De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Studiedag Vera Inzet van ICT om lokale besturen efficiënter te organiseren Digitale Stad Mechelen Ranja Van Asbroeck – Koen Verspecht 17/01/2013.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Studiedag Vera Inzet van ICT om lokale besturen efficiënter te organiseren Digitale Stad Mechelen Ranja Van Asbroeck – Koen Verspecht 17/01/2013."— Transcript van de presentatie:

1 Studiedag Vera Inzet van ICT om lokale besturen efficiënter te organiseren Digitale Stad Mechelen Ranja Van Asbroeck – Koen Verspecht 17/01/2013

2 1.Doorlichting ICT beleid Interne doorlichting Externe doorlichting De besluiten en aandachtspunten 2. Focus op e-gov Een formulier is geen formaliteit Productencatalogus en archief Processen in sjablonen E-link Uitbouw e-loket en digitalisering processen inhoud

3 3. Veranderen, wat nu gedaan? Daar hebben wij geen tijd voor Vroeger ging het toch ook goed Is daar wel budget voor? Daar zal het beleid niets voor voelen Dat is al geprobeerd Daar is de stad niet rijp voor 4. E-gov in vijfde versnelling Concrete uitwerking intellistamp Uitbouw e-loket en digitalisering processen Inhoud

4 1. Doorlichting van het ICT beleid: Intern: de O-scan Uitgevoerd bij het personeel in 2009

5 1. Doorlichting van het ICT beleid: Intern: de I-scan

6 Benchmark en technische analyse gebeurde met de “oude” website van Mechelen => daar vielen lessen uit te trekken i.f.v. de nieuwe website (2009) In de presentatie vooral klemtoon op bevindingen m.b.t. “de Mechelaar en haar/zijn digitale stad”: afstemming vraag & aanbod 1. Doorlichting van het ICT beleid: Externe doorlichting: opmerking

7 1. Doorlichting van het ICT beleid Besluiten externe doorlichting De voorkeurkanalen voor informatie Internetgebruikers: De meerderheid verkiest de digitale weg voor informatie Opzoeken van praktische informatie: 83,5% Informatie over subsidies en premies: 69% Op de hoogte blijven van vrijetijdsactiviteiten: 56% Niet-internetgebruikers: De niet-internetgebruikers verkiezen voor het opzoeken van praktische informatie en vrijetijdsactiviteiten de folder of het stadsmagazine (61% en 84%) Voor informatie over subsidies en premies gaat men liefst langs bij de dienst zelf (68%)

8 Inbedding en afstemming van de digitale instrumenten in de werking van de stad: Erkenning van internet als topinfomedium van de Mechelaar Een geïntegreerde aanpak van digitale dienstverlening & communicatie Betere inbedding van e-gov in het beleid en werking Aandacht voor inclusief beleid: Werk maken van digitale sociale inclusie Hulp voor Mechelaars bij verdere “digitalisering” Blijvend aanbieden niet-digitale kanalen 1. Doorlichting van het ICT beleid: Besluiten externe doorlichting

9 Algemene aandachtspunten voor het online aanbod: Meer omvattend en geprofessionaliseerd aanbod aan digitale info en online producten Aandacht voor inzet signaal- en feedbackkanalen Meer proactief en doelgericht initiëren, stimuleren en ondersteunen van digitale gemeenschappen Meer communicatie over de digitale communicatie 1. Doorlichting van het ICT beleid: Besluiten externe doorlichting

10 Technische, inhoudelijke en vormelijke aandachtspunten: Aandacht voor (taal)redactie op de digitale inhouden Een inhoudelijk en vormelijk coherent en geïntegreerd webaanbod Belangrijke “extra’s” van de website op een prominente plaats op de homepage De internetgebruiker niet in het ongewisse laten bij interactieve contacten Aandacht voor innovatieve: Mechelen als digitale proeftuin Maak van Mechelen een volwaardige “Smart City” 1. Doorlichting van het ICT beleid: Besluiten externe doorlichting

11 Project opgestart in 2008 Opstellen van kwaliteitsnormen voor formulieren Uniforme lay-out en sjablonen Vereenvoudigen van processen Unieke formulieren in centrale formulierencatalogus op intranet Informatie formulieren en processen Afstemming formulieren met informatie internet Basis voor uitbouw e-loket Procedure voor opmaak e-formulieren 2. Focus op e-gov Een formulier is geen formaliteit

12 2. Focus op e-gov vb. formulierencatalogus en formulier nieuwe stijl

13 Het aanmaken van de e-formulieren centraal gehouden bij webmasters: geen tijdverlies met formulierengenerator eenvormigheid formulieren voldoen aan Anysurfer Concreet: stadsdiensten geven gewenste info door webmasters bekijkt wat kan en maakt formulier testen formulier door webmasters & diensten waar relevant redigeert Marcom copy teksten & formulieren worden online geplaatst afhandeling formulieren rechtsreeks door diensten analyse, bijsturing & rapportage op vaste momenten grote bijsturingen of aandachtspunten via algemene werkgroep CMS& Online & departementele werkgroepen ICT. Kleinere rechtstreeks met de diensten. 2. Focus op e-gov vb. procedure voor opmaak van een webformulier

