De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009.

Verwante presentaties


Presentatie over: "De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009."— Transcript van de presentatie:

1 De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009

2 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 2 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

3 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 3 ICT Organisatiestudie –Hebben we de goede organisatie? –processen met verantwoordelijkheden en bevoegdheden (RACI-matrix) –organisatiemodel –aantal functies –functiebeschrijvingen –kloofanalyse met de bestaande situatie –implementatieplan

4 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 4 Projectplan 1. Voorbereiding en Kickoff 2. Context Evaluatie 3. Evaluatie van huidige organisatie 4. Formulering aanbevelingen

5 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 5 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

6 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 6 Evaluatie van de huidige ICT organisatie –De ICT management en ondersteunende processen vertonen een aantal lacunes: –Planning ICT vraag & aanbod –Portfoliobeheer –Innovatie & architectuur –Management & leiderschap –Relatiebeheer & communicatie –Sourcing –De ICT kernprocessen dienen naar een basismaturiteit gebracht te worden (standaardiseren): –Software ontwikkeling en pakketimplementaties –Operationeelbeheer

7 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 7 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

8 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 8 ICT Processen – COBIT framework Control Objectives for Information and Related Technology Plan and organize PO1. Bepalen van strategisch ICT plan PO2. Definiëren van informatiearchitectuur PO3. Bepalen van technologische richting PO4. Definiëren van IT processen, organisatie en relaties PO5. Beheren van ICT investeringen PO6. Communiceren van management strategie PO7. Beheren ICT Human Resources PO8. Beheren van kwaliteit PO9. Inschatten van de risico's PO10. Beheren van projecten Acquire and implement AI1. Identificeren van geautomatiseerde oplossingen AI2. Verwerven & onderhouden van software AI3. Verwerven & onderhouden van infrastructuur AI4. Kennisoverdracht AI5. Aankoop ICT systemen AI6. Beheren van wijzigingen AI7. Installeren & goedkeuren van oplossingen en wijzigingen Deliver and support DS1. Definiëren en bepalen van de SLA's DS2. Opvolging derden DS3. Beheren van prestatie performantie en capaciteit DS4. Verzekeren van continuïteit DS5. Verzekeren van systeembeveiliging DS6. Identificeren en toewijzen kosten DS7. Opleiden en trainen van eindgebruikers DS8. Beheren service desk en incidenten DS9. Configuratiebeheer DS10. Beheren van problemen DS11. Beheren van gegevens DS12. Beheren van faciliteiten DS13. Operationeel beheer Monitor and evaluate ME1. Opvolgen van ICT performantie ME2. Monitoren en evalueren van de interne controle ME3. Naleven van compliance ME4. Verzekeren van ICT governance

9 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 9 ICT processen Methodologie: RACI Verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden als volgt toegewezen: –R: Responsible –Verantwoordelijk om taak uit te voeren –A: Accountable –Verantw. om goedkeuring te leveren –C: Consulted –Verantw. om ondersteuning en advies te leveren –I: Informed –Deze partijen/rollen ontvangen informatie Opmerking: Indien bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden meermaals en chronologisch plaatsvinden in een processtap, worden ze aangeduid met een cijfer (vb: A1 en A2). Legende: PVerantwoordelijk voor uitvoering SVerantw. om ondersteuning te leveren AVerantw. om goedkeuring te leveren IDeze partijen ontvangen informatie

10 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 10 ICT processen Methodologie: RACI Rollen: ICT en business Processen: activiteiten Worden vervolgens gebundeld tot functies rekening houdend met: -Generieke functies -Werklast

11 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 11 RACI accenten: per ICT principe –Er werden in een vorige fase 10 ICT principes vastgelegd –Per principe werd aangeduid wat er in de processen werd opgenomen om de ICT principe te kunnen realiseren –Cfr. bijlage

12 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 12 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

13 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 13 Bundeling van rollen tot functies Functies Rollen

14 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 14 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

15 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 15 Organogram Centrale Diensten

16 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 16 Organogram Centrale Diensten ICT projectenbureau Het plannen van de ICT vraag zijde en samenbrengen met het passende aanbod. Werken volgens vastgelegde projectmethodologie en invoering van de functie van ICT project manager Architectuur Het beheren van de ICT strategie en de enterprise architectuur evenals het opzetten en beheren van de architectuur en het verzorgen van het inhoudelijk beheer van de business – ICT vraag.

