De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 3 maart 2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 3 maart 2014."— Transcript van de presentatie:

1 Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 3 maart 2014

2 aanwezigheden Aanwezig: -Lieve Put -Kristine Nagels -Lydia Vandenrhijn -Geert Ruysseveldt -Eliane Verboven -Nathalie Fabes -Jean-Marie Coenen -Wouter Ottevaere -Freddy Noels -Christof Debaer -Bert Vananderoye -Hans Hulsmans -Inge Buteneers -René Van de Velde -Xavier Suykens -Vania Vande Voorde Verontschuldigd: -Katlijn Vanhee Afwezig -Departement WVG -LNE: VEA -VLM -Departement MOW -Zeger Zioen -Rebekka Artoos

3 Agenda - doel werkgroep - kennismaking -informatiebeheer en HNW -naar HNW -aanpak papier -aanpak digitaal

4 Doel werkgroep Optimalisatie VAC Hasselt -plaats delen met meer entiteiten -op weg naar Het Nieuwe Werken  Relatie met informatiebeheer

5 Werkgroep: Praktisch Frequentie overleg -voorstel om de 3 weken -te bepalen in onderling overleg en volgens noden Agenda -aanreiken van goede praktijken -ook leden brengen agendapunten aan

6 Werkgroep: Praktisch Verslag -geen uitgeschreven verslag -bespreking wordt in telegramstijl aangevuld in de presentatie -(te evalueren) Opvolging -doorgeven stand van zaken -aan de hand van checklist

7 Kennismaking -Wie is wie? - Huidige locatie Overzicht:

8 Het Nieuwe Werken en informatiebeheer

9 Moderne overheidsadministratie Veel taken  veel informatieproductie Nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken Snel, efficiënt en klantgericht werken

10 Wat is informatiebeheer? Informatiebeheer: – overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt Archief: – informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten – = procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd – = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden Documentatie: – alle andere informatie, vb. woordenboeken – vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich Meer info:

11 Wat is informatiebeheer? Meer info:

12 Belang informatiebeheer? Waarom informatie bewaren? – ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) – ter voldoening aan regelgeving (compliancy) – ter verantwoording (accountability) – ter handhaving van rechten (vindication) – Erfgoed

13 Belang informatiebeheer? Waarom goed beheren? – snel de correcte informatie terug vinden – efficiënt en klantgericht kunnen werken – openbaarheid van bestuur

14 Informatiebeheer en HNW  Nood aan degelijk informatiebeheer  Afhankelijk van werkomgeving?  Link met HNW?

15 HNW Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

16 HNW: invloed op informatiebeheer Altijd en overal aan de nodige informatie kunnen – (‘slim’) digitaliseren Werkplekdelen  geen opstapeling van ‘persoonlijke’ dossiers

17 HNW: invloed op informatiebeheer  Nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal)  Nood aan gemeenschappelijk beheer  HNW is een katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

18 Basis informatiebeheer? 28 juli Middelen Informatiehuishouding Verantwoor- delijkheden Procedures Informatiebeleid

19 Basis informatiebeheer – Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement? – Zorg voor de nodige middelen Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, … Groepsklassement voor maximale informatiedeling – Zorg voor de nodige procedures Raadpleging en bruikleen Beheer en selectie van het archief  Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris:

20 Naar HNW met informatiebeheer Doelstellingen: 1) papier op orde – onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch archief – schonen, vernietigen – overdragen naar het Depot te Vilvoorde 2) meer digitaal werken – gemeenschappelijk klassement – slimme digitalisering

21 Aanpak papier Archief in kaart brengen – Hoeveel archief is aanwezig en waar bevindt het zich Archief schonen – Verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,….  Door deze actie kan de papier berg al behoorlijk verkleind worden  Praktische tip:  Organiseer een trash daytrash day

22 Aanpak papier Maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief – Praktische tip: Duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur Zoek de bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan – Maak een IBP op als uw entiteit er nog geen heeft

23 Aanpak papier – Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen – Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht – Meer info:

24 Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde – Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde

25 Aanpak papier – Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris – De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: overdragen overdragen – Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

26 Aanpak papier Indien de bewaartermijn versteken is en het archief mag vernietigd worden – Zorg dat dit op een gewettigde manier gebeurt – Stel een vernietigingslijst op! – Vraag toestemming tot vernietigen

27 Aanpak papier Stel verhuiscoördinatoren aan – Per subentiteit en per cel – Leg hun taken en verantwoordelijkheden vast Plan de operatie zorgvuldig – Stappenplan: erhuist.pdf erhuist.pdf

28 Meer digitaal werken HNW heeft sterke impact op informatiebeheer Openheid in kantoorlandschap – = openheid in informatiestructuur – delen van informatie met collega’s Opmaak gemeenschappelijk klassement – geen individuele klassementen meer (kast, HD) – generieke structuur voor papier en digitaal – procesgebonden structuur

29 Gemeenschappelijk klassement Afspraken maken: –over plaatsing van stukken, dossiers, bestanden in de structuur –over sjablonen (papier en digitaal) => gestructureerde archiefvorming –over naamgeving ook digitaal: vb _Syllabus_archiefbeheer_v1.pdf –over wie en hoe het klassement zal onderhouden worden Zie: klassement klassement

30 Meer digitaal werken Voordelen: – faciliteert plaatsonafhankelijk werken – automatisering van werkstromen – efficiëntere ontsluiting (vb. OCR) – goedkope opslagruimte in vgl. met papier op korte termijn Nadelen: – vergt ernstige voorbereiding – niet alles kan gedigitaliseerd worden – digitaliseringsproces zelf kan duur zijn – op middellange termijn duurder dan beheer van papieren archieven  Maak kosten-baten analyse

31 Conclusie: Wat te doen? Duid een coördinator aan per entiteit

32 Wat te doen? Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris

33 Wat te doen? Stel een plan van aanpak op: -Analyseer uw informatiehuishouding -Bepaal wat er moet gebeuren ifv de verhuis naar HNW

34 Wat te doen? Schoon het archief

35 Wat te doen? Maak een onderscheid tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief

36 Wat te doen? Raadpleeg het informatiebeheersplan voor de selectie van het archief Stel een IBP op als je entiteit er nog geen heeft!

37 Wat te doen? Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde

38 Wat te doen? Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier

39 Wat te doen? Meer digitaal: Faciliteer en stimuleer het werken met een goed gemeenschappelijk klassement

40 Wat te doen? Digitaliseer slim

41 Wat te doen? Organiseer de fysieke verhuis van uw archief

42 Leerpunten werkgroep Er moeten voldoende tijd en middelen voorzien worden om met informatiebeheer bezig te zijn en de verhuis voor te bereiden zoals het moet Het beheer van de netwerkschijven moet beter, zodat er voldoende plaats is op de netwerkschijven en digitalisering op termijn mogelijk wordt Er wordt gevraagd aan plaatselijke leidinggevenden om aandacht te hebben voor het project en de medewerkers mogelijkheden geven om ermee bezig te zijn

43 Leerpunten werkgroep De boodschappen die in de werkgroep worden gebracht moeten voldoende doorstromen naar de werkvloer en het management Procedure om over te dragen naar het Depot te Vilvoorde wordt ervaren als arbeidsintensief, door de deadlines van de verhuis Het moet mogelijk zijn om te werken met containers voor vertrouwelijk archief

44 Toevoegingen werkgroep Tips voor de volgende werkgroepen: focussen op de praktische problemen van de buitendiensten Eerste zorg is de fysieke opruim in kader van de verhuis Prioriteitenlijst opmaken

45 Afspraken volgende werkgroep Elke entiteit stuurt een stand van zaken en summier plan van aanpak door naar Vania Focus volgende werkgroep – Voorbereiding trash day – Praktische tips

46 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? – je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 28 juli

47 Hulplijnen: algemeen 28 juli informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

48 Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit – Slide: 16, 20, 32


Download ppt "Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 3 maart 2014."

Verwante presentaties


Ads door Google