14 Opgestart in 2010 Opmaak van een productencatalogus (intern en externe producten en diensten) Koppeling producten met nieuwe archiefstructuur (volgens VVBAD classificatie) Afstemming producten met internet Basis voor digitaal dossierbeheer 2. Focus op e-gov Productencatalogus en archief

15 Opgestart in 2009 Sjabloon procesbeschrijving met nadruk op – Digitalisering en ICT- integratie – Doorlooptijd – Administratieve vereenvoudiging – Klachtenbeheer – Interne controlepunten – Communicatie Beschrijving processen (dienst + STRO) Koppeling procesbeschrijvingen aan product Basis vereenvoudiging en digitalisering van processen 2. Focus op e-gov procesbeschrijvingen in functie van digitalisering

16 2. Focus op e-gov vb sjabloon procesbeschrijvingen

17 E-link: Europees project voor digitalisering van dienstverlening, opgestart in 2010 Doelgroep: bedrijven Doel: Kwalitatieve en toegankelijke digitale dienstverlening dmv een klantgerichte benadering en administratieve vereenvoudiging. Hoe: Back-office Verbeteren van de basisinfrastructuur, integratie tussen applicaties en het beheer unieke data – Adressenbeheersysteem: het adres als centraal koppelingselement tussen applicaties – Digitaal archief: digitaal beschikbaar maken van dossiers – Digitale workflows voor opvolging van processen en documenten 2. Focus op e-gov e-link in woorden

18 Hoe: Frontoffice Bedrijven en burgers melden zich eenmalig aan via het digitaal bedrijven- of burgerloket. Alle producten kunnen digitaal aangevraagd worden. Informatie die gekend is in de centrale gegevensdatabank is vooraf ingevuld. Nieuwe informatie wordt opgeslagen in centrale databank en is vanaf dan in alle toepassingen aangepast. De aanvrager kan de status van de aanvraag opvolgen. Bij afhandeling wordt een verstuurd. 2. Focus op e-gov e-link in woorden

19 2. Focus op e-gov e-link in daden: overzicht projecten

20 2. Focus op e-gov e-link in daden: overzicht midoffice

21 2. Focus op e-gov e-link in daden: frontoffice Bedrijvenloket: visiedocument uitbouw apart bedrijvenloket op stadswebsite alle aanvragen digitaal beschikbaar (afgetoetst studie Unizo) bedrijvendatabank: – koppelingen met Remmicom voor overzicht milieuvergunningen per vestiging. – applicatie voor beheer van gegevens door bedrijven zelf: koppelingen met VKBO en Themis gelegd maar geen onverdeeld succes. De huidige CMS applicatie wordt vergeleken met de Iris applicatie. – beheer en opvolging: nood aan een centrale databeheerder. – link met bedrijvengids: afhankelijk van keuze Iris applicatie of CMS

22 2. Focus op e-gov e-link in daden: frontoffice digitale bedrijfsbelasting - bedrijvendatabank e-aangifte bedrijfsbelasting (life maart 2012) – vereenvoudiging procedure – digitalisering aanvraag via e-loket – via EID of sleutel aanloggen op CMS – efficiëntiewinst: digitale integratie data aanvraag en verwerking – verbetering communicatie Resultaten – aangiften – 257 online – > 21% digitaal

23 2. Focus op e-gov e-link in daden: frontoffice digitale bedrijfsbelasting - bedrijvendatabank stadstoepassingen De website De databank Het loket Lithium Stad broker

24 2. Focus op e-gov e-link in daden: backoffice Procesanalyse, administratieve vereenvoudiging en digitalisering Inkomende facturen  efficiëntere verwerking + snellere betaling Inkomende post  betere opvolging + snellere verwerking Uitbouw archiefstructuur en koppeling met productencataloog  centrale digitale dossiervorming + efficiëntere opzoeking Digitale aangifte bedrijfsbelasting automatisch in Plutus  efficiëntere verwerking Conversie oude docrooms naar 1 centrale docroom  centrale digitale dossiervorming + efficiëntere opzoeking Digitale workflow besluitvorming secretaris, college en gemeenteraad  efficiëntere werking

25 2. Focus op e-gov e-link in daden: backoffice

26 Opmaak projectfiche met afspraken: – doelstelling – in scope – out scope – randvoorwaarden – overdracht – budget – rollen, wie doet wat? inhoud – organisatie - ICT – communicatie – stappenplan Goedkeuring projectfiche college, MAT en stuurgroep 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten

27 Procesbeschrijving en analyse (zie hoger) Nieuw proces met randvoorwaarden en kwaliteitsnormen Afstemming ICT Feedback: key-users, vrijwilligers, … Opmaak nieuw proces (Strategie en ontwikkeling + Dienst + ICT) Applicatie testen en aanpassen Dienstnota + flowchart 2 de feedback: key-users, vrijwilligers, … 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten

28 Communicatie – Handleidingen – Spam – Diensten- en departementsoverleg – Intranet: pagina, tip van de dag, banner – – Andere: tijdsregistratie, notitieblok, … Opleiding Implementatie Evaluatie 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten

29 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp E-loket: probleem 3. Veranderen, wat nu gedaan? aanpak veranderingstrajecten Burgers Bewijs van woonst Papieren Document Enkel digitaal! Afdruk geen juridische waarde! Opsturen via De Post Afhalen aan het fysieke loket Online aanvragen E-loket Nood aan “Best of Both Worlds”.