17 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 17 Organogram Centrale Diensten Applicaties Het voorzien van de nodige resources en het uitvoeren van de applicatie projecten en wijzigingen. Werken volgens vastgelegde methodologie en invoering van een meer flexibele organisatie door invoering van generiekere functies en competence centers. - Releasematig werken - Handover van ontwikkeling naar test en productie via de infrastructuur dienst

18 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 18 Organogram Centrale Diensten Infrastructuur Het operationeel houden van de ICT infrastructuur en het voorzien van de nodige support naar de ICT klanten. Het voorzien van de nodige resources en het uitvoeren van infrastructuurprojecten en -wijzigingen. - Meer verantwoordelijkheden in het kader van handover van applicatie naar test en productie. - Meer globale verantwoordelijkheden in het kader van netwerken en telecom en de local support werking. - Invoering van een centrale helpdesk

19 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 19 Organogram: Business analist Doel De business analist onderkent de business problemen en opportuniteiten, verzamelt de business requirements en doet hier van de vertaalslag naar ICT. In die context verzekert hij een goede samenwerking tussen de hem toegewezen functionele domeinen en ICT. Hij werkt studies, business cases en behoefteanalyses uit en beveelt oplossingen aan teneinde het business – ICT-alignment te verzekeren. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen -Staffunctie onder de functionele directeur - Neemt de rol op van IT-driver - Neemt deel aan het functioneel overleg en werkt volgens de businessanalysestandaarden van ICT - Coördinatie binnen ICT-werking en functionele aansturing wordt door de coördinator architectuur gedaan. - Zorgt ervoor dat de noden van de entiteiten mee opgenomen worden - Rapportering via de ICT-systemen (o.a. tijdsregistratie en opvolging)

20 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 20 Organogram: Kwaliteitsmanager Doel Het opzetten, beheren en bewaken van het ict-kwaliteitssysteem en de ict-procedures en processen alsook het analyseren van werkmethodes en het formuleren en voorstellen van mogelijke verbeteracties teneinde bij te dragen tot een kwaliteitsgerichte ict-organisatie. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen -Maakt deel uit van zorgsystemen -Coördinatie binnen ICT-werking gebeurt i.s.m. de coördinator van het ICT- projectenbureau.

21 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 21 Organogram Entiteiten

22 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 22 Organogram entiteiten: Toelichting local support -Doel - Het ondersteunen van de locale ICT-werking van de entiteiten -Belangrijkste taken - Het installeren en onderhouden van de locale ICT-infrastructuur - het begeleiden en ondersteunen van de gebruikers bij het gebruik van de hard- en software -Werking en interactie met de andere afdelingen - Frequente interactie met de dienst infrastructuur binnen de centrale diensten voor de afstemming van de planning en de werking. - Frequente interactie met de eindgebruiker in het kader van de supportactiviteiten -Belangrijkste vernieuwingen - Werken via een centraal gecoördineerde planning (Overleg tussen entiteit en centrale diensten) - Enkel lokale activiteiten en geen globale. - Centrale helpdesk via de centrale diensten

23 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 23 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

24 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 24 VTE – besluit Organogram met aantallen ,56 0,5 4 45,5 6 3, ,5 Deze schatting zijn de VTEs na 5 jaar +7 Extra bezetting Business (Bus. Analisten + Kwaliteits mgr.) Voor OBBC (ETL) overdracht te voorzien van een 2-tal VTEs van OBBC naar ICT

25 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 25 Organogram Entiteiten ANTWOVLVLBLIMBWVL LS ALS 3,32,5111,5

