De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Opstellen van een ICT-masterplan

Verwante presentaties


Presentatie over: "Opstellen van een ICT-masterplan"— Transcript van de presentatie:

1 Opstellen van een ICT-masterplan
Het gevolgde traject in de gemeente Kapellen Leon Brooymans Diensthoofd ICT 27 april 2006 Opstellen van een ICT-masterplan.

2 Gemeente Kapellen Oppervlakte : 3.578 ha Inwoners : +/- 26.000 ICT :
1 administratief centrum; 8 verbonden externe locaties (waarvan 4 BILAN) ICT : +/-130 pc (vnl. Ms Win XP; Ms Office 2003) 8 servers : (3 Win2003; 3 UNIX; 1 AS-400; 1 Linux) 2 FTE Opstellen van een ICT-masterplan.

3 Traject in drie fasen FASE I FASE II FASE III
Projectafbakening en planning (projectcontract) doel FASE II Diagnose huidige toestand (AS-IS) en SWOT-analyse FASE III Ontwikkeling van het ICT-masterplan (TO-BE) Opstellen van een ICT-masterplan.

4 Fase 1 : Het projectcontract
Op papier Projectdefinitie Projectafbakening Omschrijven van de doelstellingen Organisatie, verantwoordelijkheden en taakverdeling Stuurgroep Individueel Projectplan met mijlpalen (= tijdsbalk) Kritische succesfactoren, ev. risico’s, problemen Kick-off meeting Opstellen van een ICT-masterplan.

5 Het projectplan Opstellen van een ICT-masterplan.

6 Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS)
Inventarisatie Hardware Software Networking (Onderhouds)contracten, aankoopdossiers… Financiële aspecten Opstellen van een ICT-masterplan.

7 Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS)
Interviews met diensthoofden en sleutelpersonen binnen de diensten Voorbereid ! Apart per dienst 65-tal vragen inzake huidige werking, knelpunten, behoeften, communicatie binnen een e-gov visie Verhouding t.a.v. ICT-dienst Opstellen van een ICT-masterplan.

8 Fase 2 : Voorbeeld van vragen i.f.v. de interviews
Welke taken worden uitbesteed aan externen of andere gemeentelijke diensten (aard, frequentie, jaarlijkse ordegrootte) ? Met welke externe partners staat u in contact, welke gegevens wisselt u met deze externe partners uit ? Is deze informatie elektronisch beschikbaar ? ICT biedt diverse communicatiekanalen aan. Welke gebruikt u ? Ondervindt u hierbij problemen ? Hoe organiseert u de communicatie met de burger ? Hoe behandelt u klachten/meldingen ? Welke zijn veelvuldige optredende storingen/vertragingen (interne doorstroming, kwaliteit informatie enz.) ? Welke zijn uw verwachtingen en wensen omtrent het gebruik van digitale kaarten en GIS ? Over welke geografische informatiebronnen beschikt u ? Welke bijkomende apparatuur en/of software dient voorzien te worden en welke behoeften kunnen hiermee ingevuld worden ? Beschikt u voor de medewerkers van uw dienst over een opleidingsplan m.b.t. het gebruik van informatica ? Wat zijn uw ervaringen over de dienstverlening van de interne ICT-dienst ? Opstellen van een ICT-masterplan.

9 Fase 2 : SWOT-analyse Per interview opdeling van de bevindingen in 4 blokken : Sterktes Opportuniteiten/behoeftes Zwaktes Bedreigingen/risico’s Opstellen van een ICT-masterplan.

10 Fase 2 : Voorbeeld opdeling bevindingen (SWOT)
Opstellen van een ICT-masterplan.

11 Fase 2 : SWOT-analyse Bundeling vaststellingen interviews
4 blokken (opgesplitst dienstoverschrijdend en dienstgebonden) : Sterktes Opportuniteiten/behoeftes Zwaktes Bedreigingen/risico’s Bevindingen m.b.t. ICT-dienst Opstellen van een ICT-masterplan.