30 Waar gaat het over? Een groeiende vraag naar beveiligde documenten Meeste mensen blijven met papier werken 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp Waar gaat het over?

31 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De papieren wereld Veiligheid is gegarandeerd door fysieke eigenschappen: – Stempels – Briefhoofden – Handtekeningen – Microprinting – Magneticsche inkt – RFID – Hologram – … Verificatie van deze eigenschappen: – Ruiken of voelen – Algemeen vertrouwen in de handtekening

32 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De digitale wereld Heel veel organisaties versturen documenten digitaal en beveiligen deze documenten ook digitaal. Voordelen 100% zekerheid zolang een document digitaal is. Electronisch transport van documenten Bespaart geld Is flexibeler Is sneller Probleem De echte wereld vraagt nog steeds papieren documenten Wanneer een digitaal getekend document wordt geprint, verdwijnt de authenticiteit en wordt het eenvoudig om documenten te vervalsen.

33 4. E-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De digitale wereld Authentieke Papieren & digitale documenten dankzij Hybride handtekeningen

34 Sneller Niet meer wachten aan het loket Thuis beschikbaar en op het werk 24/7 toegang tot belangrijke documenten Gebruiksvriendelijk Eenvoudige authenticatie en toegang Eenvoudig documenten aanvragen Milieuvriendelijk Enkel printen wanneer nodig Lagere ecologische voetafdruk door uitschakelen transport 4. E-gov in vijfde versnelling: De intellistamp voordelen voor de burger

35 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp voordelen voor de stad Efficiëntiewinst on Investment Uitschakelen drukkosten Verminderen manueel werk Uitschakelen transport en portkosten Administratieve vereenvoudiging via geautomatiseerde processen Het aanbieden van een legale hybride handtekening Laat eindgebruikers legaal documenten drukken Uitbreiding op de conventionele digitale handtekening Een echt digitaal loket Stimuleert het gebruik van eID en website als informatiebron

36 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp technisch Wat zit er eigenlijk in die stempel? Volledige document eArchive met originelen Enkel online verificatie Relevante inhoud Digitale handtekening Beschermt het digitale document ref

37 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp technisch: aanvragen van de burger 1 Stap 1: Burger Aanvraag via:- digitaal loket - gewoon loket Aanvraag Verwerking 2a2a 2b2b Stap 2: Ambtenaar a)Verwerking aanvraag b)IntelliStamp + digitaal ondertekenen. c)Verzenden naar burger 2c2c Eindresultaat: * Digitaal beveiligd document. * Kan afgedrukt worden. * Kan geverifieerd worden.

38 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp technisch: toekomst met digitale kluis 1 Stap 1: Burger Aanvraag via Digitale Kluis (EID). Digitale Kluis Midoffice 2 2 Stap 2: Ambtenaar Verwerking aanvraag in Midoffice. IntelliStamp + digitaal ondertekenen. 3 Stap 3: Burger Opvragen document via digitale kluis. Eindresultaat: * Digitaal beveiligd document. * Kan afgedrukt worden. * Kan geverifieerd worden.

39 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De tijdslijn Gestart project september 2009 Wetgevend kader 13 januari 2011 Technische implementatie mei-juni 2012 Fase 1 attesten voor de burger zomer 2012 Vervolgens continue uitwerking voor de burger en afhankelijk mogelijkheden ander partijen

40 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De integratie en midoffice Verschillende partijen (webbouwer, centraal adressenbestand, een klassieke burgerzaken toepassing, platform voor handtekening) Verschillende diensten (ICT, STRO, Burgerzaken, MAT, College)

41 4. E-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De integratie en mid-office

42 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp De integratie en mid-office

43 In gebruik sinds 15 juni 2012 Totaal 6000 digitaal gestempelde documenten afgeleverd, waarvan: via e-loket via fysiek loket -> 50% via e-loket 4. e-gov in vijfde versnelling: De intellistamp de resultaten

44 De resultaten van een geïntegreerd ICT beleid

45 Vragen of bemerkingen? Ranja Van Asbroeck Koen Verspecht Bedrijvengids met digitaal loket


Download ppt "Studiedag Vera Inzet van ICT om lokale besturen efficiënter te organiseren Digitale Stad Mechelen Ranja Van Asbroeck – Koen Verspecht 17/01/2013."

Verwante presentaties


Ads door Google