26 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 26 VTE’s - Verhouding interne - externe –Kritische functies (dwz ICT kerncompetenties) worden bij voorrang door interne medewerkers ingevuld. –Niet-kritische functies kunnen deels door externe medewerkers worden ingevuld. –Zowel voor de kritische als voor de niet-kritische functies wordt een minimum (procentuele) verhouding van interne medewerkers aangeduid –De aangeduide verhoudingen zijn “streefverhoudingen”. Pieken kunnen door externe uitbesteding worden opgevangen. 100% intern 80% intern 100% intern 100% extern 80% intern 100% intern 66% intern 100% intern.100% intern 66.% intern (zelfde streefverhouding voor local support functie) 100.% intern 100% intern

27 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 27 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

28 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 28 Business ICT alignment –Om de samenwerking tussen ICT en de business te verbeteren, werden er spiegelrollen geëxpliciteerd, dit zijn interactiepunten-/gesprekspartners tussen business en ICT op de verschillende niveaus: strategisch, tactisch én operationeel. –Voorbeelden –Business Continuity manager en Compliancy expert tov Ict-Security- officer –It-driver tov Coördinator ict-projectenbureau en service-manager –Eveneens werden er op de verschillende niveaus overlegorganen vastgelegd (doeltelling, samenstelling, frequentie) –Voorbeelden –Strategisch Overleg Buciness-Ict (SOBI) –Architecture Board

29 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 29 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

30 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 30 Kloofanalyse Kloof AS IS (status juni 2008)76,5 VTE Volgroeid model96, 3 VTE (89,3 VTE ICT, 7 VTE business) 19,8 VTE Minimaal scenario88,9 VTE12,4 VTE Minimaal scenario incl wegwerken backlog 93 VTE16,5 VTE Processen Maturiteit verhogen naar doelmaturiteit van 2,5 (CMM: Capability Maturity Model) Aantallen

31 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 31 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

32 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 32 Kritisch succesfactoren voor de implementatie –Communicatie –Nodige middelen en ondersteuning –Draagvlak en motivatie (business én ICT) –Concrete invulling van het model –Mee aanpassen van de ICT rollen en processen langs business zijde –Gefaseerd implementatietraject –(Change) Management –Leiderschap –Integrale benadering van de ICT organisatie met aandacht voor de harde én zachte factoren –Invoeren van andere manieren van werken

33 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 33 Het implementatieplan bevat vier groepen implementatieactiviteiten –Voorbereidende activiteiten die nu reeds bezig zijn of kunnen gestart worden (uitwerken standaarden en richtlijnen architectuur, projectbeheer methodologie, testprocessen, changemanagement, SLA’s, balanced scorecard,...) –Activiteiten rond de invulling van de functies zoals de selectie en recrutering (gefaseerd cfr. procedure van invulling) –Activiteiten rond de inwerking van de functies: de functies zijn dan ingevuld, maar ze moeten ingewerkt worden in de organisatie (inleidingen, opleiding,…) –Specifieke activiteiten die nodig zijn voor de nieuwe organisatie introduceren in de nieuwe manier van werken (businessanalyse, business case en make or buy-evaluatie, releasemanagement, ICT-governance processen,...)

34 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 34 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

35 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 35 Organogram Centrale Diensten CEG GG G EFEEF C C DDFE GF GGG

36 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 36 Organogram Entiteiten E C

37 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 37 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

38 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 38 Invulling van de nieuwe organisatie –Gefaseerde invulling: –Er zal gestart worden met het personeelsbestand dat heden beschikbaar is –Aangevuld met bijkomende functies: –in functie van de budgettaire ruimte –rekening houdend met sleutelfuncties die nodig zijn om de nieuwe processen te kunnen implementeren

39 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 39 Invulling van de nieuwe organisatie Invulling van de nieuwe organisatie: Toepassen van de CAO reorganisatiestudies (10/12/2004) Uitgangspunten: -Invulling gebeurt maximaal door verschuiving van de oude naar de naar de nieuwe organisatie -Behoud van de verworven rechten -Begeleiding van de personeelsleden na de invulling Top-down invulling: –FASE 1: functies hoger dan klasse G –Procedure wordt vastgelegd door het management –FASE 2: hoofden en nieuwe functies –FASE 3: overige functies

