Werken met een adressenbestand in Word 2010 wo

Presentatie over: "Werken met een adressenbestand in Word 2010 wo"— Transcript van de presentatie:

1 Werken met een adressenbestand in Word 2010 wo 30-01-2013

2 Wat kunnen we met een adressenbestand
Wat kunnen we met een adressenbestand? ~~ Etiketten maken ~~ Samenvoegen van gegevens (brieven): met een adres(etiket) en/of persoonlijke begroetingsregel en/of een ”automatisch” datumveld

3 Variabele gegevens voorbereiden: kies type adreslijst: met kolom: adres en kolom: huisnummer (nr) of met een kolom adres+huisnummer

4 Adressenbestand aanmaken
Maak een tabel in Word of Excel met de kopjes: Titel: bv. Dhr. en Mevr. Voornaam Voorletter (met tussenvoegsel): L. van Achternaam Adres (straatnaam) Huisnummer of Adres + huisnummer Postcode Woonplaats Land Speciale kenmerken: bv. Kerst (k), vakantie (v) Sla het adressenbestand op in Mijn Documenten

5 Adreslijst met kopjes

6 Klik op de tab Verzendlijsten
Start Word 2010 en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

7 Vel met dezelfde etiketten:
Boeken, CD’s, DVD’s merken Als afzender op (vakantie)post

8 Klik links op de groep Maken en kies Etiketten

9 Kies voor 1 pag. met hetzelfde etiket of voor 1 etiket Kies de juiste soort etiket via Opties

10 Typ de tekst in het adresvak Klik op Nieuw Document
Typ in het adresvak uw adresgegevens (Begin met 2x spatie,) typ naam, Enter (2x spatie,) typ adres, Enter (2x spatie,) typ postcode, 2x spatie, typ plaats Klik op de stip voor: Volledige pagina met hetzelfde etiket

11 Je ziet nu een overzicht van het vel etiketten

12 Klik op het kruisje om de hele tabel te selecteren
en klik op de tab Indeling in het lint. Kies de gewenste uitlijning

13 De tekst staat nu op de gewenste plaats
De tekst staat nu op de gewenste plaats. Klik op Bestand, Printen en print de etiketten. Links uitgelijnd Uitgelijnd in het midden

14 Etiketten Word 2010 Koppelen aan een adressenbestand met een
kolom adres en een kolom nummer

15 Klik op de tab Verzendlijsten
Start Word 2010 en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

16 1.Klik op Afdruk Samenvoegen in het lint. Kies hierna Etiketten
2. Kies het formaat van de etiketten OK 3. Klik op Adressen selecteren

17 Kies Bestaande lijst. Zoek in de Verkenner naar het juiste adressenbestand en klik op Openen. Het adressenbestand is nu gekoppeld aan de etiketten, je ziet dit echter niet!

18 Gebruik adreslijst met aparte kolom met huisnummers
Gebruik adreslijst met aparte kolom met huisnummers! Klik op Samenvoegvelden invoegen, denk aan de spaties en Enter tussen de velden. Klik op Velden vergelijken om de juiste veldnamen te kiezen.

19 Klik op de onderhelft van de knop Samenvoegvelden invoegen
Voeg in: 2x spatie, klik op Titel, spatie klik Voorl., spatie klik Naam, Enter 2x spatie, klik Adres, spatie klik Nummer, Enter 2x spatie, klik Postcode, 2x spatie, klik Plaats Enter 2x spatie, klik Land

20 2010 Selecteer de velden Klik op: OK

21 Klik op Etiketten bijwerken in het lint, nu staan alle records op de etiketten.

22 Nu wordt het hele vel etiketten bijgewerkt
Zo ziet het resultaat er uit na het invoeren van de velden Klik op Etiketten bijwerken Nu wordt het hele vel etiketten bijgewerkt

23 Klik op: Voorbeeld van het resultaat

24 Klik op het kruisje om de hele tabel te selecteren
en klik op de tab Indeling in het lint. Kies de gewenste uitlijning

25 Klik links boven op het kruisje om alle etiketten te selecteren.

26 Klik op het tabblad Indeling in het lint en zoek de juiste uitlijning van de tekst op het etiket uit.

27 Klik op: Voltooien en Samenvoegen om te gaan printen
U hebt nu etiketten met verschillende adressen

28 Voor een adresbestand met maar 1 kolom adres + nummer
kun je het Adresblok in het lint Verzendlijsten gebruiken. Dan velden vergelijken. Klik ‘hierna op Etiketten bijwerken. Klik linksboven op blauwe kruisje, klik op Indeling en lijn de tekst uit. Daarna Voltooien en samenvoegen en Afdrukken

29 Brieven en adressen koppelen
Open de brief in Word 2010

30 Klik op de tab Verzendlijsten
Start Word 2010 en Klik op de tab Verzendlijsten in het lint

31 1.Klik op Afdruk Samenvoegen in het lint. Kies hierna Brieven
3. Klik op Adressen selecteren

32 Kies Bestaande lijst gebruiken
Kies Bestaande lijst gebruiken. Zoek in de Verkenner naar het juiste adressenbestand en klik op Openen. Het adressenbestand is nu gekoppeld aan de brieven, je ziet dit echter niet!

33 Adreslijst met aparte kolom met huisnummers Klik op Samenvoegvelden invoegen, denk aan de spaties en Enter tussen de velden. Klik op Velden vergelijken om de juiste veldnamen te kiezen.

34 Klik op de onderhelft van de knop Samenvoegvelden invoegen
Voeg in: 2x spatie, klik op Titel, spatie klik Voorl., spatie klik Naam, Enter 2x spatie, klik Adres, spatie klik Nummer, Enter 2x spatie, klik Postcode, 2x spatie, klik Plaats Enter 2x spatie, klik Land

35 2010 Selecteer de velden Klik op: OK

36 Stel de begroetingsregel in

37 Maak hem persoonlijk

38 Geadresseerde haal de A weg en voeg de samenvoegvelden in Begroetingsregel haal de B weg en voeg de begroetingsregel in

39 Stel de aanhef in met voornaam (indien gewenst)

40 Klik op: Voorbeeld van het resultaat
Bekijk alle adressen

41 Klik op: Voltooien en Samenvoegen om te gaan printen
U hebt nu brieven met verschillende adressen en een persoonlijke aanhef

42 Voor een adresbestand met maar 1 kolom adres + nummer
kun je het Adresblok in het lint Verzendlijsten gebruiken. Dan velden vergelijken. Voorbeeld bekijken. Daarna Voltooien en samenvoegen en Afdrukken

43 Veel succes