12 Fase 2 : Voorbeeld bundeling Sterktes (dienstoverschrijdend)
Upgrade hardware en bureautica-software (2004) Intranet (2004) Personeelsinfo Dienstnota’s… Intern systeem en mogelijkheden outlook Website (informatie naar bevolking) Voldoende aanbod communicatiekanalen naar de burger Kwaliteit en ondersteuning toepassingssoftware (globaal gezien behoudens documentatie) Eigen initiatieven binnen de clusters/diensten Wordt aan organisatie gewerkt vb. projecten, overleg Opstellen draaiboeken, handleidingen, kwaliteitshandboeken Verbinding externe diensten – AC (Administratief Centrum) Consultatiemogelijkheden financiële pakketten door alle diensten Opstellen van een ICT-masterplan.

13 Fase2 : Voorbeeld bundeling Zwaktes (dienstoverschrijdend)
Geen beleid rond opstarten overkoepelende dossiers, geen leidraad, afspraken, structuur Veelal ondermaatse handleidingen of helpfuncties van software-pakketten vooral na wijzigingen/upgrades GIS : Afwezigheid GIS-beleid, niet deelnemen overkoepelend en intergemeentelijke overleg (cfr. GRB) Gebrek GIS-kennis en ondersteuning Afwezigheid bepaalde skills m.b.t. plan- en projectmatig werken Geen beleid rond klachtenbeheer Enkel beleid rond bepaalde klachten (vb. belastingen, meldingsfiches website, aangetekend schrijven) Meestal ad hoc aanpak op niveau dienst Willekeur diensthoofd m.b.t. melding aan beleid Weinig opvolging rond opleidingen, niet werkend of bestaan niet bekend van een vormingsplan Opstellen van een ICT-masterplan.

14 Fase 2 : Voorbeeld bundeling Opportuniteiten/behoeften (dienstoverschrijdend)
Centrale agenda Opleidingen Bureautica-toepassingen Opfrissing software-pakketten (beperkt – op maat) Meer halen uit databestanden Kennisoverdracht bep. handelingen, werking programma’s GIS : Cluster TD Verdere uitbouw en beleid (cfr GRB) !! Uitbreiding datalagen en beschikken over nieuwe bestanden : vb. wegen-en rioleringsnetwerk, patrimonium, kadastrale gegevens gekoppeld aan bevolkingsgegevens Ontwerpen GIS-compatibele plannen in eigen beheer (cfr. opleiding) Uitwisseling GIS/CAD compatibele gegevens Overige diensten consulteren relevante informatie (niet beheer) Beschikken/ontwerpen eigen bestanden Brandweer : bluswatervoorzieningen, preventiedossier Gezinsdienst : verspreiding onthaalouders Tools voor projectmatig en planmatig werken Centrale planning Opstellen van een ICT-masterplan.

15 Fase2 : Voorbeeld bundeling Risico’s (dienstoverschrijdend)
Bepaalde programma’s, handelingen door te weinig medewerkers gekend (vb. Cultuurdienst) Hier en daar eigen programma’s of lijsten in gebruik zonder documentatie vb. magazijn en economaat (Access), Financiën (Excel) Onvoldoende personeel voor input of voor opvolging van nieuwe geautomatiseerde systemen (Jeugddienst, Technische dienst) (vaak van de zelfde personen weerstand bij veranderingen of vernieuwingen) Opstellen van een ICT-masterplan.

16 Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)
Identificatie van meest uiteenlopende ICT-projecten (ook kleinschalig) en aandachtspunten op basis SWOT-analyse (totaal : +/- 35) Voorbeelden : Dossieropvolging Patrimoniumbeheer (technisch) Klachtenbeheer Inventarisatie en beheer huurcontracten/onderhoudscontracten Globale back-up oplossing Bijkomende aansluitingen externe locaties Reservatiepakket vergaderzalen, dienstwagens, audiovisueel mat. Ticketingsysteem Een eerste selectie door de stuurgroep op basis criteria Opstellen van een ICT-masterplan.