40 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 40 Invulling van de nieuwe organisatie –FASE 2: hoofden en nieuwe functie –Worden enkel intern open verklaard voor de betrokkenen (personeelsleden ICT) –Volgens het bericht ‘toegang & promotie tot weddetrekkende functies’ –Algemene proef –Kennisproef –Assesment –Selectie-interview –De functies die na deze ronde niet ingevuld zijn worden ingevuld volgens de normale procedure

41 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 41 Invulling van de nieuwe organisatie –FASE 3: overige functies –Worden ingevuld door verschuiving –Wanneer er meerdere kandidaten zijn voor een functie is er een selectie-interview –Voor functies vanaf klasse E is er steeds een interview –Als invulling door verschuiving niet mogelijk is (bv. omdat het bezoldigingsniveau van de functie hoger is dan het verworven niveau), dan wordt de functie open verklaard volgens de procedure van fase 2 –De functies die na deze ronde niet ingevuld zijn, worden ingevuld volgens de normale procedure

42 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 42 Invulling van de nieuwe organisatie –Volgende stappen –Na de goedkeuring door de Raad van Bestuur, zal: –De invulling van fase 1 vastgelegd worden –De procedure geconcretiseerd worden, door vast te leggen welke functies tot welke fase behoren

43 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 43 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

44 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 44 Volgende stappen –Voorstelling ondernemingsraden - 22 januari –OR brengt advies uit mbt de voorgestelde organisatiestructuur - 6 februari –Eventuele opmerkingen van de OR worden teruggekoppeld aan de raad van directeuren - 16 februari –Voorstelling raad van bestuur - maart

45 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 45 Agenda –Inleiding –Evaluatie van de huidige ICT organisatie –Processen, rollen en verantwoordelijkheden –Functies –Organogram –VTE –Business ICT alignment –Kloofanalyse –Implementatieplan –Wegingen –Procedure van invulling –Volgende stappen –Bijlagen

46 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 46 Bijlage: RACI accenten per ICT principe

47 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 47 RACI accenten: per ICT principe 1.De ict-prioriteiten worden in een geïntegreerde planningscyclus rechtstreeks gekoppeld aan de strategische doelstellingen van De Lijn. - Uitbouwen van rol van architectuur in planning en strategie - Business case bepaalt of projecten/initiatieven al dan niet doorgaan. - Invoering van het ICT projectenbureau (met gepaste en tijdige afstemming met het projectenbureau). - Flexibele, vraaggedreven ICT sourcing - (Trapsgewijze) validatie van ICT policies & plannen (SOBI/Raad van directeuren)

48 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 48 RACI accenten: per ICT principe 2. Ict werkt proactief mee aan het realiseren van de strategische doelstellingen van De Lijn. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

49 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 49 RACI accenten: per ICT principe 3. Ict werkt proactief en innovatief mee aan het ontwerpen van de businessprocessen. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

50 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 50 RACI accenten: per ICT principe 4. Het verwachte niveau van dienstverlening door ict aan haar klanten is helder afgesproken en wordt continu opgevolgd. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

51 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 51 RACI accenten: per ICT principe 5. Reeds bij de initiatiefase van projecten dient men de impact op ict te overwegen. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

52 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 52 RACI accenten: per ICT principe 6. Afspraak is afspraak. Gebaseerd op een scopeafbakening, impactanalyse en capaciteitstoets volgt een commitment van alle partijen aan tijdige oplevering. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

53 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 53 RACI accenten: per ICT principe 7. Ict is de exclusieve leverancier van ict- diensten. Uitbesteding gebeurt in overleg tussen business en ict. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

54 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 54 RACI accenten: per ICT principe 8. Ict bouwt prioritair die competenties op, die gerelateerd zijn aan kennis die specifiek is aan De Lijn. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

55 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 55 RACI accenten: per ICT principe 9. Ict beheert haar middelen efficiënt en effectief. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

56 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 56 RACI accenten: per ICT principe 10. Alle ict-oplossingen passen binnen standaarden bepaald door ict in overleg met de business. - ICT relatiebeheer zit integraal verweven in de ICT werking. - De business analist en business architect ondersteunen de business bij de strategische planning. - De enterprise architect werkt nauw samen met de business om de ICT investeringen af te stemmen met de strategie van De Lijn. - IT Drivers en SOBI zijn overlegorganen waar business en ICT samen beslissingen nemen en resultaten valideren. - Compliancy expert is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van compliancy met richtlijnen en regelgeving.

