De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Lean Procesanalyse Bijzonder Comité Sociale Dienst praktijkstudie ocmw Geraardsbergen.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Lean Procesanalyse Bijzonder Comité Sociale Dienst praktijkstudie ocmw Geraardsbergen."— Transcript van de presentatie:

1 Lean Procesanalyse Bijzonder Comité Sociale Dienst praktijkstudie ocmw Geraardsbergen

2 LEAN – 8 vormen van verspilling Dubbel werk Onnodig verplaatsen (materiaal,mensen) Onduidelijke communicatie Vertraging (wachten) Voorraad Onbenutte opportuniteit Fouten in de dienstverlening Onderbenutting van menselijk kapitaal

3 proces BCSD Bij elke processtap werd de benodigde werktijd gemeten Cyclus: 3 wekelijks comité, totaal 24 dagen

4 Dubbel werk Controle 2 x controle Persoonlijke gegevens cliënt 2 x opvragen Onnodig verplaatsen Van gesprekslokaal naar bureau tijdens cliëntbezoek Verslagen tss. MW – Diensthoofd - Administratie Kar met dossiers Verspilling: voorbeelden proces BCSD

5 Onduidelijke communicatie Performantie van het proces – geen meting Dossierfouten Dringende steun via mail naar voorzitter (45 min werk) Vertraging (wachten) Cliënt tijdens cliëntcontact Dossier ligt stil tussen SO en uitschrijven van sociaal verslag Dossier ligt stil tot controle Administratie wacht op controle Voorraad Batchvorming door BCSD om de 3 weken Controle op laatste vrijdag voor BCSD Tussen de processtappen Verspilling: voorbeelden proces BCSD

6 Onbenutte opportuniteit Website » Management van de vraag naar dienstverlening » Communicatie naar cliënten “Meten is weten” Fouten in de dienstverlening Geen indicatie hiervoor – Kwaliteit ? Onderbenutting van menselijk kapitaal Goede balans tussen gespecialiseerde en veelzijdige werknemers Verspilling: voorbeelden proces BCSD

7 Proces BCSD: de cijfers

8 Toegevoegde waarde

9 Proces BCSD: de cijfers

10 Gemiddeld 120 min

11 Proces BCSD: de cijfers

12

13 GESPREKSLOKAAL Tafelkopieapparaat Cliënt niet alleen laten » positieve ervaring » Toegevoegde waarde Geen nodeloze verplaatsing » tijdsbesparing werkende computer of laptop Idem Geen onderbreking van de activiteit » Onbenutte opportuniteit » Onderbenutting van menselijk kapitaal Enkele voorstellen...

14 Dringende steun mondeling goedkeuren Geen communicatieproblemen Tijdsbesparend Officieel: nadien korte mail sturen Afhankelijk van beschikbaarheid voorzitter Alternatief: goedkeuring delegeren Controle hervormen Dubbel werk vermijden Andere insteek » First-time-right Standaardisatie » Poka yoke “mistake-proof” » sjablonen Enkele voorstellen...

15 Vraagverduidelijking Basis voor sociaal onderzoek » Eerste contact met cliënt optimaal benutten Verder werken op deze basis » Dubbel werk uitsluiten Rechtstreeks doorverwijzen naar MW » Aantal wachtdagen verminderen/vermijden Leesbevoegdheid voor onthaal Bevoegde MW ? Enkele voorstellen...

16 Website Meer gericht op de cliënt » Cliënt aanspreken » Responsabiliseren Opportuniteit beter benutten » Informatie verstrekken » Management van de vraag Feedbacksessies Positieve punten aanhalen » Wisselwerking MW en administratie Fouten bespreken » Root cause analysis Verbeteringen voorstellen Enkele voorstellen...

17 BIJZONDER COMITE digitaliseren Verslagen projecteren tijdens BCSD Geen onnodige verplaatsing van dossiers Geen tijdverspilling door kopiëren, ordenen e.d. Continu BCSD Selectie van standaarddossiers op continue basis (al dan niet) goedkeuren Veel kortere doorlooptijd en snellere afhandeling van dossier Minder batchvorming Enkele voorstellen...

18 Documentatie uitbreiden Standaardisatie – procesdocumentatie /afspraken Eenduidigheid Vereenvoudiging Intranet opbouwen Eenvoudige toegang met gepersonaliseerde shortcuts Up-to-date houden Eenvoudiger voor nieuwe werknemer om zich in te werken Enkele voorstellen...

19 Verbeteracties selecteren SMART Actieplan opstellen Specifiek Meetbaar Accepteerbaar Realistisch Tijdsgebonden What’s next?

20 STAVAZA


Download ppt "Lean Procesanalyse Bijzonder Comité Sociale Dienst praktijkstudie ocmw Geraardsbergen."

Verwante presentaties


Ads door Google