17 Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)
Zoveel mogelijk bundeling van weerhouden projecten en aandachtspunten tot logische gehelen Voorbeeld : Facility Management Patrimoniumbeheer Inventarisatie, beheer contracten (huur, onderhoud) Klachtenbeheer Opstellen van een ICT-masterplan.

18 Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)
Concretiseren van de belangrijkste projecten Opstellen van projectfiches Doelstellingen Risico’s Randvoorwaarden Budgettaire elementen Oplijsten bestaande periodieke investeringen (servers, upgrades, onderhoud….) Opstellen van een ICT-masterplan.

19 Fase 3 : Prioritisering ICT-projecten
Prioritisering door de stuurgroep van de verschillende ICT-projecten Onderverdeling naar : Strategische projecten Prioritaire projecten Uitbouw van de basisinfrastructuur Niet-prioritaire projecten Opstellen van een ICT-masterplan.

20 Strategische en prioritaire projecten Kapellen
Centraal agendabeheer Digitale archivering registers burg.stand. Upgrade bibliotheeksoftware Draadloos gemeentelijk netwerk Dossierbeheer GIS Reserveringssoftware Facility Management Uitbouw van een performante en stabiele basisinfrastructuur Opstellen van een ICT-masterplan.

21 Fase 3 : Kritische succesfactoren
Veranderingsmanagement Personeelsomkadering GIS coördinator Projectverantwoordelijke bij complexe projecten (die voldoende vrijgesteld wordt) Info & opleiding Uitbouw van een accurate ICT-ondersteuning Voldoende opleidingsmogelijkheden Inkoop van externe expertise Implementatie van een helpdesksoftwaresysteem Structureel ICT-overleg op management niveau Opstellen van een ICT-masterplan.

22 Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning
Vertalen van alle bevindingen in het ICT-masterplan Inleiding en visie Managementsamenvatting Projecten Strategisch – Prioritair - Niet-prioritair - Basisinfrastructuur Per project : Projectafbakening/opportuniteit Pro / Contra Standpunt stuurgroep Planning en budgettaire weerslag Kritische succesfactoren Aanbestedingsstrategie Besluit Opstellen van een ICT-masterplan.

23 Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning
Gedetailleerde lijst met totale kost voor: Eénmalige investeringen voor alle (deel)projecten Aankoop hard- & software Opleidingen Alsook alle terugkerende uitgaven Onderhoudscontracten Raming verbruiksmaterialen Etc. Per jaar raming (Kapellen 2006 – 2010) Opstellen van een ICT-masterplan.

24 Voorbeeld projectomschrijving uit het ICT-masterplan
Opstellen van een ICT-masterplan.

25 Voorbeeld uit budgettaire meerjarenplanning
Opstellen van een ICT-masterplan.

26 Fase 3 : Voorstelling en terugkoppeling
Voorstelling ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning aan het college van Burgemeester en Schepenen Aangepaste presentatie, gericht op Wat is de toegevoegde waarde ? Wat zijn de risico’s ? Terugkoppeling naar de diensten Aangepast prestatie, gericht op Welke projecten zijn weerhouden en wanneer komen deze ten uitvoering Voorziene maatregelen in het kader van veranderingsmanagement Opstellen van een ICT-masterplan.

27 Nabeschouwingen Arbeidsintensief
Enkel zin als gedragen en inbreng door management Belang stuurgroep Betrekken alle diensten Hulpmiddel naar begrotingsopmaak Geen bijbel Opstellen van een ICT-masterplan.

28 Vraag en antwoord Opstellen van een ICT-masterplan.


Download ppt "Opstellen van een ICT-masterplan"

Verwante presentaties


Ads door Google