57 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 57 Bijlage: Toelichting organogrammen

58 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 58 Organogram Centrale Diensten: Toelichting ICT projectenbureau -Doel Het plannen van de ICT vraagzijde en samenbrengen met het passende aanbod. -Belangrijkste taken - Het beheren van de ganse ICT projectportfolio en het tactisch plan - Het beheren van alle ICT-projecten - Het beheer van de kwaliteit (voor de volledige ICT-afdeling) -Werking en interactie met de andere afdelingen - Frequente interactie met de business en het projectenbureau van De Lijn voor de planning van ICT-projecten binnen de strategische projecten. - Frequente interactie met het projectenbureau voor het afstemmen van de projectmanagementstandaarden. - Frequente interactie met de afdeling zorgsystemen voor het afstemmen van de kwaliteitsstandaarden en werking van de kwaliteitsmanager. - Frequente interactie met de andere ICT-diensten -Belangrijkste vernieuwingen - Werken volgens vastgelegde projectmethodologie en invoering van de functie van ICT- projectmanager

59 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 59 Organogram Centrale Diensten: Toelichting architectuur -Doel Het beheren van de ICT-strategie en de enterprisearchitectuur evenals het opzetten en beheren van de architectuur en het verzorgen van het inhoudelijk beheer van de business – ICT-vraag. -Belangrijkste taken - Het opzetten van de architectuur en de uitwerking ervan binnen de projecten - Het uitwerken van de ICT-strategie en de enterprisearchitectuur met de erbij horende standaarden - Het ondersteunen van de business via het beheer van de requirements en het uittekenen van oplossingen -Werking en interactie met de andere afdelingen - Frequente interactie met de andere ICT-diensten. - Interactie met de business in het kader van de projecten en de strategie. - Interactie met OBBC in het kader van datamodellering - Interactie met de directie onderzoek in het kader van de enterprisearchitectuur. - Interactie met de businessanalisten, die rapporteren aan de functionele directeuren -Belangrijkste vernieuwingen - Werken met architecturale standaarden en herbruikbare componenten - Integratie van architectuur in de projecten - Invoering van de functies solution-architect en businessanalist - Invoeren van businessanalysestandaarden: business process management, business cases, requirements management

60 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 60 Organogram Centrale Diensten: Toelichting applicaties -Doel Het voorzien van de nodige resources en het uitvoeren van de applicatieprojecten en wijzigingen. -Belangrijkste taken - Het uitvoeren van de applicatieprojecten - Het uitvoeren van applicatiewijzigingen - Het ondersteunen van de business bij vragen en problemen. -Werking en interactie met de andere afdelingen - Frequente interactie met de andere ICT-diensten. - Interactie met de business in het kader van de projecten en de wijzigingen. -Belangrijkste vernieuwingen - Werken volgens vastgelegde methodologie en invoering van een flexibele organisatie gekoppeld aan projectstructuren en -methodes en de invoering van generieke functies en competence centers. - Releasematig werken - Handover van ontwikkeling naar test en productie via de dienst infrastructuur - Invoering van de functies release- & changemanager, teammanager, technologie- expert, tester

61 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 61 Organogram Centrale Diensten: Toelichting infrastructuur -Doel Het operationeel houden van de ICT-infrastructuur en het voorzien van de nodige support voor de ICT-klanten. Het voorzien van de nodige resources voor en het uitvoeren van infrastructuurprojecten en -wijzigingen. -Belangrijkste taken - Het operationeel houden van de ICT-infrastructuur - Het voorzien van support voor de ICT-klanten. - Het uitvoeren van de infrastructuurprojecten en -wijzigingen -Werking en interactie met de andere afdelingen - Frequente interactie met de andere ICT-diensten. - Interactie met de business in het kader van de projecten, wijzigingen en support. -Belangrijkste vernieuwingen - Meer verantwoordelijkheden in het kader van handover van applicatie naar test en productie. - Meer globale verantwoordelijkheden in het kader van netwerken en telecom en de local supportwerking. - Invoering van een centrale helpdesk - Invoering van de functies datacentermanager, technologie-expert en desktopbeheerder

