewerkers. Integrale benadering van de ICT organisatie met aandacht voor de harde én zachte factoren Het organogram en de functiebeschrijvingen zijn slechts de “formalisering” van het nieuwe model. Formalisatie is niet voldoende. Continue aansturing van harde én zachte organisatie aspecten is nodig. Bijzondere aandacht gaat naar de nieuwe/gewijzigde procesdynamiek en ICT governance mechanismes als basis voor een performantere organisatie Aandacht voor interfaces, handovers en relaties tussen de organisatieonderdelen (de zogenaamde “white spaces”) Integreren van nieuwe/bestaande initiatieven in het globale veranderingsplan Invoeren van andere manieren van werken De nodige flexibiliteit moet ingebouwd worden om de medewerkers flexibeler te laten werken o.a. via remote werken/remote offices Vertrekkende van het 7S model focust inno.com zowel op de “harde” als “zachte” factoren in de organisatie. inno.com’s evaluatie benadrukt (in grotere mate dan IBM) dat zaken als waarden, cultuur, communicatie en managementstijl een duidelijke invloed hebben op de prestaties.  inno.com’s accent op People Management, Competentiebeheer, Relatiebeheer en communicatie, Veranderingsbeheer en leiderschap, Interne communicatie 26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie

78 Implementatieplan grote blokken + timing en essentie
26 Augustus 2008 ICT Organisatiestudie


Download ppt "De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009"

Verwante presentaties


Ads door Google