62 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 62 Organogram: Business analist Doel De business analist onderkent de business problemen en opportuniteiten, verzamelt de business requirements en doet hier van de vertaalslag naar ICT. In die context verzekert hij een goede samenwerking tussen de hem toegewezen functionele domeinen en ICT. Hij werkt studies, business cases en behoefteanalyses uit en beveelt oplossingen aan teneinde het business – ICT-alignment te verzekeren. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen -Staffunctie onder de functionele directeur - Neemt de rol op van IT-driver - Neemt deel aan het functioneel overleg en werkt volgens de businessanalysestandaarden van ICT - Coördinatie binnen ICT-werking en functionele aansturing wordt door de coördinator architectuur gedaan. - Zorgt ervoor dat de noden van de entiteiten mee opgenomen worden - Rapportering via de ICT-systemen (o.a. tijdsregistratie en opvolging)

63 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 63 Organogram: Kwaliteitsmanager Doel Het opzetten, beheren en bewaken van het ict-kwaliteitssysteem en de ict-procedures en processen alsook het analyseren van werkmethodes en het formuleren en voorstellen van mogelijke verbeteracties teneinde bij te dragen tot een kwaliteitsgerichte ict-organisatie. Belangrijkste taken, interactie en vernieuwingen -Maakt deel uit van zorgsystemen -Coördinatie binnen ICT-werking gebeurt i.s.m. de coördinator van het ICT- projectenbureau.

64 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 64 Bijlage: Spiegelrollen

65 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 65 Business – ICT alignment: Spiegelrollen ICT BeslissingenBusinessICT Strategisch ICT principes ICT Strategie ICT Investeringen Directeur (functioneel/entiteiten)afdelingshoofd ICT Enterprise Architectuur Verantwoordelijke Projectenbureau Coordinator Architectuur Security/Risk Business Continuity ManagerICT-Security officer Tactisch Budgetten en Planning- Verantwoordelijke Projectenbureau Coordinator ICT-Projectenbureau IT Driver Business Cases Business Process ownerBusiness Analist/Business architect Compliancy Compliancy expertICT-Security officer Service Level Agreements Business Process Owner IT Driver Service Manager Operationeel Projecten Business Projectverantwoordelijke ICT-Projectmanager Wijzigingen Business Process ownerRelease- & Changemanager Incidenten en operationeel beheer eindgebruikerCentrale helpdesk -> 1 ste lijns servicedesk- expertgebruiker 1 ste lijns service desk- expertgebruiker 2 de lijns ICT-servicedesk

66 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 66 Bijlage: overlegorganen

67 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 67 Overzicht van business ICT alignment overlegorganen OnderwerpOrgaan STRAT.STRAT. Afstemmen van business en ICT strategie op organisatieniveau Bewaken van de security strategie Raad van directeuren Strategisch Overleg Business-ICT (SOBI) TACTISCH/OPER.TACTISCH/OPER. Beheren en bewaken van architectuurArchitecture Board Beheren van projectportefeuille De LijnOverleg IT-drivers Beheren van individuele projecten en changes Projectstuurgroep Change advisory board Aansturen van ICT afdelingStafoverleg ICT (incl. Voorzitter IT-Drivers) Opvolging en aansturing Businessanalisten Businessanalistenoverleg Globale opvolging local supportwerkingFunctioneel overleg financiën (Afdelingshoofd ICT blijft hiervan deel uitmaken om de globale local supportwerking en de werking van ICT binnen de entiteiten te bespreken).

68 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 68 Overlegorganen –Strategisch Overleg Business-ICT (SOBI) –Doel –Een lange-termijn, strategische functie met de focus op pro-actieve innovatie (ICT strategie, ICT planning) –Een bewaker van de bedrijfsarchitectuur –Een driver van performantieverbeteringen van de ICT-afdeling (balanced scorecard) –Security beleid –Samenstelling –Directeur Financiën/ICT, Onderzoek, Marketing, Exploitatie, Personeel, 2 entiteitsdirecteuren (samenstelling owv breed draagvlag). –1 externe met kennis van ICT in transportsector (business inzicht) –Voorzitter –Directeur Financiën/ICT –Frequentie –4x per jaar (in functie van het strategisch planningsproces) –Opmerking: Voor de Stuurgroep Informatiebeveiliging is de security officer ook een deelnemer. Deze stuurgroep valt samen met de SOBI, dus voor security gerelateerde zaken maakt de security officer ook deel uit van de SOBI. –Architecture Board –Doel –Het sturen en valideren van de ICT architectuur standaarden, richting en planning –Samenstelling (voorstel) –Vaste leden: ICT afdelingshoofd, coordinatoren ICT projecten bureau, applicaties, infrastructuur en architectuur, verantwoordelijke projectenbureau. –Ad hoc kunnen er afdelingshoofden (OBBC, Techniek…) bij betrokken worden –Voorzitter –ICT Afdelingshoofd –Frequentie –Maandelijks

69 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 69 Overlegorganen –Staff overleg ICT –Doel –Voorbereiding technische dossiers en gunningen in overleg met aankoop en de afdelingen –Operationele opvolging ICT afdeling –Drijvende kracht achter verbeteringsinitiatieven voor ICT afdeling en opvolgen van de performantieïndicatoren (balanced scorecard) –Voorbereiding SOBI vergaderingen –Samenstelling –Voorstel voor samenstelling vaste leden: afdelingshoofd ICT, coordinatoren ICT projecten bureau, applicaties, infrastructuur en architectuur, voorzitter IT drivers, vertegenwoordiger van OBBC. –Ad hoc kunnen er afdelingshoofden, Aankoop of anderen bij betrokken worden. –Voorzitter –Afdelingshoofd ICT –Frequentie –Maandelijks –Overleg IT-Drivers –Doel –Ondersteuning van de tactische planning en prioritisatie van de projecten uit de dagelijkse werking –Samenstelling (voorstel) –Directeur Onderzoek –Entiteitsdirecteur –IT drivers –Verantwoordelijke projectenbureau –Coordinator ICT projectenbureau –Voorzitter –Directeur onderzoek –Ondervoorzitter –Entiteitsdirecteur –Frequentie –2-maandelijks

70 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 70 Overlegorganen –Project stuurgroep –Doel –Conform De Lijn - Prince2 standaard –Samenstelling, voorzitter en frequentie –Conform De Lijn - Prince2 standaard –Change advisory board –Doel –Het ondersteunen van change management (mee bepalen van de prioriteiten, impact… van de gevraagde changes) –Samenstelling, voorzitter en frequentie –Te bepalen binnen de applicatie en/of infrastructuur groep.

71 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 71 Overlegorganen –Business Analisten overleg –Doel –Coördinatie meeting met de business analisten voor de afstemming en planning van hun werk –Samenstelling –Business analisten, Solution architecten, Coördinator Architectuur. –Voorzitter –Coördinator Architectuur –Frequentie –Wekelijks

72 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 72 Overlegorganen –Local support overleg –Doel –Coördinatie meeting met de local supports voor de afstemming en planning van hun werk –De bespreking en verwerking van de lokale support behoeften en opmerkingen –Samenstelling –Local supports, team manager support. –Voorzitter –Team manager support –Frequentie –Maandelijks

73 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 73 Overlegorganen –Individueel local support planningsoverleg (georganiseerd per entiteit) –Doel –Afstemmen van de planning met het afdelingshoofd F&A en de local support van de entiteit. –De bespreking, verwerking en opvolging van de locale support behoeften en opmerkingen van de entiteit –Samenstelling –Afdelingshoofd F&A, local support, team manager support. –Voorzitter –Team manager support –Frequentie –maandelijks

74 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 74 Bijlage: Kloofanalyse

75 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 75 Cobit domeinGemiddelde Maturiteit PO: Plan and organize AI: Acquire and implement DS: Deliver and support ME: Monitor and evaluate Globaal: 1,262,45 1,782,75 1,522,51 1,252,56 1,452,54 Gemiddelde, globale doelmaturiteit is ongeveer 2,5 Kloofanalyse: Processen (in termen van huidige & gewenste maturiteit)

76 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 76 Bijlage: implementatieplan

77 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 77 Kritische succesfactoren voor de implementatie 1.Communicatie –Verantwoorden van nieuwe ICT organisatiemodel –Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden 2.Nodige middelen en ondersteuning –Intensieve begeleiding en coaching van de sleutelrollen (inclusief management) in de nieuwe organisatie –Aandacht voor ondersteunende HR processen (competentiebeheer, coaching & begeleiding, evaluatie en verloning, training, kennisbeheer, carrièrebegeleiding) 3.Draagvlak en motivatie (business én ICT) –People management 4.Concrete invulling van het model –Slaagkans van voorgestelde organisatiemodel zal sterk afhankelijk zijn van de invulling van het model op micro-niveau (juiste mensen op de juiste plaats, acceptatie van model door sleutelrollen) –Zetten van de juiste mensen op de juiste plaats moet 3 aspecten in rekening brengen: “willen”, “kunnen”, “kennen” 5.Mee aanpassen van de ICT rollen en processen langs business zijde –Organisatie en (ICT gerelateerde) rollen langs business zijde moeten ook mee aangepast worden 6.Gefaseerd implementatietraject –Gefaseerde, pragmatische transitie naar toekomstige ICT organisatie (oppassen voor overformalisatie) –Sla geen stappen over, doseer de verandering. Ambieer geen hoger maturiteitsniveau alvorens het basisniveau geïmplementeerd is. –Tempo van implementatie: na de studie moet de nodige dynamiek gecreëerd worden om de verandering echt te kunnen laten voelen (credibiliteit) en een positief, motiverend effect te hebben 7.(Change) Management –Het nieuwe ICT organisatiemodel kan pas slagen als management systematisch en continue de implementatie opvolgt, meet en bijstuurt. –“Afspraak is afspraak”: Management moet durven optreden indien wordt afgeweken van ingevoerde rollen en afspraken. Men vervalt al te gemakkelijk in de vertrouwde manier van werken –Organisatiemodel moet dynamisch en flexibel kunnen verder evolueren. Laat het model werken en pas aan indien nodig –Dagdagelijkse operationele werking mag focus van de verandering niet doen verslappen. 8.Leiderschap –Sponsorship bij volledige directie van De Lijn: verandering is gedragen door de top, een duidelijke, unanieme visie en wil tot resultaat –Leidinggevenden spelen een sleutelrol in veranderingsbeheer en communicatie. Ze treden op als rolmodellen voor het gewenste gedrag (“walk the talk”). Ze verduidelijken continu de rollen en processen. –Leidinggevenden introduceren een meer participatieve management stijl. Ze creëren een omgeving die betrokkenheid en dialoog stimuleert. Participatieve stijl begint bij het openstaan voor vragen en luisteren. Management moet ruimte voor vragen creëren en deze goed afhandelen. Het “luisteren” bestaat uit het tonen van aandacht en waardering voor medewerkers. 9.Integrale benadering van de ICT organisatie met aandacht voor de harde én zachte factoren –Het organogram en de functiebeschrijvingen zijn slechts de “formalisering” van het nieuwe model. Formalisatie is niet voldoende. Continue aansturing van harde én zachte organisatie aspecten is nodig. Bijzondere aandacht gaat naar de nieuwe/gewijzigde procesdynamiek en ICT governance mechanismes als basis voor een performantere organisatie –Aandacht voor interfaces, handovers en relaties tussen de organisatieonderdelen (de zogenaamde “white spaces”) –Integreren van nieuwe/bestaande initiatieven in het globale veranderingsplan 10.Invoeren van andere manieren van werken –De nodige flexibiliteit moet ingebouwd worden om de medewerkers flexibeler te laten werken o.a. via remote werken/remote offices

78 26 Augustus 2008ICT Organisatiestudie Dia 78 Implementatieplan grote blokken + timing en essentie


Download ppt "De Lijn ICT Organisatiestudie Ondernemingsraad januari 2009."

Verwante presentaties


Ads door Google